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農業(yè)科研檔案管理信息化之我見的論文
摘 要：隨著國內計算機信息技術在各行業(yè)的普及，各單位逐漸向辦公自動化、標準化、網絡化的方向邁進，計算機信息代替了傳統(tǒng)的手工記錄。農業(yè)科研檔案管理是實現農業(yè)科研管理的重要組成部分,是科研活動的重要環(huán)節(jié)，正由傳統(tǒng)檔案管理向信息化方向轉變，為順應信息化時代的發(fā)展，農業(yè)科研檔案管理工作者面臨了更多挑戰(zhàn)。本文是筆者根據自己的實際工作及信息化發(fā)展趨勢，針對加快完善農業(yè)科研檔案管理信息化建設做以探討。
關鍵詞：農業(yè)；檔案管理；信息化
1．目前農業(yè)科研檔案管理現狀
農業(yè)科研檔案主要是指農業(yè)科技工作者在課題立項、申報、總結、成果鑒定等一系列過程中形成的各種檔案材料。二十一世紀的今天，信息化已經成為社會發(fā)展的一個重要標志，加強檔案信息化建設已經成為當今世界信息化發(fā)展的主要潮流。計算機技術的發(fā)展和多媒體、網絡技術的廣泛應用也對農業(yè)檔案資源的開發(fā)利用提出了新挑戰(zhàn)。
2．檔案管理工作是是本單位的發(fā)展歷程、重要事件、財產、知識產權、各項科研與經濟活動、會議、外事的歷史記載，“觀今宜鑒古”、“溫故而知新”說出了檔案管理工作的重要性。因農業(yè)科研信息資源是農業(yè)科技動態(tài)和發(fā)展規(guī)律的具體體現，也是農業(yè)科研工作結晶的真實記錄。因此，搞好農業(yè)科技檔案管理信息化建設，有助于促進農業(yè)科研知識創(chuàng)新，增進農業(yè)科技發(fā)展速度。
節(jié)省了空間：傳統(tǒng)檔案資料使用紙張記載，數量多存放空間較大，檔案管理信息化利用較小體積的存儲介質（硬盤、光盤）存儲，存放空間小攜帶也方便。
3．如何實施農業(yè)科技檔案管理信息化建設
3.1培養(yǎng)領導和科研人員檔案意識 加快農業(yè)科研檔案管理信息化建設，首先各級領導要高度關注，強調檔案管理信息化的重要性、優(yōu)勢及緊迫性，做檔案管理信息化建設的組織者、引導者，鼓勵各部門協(xié)助檔案管理工作者實施檔案管理信息化。其次因農業(yè)科技檔案來源于廣大農業(yè)科技工作者，大部分材料都比較分散，它是每個科技人員在農業(yè)科研活動中產生的數據積累。
3.2科研檔案工作納入科研管理制度之中 實行科研工作與建檔工作“四同步”管理，即：下達計劃任務與提出科研文件材料的歸檔要求同步；檢查科研項目計劃進度與檢查科研文件材料形成情況同步；驗收、鑒定科技成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步；上報登記和評審獎勵科技成果與檔案部門（科技檔案管理部門）出具課題歸檔情況證明材料同步。
3．3科研更新技術設備，提高技術支持 現代計算機信息技術是建設農業(yè)檔案管理信息化的基礎，農業(yè)科研檔案室只有具備相應技術，才能為開展檔案管理信息化建設服務，否則都是一紙空文。首先，要具備現代化檔案室需要的硬件設備及配套設施，為網絡化管理系統(tǒng)建立做基礎。其次就是開發(fā)出常用、通用的檔案信息管理軟件，以便于管理信息化與辦公自動化技術相結合，為實現檔案管理信息化做后盾，因計算機軟件更新較快，還要配備相應的技術人員，即使對軟件進行更新，保證正常運行。其次是培養(yǎng)農業(yè)科研檔案室的工作人員對設備及軟件的保養(yǎng)維護意識，進行一些常見的安全保護及故障處理方面的培訓。再次就是農業(yè)科研檔案部門可以采取和其他科研單位及一些高校進行合作，通過學習借鑒，取長補短。
3.4加強管理者的服務意識 信息化的今天，農業(yè)檔案管理者具有一定的創(chuàng)新意識，敢于創(chuàng)新，提高競爭力。檔案工作者必須掌握先進的管理知識，適應時代發(fā)展對人才的需求，不斷轉變、擴大、發(fā)展和調整檔案管理工作職能，積極探索獨特的服務方式，提高其服務水平。
3.5培育檔案管理者專業(yè)人才 作為一名農業(yè)科技檔案工作者，不但要具備一定的檔案管理經驗和農業(yè)技術知識，還要具備較強的綜合分析能力和語言表達書寫能力。從對檔案管理者的信息看，大專學歷占多數，尤其在我們農業(yè)科研單位，這無疑會給建設檔案管理信息化帶來影響。對此檔案部門可以調一部分大專畢業(yè)生，改變檔案室內部員工的隊伍素質結構。為使檔案管理者順應新形勢發(fā)展的需要，首先為檔案信息管理者創(chuàng)造進修和和專業(yè)技能培訓條件，讓檔案管理人員參加檔案專業(yè)現代化培訓，拓寬知識面。其次要加強農業(yè)、果樹等方面的理論研討, 多積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，提高檔案編研水平，盡快開展數字化建設，構建檔案信息資源庫。
4.提高檔案信息的獲取能力。
檔案部門獲取信息的傳統(tǒng)方式都是依靠歸檔制度進行歸檔，始終未擺脫掉“重藏輕用”的局面。信息技術盛行的今天，農業(yè)作為中國第一大產業(yè)，社會在極大程度上將會從信息服務的功能上去要求和評價檔案部門。這要求農業(yè)檔案工作者具有利用信息服務來信息獲取更多的信息能力,能熟練、速度地為利用者提供本館所藏的檔案信息,還要明確利用網絡帶來的工作便利和優(yōu)勢, 引導利用者更多去獲取網上的檔案信息資源，得到更多檔案信息。
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