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實(shí)物對(duì)象型科技檔案的整理
實(shí)物對(duì)象型科技檔案的整理【1】
摘要：實(shí)物對(duì)象型科技檔案是以一定的實(shí)物為對(duì)象的科技、生產(chǎn)活動(dòng)，如產(chǎn)品、設(shè)備的生產(chǎn)制造活動(dòng)和基建工程的施工活動(dòng)。
實(shí)物對(duì)象型科技檔案的整理主要采用對(duì)象分類法。
關(guān)鍵詞：實(shí)物;對(duì)象型;科技檔案;整理
實(shí)物對(duì)象型科技檔案是以一定的實(shí)物為對(duì)象的科技、生產(chǎn)活動(dòng)，如產(chǎn)品、設(shè)備的生產(chǎn)制造活動(dòng)和基建工程的施工活動(dòng)。
實(shí)物對(duì)象型科技檔案的整理主要采用對(duì)象分類法。
1、實(shí)物對(duì)象分類法的特點(diǎn)
對(duì)象分類法就是以一個(gè)實(shí)物對(duì)象的設(shè)計(jì)、生產(chǎn)制造等活動(dòng)形成的整套科技檔案為單元而進(jìn)行分類的方法。
其典型的形式是型號(hào)分類法、工程項(xiàng)目分類法和課題分類法。
1.1 它們都是以特定的實(shí)物對(duì)象為中心，圍繞著某一實(shí)物對(duì)象的研制、生產(chǎn)形成的。
這些檔案對(duì)象明確、實(shí)體單一，檔案材料聯(lián)系密切，構(gòu)成了一個(gè)有機(jī)的整體。
1.2 它們都是按照特定的程序，分階段、有步驟地自然形成的。
1.3 它們都是按照結(jié)構(gòu)或?qū)I(yè)形成的。
如建筑工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)和施工都是按專業(yè)進(jìn)行的，是不同專業(yè)技術(shù)協(xié)同合作的統(tǒng)一體。
這類科技、生產(chǎn)活動(dòng)對(duì)其檔案的利用，要求保證科技檔案的成套性，以反映其活動(dòng)規(guī)律，對(duì)象分類法則滿足了這一要求。
現(xiàn)以基建檔案為例探討實(shí)物對(duì)象型科技檔案的整理方法。
2、單一工程項(xiàng)目基建檔案的整理
基建檔案的分類整理以一個(gè)工程項(xiàng)目為整理單元。
一般而言，一個(gè)工程項(xiàng)目在進(jìn)行之中或完成后，要按以下步驟對(duì)所形成的檔案文件材料進(jìn)行分類整理：
2.1 對(duì)工程項(xiàng)目?jī)?nèi)的基建檔案進(jìn)行分類。
工程項(xiàng)目基建檔案的整理首先要按工作階段或工作環(huán)節(jié)劃分為規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工和使用維修五個(gè)大類。
2.2 將各個(gè)大類和小類的基建檔案文件材料按時(shí)間、專業(yè)、問(wèn)題或性質(zhì)等特征組成案卷。
如“規(guī)劃文件”中的300頁(yè)文件，以每卷100頁(yè)組卷計(jì)，就可組成三個(gè)案卷;“設(shè)計(jì)文件”中的600頁(yè)文件，以每卷100頁(yè)組卷計(jì)，就可組成六個(gè)案卷。
工程項(xiàng)目基建檔案的組卷要注意以下兩點(diǎn)。
2.2.1 擬寫正確的案卷標(biāo)題。
基建檔案的案卷標(biāo)題一般由項(xiàng)目名稱、保管單位內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容特征和科技文件材料的名稱特征組成。
2.2.2 按文件的排列順序編寫卷內(nèi)目錄。
基建檔案案卷的排序有文字材料的排序、圖樣材料的排序和圖文混排等三種類型，卷內(nèi)文件的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)律，如按時(shí)間、問(wèn)題、重要程度、地區(qū)、名稱和作者等排序。
以工程圖紙為例，一般按總體和局部關(guān)系結(jié)合專業(yè)排列。
卷內(nèi)文件材料排序后，再按排列的順序填寫卷內(nèi)文件目錄即可。
2.2.3 工程項(xiàng)目?jī)?nèi)基建檔案案卷的排列。
如項(xiàng)目五大類產(chǎn)生的基建檔案案卷排序?yàn)椋?―3，4―9，10―17，18―24，25―28。
將五大類產(chǎn)生的基建檔案案卷順序相加可知，這一工程項(xiàng)目形成的基建檔案案卷共有28卷，工程內(nèi)基建檔案案卷的序號(hào)是1―28。
這僅僅是單個(gè)工程項(xiàng)目的內(nèi)部案卷排序，這個(gè)序號(hào)只是一個(gè)文書處理號(hào)，并不是分類案卷號(hào)。
3、多個(gè)工程項(xiàng)目基建檔案的整理
檔案管理部門收到設(shè)計(jì)、生產(chǎn)部門移交的各個(gè)項(xiàng)目的基建檔案后，就要進(jìn)行綜合性的分類整理和案卷編目工作。
那么，如何對(duì)各個(gè)年度形成的多個(gè)工程項(xiàng)目的分類案卷進(jìn)行分類排列。
3.1 按性質(zhì)劃分基建項(xiàng)目和檔案的類別。
即將兩年的基建項(xiàng)目和各個(gè)基建項(xiàng)目所形成的基建檔案按性質(zhì)劃分為生產(chǎn)類、行政類和后勤類三類。
3.2 將排列好的基建檔案按順序編目，案卷目錄項(xiàng)目包括：序號(hào)、題名、年度、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。
這里需要注意的是，基建檔案案卷目錄的序號(hào)就是案卷的排列號(hào)，也是基建檔案案卷的案卷號(hào)。
3.3 將排列好的基建檔案案卷按順序上架。
基建檔案案卷按排列順序，也就是按案卷號(hào)的順序上架排列，就可根據(jù)基建檔案案卷目錄中的案卷號(hào)在檔案柜架中查找到相同號(hào)數(shù)的基建檔案案卷。
4、多個(gè)工程項(xiàng)目基建檔案的整理應(yīng)處理好的問(wèn)題
4.1 基建檔案的分類問(wèn)題。
多個(gè)工程項(xiàng)目的基建檔案首先要按年度進(jìn)行分類，其次，再劃分保管期限。
由于各單位形成的基建檔案都較為重要，一般都要永久保存，因此，多個(gè)項(xiàng)目基建檔案的整理則可采用“年度――性質(zhì)――項(xiàng)目分類法”進(jìn)行分類。
在具體分類時(shí)要注意以下幾點(diǎn)：
4.1.1 基建項(xiàng)目的分類年度確定問(wèn)題。
基建項(xiàng)目，尤其是大型的基建項(xiàng)目，年度跨度都比較大，有的可跨度幾年甚至.幾十年。
因此，為了便于統(tǒng)一查找和分類，基建項(xiàng)目的檔案分類年度以基建項(xiàng)目的完成年度(及基建項(xiàng)目的竣工時(shí)間)為準(zhǔn)。
4.1.2 基建項(xiàng)目性質(zhì)的劃分問(wèn)題。
一般而言，基建項(xiàng)目性質(zhì)的劃分以行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為主，沒(méi)有行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的可根據(jù)基建項(xiàng)目的實(shí)際狀況劃定所屬的性質(zhì)。
4.2 多個(gè)工程項(xiàng)目基建檔案案卷的排序問(wèn)題。
基建檔案案卷(也包括其他類型的檔案案卷)的排列在同一本目錄中不能有重號(hào)，一般可排列到999號(hào)，這就要求跨年度的基建檔案案卷排列必須連號(hào)。
大型工程項(xiàng)目形的案卷多達(dá)上千、上萬(wàn)卷，因此，需要使用多本案卷目錄進(jìn)行登記、也可將大工程項(xiàng)目劃分子項(xiàng)目之后再進(jìn)行編目。
5、結(jié)語(yǔ)
此外，實(shí)物對(duì)象型科技檔案的整理方法還可應(yīng)用于產(chǎn)品檔案和科研檔案的整理，產(chǎn)品檔案采用型號(hào)分類法，科研檔案采用課題分類法，其整理的原理與方法基本相同。
參考文獻(xiàn)
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[2]趙鵬. 檔案工作落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的關(guān)鍵 [J]. 山東檔案, 2005,(05)
科技檔案的收集與整理【2】
摘要：科技檔案是人類認(rèn)識(shí)自然和改造自然過(guò)程的原始記錄，科技檔案，即科學(xué)技術(shù)檔案，是科學(xué)技術(shù)和社會(huì)文明發(fā)展到一定歷史階段的必然產(chǎn)物，是人類社會(huì)進(jìn)步的一個(gè)重要標(biāo)志。
本文主要針對(duì)科技檔案的收集與整理工作進(jìn)行論述。
關(guān)鍵詞：科技檔案 收集 整理
馬克思說(shuō)：“機(jī)器生產(chǎn)的發(fā)展，要求自覺(jué)地應(yīng)用自然科學(xué)。”生產(chǎn)力中也包括科學(xué)，因此可見(jiàn)、科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力。
既然科學(xué)技術(shù)檔案是生產(chǎn)力的重要構(gòu)成部分，科技檔案情息管理通過(guò)開(kāi)發(fā)利用可轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力，能夠在經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮巨大作用。
科技檔案，即科學(xué)技術(shù)檔案，是國(guó)家全部檔案的重要組成部分，它伴隨著科學(xué)技術(shù)的產(chǎn)生而產(chǎn)生。
隨著科學(xué)社會(huì)化和社會(huì)科學(xué)化的趨勢(shì)日趨明顯，科學(xué)技術(shù)已經(jīng)滲透到社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域。
因此，科技檔案管理已逐步成為社會(huì)管理的重要部分，發(fā)展并成熟起來(lái)。
一、科技檔案的收集工作
1.科技檔案的收集
科技檔案是開(kāi)展科技檔案管理的物質(zhì)基礎(chǔ)，也是科技檔案信息資源開(kāi)發(fā)的必要條件。
因此，科技檔案的收集在整個(gè)科技檔案業(yè)務(wù)管理工作中占有重要的地位，是一個(gè)關(guān)鍵性的工作環(huán)節(jié)。
做好科技檔案的收集工作，單靠科技業(yè)務(wù)部門的歸檔移交以及科技檔案部門的協(xié)助與指導(dǎo)還不夠，還需要檔案部門明確其指導(dǎo)思想與要求，掌握收集工作的途徑與方法，積極、主動(dòng)地開(kāi)展科技檔案收集工作。
科技檔案收集，就是基層科技檔案機(jī)構(gòu)和科技專業(yè)檔案館按照一定的規(guī)章制度，通過(guò)接收、征集、征購(gòu)等方式把科技檔案集中起來(lái)的一項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)。
其包括：基層科技檔案機(jī)構(gòu)的收集;科技專業(yè)檔案館的收集。
由于現(xiàn)階段我國(guó)存在著多種形式的所有制，科技檔案收集工作與此相適應(yīng)，也有接收、征集、征購(gòu)三種方式。
2.科技檔案的收集的要求
遵守國(guó)家的相關(guān)法律法規(guī)，集中統(tǒng)一管理科技檔案是《檔案法》的明確規(guī)定。
任何企事業(yè)單位的科技檔案都應(yīng)該由科技檔案部門依法進(jìn)行收集，實(shí)行統(tǒng)一管理，這是國(guó)家全部科技檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理的基礎(chǔ)。
遵循科技檔案的自然形成規(guī)律。
基層科技檔案機(jī)構(gòu)的收集，標(biāo)志著科技文件在自身運(yùn)動(dòng)過(guò)程中發(fā)生了性質(zhì)的變化;科技專業(yè)檔案館的收集，標(biāo)志著科技檔案運(yùn)動(dòng)進(jìn)入到一個(gè)新的階段。
由于科技檔案是伴隨著各項(xiàng)科技生產(chǎn)活動(dòng)有規(guī)律地形成的，這就要求科技檔案收集工作必須遵循著科技檔案的自然形成規(guī)律。
保證科技檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)，也是保證科技檔案質(zhì)量的重要“關(guān)口”，只有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科技檔案才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。
3.基層科技檔案機(jī)構(gòu)的收集
3.1科技檔案機(jī)構(gòu)的收集渠道
部門歸檔的成套科技檔案這是基層科技檔案機(jī)構(gòu)收集科技檔案的主渠道;向科技部門或科技人員收集零散科技檔案;向本單位人員征集非職務(wù)科研成果檔案，單位人員非職務(wù)活動(dòng)形成的科技成果，原則上大多屬于個(gè)人，其形成的科技檔案從產(chǎn)權(quán)的角度看，也應(yīng)歸個(gè)人所有的;收集外單位轉(zhuǎn)讓或移交的科技檔案對(duì)于企事業(yè)單位而言，科技檔案并非都是本單位形成的。
因此，基層科技檔案機(jī)構(gòu)在收集科技檔案時(shí)，有時(shí)會(huì)涉及到其他單位。
3.2基層科技檔案機(jī)構(gòu)的收集方法
科技檔案收集工作的目標(biāo)，是完整、準(zhǔn)確、及時(shí)地集中科技檔案。
基層科技檔案機(jī)構(gòu)圍繞這個(gè)目標(biāo)，再根據(jù)不同的收集渠道，應(yīng)采用靈活多樣的收集方法。
科技人員檔案意識(shí)的強(qiáng)弱，對(duì)科技檔案的收集有著重要的影響。
為此，增強(qiáng)科技人員的檔案意識(shí)，是做好科技檔案收集工作的一個(gè)關(guān)鍵，無(wú)論是成套接收還是零散收集都是如此。
要增強(qiáng)科技人員的檔案意識(shí)，必須做好思想工作，特別是要根據(jù)人的心理活動(dòng)規(guī)律，加以疏導(dǎo)和激勵(lì)。
在此過(guò)程中，除了要調(diào)動(dòng)科技人員的積極性之外，更應(yīng)當(dāng)在收集工作中實(shí)行嚴(yán)格的監(jiān)督控制。
科技檔案進(jìn)入檔案部門之后，發(fā)現(xiàn)不完整、不準(zhǔn)確的情況，通常要進(jìn)行的補(bǔ)充與糾正。
4.科技專業(yè)檔案館的收集
科技專業(yè)檔案館是國(guó)家保存科技檔案的基地，其宗旨是積累國(guó)家的科技資源，為社會(huì)服務(wù)。
這一宗旨突出了科技專業(yè)檔案館收集科技檔案的社會(huì)性，也明確了科技專業(yè)檔案館與基層科技檔案機(jī)構(gòu)在收集對(duì)象及其范圍方面的不同。
它的收集要本著價(jià)值原則、專業(yè)原則、層次原則和綜合原則來(lái)進(jìn)行工作。
二、科技檔案的整理
整理，是科技檔案進(jìn)入檔案部門后經(jīng)歷的第一次技術(shù)處理過(guò)程，即通過(guò)對(duì)科技檔案的分類與歸類，確定其在科技檔案庫(kù)藏體系中的位置，并以編號(hào)的形式將其固定下來(lái)。
科技檔案整理的內(nèi)容包括：分類、排架與編號(hào)，其中分類是科技檔案整理的核心。
整理工作，是科技檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的中心環(huán)節(jié)。
整理是科技檔案實(shí)行科學(xué)管理的基礎(chǔ)。
科技檔案的整理，其實(shí)質(zhì)就是對(duì)科技檔案進(jìn)行有序的組織。
前蘇聯(lián)學(xué)者列夫涅爾說(shuō)：“并不是每個(gè)系統(tǒng)都是可控的�？煽氐谋匾獥l件是該系統(tǒng)是有組織的。”所以要通過(guò)對(duì)科技檔案形式特征的系統(tǒng)化，則可以達(dá)到對(duì)科技檔案實(shí)體的控制。
整理是科技檔案查找利用的前提。
科技檔案是否經(jīng)過(guò)整理，以及整理得是否科學(xué)，將直接影響到對(duì)它的利用。
經(jīng)過(guò)科學(xué)整理，科技檔案就能夠保持內(nèi)部相互之間的有機(jī)聯(lián)系以及信息的準(zhǔn)確揭示，就易于科技檔案工作者了解和熟悉所管理的科技檔案，從而能夠準(zhǔn)確、迅速地提供利用。
科技檔案分類，就是根據(jù)科技檔案的內(nèi)容性質(zhì)和形成特點(diǎn)，把一定范內(nèi)的科技檔案劃分成不同的類別層次，從而使庫(kù)藏全部科技檔案形成一個(gè)具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的不同等級(jí)的系統(tǒng)。
為了做好科技檔案的分類工作，每個(gè)基層科技檔案機(jī)構(gòu)和科技專業(yè)檔案館，都應(yīng)根據(jù)庫(kù)藏科技檔案的實(shí)際情況，編制科學(xué)的、切實(shí)可行的科技檔案分類方案。
科技檔案分類方案，是對(duì)科技檔案進(jìn)行類別劃分和正確歸類的依據(jù)性文件。
它提供了一個(gè)完整的分類體系，使科技檔案的歸類能夠按部就班地順利完成。
同時(shí)，科技檔案分類方案提綱挈領(lǐng)地反映了庫(kù)藏的全部?jī)?nèi)容。
我們知道，一切科技生產(chǎn)活動(dòng)都具有連續(xù)性、繼承性的特點(diǎn)，前一階段形成的經(jīng)驗(yàn)(科技檔案)，往往是后階段科技和生產(chǎn)活動(dòng)的憑據(jù)。
生產(chǎn)技術(shù)越復(fù)雜，現(xiàn)代化程度越高，越離不開(kāi)科技檔案。
科技檔案管理如果脫離了科技檔案工作的實(shí)際，那將是無(wú)源之水、無(wú)本之木，所以科技檔案管理也要僅僅的跟隨實(shí)際工作的變化而變化，與時(shí)俱進(jìn)。
參考文獻(xiàn)：
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實(shí)物檔案的整理【3】
[摘 要]各單位在工作中都會(huì)形成一些具有保存價(jià)值的實(shí)物，如獎(jiǎng)狀等榮譽(yù)性實(shí)物，失效的印章，著名人物的題詞、書畫、名優(yōu)產(chǎn)品實(shí)物等。
要使這些實(shí)物發(fā)揮更大作用，就必須對(duì)其進(jìn)行科學(xué)整理。
[關(guān)鍵詞]機(jī)關(guān)單位;實(shí)物檔案;整理
實(shí)物檔案是指以物質(zhì)實(shí)體為載體，能夠反映本單位職能活動(dòng)和歷史真實(shí)面貌的具有保存價(jià)值的特定有型物品，是一個(gè)單位檔案全宗的重要組成部分。
各單位應(yīng)將實(shí)物檔案分類、排列、貼簽、編目、裝盒(入柜、上架、陳列)，納入綜合檔案室集中管理。
由于實(shí)物檔案具有分散性、多樣性，整理、分類的難度大。
保管、開(kāi)發(fā)的任務(wù)重，從而使實(shí)物檔案整理與其他門類檔案整理產(chǎn)生脫節(jié)。
為此，加強(qiáng)單位實(shí)物檔案整理工作，鞏固和擴(kuò)大檔案集中管理工作成果，是提高檔案工作管理水平的當(dāng)務(wù)之急。
一、實(shí)物檔案的分類
分類是實(shí)物檔案整理的重要環(huán)節(jié)，將實(shí)物按其屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時(shí)間、保存價(jià)值等劃分類別和層次，既利于排列、貼簽、編目以及組織室藏和排架管理，也便于系統(tǒng)地提供利用。
按照實(shí)物檔案管理的基本規(guī)律和要求，實(shí)物檔案的分類可采取問(wèn)題、年度、保管期限等分類方法，以實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)物的有序管理和有效檢索。
按問(wèn)題分類就是將實(shí)物按其屬性內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分類。
采用問(wèn)題分類法，可以避免和減少同類實(shí)物分散的現(xiàn)象，便于按專題登找和利用。
實(shí)物檔案問(wèn)題分類一般分為獎(jiǎng)品類、贈(zèng)品類、產(chǎn)品類四大類。
每類的主要內(nèi)容如下：獎(jiǎng)品類主要有以本單位或本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)名義在各項(xiàng)比賽、評(píng)比、檢查、考核等工作中獲得的獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)?wù)�、�?jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、榮譽(yù)證書等實(shí)物;信品類主要有有本單位的證件(法人證書、組織機(jī)構(gòu)編碼、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、國(guó)有土地位用權(quán)證、房屋所有權(quán)證等)，本單位機(jī)構(gòu)變更、撤消或合并而失效的印章、證書等實(shí)物;贈(zèng)品類主要有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及社會(huì)知名人士為本單位的題字、作畫，本單位開(kāi)展的活動(dòng)中有紀(jì)念意義的物品，本單位對(duì)外交際交往戶收受的禮品等實(shí)物;產(chǎn)品類主要有本單位在行使職能活動(dòng)時(shí)形成、制作或收存的模型樣品、戶試產(chǎn)品、終端成品等實(shí)物，如微標(biāo)(章)、錢幣、票證、郵票、紀(jì)念幣、工裝、設(shè)備等。
二、實(shí)物檔案的排列
排列是指按照一定的原則和方法來(lái)定位實(shí)物先后次序的過(guò)程。
通過(guò)排列，進(jìn)一步增強(qiáng)實(shí)物檔案的系統(tǒng)化程度，以方便檢索利用。
實(shí)物的排列一般遵循“載體原則”，即同一載體的實(shí)物應(yīng)當(dāng)排列在一起。
“載體原則”有利于目錄檢索和實(shí)物存取工作，同一載體的實(shí)物存放盒、柜，可以節(jié)省空間;同一載體的實(shí)物上架、陳列，顯得整齊美觀。
實(shí)物的排列，在遵循載體原則下，一般按照實(shí)物的制發(fā)時(shí)間進(jìn)行系統(tǒng)排列。
同一類目?jī)?nèi)，同一載體的實(shí)物，按照制發(fā)時(shí)間的先后順序排列，不同載體的實(shí)物可以按照制發(fā)時(shí)間的先后順序進(jìn)行排列，也可以按照載體形式進(jìn)行排列，比如獎(jiǎng)品類可按照獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆s譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等載體形式依次排列，信品類可按照印章、證書、牌匣等載體形式依次排列，贈(zèng)品類可按照題詞、繪畫、禮品等載體形式依次排列，產(chǎn)品類可按照模型樣品、中試產(chǎn)品、終端成品等載體形式依次排列。
三、實(shí)物檔案的貼簽
貼簽是指將實(shí)物在全宗中的位置進(jìn)行標(biāo)著，并以標(biāo)簽的形式在實(shí)物上進(jìn)行粘貼。
貼簽是實(shí)物編目工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)化工作的成果。
通過(guò)貼簽使實(shí)物在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作及將來(lái)查找和利用時(shí)的實(shí)體存取提供了條件。
標(biāo)簽如何編制。
標(biāo)簽是指在紙張上以表格形式來(lái)記錄和反映歸檔實(shí)物在全宗中的位置，表格的項(xiàng)目主要有名稱、制發(fā)單位、獲得時(shí)間、檔號(hào)、獲得單位、載體等，這是根據(jù)實(shí)物檔案管理工作的基本需要設(shè)置。
四、實(shí)物檔案的編目
編目是指編制實(shí)物檔案目錄。
編制實(shí)物檔案目錄，可為實(shí)物檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)和編研等工作的開(kāi)展提供基本條件。
實(shí)物的編目以“件”為單位進(jìn)行，每一件實(shí)物在實(shí)物檔案目錄中只體現(xiàn)為一個(gè)條目。
實(shí)物按照分類、排列、貼簽的結(jié)果，逐類逐件編制目錄，以系統(tǒng)、全面地揭示實(shí)物的全貌。
實(shí)物沒(méi)有明確標(biāo)明主題名稱和制發(fā)時(shí)間的，編目時(shí)，要擬出名稱并考證制發(fā)時(shí)間。
同時(shí)，要在備注欄中進(jìn)行說(shuō)明。
實(shí)物檔案目錄設(shè)置檔早、名稱、制發(fā)單位、獲得單位、獲得時(shí)間、載體、存放地點(diǎn)、參見(jiàn)號(hào)、備注等項(xiàng)目，概括了實(shí)物的屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時(shí)間、保存價(jià)值等方面的主要特征，是利用者檢索的主要渠道。
五、實(shí)物檔案的裝盒
裝盒(入柜、上架、陳列)是指將實(shí)物按件號(hào)順序裝入檔案盒，購(gòu)置檔案柜、密集架、陳列櫥的過(guò)程，這是實(shí)物系統(tǒng)化整理的結(jié)果。
裝入檔案盒的實(shí)物主要是可折疊的或形體能夠裝入的，比如：獎(jiǎng)品類的獎(jiǎng)狀(可卷成簡(jiǎn)狀)、獎(jiǎng)旗(可折疊平裝)、獎(jiǎng)?wù)�、榮譽(yù)證書;信品類的
印章、證書等。
檔案盒可使用6厘米厚的文書檔案盒。
盒內(nèi)設(shè)置實(shí)物檔案目錄和備考表，以方便盒內(nèi)實(shí)物的保管、利用、進(jìn)出核查和填寫盒內(nèi)實(shí)物的情況說(shuō)明。
對(duì)于獎(jiǎng)品類的獎(jiǎng)?wù)�，證品類的印章，產(chǎn)品類的徽標(biāo)、錢幣、紀(jì)念幣等.可平放在檔案盒里用防酸紙板隔成的“井”字格內(nèi)，用紙團(tuán)塞緊空隙以固定實(shí)物位置，檔案盒蓋內(nèi)側(cè)可貼一張擺放示意圖，注明檔號(hào)，以方便利用。
六、結(jié)論
實(shí)物檔案如何整理，檔案行政管理部門還沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)牌和要求，但是，各級(jí)檔案部門有關(guān)實(shí)物的收集、整理、利用等工作卻做得有聲有色、不亦樂(lè)乎，相關(guān)的報(bào)道頻頻見(jiàn)諸報(bào)刊。
本文所述實(shí)物檔案的分類、排列、貼簽、編目、裝盒(入柜、上架、陳列)的整理流程是通常的整理方法，各單位可根據(jù)實(shí)際情況來(lái)確立合理的整理方法。
比如：有些條件好的單位，除按照上述方法整理實(shí)物檔案外，還可以給每件歸檔實(shí)物拍照，既可以用來(lái)展覽展示，也可以做為聲像資料歸檔;制作標(biāo)簽的紙張可以是白色的，也可以用彩色紙張，以增加美感。
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