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利用檔案反饋信息的收集與整理
利用檔案反饋信息的收集與整理
摘 要：隨著社會的不斷發(fā)展，檔案信息發(fā)揮著越來越重要的作用，人們在工作的過程中，處處都離不開檔案的支持，人口的不斷增加，給檔案的管理工作帶來很大的難題，需要把變動的個人信息隨時記錄到檔案當(dāng)中，針對這一現(xiàn)象，檔案反饋信息的方法被提及出來，有力地改變了這一現(xiàn)象。
筆者通過對檔案反饋信息進(jìn)行介紹，提出加強收集與管理工作的重要措施，僅供參考。
關(guān)鍵詞：檔案反饋信息;收集;管理
隨著社會的不斷發(fā)展，對檔案管理的需求越來越多，但是工作量的加大給檔案管理工作帶來很大的問題。
因此，相關(guān)部門必須要采取有效的措施加以解決，改變原有的管理方式，提高檔案管理的工作效率，使得檔案管理工作更好地為社會的發(fā)展服務(wù)。
1 檔案反饋信息
檔案反饋信息就是要對輸出的信息進(jìn)行總結(jié)，然后在結(jié)果再反饋回來的過程。
隨著檔案管理工作的任務(wù)逐漸加大，在對檔案信息整理的過程中存在很大的困難，為了保證檔案管理工作的安全有效，就要針對性的采取一定的方法加以解決。
檔案反饋信息的出現(xiàn)，很好地解決了檔案管理部門在工作中存在的問題，通過反饋信息，管理部門可以在第一時間接收到檔案的變更內(nèi)容，但是在接收的過程中，檔案管理部門要做的工作就是驗證信息的真實與否，以免信息在傳輸?shù)倪^程中，發(fā)生錯漏的現(xiàn)象，這樣才能更好地發(fā)揮信息反饋的作用，既保證了工作質(zhì)量，又提高了工作的效率。
2 檔案反饋信息存在的問題
2.1 填寫登記表不夠規(guī)范
為了進(jìn)一步發(fā)展檔案的反饋信息工作，我國主要的檔案館都相應(yīng)的開展設(shè)了信息登記處，公眾可以將對檔案服務(wù)不滿意的地方記錄下來，再由工作人員進(jìn)行回收，但是在這一和過程中，我們?nèi)狈π问接行У墓芾硇问�，造成這一環(huán)節(jié)流于形式，根本沒有達(dá)到相應(yīng)的效果。
公眾在填寫登記表的時候，沒有進(jìn)行認(rèn)真的考慮，所以在填寫的過程中，各項內(nèi)容都過于簡單，很明顯能夠看得出是為了敷衍了事，這樣做的最終后果就是服務(wù)者沒有收集到有效的信息，也就無法對服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行有效的提高，反饋的工作不到位。
公眾因此失去了機會對服務(wù)者進(jìn)行有效的評價。
2.2 忽視了利用效果的反饋收集
多數(shù)檔案人員沒有精力去追蹤記錄，也不知如何收集。
查檔完畢后是檔案利用的第一步，至于檔案是否真正發(fā)揮了作用，取得哪些效果，對受眾者的工作起了什么作用，解決了什么問題，或?qū)κ鼙娬吖ぷ鞯陌l(fā)展起了什么推動作用等卻心中無數(shù)。
大多數(shù)檔案館(室)的檔案利用工作只局限于檔案利用數(shù)據(jù)的統(tǒng)計，如受眾人數(shù)、檔案卷(冊)數(shù)等，這些簡單的統(tǒng)計數(shù)據(jù)不能深層次地反映檔案利用所獲得的直接或間接的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。
2.3 不能將檔案利用效果反饋到檔案部門
一些受眾者對信息反饋工作認(rèn)識不夠，認(rèn)為這是他自己的事，與檔案館(室)無關(guān)，不能積極配合，導(dǎo)致反饋信息時有時無，而檔案部門也缺乏對受眾者信息反饋工作的制約，顯得無能為力。
3 收集的手段和方法
在對檔案信息進(jìn)行收集的過程中，必須要通過建立相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來完成，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，在工作中處處都離不開網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運用，檔案管理工作也是如此，要通過特定的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，與各部門的信息部門之間建立聯(lián)系，建立相應(yīng)的信息交換渠道，以便在發(fā)生信息變更時，可以通過特定的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行反饋，使得檔案管理部門在第一時間受到信息，近而實現(xiàn)對檔案的更改.
另一種加強的方法就是聘用大量的信息管理人員，在工作的過程中，每個人都有自己的信息交流頻道，近而就形成了一個從上之下的信息反饋系統(tǒng)，這樣人們也可以在第一時間接收到信息，實現(xiàn)對檔案的管理;然后就是必須要建立特定的組織，對接收到的信息進(jìn)行分析，在確定準(zhǔn)確無誤后，才能對其進(jìn)行最終的收集整理工作。
但是在實際的工作中，很多企業(yè)還沒有專門的負(fù)責(zé)人員，在信息接收的過程中就會失去靈敏性，所以在整個信息收集的過程中必須要做到以下幾點，一是對反饋信息的接收過程，通過與各部門之間進(jìn)行聯(lián)系，使其在第一時間為檔案管理部門提供反饋信息，可以及時對檔案信息進(jìn)行調(diào)整.
二是整理的過程，在檔案管理部門接收到信息后，不要直接對檔案進(jìn)行更改，要通過相應(yīng)的方法，對信息的可靠性進(jìn)行確認(rèn)，確保無誤后再進(jìn)行更改，以便檔案信息存在不真實的情況.
三就是分析，對整理后的檔案信息進(jìn)行分析，因為檔案管理部門就是為企業(yè)的發(fā)展提供人才支持，所以在分析以后可以更好地為企業(yè)的發(fā)展服務(wù);四就是傳輸?shù)倪^程，在這一過程中要保證的就是及時準(zhǔn)確，把反饋的信息內(nèi)容及時地反饋給相關(guān)的部門，告知其進(jìn)行更改;五是貯藏過程，把接收來的反饋信息進(jìn)行歸納分類，以免在使用的過程中，存在比必要的麻煩。
看反饋信息是否符合社會的發(fā)展，不是看傳輸設(shè)備是否先進(jìn)，而是看傳輸?shù)男畔⑹欠裾鎸崱?/p>
這將對企業(yè)開展下一步計劃具有重要的作用。
4 信息反饋的分析和處理
信息收集不是目的，只是檔案部門了解檔案信息輸出和需求的情、做好檔案信息資源開發(fā)利用的一種手段，所以檔案部門對反饋同來的信息必須進(jìn)行一番法粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及里"的分析和處理。
如何做好分析和處理，筆者認(rèn)為必須做到以下幾點：一要靈敏，就是說檔案信息網(wǎng)絡(luò)中樞對反饋信息必須反映敏銳，及時發(fā)現(xiàn)客觀實際的發(fā)展變化，敏銳、及時地抓住重要信息。
_要止確，就是說要有高效能的分析系統(tǒng)，以過濾和加工感受到各種信息，達(dá)到法粗取精、去偽存真"的目的。
三要有力，就是說要把分析了的信息化為指揮中心強有力的行動，以修止原來的信息輸出計劃，使之更符合客觀實際情，獲得更大的效益。
另外，做好檔案信息反饋的收集工作，還應(yīng)該建立必要的制度，如檔案利用登記工作制度、檔案利用效益調(diào)查、統(tǒng)計工作、檔案信息反饋情沉分析、研究制度、檔案信息反饋的理論與學(xué)術(shù)論證會制度等，要積累檔案信息反饋情沉，為定量分析與定性分析提供充分依據(jù)。
通過統(tǒng)計與定期分析研究，摸索利用工作規(guī)律，做出相應(yīng)的對策。
檔案工作人員要樹立信息觀念，堵強信息意識，妥加張隊伍建設(shè)，選用忍怒毅銳，工作勤奮，并有一定文化和政策水平的同志來從事這一工作.開發(fā)檔案信息資源，是一項復(fù)雜的系此工程，沒有掌握多方面知識的人才和政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)過硬的隊伍是很難勝任的，我們應(yīng)該為這個目標(biāo)而努力奮斗。
結(jié)束語
隨著檔案管理工作的不斷發(fā)展，在工作的過程中必須要采取有效的措施加以解決，掌握好信息反饋的新方法，加強對反饋信息的辨識，以免在錄入檔案的過程中發(fā)生遺漏或者信息錯誤的現(xiàn)象。
因此，有效更好地促進(jìn)社會的發(fā)展，在工作的過程中，檔案管理部門要加強對反饋信息的運用，以更好地促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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