- 相關(guān)推薦
高職院校檔案統(tǒng)計(jì)工作建設(shè)問題
高職院校檔案統(tǒng)計(jì)工作建設(shè)問題
【摘 要】檔案統(tǒng)計(jì)工作是通過圖標(biāo)和數(shù)字等形式來反應(yīng)檔案和檔案工作之間的有關(guān)情況的檔案業(yè)務(wù)工作。
它是檔案建設(shè)重要的基礎(chǔ)工作，也是了解和掌握檔案工作情況及規(guī)模的一種手段，更是科學(xué)決策的重要依據(jù)。
當(dāng)前檔案管理現(xiàn)代化把檔案統(tǒng)計(jì)工作作為重要的實(shí)施內(nèi)容，對(duì)檔案工作和檔案事業(yè)的發(fā)展是起到非常重要的作用。
【關(guān)鍵詞】高職院校;檔案統(tǒng)計(jì);建議
檔案管理是高職院校的檔案統(tǒng)計(jì)工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。
它是通過檔案的管理人員對(duì)學(xué)校各部門檔案資料進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管數(shù)量，以及通過本院校檔案的構(gòu)成利用機(jī)構(gòu)和人員的實(shí)際情況作出基本的統(tǒng)計(jì)和其他專業(yè)型的統(tǒng)計(jì)，以統(tǒng)計(jì)數(shù)字、統(tǒng)計(jì)表冊(cè)的形式來展示本院校檔案和檔案管理工作的基本情況。
這種檔案的統(tǒng)計(jì)工作不僅為檔案事業(yè)和高職院校行政管理、教育教學(xué)、學(xué)生管理等相關(guān)的工作提供明確的數(shù)據(jù)支持，也為科學(xué)制定檔案事業(yè)方針政策及發(fā)展規(guī)劃打下了基礎(chǔ)。
一、檔案統(tǒng)計(jì)概述
檔案的統(tǒng)計(jì)工作是對(duì)檔案通過量的研究來做出統(tǒng)計(jì)的的一個(gè)實(shí)質(zhì)性的工作，它貫穿了檔案建設(shè)過程中的核心問題，也是讓我們?nèi)绾握_認(rèn)識(shí)量與質(zhì)的關(guān)系問題。
檔案工作由六個(gè)環(huán)節(jié)組成，即檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用，統(tǒng)計(jì)是較重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，也是搞好檔案綜合管理的充要條件。
總的來說，檔案統(tǒng)計(jì)是用定量的方法對(duì)檔案、檔案工作進(jìn)行建設(shè)的，通過指標(biāo)數(shù)字來揭示檔案和檔案工作的發(fā)展過程、現(xiàn)象及其一般規(guī)律性。
二、檔案統(tǒng)計(jì)在檔案工作中發(fā)揮的作用
1. 檔案統(tǒng)計(jì)工作貫穿了檔案工作的全過程，它以數(shù)據(jù)的形式來了解和掌握檔案的形式并做到如何管理及利用檔案的事業(yè)發(fā)展的狀況，將統(tǒng)計(jì)工作做到更好，同時(shí)也為高職院校檔案事業(yè)發(fā)展提供建設(shè)性規(guī)劃。
要想實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，并且能跟上時(shí)代發(fā)展的步伐和要求，我們要去了解高職院校檔案數(shù)量是以什么的勢(shì)態(tài)增長。
那么我們可以利用我們所擁有的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，能清楚的了解高職院校檔案增長速度和趨勢(shì)，進(jìn)而有目的、有計(jì)劃地合理安排經(jīng)費(fèi)的使用。
我們也可以通過將庫房擴(kuò)充、完善檢索工具、更新設(shè)備，做到檔案的管理現(xiàn)代化。
我們也可以通過統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)來掌握本單位的信息開發(fā)，，做到及時(shí)調(diào)整人員、設(shè)備的配置，這樣可以更好地開發(fā)檔案信息資源，服務(wù)用戶。
檔案的統(tǒng)計(jì)是制定計(jì)劃、檢查執(zhí)行情況的一個(gè)重要依據(jù)，它是以數(shù)據(jù)的形式將檔案的情況完整的羅列出來，讓我們很容易的知道他的管理活動(dòng)的規(guī)律，對(duì)我們從實(shí)際情況出發(fā)并且制定切實(shí)可行的工作計(jì)劃是有很大的幫助的。
同時(shí)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)又在客觀的角度能夠準(zhǔn)確的幫助我們檢查工作計(jì)劃的可實(shí)施性，讓我們能很好的準(zhǔn)確的發(fā)現(xiàn)存在的不足和改進(jìn)的地方，能做到促進(jìn)檔案工作的發(fā)展。
三、當(dāng)前檔案統(tǒng)計(jì)存在的現(xiàn)狀問題
1.重視不足，一些高職院校對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)的工作不重視，不愿意投入財(cái)力和人力，以至于缺乏規(guī)劃化的管理。
對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)的觀念淡薄，認(rèn)為統(tǒng)計(jì)人員可以沒有，對(duì)檔案的建設(shè)沒有什么影響。
這樣的思想就會(huì)導(dǎo)致檔案的記錄不完善，統(tǒng)計(jì)的方法也不能夠統(tǒng)一。
換句話說，如果對(duì)做出的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)不去建立檔案，會(huì)造成很多有用的數(shù)據(jù)的流失。
因此，當(dāng)前的統(tǒng)計(jì)基礎(chǔ)工作薄弱已經(jīng)成為影響統(tǒng)計(jì)質(zhì)量，制約學(xué)校統(tǒng)計(jì)工作的開展的一個(gè)非常重大的問題。
2.即使安排了統(tǒng)計(jì)人員，統(tǒng)計(jì)人員也會(huì)對(duì)統(tǒng)計(jì)指標(biāo)的涵義理解程度不同。
那么他們統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的方法也會(huì)大不相同，各搞一套，想當(dāng)然的按照自己的思維方式去設(shè)計(jì)表格和填報(bào)數(shù)字。
這樣帶來的影響有：一是統(tǒng)計(jì)數(shù)量的單位不統(tǒng)一;二是檔案材料的收集與整理統(tǒng)計(jì)方式的差異，在整理檔案時(shí)，我們要知道正件與附件、印件與定稿(原稿)、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文等都要放在一起立卷，合稱為一件的，但是好多統(tǒng)計(jì)人員不知道這一點(diǎn)，作出的收集和整理也是不一樣的，這樣就會(huì)存在差異;三是輸入表格內(nèi)容涵義理解的差異，在進(jìn)行案卷的輸入時(shí)，有的統(tǒng)計(jì)員會(huì)將件號(hào)當(dāng)作文件起頁號(hào)輸入， 使得每個(gè)文件只有一頁，文件的頁數(shù)和件數(shù)的數(shù)字是完全一致的;四、檔案利用的記量差異，在對(duì)檔案進(jìn)行登記的時(shí)候，不是以利用者的實(shí)際利用檔案的數(shù)量來登記的，是以來登記的人數(shù)作為登記，以至于導(dǎo)致差異。
當(dāng)檔案人員對(duì)于檔案的業(yè)務(wù)和檢索工具不健全時(shí)，將會(huì)產(chǎn)生更大的差異，因?yàn)樗麄儾粫?huì)以實(shí)際的情況作為記錄。
3.沒有實(shí)行任何一種制度化的管理模式進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)工作。
檔案統(tǒng)計(jì)工作和其他工作是不一樣的，它是在人們將其他的工作都做完之后，才會(huì)想起要做的事情。
這是因?yàn)槿藗冊(cè)诠ぷ鲿r(shí)根本就不重視這項(xiàng)工作，使這項(xiàng)工作產(chǎn)生滯后性，產(chǎn)生這種性質(zhì)的原因是因?yàn)闆]有將制度化的形式落實(shí)到檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中去。
4.對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)的分析的工作研究的不夠深入。
要做到從統(tǒng)計(jì)調(diào)查中去獲取原始數(shù)據(jù)，再對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)進(jìn)行整理，并對(duì)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、分組，最后從統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)中得出結(jié)論，這就是檔案統(tǒng)計(jì)的分析和研究工作，它可以說是統(tǒng)計(jì)工作的最后階段，當(dāng)我們?cè)谔顖?bào)完檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表的時(shí)候進(jìn)行這一項(xiàng)工作，這也可以說是最為重要的一個(gè)階段。
如果沒有這一步，那么檔案統(tǒng)計(jì)工作也就沒有什么意義。
如果按照目前的情況來看許多高職院校的檔案統(tǒng)計(jì)工作也只是停留在一些填報(bào)數(shù)字和應(yīng)付上級(jí)報(bào)表的階段，并不會(huì)對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行更深入的分析研究。
四、加強(qiáng)高職院校檔案統(tǒng)計(jì)工作的建議
針對(duì)以上出現(xiàn)的現(xiàn)實(shí)問題，筆者認(rèn)為要做好高職院校檔案統(tǒng)計(jì)工作需做到以下幾點(diǎn)：
(一)要加強(qiáng)全員對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)工作的認(rèn)識(shí)
目前的高職檔案管理是由封閉性轉(zhuǎn)化為開放性和效益性，作為高職院校的領(lǐng)導(dǎo)要非常重視和關(guān)心在教學(xué)中的檔案統(tǒng)計(jì)工作，將檔案統(tǒng)計(jì)工作視為重要的一項(xiàng)工作，將統(tǒng)計(jì)管理規(guī)劃化的帶入到檔案統(tǒng)計(jì)工作中去，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案的統(tǒng)計(jì)工作。
要做到以身作則，為自己的未來做打算，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)的高度為標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案工作進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)劃，將學(xué)校的檔案管理事業(yè)做到一個(gè)新的高度。
學(xué)校應(yīng)該做到在學(xué)校上下去宣傳，讓人們能夠意識(shí)到檔案統(tǒng)計(jì)工作的重要性，因?yàn)橹挥羞@樣，在一起工作的各個(gè)部門才會(huì)主動(dòng)并積極的配合檔案統(tǒng)計(jì)的這一工作。
(二)加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)和能力的提升
高職院校檔案統(tǒng)計(jì)工作相對(duì)別的工作是科學(xué)性強(qiáng)且標(biāo)準(zhǔn)高，要求非常嚴(yán)的一項(xiàng)工作。
在這個(gè)崗位上工作的工作者是要面對(duì)大量和繁瑣的檔案信息數(shù)據(jù)，他們要做到檔案收集、整體、歸檔等工作，而且在做的時(shí)候一定要保證在規(guī)定的時(shí)間里具有一定的保密性質(zhì)。
所以，要想去做這份工作，還想要把這份工作做得好，就必須擁有更全面的專業(yè)知識(shí)，要非常熱愛這份工作，對(duì)這個(gè)工作有很大的興趣，要有堅(jiān)定的信念和無私的奉獻(xiàn)精神。
對(duì)此，檔案統(tǒng)計(jì)的工作者要不斷提高政治理論水平，端正政治態(tài)度，加強(qiáng)職業(yè)道德修養(yǎng)，有較高的法制觀念，要學(xué)法、懂法按照法律的規(guī)定來進(jìn)行統(tǒng)計(jì)檔案。
不過，現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)越來越發(fā)達(dá)，檔案統(tǒng)計(jì)手段的現(xiàn)代化和信息化對(duì)檔案工作人員提出了更高的要求，檔案的工作人員也要不斷的適應(yīng)不同的局勢(shì)，做到不斷的提升自己的操作能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)，要不斷的加強(qiáng)學(xué)習(xí)，并積極參加關(guān)于現(xiàn)代檔案統(tǒng)計(jì)技術(shù)方面的培訓(xùn)。
當(dāng)然，學(xué)校也要不斷去提供檔案工作人員的學(xué)習(xí)交流的機(jī)會(huì)，讓工作人員不斷了解、掌握現(xiàn)代化統(tǒng)計(jì)技能，不斷提高檔案統(tǒng)計(jì)的現(xiàn)代化水平。
要懂得對(duì)檔案資料進(jìn)行收集、分類、整理、裝訂，還要會(huì)編制檢索工具，如果檔案統(tǒng)計(jì)人員不熟悉相關(guān)專業(yè)之間的聯(lián)系和區(qū)別，那么他們很難在這份工作中做出好的成績，就會(huì)出現(xiàn)紕漏，導(dǎo)致存放的檔案很凌亂，造成在統(tǒng)計(jì)檔案上會(huì)有很大的困擾。
(三)建立健全高職院校檔案統(tǒng)計(jì)規(guī)章制度
高職教育現(xiàn)在正處在發(fā)展的階段，在做檔案統(tǒng)計(jì)的工作也是相比較起來是繁忙的，如果沒有一整套完善的體系不僅會(huì)拖延工作的完成進(jìn)度，可能會(huì)造成工作不能夠完成，所謂無章可循，各自為政。
所以為了讓工作的進(jìn)度加快和能更好的完成工作，高職院校就一定要修訂和完善檔案統(tǒng)計(jì)制度，加強(qiáng)對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)制度的建設(shè)，并且結(jié)合實(shí)際做好各項(xiàng)工作，也做好不同載體檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。
要把檔案制度的建設(shè)放在重要的位置，讓人們了解當(dāng)中的重要性，讓它有章可循。
高職教育機(jī)構(gòu)應(yīng)該要建立考核和評(píng)估制度，定期安排工作，布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。
還要建立檔案的相關(guān)信息，便于查找，為學(xué)校檔案工作，是一項(xiàng)非常有價(jià)值的科學(xué)決策。
參考文獻(xiàn)：
[1] 陳凱俠.從高職院校評(píng)估談高職院校檔案工作建設(shè)[J]. 職業(yè)圈. 2007(16)
[2] 王新華.對(duì)基層企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)工作的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)[J]. 辦公室業(yè)務(wù). 2012
[3] 王振云.淺議檔案統(tǒng)計(jì)工作[J]. 統(tǒng)計(jì)與管理. 2013
【高職院校檔案統(tǒng)計(jì)工作建設(shè)問題】相關(guān)文章：
淺析高職院校人事檔案管理問題及策略論文10-10
高職院校特色文化建設(shè)的哲學(xué)思考10-06
對(duì)高職院校學(xué)風(fēng)建設(shè)的思考分析論文10-10
高職院校校園體育文化建設(shè)論文10-10
高職院校學(xué)生寢室文化建設(shè)研究論文10-11
高職院校檔案管理工作分析論文10-09