檔案室建設(shè)方案

　　檔案室建設(shè)方案【1】

　　為進一步推進我局檔案規(guī)范化、標準化、科學(xué)化建設(shè)，爭創(chuàng)省二級綜合檔案室，根據(jù)《省機關(guān)檔案工作目標管理省級認定辦法》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我局檔案目標管理實際情況和爭創(chuàng)活動的要求，我局決定2011年開展檔案升級達標工作，特制定如下實施方案：

　　一、指導(dǎo)思想

　　以鄧小平理論、“三個代表”重要思想和科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，以檔案管理省二級標準為依據(jù)，本著“對歷史負責，對現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想”的原則，進一步加強和規(guī)范我局檔案工作。通過爭創(chuàng)活動，全面加強機關(guān)管理，提升工作效能。

　　二、工作目標

　　高標準、高質(zhì)量地完成我局檔案爭創(chuàng)省二級管理水平的目標，促進我局各項工作規(guī)范化建設(shè)，從而更好的服務(wù)于我市交通事業(yè)。

　　三、組織領(lǐng)導(dǎo)

　　我局檔案目標認定工作是一項綜合性、系統(tǒng)性工程，必須凝全局之力、聚全局之智，統(tǒng)一部署，分工協(xié)作。為加強領(lǐng)導(dǎo)，搞好協(xié)調(diào)，努力實現(xiàn)檔案目標管理升級，我局決定對原檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員進行充實調(diào)整，領(lǐng)導(dǎo)小組由沈培興任組長，趙文松任副組長，我局相關(guān)科室負責人及檔案員為成員，全面負責檔案升級工作。

　　四、實施步驟

　　為確保我局檔案目標管理升級工作如期完成，將整個工作分為四個階段：動員準備階段、收集整理階段、自檢補差階段和整改驗收階段。

　　第一階段(2月上旬～5月底)：動員準備階段。

　　制定我局檔案工作爭創(chuàng)省二級目標管理實施方案;調(diào)整充實我局檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組;召開有關(guān)人員會議，部署檔案目標管理認定工作。組織小組成員認真學(xué)習《中華人民共和國檔案法》等文件，組織到兄弟單位參觀學(xué)習，提高對檔案管理升級工作重要性的認識。

　　同時邀請市檔案局指導(dǎo)科老師來我局講授有關(guān)檔案業(yè)務(wù)知識，對我局檔案達標工作進行指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)不足和需要改進的地方，及早準備，制定整改完善措施。

　　第二階段(6月上旬～9月底)：收集整理階段。

　　根據(jù)檔案類別，實行分塊操作。

　　1.文書檔案。由局綜合檔案室負責，各部門按照要求將本科室業(yè)務(wù)工作中形成的材料收集整理移交局綜合檔案室，移交時間不得超過2011年5月底。

　　2.綜合材料。大事記、全宗介紹、機構(gòu)沿革、專題材料的編寫，制度匯編等由交編辦負責，各科室和熟悉本局工作情況的相關(guān)同志配合完成，2011年9月上旬交稿。

　　3.會計檔案。由局財務(wù)科負責，截止2009年的財務(wù)檔案及各年年報電子版，2011年9月底前整理完畢，編制電子案卷目錄交檔案室。

　　4.科技類檔案。由工程科、檔案室負責工程檔案的歸檔和數(shù)字化備份。2011年9月底前交檔案室。

　　5.聲像、實物檔案。由各科室、檔案室共同負責，各科室負責整理好本科室的聲像檔案，編目，填寫說明。實物檔案統(tǒng)一移交檔案室，2011年9月底前完成收集整理。

　　因檔案工作繁瑣，信息錄入量較大，決定采取集中整理和分散錄入相結(jié)合的方式，各科室要盡力配合，工作分配量化到人，保證按時保質(zhì)保量地完成工作任務(wù)。

　　第三階段(10月上旬～10月底)：自檢補差階段。

　　我局檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)《省機關(guān)檔案工作目標管理審計認定自檢評分表》進行自檢打分，對自檢中存在的問題進行認真補課。邀請市檔案局到我局指導(dǎo)檔案工作，進行預(yù)檢，并根據(jù)提出的意見及時落實整改。辦公室負責自檢工作安排及有關(guān)材料的準備。

　　第四階段(11月上旬)：申報驗收階段。

　　1.申報。按照省二級標準，組織撰寫申報省二級檔案管理的申請報告、自檢報告(主要包括我局概況，開展檔案工作目標管理的措施及自我評價等)、我局檔案工作基本情況登記表、自我檢查評分表。

　　2.驗收。根據(jù)預(yù)檢中發(fā)現(xiàn)的不足，限期落實整改，在各項工作準備就緒后，最終接受市檔案局的考核驗收。力爭在20**年11月底前達標。

　　五、工作要求

　　(一)檔案目標管理認定工作涉及到我局各科室，僅靠個別科室和檔案員是難以完成的，各科室必須充分認識這次檔案升級工作的重要性，充分發(fā)揚團結(jié)協(xié)作的精神，在人員安排、時間安排、經(jīng)費投入全力支持下，做到互幫互助，爭取高標準、高質(zhì)量地完成我局檔案爭創(chuàng)省二級目標任務(wù)。

　　(二)解決檔案庫房防磁柜、閱覽室等硬件問題，確保檔案庫房安全牢固，庫房嚴格按照“九防”要求，切實做好防光、防潮、防滋、防蛀、防塵、防水、防盜、防高溫、防污染工作，配齊防磁柜、溫濕度自動記錄儀等必要硬件設(shè)備，確保檔案安全無損。

　　根據(jù)我局檔案整理進度，對所需要硬件設(shè)施的配置及費用支出，由檔案室提出意見報我局領(lǐng)導(dǎo)審定予以安排，為檔案升級達標工作如期完成提供后勤保障。

　　(三)我局檔案目標管理爭創(chuàng)省二級標準的實施，工作任務(wù)重，時間緊，要求高，標準嚴，同時也為我們提供了一個迎接挑戰(zhàn)、提高進步的難得機遇。各科室人員都要積極參與，充分發(fā)揮各自潛能，盡心竭力協(xié)助檔案員做好檔案升級工作，確保順利實現(xiàn)創(chuàng)建任務(wù)。

　　檔案室實施方案【2】

　　一、指導(dǎo)思想

　　加強檔案的集中統(tǒng)一管理，保證公司檔案的完整、準確;確保檔案的安全和有效利用，提升整體服務(wù)功能。

　　二、檔案管理工作

　　(一)檔案材料的收集

　　建立健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限;對遺缺不全的檔案，采取不同措施，積極收集齊全;及時催辦整理完成的文件上交回收，在次年檢查齊全后整理立卷歸檔，并做好臺帳管理。

　　(二)檔案的歸檔、立卷與管理

　　依據(jù)檔案來源、時間、題目、內(nèi)容順序分成若干層次和類別進行分類。立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件、請示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄，對所有公司檔案系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制檔案目錄(卡片)，按一定次序排列和存放。

　　每年對檔案進行一次清理，清除不必要保存的材料;對破損和褪色的材料進行修補和復(fù)制。

　　(三)檔案的保管

　　防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護檔案的安全;公司設(shè)立專門地點或?qū)Ｓ脦旆炕驅(qū)Ｓ梦募�庫保存檔案;做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀等工作。

　　(四)檔案的鑒定分類

　　從檔案的內(nèi)容、來源、時間、名稱等方面鑒別檔案的價值，以鑒定量分重點保管和一般保管。重點保管檔案應(yīng)設(shè)立專人專柜保管， 并按檔案保管期限分永久、長期、短期三種以確保檔案的價值。

　　(五)檔案借閱、利用工作

　　凡需使用檔案者，均須填寫文件調(diào)閱單，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱。

　　案卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。借閱期限不得超過三個星期，到期歸還;如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案者應(yīng)愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。

　　借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)。

　　本公司內(nèi)檔案管理的利用方式有：

　　1、提供檔案原件;

　　2、提供檔案復(fù)印件;

　　3、提供文獻索引資料。

　　4、檔案管理部門應(yīng)主動向各部門員工提供公司檔案編研信息服務(wù)。

　　三、檔案室工作職責：

　　1、完成文書檔案、聲像檔案、規(guī)劃檔案、基建檔案、

　　房產(chǎn)檔案，在每年的規(guī)定時間(即每半年)完成檔案的接收(收集)、整 理、分類、歸檔等工作。

　　2、做好室藏建設(shè)。一是整理檔案庫房，達到規(guī)定要求。二是將檔案管理的相關(guān)制度上墻，整理好的各類檔案上架入庫保管。

　　3、開展檔案開發(fā)利用工作，辦理借閱與咨詢;積極開發(fā)檔案信息資源，為本公司工作服務(wù)。

　　4、維護檔案的完整與安全，做好檔案的安全防范、修復(fù)、復(fù)制、保護工作，對損壞、偷竊、擅自銷毀、遺失檔案和泄密者，提請公司予以處理，對保護檔案有功者，提請公司給予表彰。

　　5、做好檔案信息編研工作。編寫全宗介紹、立卷、說明、組織沿革、大事記、主要業(yè)務(wù)工作基礎(chǔ)數(shù)字匯編，整理專題匯集、發(fā)文匯集等參考資料，收集統(tǒng)計檔案工作基本情況，編制案卷目錄、案卷文件目錄等檢查工具。

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