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電子商務(wù)交易文件憑證性保障管理模型建構(gòu)論文
電子商務(wù)交易文件的憑證性問題，可以通過確保電子商務(wù)交易文件的質(zhì)量和改善電子商務(wù)交易文件外部環(huán)境兩條途徑來解決，并通過構(gòu)建一個具有實際指導(dǎo)意義的憑證性保障模型來具體實現(xiàn)。
在電子商務(wù)交易過程中產(chǎn)生的電子文件——電子商務(wù)交易文件，能提供交易憑證、法律憑證、信用憑證，并體現(xiàn)出相應(yīng)的憑證價值。本文的主要目的是構(gòu)建一個具有實際指導(dǎo)意義的電子商務(wù)交易文件憑證性保障管理模型。
一、模型構(gòu)建思路
影響電子商務(wù)交易文件的憑證性、憑證價值的因素主要有電子商務(wù)交易文件自身因素——電子商務(wù)交易文件的真實性、完整性、可靠性和可用性;外部因素——法律法規(guī)因素、管理制度因素、技術(shù)標準因素。因此，電子商務(wù)交易文件憑證價值的實現(xiàn)需要通過其憑證性來保障，而憑證性的保障主要通過兩條途徑來實現(xiàn)，一是確保電子商務(wù)交易文件的質(zhì)量，二是改善電子商務(wù)交易文件的外部環(huán)境。
從影響電子商務(wù)交易文件憑證性的因素來看，電子商務(wù)交易中的電子文件的真實性、可靠性、完整性和可用性不僅是其質(zhì)量特性的體現(xiàn)，更是保障電子商務(wù)交易文件憑證性功能的關(guān)鍵所在。技術(shù)途徑是保證電子文件真實性和可靠性的基本前提。[1]維護電子商務(wù)交易文件的真實性、可靠性、完整性和可用性即確保電子商務(wù)交易文件的質(zhì)量，使其成為一份可信的交易文件，保障其憑證性。
另外，電子商務(wù)交易文件雖處在虛擬的數(shù)字環(huán)境中，但外部的制度環(huán)境、法規(guī)環(huán)境等對其憑證性亦會產(chǎn)生重要影響，某些時候還會產(chǎn)生決定性影響。改善電子商務(wù)交易文件外部環(huán)境主要通過完善法律法規(guī)、管理組織和技術(shù)標準來實現(xiàn)。
通過以上對電子商務(wù)交易文件憑證性的影響因素、保障途徑的簡要分析，結(jié)合電子商務(wù)交易流程的特點，筆者構(gòu)建了一個針對電子商務(wù)交易文件憑證性保障的管理模型，如圖1所示，(見圖1)。
該模型從總體上分為四個部分，分別為一個中心、兩條主線、三個層次、四個基礎(chǔ)。四個部分相互依存，并組成一個呈金字塔狀的模型。
(一)一個中心
一個中心是指電子商務(wù)交易文件的憑證性，它是整個保障管理模型的中心和目標所在，也是最終的價值體現(xiàn)。將憑證性置于金字塔狀模型的頂端，體現(xiàn)模型的其他模塊都是以其為中心并提供基礎(chǔ)支持，包括技術(shù)應(yīng)用、制度保障、法律基礎(chǔ)、理論基礎(chǔ)等都是圍繞這一中心展開的。
(二)兩條主線
這兩條主線主要針對電子商務(wù)交易的特點體現(xiàn)的。
1.交易過程線。交易過程線體現(xiàn)的是電子商務(wù)交易的三個階段：交易前、交易中與交易后，每個階段又有不同的環(huán)節(jié)。
(1)交易前階段。包括①商品與市場準備、系統(tǒng)建設(shè)環(huán)節(jié)：該環(huán)節(jié)主要是為了通過交易獲得利潤的商品生產(chǎn)外的準備。其中涉及電子文件管理的是系統(tǒng)建設(shè)環(huán)節(jié)，在電子商務(wù)交易系統(tǒng)設(shè)計、安裝階段，要以前端控制思想為指導(dǎo)，充分規(guī)劃論證，考慮對交易業(yè)務(wù)的功能需要以及對交易文件生成、流轉(zhuǎn)和保管的需要。同時，還要確保計算機網(wǎng)絡(luò)交易環(huán)境的安全，可通過采用防火墻技術(shù)等來實施并提前防護，確保交易環(huán)境的安全可靠。②展示環(huán)節(jié)：賣方或買方對其銷售商品或所需商品的用途、特性、優(yōu)勢、價格及相關(guān)信息的介紹、說明、發(fā)布等活動。商品展示是在電子商務(wù)交易系統(tǒng)上進行的，需要通過商品的圖片、文字以及視頻等文件對商品進行詳細的描述，通過電子商務(wù)系統(tǒng)確保商品說明文件制作的準確無誤以及真實性。③溝通環(huán)節(jié)：買賣雙方或多方就商品價格、質(zhì)量等信息進行交流、咨詢等活動。期間會產(chǎn)生報價單、詢價函、報盤、詢盤以及電子郵件等文件，此類文件的準確性是確保交易產(chǎn)生意向并繼續(xù)進行的前提，因此必須在文件產(chǎn)生時進行嚴格控制，確保其準確性。
(2)交易中階段。包括①談判：圍繞商品的價格、質(zhì)量、交易方式等展開的雙邊或多邊磋商、洽談。②簽約：買賣雙方或多方就商品交易而正式達成的購銷協(xié)議、購銷合同等以實現(xiàn)商流。這一階段會相應(yīng)形成發(fā)盤、還盤、商家證書、訂單、電子合同、EDI簽約、報文等交易文件。這些文件是交易實施的憑證性文件，為確保其真實性、完整性、可靠性，需要通過數(shù)字簽名、身份認證、報文驗證、數(shù)字時間戳等技術(shù)進行保護，防止交易文件在傳輸過程中被非法截留、篡改，保障商業(yè)數(shù)據(jù)不泄露。
(3)交易后階段。包括①支付：買方向賣方按合約支付與商品或服務(wù)交易的所有費用。②配送：賣方向買方配送物品或?qū)嵤┓⻊?wù)。③售后服務(wù)：交易完成后的咨詢、維護保養(yǎng)等相關(guān)活動。④索賠：產(chǎn)生交易糾紛需要仲裁機構(gòu)進行處理，對受損方進行賠償，履行交易合同。這一階段中，支付是一個資金流的過程，涉及賬戶文件、個人身份證書、持卡人證書、支付網(wǎng)關(guān)證書、商業(yè)發(fā)票、保險單等文件。支付因涉及資金賬戶的安全而成為電子商務(wù)交易安全的一個焦點，需要相關(guān)技術(shù)進行安全防護。在交易實現(xiàn)后，整個交易流程基本結(jié)束，相應(yīng)的交易文件應(yīng)相應(yīng)進行鑒定歸檔保存，一方面可以為交易保留歷史記錄，另一方面在產(chǎn)生交易糾紛時，可提取相應(yīng)的憑證文件，作為處理糾紛的證據(jù)。
2.要素流動線。電子商務(wù)交易中主要有四個要素——信息流、資金流、物流和商流。這四個要素的流動中伴隨著商務(wù)交易不同階段的推進，都涉及電子商務(wù)交易文件，如資金支付的電子憑證、物流中的物流狀態(tài)網(wǎng)上查詢單等。某些文件的傳遞甚至貫穿于整個交易流程。
交易過程線是基于現(xiàn)實的交易步驟劃分，而要素流動線則是對交易中抽象出來的要素進行描述，從某種角度看，這兩者是一個整體，或是同一個過程。因此，應(yīng)遵循全程管理原則對這兩條主線進行管理，確保每一個流程細節(jié)中的交易文件都能按照要求形成、傳輸和留存。
(三)三個層次
1.業(yè)務(wù)層。業(yè)務(wù)層是指交易主體通過借助電子商務(wù)交易平臺開展商務(wù)交易活動，具體包括商品準備、商品展示、信息溝通、交易談判、合同簽約、資金支付、商品服務(wù)配送以及售后服務(wù)等活動。業(yè)務(wù)層的活動主要依靠電子化設(shè)備以及電子文件等工具展開，并最終達成交易意向、完成交易目標。
2.技術(shù)層。(1)對要素流的保護。由于交易流程包含四個要素的流動，因此對要素流的保護亦是對交易流程的保護，前端控制在技術(shù)上的應(yīng)用，通過防火墻技術(shù)、數(shù)字簽名、身份認證等技術(shù)對電子文件的生成、流轉(zhuǎn)進行全程保護，以及對電子商務(wù)操作人員的監(jiān)控等，都是保證電子商務(wù)交易文件完整性、真實性、可靠性的必要措施。(2)元數(shù)據(jù)捕獲、分布式歸檔。針對電子商務(wù)交易文件的后期歸檔保管，電子商務(wù)系統(tǒng)在設(shè)計、安裝階段就應(yīng)設(shè)置分布式歸檔、元數(shù)據(jù)自動捕獲等功能，對電子商務(wù)交易文件進行網(wǎng)絡(luò)歸檔。在系統(tǒng)的元數(shù)據(jù)著錄標識設(shè)計中，可以參照計算機系統(tǒng)設(shè)計規(guī)范、檔案管理的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《電子文件元數(shù)據(jù)標準》、《文件分類標識》以及電子商務(wù)方面的《基于XML的電子商務(wù)-第9部分：核心構(gòu)件與業(yè)務(wù)信息實體規(guī)范》(GB/T 19256.9-2006)、《電子商務(wù)產(chǎn)品核心元數(shù)據(jù)》(GB 24662-2009-T)等，參考其中的電子文件核心元數(shù)據(jù)標準，并根據(jù)電子商務(wù)交易文件的特性需要，擴展、編制適合交易文件類型的元數(shù)據(jù)著錄規(guī)則、標準體系。在分布式歸檔系統(tǒng)中，檔案室數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)處于一個可以全局控制的位置，具有一個集中式的數(shù)據(jù)庫，可以對各業(yè)務(wù)部門水平分片方式存儲的歸檔數(shù)據(jù)進行全局歸檔，并實現(xiàn)集中式數(shù)據(jù)共享，保證數(shù)據(jù)庫全局的安全完整。
3.價值層。價值層是電子商務(wù)交易文件憑證價值的最終實現(xiàn)層。通過技術(shù)層對電子商務(wù)交易文件的歸檔，元數(shù)據(jù)捕獲，確保其真實性、完整性、可靠性和可用性，形成可信性文件，最終使其成為一份具有憑證性的文件，并在交易歷史記錄、交易糾紛法律取證、證據(jù)采信中發(fā)揮憑證功能，實現(xiàn)憑證價值。當然這一價值層只是電子商務(wù)交易文件憑證價值的實現(xiàn)，尚未包含業(yè)務(wù)層中交易雙方達成交易協(xié)議、完成交易過程所實現(xiàn)的利益互換的商業(yè)價值。
(四)四個基礎(chǔ)
四個基礎(chǔ)——理論基礎(chǔ)、法律基礎(chǔ)、技術(shù)基礎(chǔ)和制度基礎(chǔ)，均位于模型的最底層，也就是金字塔的底座。這四個基礎(chǔ)既包括現(xiàn)有的保障基礎(chǔ)，也包括前面所提到的改善電子商務(wù)交易文件外部環(huán)境等基礎(chǔ)措施。之所以將其置于底座位置，是因為法律、技術(shù)和制度是電子商務(wù)交易文件憑證性實現(xiàn)的具體操作基礎(chǔ)，而理論指導(dǎo)則是憑證性保障的理念指導(dǎo)基礎(chǔ)。法律、技術(shù)、制度和理論統(tǒng)領(lǐng)整個憑證性保障的全局，如同四個車輪使整個車體平穩(wěn)行駛。
二、模型的可行性分析
(一)模型的優(yōu)點分析
針對電子商務(wù)交易流程特點所提出的電子商務(wù)交易文件憑證性保障模型具有針對性、整體性、可參考性等優(yōu)點。
1.針對性。不少學(xué)者對電子文件真實性、可靠性的保障體系及措施，提出了不同的觀點，但主要是針對全局電子文件或是專指電子政務(wù)的電子文件。而本文提出的電子商務(wù)交易文件憑證性保障模型更具有針對性，針對電子商務(wù)交易流程進行電子文件的憑證性保護分析，這也使相關(guān)的電子商務(wù)交易文件的分布式歸檔方式具有針對性。
2.整體性。電子商務(wù)交易文件憑證性保障模型通過四個基礎(chǔ)、三個層次、兩條主線，一個中心構(gòu)成一個整體，形成了一個金字塔形的保障模型，以憑證性為中心，構(gòu)成全局目標，其他各層次的應(yīng)用主要圍繞中心展開。其中針對交易流程的全過程管理、分布式歸檔方式的檔案室全局控制模式更體現(xiàn)了工作的整體性、全局性。
3.可參考性。電子商務(wù)交易文件憑證性保障模型是一個框架體系簡圖，并非詳細執(zhí)行標準，其具有全局理論指導(dǎo)、實踐參考的作用，但在具體的細節(jié)層面還需要根據(jù)實際情況因地制宜。如關(guān)于電子商務(wù)交易文件元數(shù)據(jù)的著錄標準，各公司、企業(yè)可以根據(jù)不同的電子商務(wù)業(yè)務(wù)需求、系統(tǒng)設(shè)計的特點，在電子商務(wù)系統(tǒng)設(shè)計過程中加入特定的元數(shù)據(jù)著錄或捕獲的功能。在防護技術(shù)上也可以根據(jù)情況而定，有選擇地參考使用，確保安全的同時又符合業(yè)務(wù)基本功能的要求。
(二)模型的適用性分析
1.技術(shù)上的可行性。技術(shù)是保障電子商務(wù)交易文件憑證性的主要途徑之一，很多管理制度的具體實施都需要通過技術(shù)來實現(xiàn)。因此技術(shù)的可行性是保障電子商務(wù)交易文件憑證性的前提。當前計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，很多技術(shù)都被應(yīng)用到電子商務(wù)上，不斷推動電子商務(wù)的發(fā)展。在系統(tǒng)設(shè)計方面，眾多的開發(fā)工具如Visual Basic.NET、Visual C++. NET、PowerBuilder、Delphi和JAVA等在開發(fā)電子商務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)上已較為成熟，能夠滿足各種電子商務(wù)應(yīng)用的開發(fā);在安全保護技術(shù)上，數(shù)字簽名技術(shù)、身份認證技術(shù)、報文認證以及加密技術(shù)等都在網(wǎng)絡(luò)交易中應(yīng)用，在檔案管理方面也有相應(yīng)的應(yīng)用，如某公司的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)(ES-OAIS)具有錯誤校驗功能，即校驗文件的真實性，采用MD5算法來檢驗文件的前后存儲情況是否被修改過;[2]在分布式歸檔技術(shù)上，分布式操作系統(tǒng)、分布式程序設(shè)計語言及其編譯系統(tǒng)、分布式文件系統(tǒng)和分布式數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的應(yīng)用已經(jīng)較為成熟，如DIV Archive(Distributed Intelligent Versa? tile Archive)分布式智能通用歸檔管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)具有分布式和模塊化的體系結(jié)構(gòu)，能夠為特定的環(huán)境制定靈活的解決方案，具備對歸檔的資產(chǎn)進行集中管理等優(yōu)異性能。[3]總的來說，現(xiàn)代的技術(shù)應(yīng)用一般都能較好地解決實際問題。
2.管理上的適用性。電子商務(wù)交易文件憑證性保障模型所應(yīng)用的管理理念都基于管理學(xué)界、檔案學(xué)界現(xiàn)有的相關(guān)文件管理理念，是管理理論的新應(yīng)用或是針對性的應(yīng)用。一般公司、企業(yè)都能相應(yīng)地制定出針對電子商務(wù)交易文件的管理制度，管理方法、原則(如前端控制、全程管理等原則)也可以在實踐中加以運用。但對于一些小型的電子商務(wù)企業(yè)或個體來說，由于其交易所用的計算機是單機應(yīng)用并且所產(chǎn)生電子商務(wù)交易文件數(shù)量相對較少，本文所提到的分布式歸檔方式對其就不是很適用，他們只需一些單機版的管理軟件便能基本滿足文件管理需求。
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