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檔案管理情況調(diào)查報(bào)告范文
檔案管理是一項(xiàng)很重要的基礎(chǔ)管理工作，是一個(gè)企業(yè)的窗口。檔案在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中發(fā)揮著愈來(lái)愈重要的作用。但是，檔案管理在一般企業(yè)管理中還是沒(méi)能引起足夠的重視。杭州ＸＸＸ朝日（股份）有限公司（以下簡(jiǎn)稱ＸＸＸ公司）檔案管理情況如何？是否足夠重視？存在什么問(wèn)題？我們帶著這些疑問(wèn)，從管理咨詢的角度對(duì)ＸＸＸ公司的檔案管理情況進(jìn)行了一次問(wèn)卷調(diào)查，結(jié)果如何呢？
意識(shí)較強(qiáng)，知識(shí)欠缺，重視不夠
本次調(diào)查對(duì)象為ＸＸＸ公司全體員工，但考慮到人數(shù)較多，對(duì)廣大基層工人采取了抽樣調(diào)查，其它部門，尤其是后勤管理部門采取了全員調(diào)查（不包括出差人員），基本上涉及了公司所有部門。我們統(tǒng)計(jì)的調(diào)查問(wèn)卷共238份，有效問(wèn)卷235份。其中，高層人員3人，占1%；中層20人，占9%；基層212人，占88%。碩士及以上學(xué)歷的只有1人，大專以上的114人，約占49%；其余120人為大專以下，占51%。在有些問(wèn)題的回答上，有的人并沒(méi)有選擇，造成了每題答題人數(shù)的不一致，這并不影響調(diào)查的有效性。
縱觀調(diào)查結(jié)果，讓我們驚喜的是ＸＸＸ公司員工整體素質(zhì)較高，檔案意識(shí)還是比較強(qiáng)的。當(dāng)問(wèn)及“您認(rèn)為檔案有多大用處？”時(shí)，有68.1%人認(rèn)為作用很大，27%的人認(rèn)為一般，只有4.9%的人認(rèn)為沒(méi)什么用處。調(diào)查顯示，64.9%的人認(rèn)為檔案工作是全體員工的事情，而認(rèn)為是檔案員和公司領(lǐng)導(dǎo)的分別占29.2%、5.9%。48.5%的人認(rèn)為檔案工作有點(diǎn)難，44.1%的人認(rèn)為一般，7.4%的人認(rèn)為很輕松。在談及檔案的作用時(shí)，認(rèn)為最重要的，參考作用、憑證作用、為決策服務(wù)分別占37.5%、33.5%和29%。認(rèn)為檔案能否創(chuàng)造效益，有77.9%的人認(rèn)為能，9%的人表示否定，13.1%的人表示不清楚。對(duì)于檔案工作是一個(gè)什么樣的概念，3.9%的人認(rèn)為檔案無(wú)非是把資料裝訂起來(lái)保存，33.6%的人認(rèn)為需要專業(yè)知識(shí)，是一門學(xué)問(wèn)，4。4%的人認(rèn)為是一種管理活動(dòng)，認(rèn)為既是一門學(xué)問(wèn)又是一種管理活動(dòng)的還是占了大多數(shù)，占58.1%。從數(shù)據(jù)顯示看，員工的檔案意識(shí)普遍較高，對(duì)檔案的概念、價(jià)值、作用及工作性質(zhì)，認(rèn)識(shí)還是比較正確的，因而他們對(duì)檔案工作的態(tài)度也是積極肯定的，對(duì)檔案要求進(jìn)行嚴(yán)格管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化的人占77.4%，認(rèn)為只要用到時(shí)能找到就行的人只占18.5%，而抱無(wú)所謂態(tài)度的人僅占4.1%。
雖然大部分員工的檔案意識(shí)比較強(qiáng)，但是從調(diào)查反映出的結(jié)果看，員工對(duì)檔案知識(shí)的了解卻是十分匱乏。曾經(jīng)接觸過(guò)《檔案法》的只有6.9%，80.8%的人沒(méi)學(xué)過(guò)，12.3%的人甚至認(rèn)為國(guó)家根本就沒(méi)有頒布過(guò)《檔案法》。可見(jiàn)《檔案法》的宣傳力度十分缺乏，這也是部分員工檔案意識(shí)不高的原因之所在。員工自認(rèn)為十分了解檔案的占3.6%，一般了解的占68.9%，不了解的也占27.5%。為此我們特意對(duì)員工的檔案基礎(chǔ)知識(shí)進(jìn)行了考查，要求在“文件、獎(jiǎng)杯、圖紙和磁盤”中選出一樣不屬于檔案的是哪項(xiàng)，結(jié)果認(rèn)為全部都是檔案的人只有35.2%,正確率比較低。
公司對(duì)檔案到底有多重視呢？在員工眼里，只有30%的人認(rèn)為很重視，而61.4%的人卻認(rèn)為一般，8.6%的人認(rèn)為不重視�？梢�(jiàn)，公司對(duì)檔案的重視程度還有待提高。
檔案管理是強(qiáng)，還是是弱？
據(jù)我們所知，ＸＸＸ公司建有綜合檔案室，配有專職檔案員，各項(xiàng)規(guī)章制度比較系統(tǒng)完備，該成立的檔案組織機(jī)構(gòu)都已成立。但檔案管理水平到底如何呢？經(jīng)我們公司和杭州市檔案局檢查，在檔案整理上存在著雜亂的情況，許多資料堆放在檔案室內(nèi)，還沒(méi)有整理。檔案管理作為企業(yè)一個(gè)獨(dú)立的管理系統(tǒng)，它的運(yùn)作情況怎樣呢？經(jīng)調(diào)查，大家對(duì)檔案的管理制度還是不太了解，這種人占58.1%，不了解的也占了26.9%，只有15%的人認(rèn)為自己了解。認(rèn)為對(duì)本部門的檔案收集范圍不太了解的人有59.3%，不了解的有19.1%，而了解的只有21.6%。對(duì)于檔案管理制度執(zhí)行，認(rèn)為很好的占15.4%，一般的占78.6%，認(rèn)為幾乎沒(méi)執(zhí)行的占6%。
在檔案管理的實(shí)踐中，我們的經(jīng)驗(yàn)是：檔案的收集工作是最基礎(chǔ)和關(guān)鍵的一環(huán)，也是檔案管理工作的難點(diǎn)。但在職工眼中，檔案的收集與整理的重要程度似乎差不多，兩者所占的比例分別是33%和38.3%。我們基本表示贊同。通過(guò)調(diào)查，我們了解到員工對(duì)于收集工作的態(tài)度還是比較支持。當(dāng)問(wèn)到自己在處理完畢一個(gè)文件后，該怎么辦時(shí)，認(rèn)為會(huì)主動(dòng)交給檔案部門的占了66.4%，而希望自己保管的占29.8%，無(wú)所謂放哪兒的占3.8%。認(rèn)為做好檔案收集工作主要制度保證的也占了大多數(shù)，占64.5%，認(rèn)為靠檔案員收集的占15.3%，認(rèn)為靠領(lǐng)導(dǎo)重視、督促的占20.2%。至于檔案收集工作為何如此困難,員工的分析是：平時(shí)沒(méi)有檔案收集的意識(shí)，忘了的可能性最大，持這種觀點(diǎn)的人占38.7%。認(rèn)為不知道要收集什么是收集難的原因的人占28.4%。而認(rèn)為工作態(tài)度的原因的，如“這是檔案員的事，與我無(wú)關(guān)”的占18.5%。認(rèn)為責(zé)任心的問(wèn)題的，如“檔案是公司的，又不是自己的，管它呢”的占14.4%。
其實(shí)，員工對(duì)檔案管理工作的態(tài)度是積極的、支持的。在問(wèn)到“您認(rèn)為檔案統(tǒng)一管理有必要嗎？”，回答“很有必要”的占83.4%。“您覺(jué)得對(duì)員工進(jìn)行檔案培訓(xùn)有必要嗎？”，回答“十分必要”的占62.8%。“您認(rèn)為檔案人員有沒(méi)有必要參加公司的重大活動(dòng)？”，回答“有必要”的占72.8%。對(duì)檔案員的收集工作持支持、配合態(tài)度的占74.4%。
不過(guò)，員工對(duì)查檔案效率的問(wèn)題，大部分認(rèn)為一般，約占68.5%，認(rèn)為很快的只占19.5%，認(rèn)為很慢的也有12%。
在檔案的利用問(wèn)題上，我們得到的信息是：不夠理想！經(jīng)常到檔案室查檔案的只有16.1%，較少的占42.1%，幾乎不去的占41.8%。而檔案室經(jīng)常查不到的情況還好，只占4.5%，有時(shí)查不到的情況較多，占57.5%。
另外，員工也對(duì)公司目前的檔案工作提出了許多問(wèn)題，如：“檔案不夠齊全，有時(shí)查不到工作所需的安裝、改建圖紙、資料，影響了工作效率。”“一、人員不足；二、沒(méi)用的檔案資料很多，檔案管理人員不清楚是否有用。”“管理手段較落后，電腦使用程度較低�！薄艾F(xiàn)在本公司有的檔案管理還只是初步的，還不是很系統(tǒng)，制度也不夠嚴(yán)格�！薄皺n案管理制度不明確，需重新修訂，并認(rèn)真有效地執(zhí)行。”
加強(qiáng)管理是普遍呼聲
從我們的調(diào)查情況看，員工對(duì)加強(qiáng)檔案管理的呼聲普遍比較高。當(dāng)我們問(wèn)及目前公司的檔案管理水平與公司發(fā)展是否相適應(yīng)時(shí)，只有36.8%的人認(rèn)為“適應(yīng)”，而認(rèn)為“不太適應(yīng)”、“不適應(yīng)”的人占了63.2%。對(duì)公司在檔案的投入方面，認(rèn)為“不太多”和“很少”的人占了85.3%。當(dāng)問(wèn)及公司現(xiàn)在的檔案工作有沒(méi)有必要提高時(shí)，有83.1%的人持肯定和支持態(tài)度。當(dāng)問(wèn)及檔案工作有沒(méi)有必要加強(qiáng)時(shí)，有82.1%人認(rèn)為“需要”。大家對(duì)于把檔案工作納入考核的態(tài)度也是比較贊同，占了61.2%，僅有6.5%的人反對(duì)，32.3%的人抱無(wú)所謂態(tài)度。所以，爭(zhēng)取員工對(duì)檔案管理工作的支持和理解是十分必要的，尤其是那部分持無(wú)所謂態(tài)度的人還是比較多，要做好這部分人的思想工作。
建議和對(duì)策
員工對(duì)公司檔案管理工作還是比較關(guān)注的，許多員工都提出了自己的觀點(diǎn)、意見(jiàn)和建議，典型的幾條摘錄如下：
-----外文圖紙及文字說(shuō)明要配中文釋文；
-----加強(qiáng)對(duì)借出檔案的管理；
-----建立計(jì)算機(jī)查詢系統(tǒng)，像圖書館查閱圖書、資料那樣，輸入關(guān)鍵詞，就可顯示出你要查找的資料檔案；
-----1）、提高公司員工的檔案工作的認(rèn)識(shí)，以制度化來(lái)保證檔案的收集、整理和保管工作；
2）、集中一段時(shí)間，對(duì)現(xiàn)有檔案工作進(jìn)行一次認(rèn)真地清理、整頓工作；
3）、檔案工作的目的是為了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)工作服務(wù)，為此希望通過(guò)清理、整頓后，把企業(yè)的檔案工作做得更出色；
-----公司檔案是企業(yè)發(fā)展的生命線，能否保管好企業(yè)各階段
的檔案，與企業(yè)發(fā)展息息相關(guān)。管理好公司的檔案需有
一定的文化素質(zhì)及專業(yè)知識(shí)。檔案能為公司提供技術(shù)、
生產(chǎn)服務(wù)，提高經(jīng)濟(jì)效益。加強(qiáng)檔案管理，嚴(yán)格按照制
度執(zhí)行；
-----建立一套檔案管理程序，由計(jì)算機(jī)直接操作，只要打開(kāi)
電腦，就能一目了然了解檔案資料；
-----多進(jìn)行《檔案法》及檔案管理的培訓(xùn)，使全體員工具備
檔案知識(shí)，制定完善的制度并嚴(yán)格執(zhí)行；
-----檔案管理的重要性沒(méi)有體現(xiàn)，許多員工要查資料首先想
到的不是檔案室。建議檔案管理透明化一點(diǎn)，使員工認(rèn)
識(shí)檔案的內(nèi)容，以便工作能利用；
-----我認(rèn)為公司的基層人員對(duì)檔案要?dú)w檔的意識(shí)淡薄，這部分的工作還有待加強(qiáng)；
-----加大投入，加強(qiáng)管理，提高業(yè)務(wù)水平，為公司和員工服務(wù)；
-----1）、加強(qiáng)宣傳、教育，提高全員的檔案管理意識(shí)，增強(qiáng)部門和管理員的自覺(jué)性，尤其是中層級(jí)；
2）、從制度上保證，強(qiáng)制性規(guī)范歸檔內(nèi)容和要求、時(shí)間。尤其是在次年一季度是重點(diǎn)時(shí)期，一年的材料必須歸檔，再由管理員整理、分類、歸檔。如經(jīng)常查閱的可以復(fù)制一份備用；
3）、加強(qiáng)檔案管理員的責(zé)任心和提高工作水平、服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)協(xié)調(diào)、溝通和收集，深入基層部門。
針對(duì)ＸＸＸ公司檔案管理上存在的問(wèn)題，綜合各方面的意
見(jiàn)和建議，我們提出以下主張：
一、對(duì)公司原有檔案管理制度進(jìn)行一次修訂，增強(qiáng)操作性、系統(tǒng)性。
二、對(duì)原有的檔案管理組織機(jī)構(gòu)成員進(jìn)行調(diào)整，以適應(yīng)目前的組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程。
三、對(duì)原有檔案進(jìn)行重新規(guī)范整理，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理。
四、加強(qiáng)計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理，對(duì)由原來(lái)的檔案管理軟件進(jìn)行升級(jí)，建議采用網(wǎng)絡(luò)版。并逐步實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化。
五、把檔案管理納入考核范圍，尤其是各部門負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)組成人員及專職檔案員，要與他們的工資、獎(jiǎng)金掛鉤。
六、加強(qiáng)檔案管理措施，特別是收集工作，對(duì)拒不交出檔案的人員以及提供不出基本資料的人員給予處罰。對(duì)到外開(kāi)會(huì)或采購(gòu)所帶來(lái)的或形成的資料，應(yīng)及時(shí)交檔案室歸檔，報(bào)銷單憑檔案室蓋章，方能到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷有關(guān)費(fèi)用。
七、對(duì)檔案管理組織機(jī)構(gòu)人員進(jìn)行系統(tǒng)的檔案培訓(xùn)，并組織考試，凡不及格者，應(yīng)進(jìn)行一定的處罰。有必要時(shí)，可以組織檔案知識(shí)競(jìng)賽。
八、檔案網(wǎng)絡(luò)小組要每季召開(kāi)一次會(huì)議，討論公司檔案管理問(wèn)題，并協(xié)商解決。
九、檔案工作年初要有計(jì)劃，年末要有總結(jié)。
十、加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房建設(shè)，規(guī)劃新建檔案室，檔案裝具使用密集架。
十一、檔案整理工作每年可以交給專業(yè)檔案公司完成，不僅可以使檔案工作有一個(gè)延續(xù)性，又能保持更規(guī)范的水平，同時(shí)可以大大降低成本。
十二、加強(qiáng)檔案的信息開(kāi)發(fā)及統(tǒng)計(jì)工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供資料。
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