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高校檔案管理危機應(yīng)對
高校檔案管理危機應(yīng)對是小編為大家?guī)淼恼撐姆段模瑲g迎閱讀。
[摘 要]由于經(jīng)費投入、檔案人員素質(zhì)、檔案管理方式等原因，高校檔案管理工作已不能適應(yīng)現(xiàn)代信息傳播和數(shù)字化管理的需要，危機重重。
高校應(yīng)該要正視危機，加大資金投入，制定相應(yīng)政策，更新檔案管理方式，加強檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，才能使檔案工作為高校的科研、教學(xué)、管理等各項工作更好地服務(wù)。
[關(guān)鍵詞]獨立學(xué)院;學(xué)生特點;思想教育
近年來，頻發(fā)的各類突發(fā)事件給社會造成了巨大的損失，檔案工作在社會突發(fā)事件的危機應(yīng)對處置過程中具有重要作用。
當(dāng)前檔案領(lǐng)域主要對社會突發(fā)事件中檔案工作需要和其他部門進(jìn)行應(yīng)急協(xié)同聯(lián)動的工作內(nèi)容進(jìn)行了探討，諸如突發(fā)事件中檔案的收集、管理、服務(wù)利用工作等。
頁隨著網(wǎng)絡(luò)時代的到來，高校檔案工作也開始經(jīng)歷著巨大的變化，諸多嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)層出不窮，可謂危機四伏。
對于如何建立面向高校突發(fā)事件的檔案應(yīng)急聯(lián)動工作機制，以系統(tǒng)全面地做好高校突發(fā)事件中的高校檔案應(yīng)急管理工作，需要多部門共同參與，其中既涉及理論認(rèn)知又關(guān)乎實踐操作，又需要加強對檔案工作信息化和自身隊伍等方面的建設(shè)，這樣才能更好地進(jìn)一步發(fā)揮高校檔案在我國教育現(xiàn)代化建設(shè)中的重要作用。
一、高校檔案管理的危機分類
任何檔案在管理中都存在潛在的危機因素，而高校檔案管理中存在的危機因素則更突出。
1、從原因分析，高校檔案危機可分為自然因素和人為因素的危機兩類。
自然因素危機是由于人力不可抗拒或難以支配和操縱的各類自然災(zāi)害所引發(fā)造成的，如高溫高濕、地震、臺風(fēng)、水澇、火災(zāi)、蟲害等;人為因素危機包含管理技術(shù)水平、手段落后，高校檔案管理人員業(yè)務(wù)操作不當(dāng)，檔案的形成、歸檔、鑒定、保管等工作不規(guī)范以及檔案遭到盜竊或破壞，高校檔案管理軟件維護性差、軟件質(zhì)量不過關(guān)等引起的檔案危機。
目前高校檔案主要以紙質(zhì)檔案為主，更容易受自然和人為因素的影響出現(xiàn)危機。
2、從檔構(gòu)成分析，高校檔案危機可分為檔案實體安全危機和信息安全危機。
檔案實體安全危機即檔案載體的危機，包括檔案本身存在如紙張、光盤、磁帶的老化問題;由于保管不當(dāng)造成，如光線強烈、高濕、高溫等。
檔案信息安全危機包括檔案的數(shù)字化信息安全隱患，以及所有檔案的信息安全隱患。
當(dāng)檔案信息與載體結(jié)合為一體時，載體的安全決定著信息的安全，載體的損壞也相應(yīng)使信息內(nèi)容丟失，如紙張褪色、磁帶斷裂、照片受霉菌的侵害等;當(dāng)檔案信息與載體分離時，檔案信息易被修改、盜竊或損毀，面臨著信息真實性、完整性、憑證性、保密性等危機。
作為高校管理的重要組成部分的檔案工作，信息化建設(shè)勢在必然。
否則，在電子檔案迅速崛起的情況下，人工管理為主的高校檔案遇到的管理技術(shù)危機會更突出，在諸多環(huán)節(jié)都存在危機因素以至于影響到自身的存在。
3、從工作流程分析，高校檔案危機可分為在收集、整理、鑒定、保管、利用、銷毀中的危機。
由于高校檔案管理人員業(yè)務(wù)水平良莠不齊，收集不齊全、保管不到位、在利用過程增加了對檔案的損害、沒有按文件價值進(jìn)行鑒定等現(xiàn)象，造成了高校檔案管理質(zhì)量不高、檔案容易受損等危機。
二、高校檔案危機的表現(xiàn)和成因分析
1、經(jīng)費投入不足。
隨著數(shù)字化檔案建設(shè)步伐的加快，高校檔案管理各項軟硬件設(shè)施急需得到改善，目前檔案管理配備的設(shè)施、預(yù)算經(jīng)費已不能滿足數(shù)字檔案建設(shè)的需要。
檔案信息資源化建設(shè)、數(shù)字化建設(shè)經(jīng)費難以得到切實有效的保障，造成檔案管理硬件設(shè)施相對落后，難以進(jìn)行更深層次檔案信息編研和服務(wù)創(chuàng)新，導(dǎo)致檔案工作危機頻發(fā)。
例如，檔案室建設(shè)方面。
檔案室是保管高校所有檔案的場所，是所有黨群行政檔案、人事檔案、教學(xué)檔案、科研檔案等各類檔案的安身之處。
由于高校經(jīng)費投入不足，導(dǎo)致檔案室建設(shè)滯后、基礎(chǔ)設(shè)施落后，是檔案實體保管中的重要危機。
2、檔案管理方式落后。
隨著計算機技術(shù)在學(xué)校各項工作中的廣泛應(yīng)用，雖然一些高校檔案部門配置了現(xiàn)代化管理設(shè)備，但多數(shù)高校的檔案管理仍采用傳統(tǒng)的手工管理方式，自動化程度不高。
首先是立卷程序和方法仍采用傳統(tǒng)方法，即根據(jù)文件的主要特征或文件的類型進(jìn)行區(qū)分和初步組合，然后調(diào)整、排列并編號，編制案卷封面并裝封，最后編制案卷目錄。
這種程序繁瑣，工作量大，而且因立卷人觀念的差異，往往是一卷相同的檔案出現(xiàn)不同的形式，導(dǎo)致利用上的重重困難。
檔案管理采用原分庫存方法已不能適應(yīng)社會的發(fā)展，這種傳統(tǒng)的檔案管理手段、方式已愈來愈滯后于高校工作的發(fā)展需要，難以適應(yīng)信息化的要求。
這種落后的管理方式必將影響檔案信息的利用。
其次，結(jié)構(gòu)不合理、門類單一，缺乏特色館藏。
館藏檔案是開展檔案利用服務(wù)的物質(zhì)基礎(chǔ)，沒有館藏，檔案服務(wù)是無水之源、無本之木。
受傳統(tǒng)檔案管理意識的影響，檔案收集的主動意識淡薄，館藏檔案資源量不足。
同時衡量館藏建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)也以檔案數(shù)量和排架長度來衡量，許多學(xué)校只重視收集的數(shù)量，輕視收集的質(zhì)量。
大多數(shù)學(xué)校注重黨群類、行政類、教學(xué)、科研類等常規(guī)檔案的收集，而對特色檔案、重點檔案、具有典型性、代表性的檔案收集較少。
再次，檔案資源開發(fā)編研不合理，檔案信息的加工、編研缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，不能形成完善的檔案信息資源體系，有些開發(fā)編研產(chǎn)品不利于用戶檢索、利用。
3、現(xiàn)代信息數(shù)字化發(fā)展緩慢。
隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高校檔案工作的模式發(fā)生了根本性變化，檔案工作領(lǐng)域不斷拓寬，各大高校相繼啟動館藏檔案數(shù)字化建設(shè)、數(shù)字化檔案館建設(shè)等。
但是大多數(shù)高校檔案館館藏檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐不快;檔案數(shù)字化建設(shè)沒有統(tǒng)一的時間限制和目標(biāo)規(guī)劃;館藏檔案掃描件沒有統(tǒng)一的分辨率設(shè)置標(biāo)準(zhǔn);電子文件存儲還存在較大的安全隱患;有些高校檔案信息網(wǎng)頁設(shè)置花哨而不實用，欄目設(shè)置不能完全體現(xiàn)用戶的需求，不合理現(xiàn)象仍然存在。
信息化時代對檔案管理者的綜合素質(zhì)提出了更高的要求，而高素質(zhì)的檔案工作人員和完善的操作規(guī)則是檔案管理現(xiàn)代化健康發(fā)展的重要保證。
但是，目前高校檔案管理人員普遍缺乏現(xiàn)代技術(shù)，綜合素質(zhì)較低，既懂計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才缺乏的現(xiàn)象較為突出。
這極大地制約了高校檔案現(xiàn)代化進(jìn)程。
但受傳統(tǒng)用人體制的制約，檔案工作人才缺乏競爭，既懂檔案管理又熟悉計算機操作管理的復(fù)合型人才難以吸引進(jìn)來，致使檔案部門人員老面孔，觀念落后，技術(shù)缺乏，面對當(dāng)前飛速發(fā)展的社會科技有被淘汰的危險。
三、應(yīng)對高校檔案管理危機策略
1、建立完善的服務(wù)危機管理法規(guī)制度。
完備的檔案危機管理法規(guī)是做好檔案危機管理的關(guān)鍵。
一套完善的檔案服務(wù)危機管理法規(guī)是采取有力措施減少或規(guī)避服務(wù)危機的發(fā)生的制度保障。
在檔案館各項規(guī)章制度建設(shè)中應(yīng)加入專門的檔案服務(wù)危機管理預(yù)防制度、危機反應(yīng)和彌補制度等，使服務(wù)危機管理有制度保證，增強服務(wù)危機管理能力。
在檔案館日常工作中，要對服務(wù)過程中存在的潛在危機因子進(jìn)行分析和預(yù)測，分析檔案資料、分析館員、裝備等，并落實到服務(wù)危機管理制度和運行機制中，編制防范預(yù)案，優(yōu)化服務(wù)流程、有效控制，使服務(wù)危機管理科學(xué)化、法制化，預(yù)防危機的發(fā)生。
2、提高領(lǐng)導(dǎo)檔案意識。
學(xué)校各部門領(lǐng)導(dǎo)要有檔案創(chuàng)新與危機意識，強化高校檔案危機意識和高校檔案信息系統(tǒng)的安全管理，實行高校檔案安全領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，成立高校檔案安全工作領(lǐng)導(dǎo)小組，形成嚴(yán)密的醫(yī)院檔案安全工作網(wǎng)絡(luò)，將高校檔案安全工作落到實處。
3、加大檔案實體安全管理力度。
一是在檔案安全移交和接收管理上，對屬于歸檔范圍的文件材料做到及時、完整、齊全歸檔，做到無積存零散文件。
應(yīng)移交、接收的檔案能夠做到交接登記明確、責(zé)任到人，確保交接流轉(zhuǎn)過程中檔案不丟失、不損毀。
對新接收的檔案做到殺蟲、殺菌、除塵后入庫上架。
二是在檔案實體相關(guān)保障上，對檔案實體安全狀況堅持定期檢查，并對檢查情況進(jìn)行登記;做到定期清點核查。
三是在利用中的檔案實體安全上，堅持專人負(fù)責(zé)利用工作，并堅持利用登記制度。
對重要的、珍貴的、利用頻繁的檔案實行雙套或多套備份制，也可進(jìn)行復(fù)制，用復(fù)制件代替原件提供利用。
4、加強檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)。
網(wǎng)絡(luò)信息時代，信息化是當(dāng)今世界發(fā)展的必然趨勢，檔案信息網(wǎng)絡(luò)為高校檔案利用提供便捷的服務(wù)平臺，但是網(wǎng)絡(luò)發(fā)展和應(yīng)用也會受到病毒、木馬、物理故障、人為破壞、黑客入侵等各方面的威脅，往往造成大量數(shù)據(jù)的丟失，加大了檔案館服務(wù)危機的潛在性。
首先，加強檔案信息網(wǎng)站建設(shè)，建立科學(xué)、規(guī)范、實用的檔案信息發(fā)布平臺，是有效應(yīng)對服務(wù)危機發(fā)生的關(guān)鍵。
其次，加快檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，擴大檔案數(shù)字化建設(shè)范圍，對館藏檔案實施有計劃、有步驟掃描、錄入，建立各類專題數(shù)據(jù)庫，并于校園網(wǎng)絡(luò)實施對接，實現(xiàn)檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。
再次，加大經(jīng)費投入，改善軟硬件設(shè)施條件，保障檔案數(shù)據(jù)安全，降低服務(wù)危機風(fēng)險。
“數(shù)據(jù)是資產(chǎn)，備份最重要”，及時有效的備份是保證檔案數(shù)據(jù)安全的最佳策略。
目前，高校數(shù)字化檔案館建設(shè)正在如火如荼地開展，由檔案數(shù)字化建設(shè)形成的各類專題檔案數(shù)據(jù)要保存十年、數(shù)十年甚至永久保存，且數(shù)字資源量占有的空間越來越大，這些數(shù)據(jù)都是檔案館寶貴的資源，也是檔案館花大力氣長時間掃描、錄入、編研的檔案成果，一旦保存不慎造成數(shù)據(jù)丟失將是檔案館乃至學(xué)校的重大損失，使檔案館服務(wù)危機突發(fā)的幾率大大提高。
因此加大經(jīng)費投入，增加檔案信息儲存硬盤、光盤、磁帶、服務(wù)器等設(shè)備，保證檔案信息數(shù)據(jù)庫的多套備份，能有效降低數(shù)據(jù)保存過程中可能造成的損失，從而有效規(guī)避服務(wù)危機的發(fā)生。
5、提高檔案工作人員危機意識。
各高校應(yīng)把服務(wù)危機管理納入日常化管理，每一位工作人員要具備服務(wù)危機敏感意識。
檔案工作人員是提供服務(wù)的主體，其業(yè)務(wù)素質(zhì)、服務(wù)態(tài)度、服務(wù)方式直接影響服務(wù)質(zhì)量優(yōu)劣。
首先，檔案工作負(fù)責(zé)人檔案館建設(shè)的領(lǐng)軍人物，應(yīng)該敏銳地意識到哪些信息將是服務(wù)危機產(chǎn)生的征兆信息，及時做好危機預(yù)防工作;當(dāng)檔案工作發(fā)生服務(wù)危機時，負(fù)責(zé)人應(yīng)果斷采取措施，盡可能將危機解決在萌芽、個例狀態(tài)，防止積累、擴大，減少負(fù)面影響。
其次，檔案機構(gòu)內(nèi)部要強化服務(wù)危機管理意識，做好工作人員危機教育，提高工作人員面對危機的心理承受能力、應(yīng)變能力和溝通合作能力。
再次，每位檔案工作人員要具備良好的憂患意識，對有可能發(fā)生的各種危機做好物質(zhì)和精神上的準(zhǔn)備，積極防御，樹立科學(xué)的危機觀。
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