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分析加強建筑工程檔案資料管理的具體措施論文
在建筑工程的建設過程中，及時的工程檔案信息收集和準確的工程文件材料鑒別、規(guī)范的工程檔案整理是保證建筑工程檔案完整性和系統(tǒng)性的最佳手段。建筑工程檔案管理是建筑工程管理的核心工作，因此對于建筑工程的檔案管理必須要保證其安全性、完整性，做好建筑工程檔案管理工作，使其在建設過程與管理中發(fā)揮出積極作用，更好地為建筑事業(yè)服務。下文就當前我國建筑工程檔案資料管理中存在的問題進行分析，并提出具體的改進意見。
1.當前建筑工程大難資料管理工作存在的問題
1.1 相關人員檔案意識薄弱。眾所周知，任何一項建筑工程涉及到的檔案資料都非常復雜，尤其是在工程竣工驗收后所要交付給業(yè)主的檔案資料非常多。在短時間內(nèi)如果沒有出現(xiàn)工程質(zhì)量問題，則可以成功交付工程，隨即施工隊伍就結(jié)束工程，但在短時間內(nèi)，沒能收集整理出全面的工程資料，這也給工程檔案管理帶來了困難。而在利用檔案時，工程檔案還需要借鑒一些竣工驗收證書或者工程決算、竣工圖等資料，其他的工程檔案就會被忽略，這就直接導致工程檔案資料的利用率降低，從而不能確保完整、系統(tǒng)性的檔案資料管理。
1.2 建筑工程檔案資料管理質(zhì)量低下。作為建筑工程管理的重要環(huán)節(jié)，包括施工前準備階段的問卷資料和施工過程中形成的文件和竣工驗收形成的文件資料都屬于工程檔案范圍。當前，很多建筑企業(yè)對于建筑工程檔案只注重資料的數(shù)量接受和內(nèi)容分析，而缺少對資料的堅定，嚴重忽視了歸檔工作，從而造成工程檔案中混入一些無保存價值的資料，進而影響對檔案的優(yōu)化管理與長期利用。不僅如此，有的工程檔案資料在形成的過程中存在分量不足、保管丟失的情況，一些重要的文件和簽字等資料隨意性較強，最終導致工程檔案質(zhì)量不具真實性和有效性，建筑工程檔案資料管理質(zhì)量低下，嚴重影響工程檔案資料的有效利用。
1.3 缺乏嚴謹?shù)慕ㄖこ虣n案資料管理體制。因施工企業(yè)和建筑企業(yè)的不重視，建筑工程的檔案管理意識薄弱，普遍存在“重建設輕管理”的現(xiàn)象。很多企業(yè)的管理人員認為，檔案管理是可有可無的，不能為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟效益，所以不會對其投入人力、財力、物力等。甚至存在認為檔案管理的不規(guī)范、不科學對于工程質(zhì)量的影響不大的思想，所以很多關于建筑工程檔案資料管理的體制也只是趨于形式化。除此之外，企業(yè)還缺乏相關的建立人員對工程檔案管理進行監(jiān)管。施工監(jiān)理為建設方提供專業(yè)化、社會化的服務，以幫助建設單位對建筑工程的質(zhì)量、進度、技術等方面進行控制，因此，監(jiān)理方還要對工程檔案資料的管理負起責任。嚴把各個環(huán)節(jié)的資料收集、整理與最后的檔案形成、保管工作，全面保障工程檔案資料的完整性和有效性。
2.加強建筑工程檔案資料管理的具體措施
2.1 提高對建筑工程檔案資料管理的意識。當前我國建筑工程檔案管理還存在很多的問題，其中最主要的就是建筑工程企業(yè)自身缺乏對于工程檔案管理的意識，這也是最嚴重的問題。首先，建立并加強建筑工程檔案管理必須提高有關領導的意識與認識，糾正傳統(tǒng)的重建設、輕檔案的思想觀念，不管是項目法人還是技術人員、工程監(jiān)理人員、管理人員，亦或是檔案管理者，都應有組織、有計劃地進行檔案管理相關法律學習，使其充分掌握專業(yè)知識的情況下，進一步統(tǒng)一其思想、業(yè)務標準、工作要求，強調(diào)建設檔案管理的重要性。其次，將檔案工作責任落實到部門以及人，從而提高檔案工作的自覺性與責任意識，明確法人的職責，構建職責明確，科學嚴密的檔案管理體系，形成分工明確，使其在實際工程項目中發(fā)揮作用。
2.2 建立并完善檔案資料管理的相關機制。缺乏完善的檔案管理工作機制是很多建筑企業(yè)共同的問題，也是嚴重影響檔案工作開展的重要因素。首先，要求各級建領導應重視起建筑工程檔案建設工作，將工作計劃納入建筑企業(yè)的議事日程中，確保有專人負責。伴隨著建筑工程項目的步步延伸，逐漸形成工程檔案，這樣一來才能確保檔案的完整性。在實際的建筑工程施工中，必須確立負責人，并成立由建設單位、監(jiān)理單位以及施工單位組成的領導小組，對工程檔案管理工作進行全方位的考慮與統(tǒng)籌規(guī)劃，建立相關制度并落到實處，還要保證這些工作是貫穿建筑工程全過程的。完善建筑工程檔案不僅要從建立機制開始，還必須盡快完善工程建設中的各環(huán)節(jié)的檔案收集、保管工作。不斷鼓勵與引導建筑工程檔案組織機構，根據(jù)市場的需求，建立開放、推廣、服務為一體的機制，進一步開拓企業(yè)的服務領域。
2.3 明確分工，協(xié)調(diào)相關業(yè)務。建筑工程檔案管理是一項涉及面廣、時間長且要求高的工作，檔案原件的收集、歸檔與管理工作難度相當大，這些原件又與建筑工程有著密切的關系。因此，對于建筑工程檔案管理工作必須嚴格按照國家頒布的相關規(guī)定以及_系列的文件要求。建筑工程檔案管理人員必須進行掌握與熟悉法律規(guī)定，自覺進行相關法律的學習，提高依法制黨的自覺性，才能更好地制定企業(yè)的相關工程檔案管理標準。對于形成周期較短、時間性要求高的工程檔案管理，可以通過明確劃分時間段收集的方式，避免造成混淆與遺漏。而移交工程階段，需要特別注意移交級管理主要包括：低保戶向鄉(xiāng)鎮(zhèn)提出申請，填寫城鄉(xiāng)居民最低生活保障審批表，提交居民戶口簿復印件、家庭成員證明以及贍養(yǎng)、撫養(yǎng)證明；居民身份證復印件；家庭收入證明；殘疾證明等；經(jīng)街道、鎮(zhèn)政府民政部門進行審核，提出意見，最后報縣民政局審查做出聯(lián)審聯(lián)批決定。若審核通過，縣民政局根據(jù)低保對象花名冊、低保對象分類統(tǒng)計表，低保金統(tǒng)計表劃撥憑證等相關的低保資料進行低保金社會化發(fā)放操作，并定期對低保戶進行檢查、臨時抽查。由此可見，低保戶的審批過程經(jīng)過民政部門三個層面：社區(qū)、鎮(zhèn)、縣級部門，由于每個部門針對管理低保檔案資料不同，在進行管理工作的同時，應該對低保檔案進行規(guī)范管理，這樣才能更好地保障檔案完整性，從而能保障低保工作順利進行。而日常管理類檔案是在分級管理工作中所形成的，是對各類檔案進行日常管理，低保對象申報材料審批后，以戶為單元建檔，實行_戶_號制度在低保戶存在期間，民政部門可根據(jù)實際情況對低保戶的低保金進行停發(fā)、增發(fā)、減發(fā)等，實施動態(tài)監(jiān)管。檔案的管理人員必須對低保家庭經(jīng)濟狀況變動表、收入證明、情況說明、審核材料、調(diào)查情況等資料進行歸檔，并裝訂成冊，實行有效管理。
2.4 打造綜合素質(zhì)較高的工程檔案資料管理團隊。建筑工程檔案管理工作離不開人，要做好檔案管理工作必須有業(yè)務能力強，綜合素質(zhì)高的檔案管理人員。由于檔案管理的多樣性與復雜性，這也給檔案管理人員的知識與能力方面提出了更高的要求。建筑企業(yè)應為檔案管理人員提供提升與鍛煉的機會，定期聘請相關專業(yè)人士進行培訓，成立相關的檔案管理工作實施獎懲措施，積極鼓勵員工進行自我提升的同時制定相關的行為規(guī)范，對檔案管理工作的標準進行規(guī)劃。
3.結(jié)語
總而言之，建筑工程的檔案資料管理對于建筑企業(yè)來講非常重要，因此，通過建立和完善相關的檔案管理機制，提高管理人員的檔案管理意識，明確好各項分工，聘請專業(yè)的人員進行管理，全面提高建筑工程檔案資料管理的有效性。
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