學(xué)生檔案管理
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[摘 要]本文先論述學(xué)生檔案的重要性、特點及作用，進而指出目前學(xué)生檔案管理工作中存在的諸多問題，再而指出為加強學(xué)生檔案管理工作的相關(guān)對策。
關(guān)鍵詞：學(xué)生檔案;管理;生源
學(xué)生檔案是學(xué)生在校學(xué)習(xí)、實踐活動及相關(guān)活動中形成的具有保存價值的個人人事文件材料。它包括了學(xué)生簡歷、成績單、教師鑒定評語、獎懲材料、健康材料及團、黨組織材料等。因此學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間思想道德文化素養(yǎng)、學(xué)習(xí)能力、學(xué)生工作能力和身體狀況等綜合素質(zhì)的綜合反映。對于每一位學(xué)生來說，學(xué)生檔案有著極其重要的意義。
一、學(xué)生檔案的重要性
學(xué)生檔案是學(xué)校檔案群中的一個分支，是學(xué)生成長過程人事檔案的重要組成部分。它真實的記載了一個學(xué)生從初入校園到畢業(yè)期間的德智體美勞相關(guān)方面的情況，客觀、真實的反映了每一位學(xué)生思想道德文化素養(yǎng)、學(xué)習(xí)能力、學(xué)生工作能力和身體狀況等。
學(xué)生檔案既方便又實用，不論在質(zhì)方面還是量方面都有較強的可比性，為學(xué)生入團入黨、就業(yè)方面都提供了較為科學(xué)和準(zhǔn)確的依據(jù)，避免憑印象、靠反映、賴關(guān)系等弊端。學(xué)生檔案的建立，對充分調(diào)動學(xué)生的積極性、培養(yǎng)學(xué)生的競爭意識、鼓勵學(xué)生奮發(fā)進取，以豐碩的成果為自己書寫歷史起到了積極促進作用。
二、學(xué)生檔案的特點
1、豐富性
學(xué)生檔案的內(nèi)容相當(dāng)豐富，它包含學(xué)生在校期間的各種表現(xiàn)及相關(guān)情況，如：登記表、升學(xué)、休學(xué)、入團入黨、獎懲情況等材料。
2、過渡性
學(xué)生檔案反映的是學(xué)生在校學(xué)習(xí)的過程，以及伴隨該過程所產(chǎn)生的品德表現(xiàn)和身體健康狀況等方面，如有學(xué)生從休學(xué)到復(fù)學(xué);有學(xué)生受獎懲等，這些情況變化都要及時做好記錄，因為這是今后形成完整檔案的基礎(chǔ)，因此其具有過渡性。
3、周期性
學(xué)生檔案隨學(xué)生畢業(yè)而去，在學(xué)校保管、管理的時間僅3年。學(xué)生檔案與學(xué)生學(xué)制時間成正比，因此其具有周期性。
4、秘密性
每份檔案均記載學(xué)生很多個人情況，如家庭父母情況、學(xué)習(xí)成績、道德品行、獎懲等情況，而這些都屬于個人隱私，在一定范圍內(nèi)需要保密。所以，學(xué)生檔案定要按相關(guān)規(guī)定妥善管理，避免出現(xiàn)泄密的麻煩。
三、學(xué)生檔案管理工作存在的問題
1、新生檔案收集不齊全
近幾年，由于網(wǎng)上招生和新生自帶檔案等原因?qū)е滦律鷻n案收集困難，出現(xiàn)嚴(yán)重缺檔的現(xiàn)象，甚至出現(xiàn)學(xué)生在畢業(yè)離校時，檔案還未有眉目的奇怪現(xiàn)象。目前讓學(xué)生自己帶檔案的學(xué)校比較多，由于未成年人檔案意識比較薄弱，許多學(xué)生進校后仍自行保存檔案不予上交，再加上收檔渠道不暢，給學(xué)生檔案的收集工作帶來極大困難。
2、招生品種多樣、生源廣泛導(dǎo)致分類管理出現(xiàn)混亂
由于教育從精英教育向大眾教育的轉(zhuǎn)變，進一步擴大招生規(guī)模與招生途徑，招生品種從傳統(tǒng)專業(yè)擴展到了如藝術(shù)生等多個品種和門類。由于各種生源招生、入學(xué)時間不同，所以一旦出現(xiàn)有新生延誤上交個人檔案的情形，就無法再規(guī)定時間內(nèi)收齊，會在分類管理上出現(xiàn)一定的混亂現(xiàn)象。
3、歸檔材料缺失
有些學(xué)校送交材料不及時，造成材料歸檔延誤和不完整;除此之外，個別學(xué)生對自己檔案不予珍惜，填寫時不仔細、字跡潦草、不按要求填寫等錯誤做法，造成了檔案材料質(zhì)量不高、不規(guī)范。
4、畢業(yè)生檔案意識薄弱，學(xué)校管理難度加大
當(dāng)今社會，人們就業(yè)觀念和就業(yè)方式發(fā)生諸多變化，外資、合資、私營企業(yè)比比皆是，許多學(xué)生畢業(yè)后直接就職于這些企業(yè)。而從企業(yè)管理角度來探討，一是不具有保管檔案的人事權(quán)，二是對企業(yè)而言只管招聘用人，并不需要個人檔案。
因此出現(xiàn)眾多學(xué)生畢業(yè)后不要檔案的現(xiàn)象，造成人檔分離、檔案無人問津的局面。久而久之，“死檔”檔案有增無減。畢業(yè)生棄檔行為恰恰給學(xué)校帶來了重大負擔(dān)，一方面需要投入人力去保管“死檔”，另一方面還應(yīng)當(dāng)投入硬件如設(shè)備、倉庫等去存放這些檔案。
四、加強學(xué)生檔案管理工作的對策
隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，社會各界對人才要求越來越高，加強學(xué)生檔案的管理，確保學(xué)生檔案信息資料的真實、準(zhǔn)確和完整。是各學(xué)校學(xué)生管理工作中的一項重任。
1、要及時移交歸檔材料
學(xué)校各處、科室對學(xué)生入團、黨、評選“三好”等表揚或處分;學(xué)生升學(xué)、休學(xué)、退學(xué)等有關(guān)材料，須在結(jié)束本項工作兩周內(nèi)及時、完整移交給校學(xué)生檔案室，檔案管理員須在接待材料后在規(guī)定時間內(nèi)分類整理，準(zhǔn)確裝入學(xué)生個人檔案袋。
2、加強檔案填寫者的檔案意識
首先，學(xué)生檔案內(nèi)容多數(shù)是由學(xué)生本人填寫。因此，學(xué)生檔案的填寫者主要是學(xué)生本人。其次，學(xué)校各科室領(lǐng)導(dǎo)、具體任課老師、班主任、教務(wù)人員也會填寫學(xué)生檔案，他們也是學(xué)生檔案的填寫者。
以上眾多主體對學(xué)生檔案的認識及重視程度，就形成了檔案意識的深度。檔案填寫者檔案意識的深淺，決定檔案內(nèi)在及外在質(zhì)量。因此，對學(xué)生要加強檔案教育，對其他檔案填寫者要提請他們注意，使他們對學(xué)生檔案工作有較深的認識和理解，提高他們的檔案意識。
3、引導(dǎo)畢業(yè)生選擇適當(dāng)、穩(wěn)妥的方式保管檔案
針對畢業(yè)生檔案意識薄弱等情況，學(xué)校除了要加強畢業(yè)生檔案重要性的宣傳力度，還須引導(dǎo)畢業(yè)生選擇適當(dāng)、穩(wěn)妥的方式保管自己的人事檔案。
或是引導(dǎo)學(xué)生選擇人才交流市場的檔案管理方式。人才交流服務(wù)機構(gòu)可以為畢業(yè)生辦理檔案掛靠等手續(xù)、負責(zé)管理委托方(畢業(yè)生或無人事檔案保管權(quán)用人單位)的個人人事、員工行政關(guān)系和檔案材料。
或是引導(dǎo)學(xué)生選擇學(xué)校代理保管方式。少數(shù)畢業(yè)生因多種原因畢業(yè)時沒有立即找到合適的就業(yè)單位。依據(jù)國家相關(guān)政策，畢業(yè)院校可為其畢業(yè)生免費保管二年后，檔案仍在學(xué)校的，作為失業(yè)人員，學(xué)校自動將其檔案轉(zhuǎn)往畢業(yè)時戶口所在地的區(qū)職業(yè)介紹機構(gòu)予以保管。
4、簡化手續(xù)，系統(tǒng)排列
學(xué)生檔案是分年級、分專業(yè)、分班的，而且每個學(xué)生都有自己的學(xué)號，因此學(xué)生檔案平時應(yīng)當(dāng)依照學(xué)號進行排放。這樣既節(jié)省工作人員時間、又便于及時歸檔。
5、充分利用先進技術(shù)、加速學(xué)生檔案管理的現(xiàn)代化進度
加快學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的進度要分成兩步走。首先，建立學(xué)生電子檔案。在電子信息化環(huán)境中，文件形式、內(nèi)容特征均發(fā)生變化，檔案電子化能通過計算機系統(tǒng)進行迅速、高效、多方位的整序。其次實現(xiàn)校內(nèi)計算機聯(lián)網(wǎng)，使各部門學(xué)生檔案信息資源共享。服務(wù)器各不同用戶可以依據(jù)其自身需要，利用辦公自動化對電子文件進行自由組合及分類。
6、制定學(xué)生檔案管理規(guī)章制度，實行規(guī)范化管理
由于學(xué)生檔案產(chǎn)生過程具有過渡性及周期性等特點，而要保持學(xué)生檔案的完整性就必須建立完善的學(xué)生檔案管理機制，實行規(guī)范化管理。同意規(guī)范，做到有章可循，以保證學(xué)生檔案真實、全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。而且緊跟時代的步伐，在管理工作中不斷探索，不斷創(chuàng)新，努力適應(yīng)新時代、新形勢對學(xué)生檔案管理的需求。
五、結(jié)語
總而言之，進一步加強學(xué)生檔案管理工作，對選拔優(yōu)秀人才、充分發(fā)揮畢業(yè)生走向社會后的積極性，都起著至關(guān)重要的作用。
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