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淺談檔案管理中電子文件的應用流程
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摘要：在檔案管理工作中應用現(xiàn)代信息技術，是新時期對檔案工作的基本要求，電子文件在醫(yī)院檔案管理中的應用，是檔案管理工作現(xiàn)代化的體現(xiàn)。先對歸檔電子文件進行科學劃分收集整理，給予真實性、完整性、有效性的初步鑒定，然后分別對文本、聲像等電子文件進行歸檔，最后審核入檔。
關鍵詞：電子文件;醫(yī)院檔案管理;應用
在檔案管理工作中應用現(xiàn)代信息技術，是新時期對檔案工作的基本要求，也是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。隨著醫(yī)療改革地日益深化，也對醫(yī)療單位檔案管理工作提出新的要求，從以檔案實體保管和利用為重點，轉向檔案信息的數字化存儲和提供服務為重心，從而使檔案工作進一步走向規(guī)范化、數字化、網絡化、社會化。
辦公環(huán)境數字化的普及，使檔案信息資源成為其必須依托的載體，對檔案信息資源進行數字化管理和利用，是檔案管理模式的轉變。為了更好地服務于醫(yī)療工作，將檔案信息資源數字化成為醫(yī)療事業(yè)的管理和發(fā)展的重要手段。
一、歸檔電子文件的收集積累
面對多種多樣的各類電子文件，首先進行科學地分類劃分。電子文件可實時收集，其歸檔范圍應當參照紙質文件的歸檔范圍，包括文書和醫(yī)療業(yè)務工作的電子文件，同時注意將電子文件存貯的載體及電子文件產生的外部環(huán)境和元數據保存起來，形成有機的結合體，保證電子文件不遺漏、不散失。
二、歸檔電子文件的初步鑒定
對平時收集的電子文件歸檔前，必須認真鑒定其真實性、完整性、有效性，確保歸檔電子文件符合要求。
第一，真實性是保證電子文件行政有效性和法律證據性的基礎。真實性是對電子文件的內容、結構和背景信息進行鑒定，確認其與形成時原始狀況的一致。電子文件的真實性不易判斷和確認，傳統(tǒng)紙質檔案可通過內容、載體、形式表現(xiàn)出來，人們可根據字體、印跡甚至字跡、紙張對其原始性加以分析，而電子文件的生產由實態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)，已沒有了這種原始狀態(tài)。電子文件是高科技的產物，我們可通過技術措施，如加密技術、簽署技術、消息認證、身份驗證、防火墻及防寫措施等，來有效地提高可靠性。也可建立健全管理制度，加強對電子文件制作和管理人員的管理，提高人員職業(yè)道德和素質，建立管理記錄系統(tǒng)等舉措，確保真實性。
第二，完整性是電子文件價值的重要保障。完整性是要求相關文件數量齊全;每一份電子文件的內容、結構和背景信息和元數據沒有缺損，電子文件結構復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損，建立收集積累制度;設立一個電子文件暫存空間，及時把沒有歸檔的文件集中保存起來，以備鑒定歸檔;在處理過程中對必要的背景信息項目作出規(guī)范化的要求，隨時登記;制定電子文件元數據管理規(guī)范，在電子文件歸檔和移交時，及時按要求對元數據進行登陸和說明，來更好地維護電子文件的完整性。
第三，有效性是其存在和保存價值的基礎。有效性是電子文件應具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性。如果文件不能順利讀出，再有價值的東西也失去了存在的意義。我們平時應對產生這些文件的計算機系統(tǒng)的相關資料和軟件編碼進行收集，并采取措施妥善保管;及時遷移另存數據，防止存儲介質的過時。
三、文本型電子文件的歸檔
文書檔案是衛(wèi)生系統(tǒng)各單位檔案工作的重要內容之一。計算機的應用使文書檔案產生初期，即文件的產生便來自于電子文件計算機，文書檔案多數以文本文件的形式存在，用文字處理軟件(如WPS、Word等)生成，由字、詞、數字或符號表達的文件，因此，文書檔案就成為電子文件歸檔的重頭戲。
首先對電子文件進行邏輯歸檔。在電腦硬盤中選擇一個非操作系統(tǒng)所在分區(qū)(如D區(qū)等)，建立一個總文件夾，可將其命名為“××醫(yī)院歸檔電子文件”。在這個總文件夾下建立若干個子文件夾，分別用于存放不同年度的歸檔電子文件。分別將文件夾改名為“××醫(yī)院××年度歸檔電子文件”。采用保管期限分類法，設立3個文件夾，分別將文件夾改名為“永久”、“長期”、“短期”。參見紙質檔案的分類方法將其對應的文本型電子文件保存到相應的文件夾內。還需存放“說明文件”、“類目表文件”、“著錄文件”信息。
同時生成的文本型電子文件歸檔文件目錄注有文書登記號、文件標題、檔號、類別代碼等，是檔案檢索的重要工具，有利于迅速方便地檢索電子檔案具體內容。使查閱更加方便。
然后再進行物理歸檔。電子文件按規(guī)定的要求進行鑒定、分類、編號后，將已歸檔的電子文件集中、拷貝至耐久性好載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。
四、聲像等其他類型電子文件的歸檔
聲像檔案是以音響、圖像等方式通過特殊載體記錄各種信息的的電子檔案。醫(yī)療單位在管理和業(yè)務活動中經常產生圖文并貌的聲像資料，它具有直觀感、真實感，更具有說服力。將有保存價值的聲像等其他類型的電子文件合理分類，按載體的不同種類進行分類組卷，再按保管期限的不同分開，同屬一類的按歸檔時間順序編號，并在卷內目錄和文字說明中同時注明與紙質檔案相對應的參見號。編制歸檔電子文件目錄，建立登記入冊手續(xù)。
五、電子文件的歸檔審核
各歸檔單位按照歸檔的項目對其進行相應的鑒定與檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施，全部鑒定合格后由分管歸檔管理工作的領導簽署審核意見，檢驗和審核結果填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》。
醫(yī)院檔案管理數字化的發(fā)展緊隨時代信息化建設這一歷史洪流，實現(xiàn)檔案管理數字化可以解放和發(fā)展生產力，提高檔案管理利用的工作效率，充分利用好檔案信息資源的優(yōu)勢，對醫(yī)療事業(yè)的建設和發(fā)展起著至關重要的作用。
參考文獻：
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