檔案館搬遷方案

　　檔案館搬遷方案

　　搬遷前規(guī)劃準(zhǔn)備

　　一、規(guī)劃新館館舍布局

　　檔案館建設(shè)是檔案事業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ)和保證，努力把各級國家檔案館建設(shè)成為“五位一體”的公共檔案館，是實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)跨越式發(fā)展的重點(diǎn)目標(biāo)。

　　所以，檔案館新館建設(shè)對每個(gè)地方來說都是新的里程碑，是實(shí)現(xiàn)管理水平、服務(wù)水平跨越式發(fā)展的重要機(jī)遇。

　　而新館功能區(qū)域的劃分、各種功能用房的分布、館藏檔案資源的布局、柜架桌椅等不同設(shè)備的需求數(shù)量及擺放位置等，是每個(gè)檔案館新館規(guī)劃設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)考慮的基本要件，更是在建成使用前要面對的現(xiàn)實(shí)問題。

　　1　根據(jù)功能要求合理規(guī)劃檔案館新館布局

　　鑒于檔案館特殊性，按照其使用功能一般分為庫區(qū)、對外服務(wù)區(qū)、業(yè)務(wù)技術(shù)區(qū)、辦公區(qū)和附屬用房區(qū)等。

　　檔案館新館布局應(yīng)根據(jù)功能要求和工作流程進(jìn)行合理規(guī)劃，做到既能滿足功能分區(qū)，又便于前后工作銜接，保障利用者得到靈活、迅速、周到的服務(wù)。

　　各類用房要凸顯實(shí)體保管、閱覽接待、開放利用、展覽教育、技術(shù)處理、辦公會(huì)議、干部培訓(xùn)、學(xué)術(shù)交流、公眾休閑、對外服務(wù)等功能，并在平面布局中做到功能分區(qū)明顯。

　　如庫區(qū)要求相對獨(dú)立，對外服務(wù)區(qū)應(yīng)單獨(dú)設(shè)置出入口，鍋爐房、變配電室等可能危及檔案安全的附屬用房，在整個(gè)布局中應(yīng)與庫區(qū)保持一定安全距離;對外服務(wù)區(qū)、業(yè)務(wù)技術(shù)區(qū)、辦公區(qū)應(yīng)具有良好的自然采光和通風(fēng)條件;館內(nèi)道路規(guī)劃應(yīng)與城市道路或公路連接，符合消防和疏散要求并便于檔案運(yùn)送、裝卸;保證足夠綠化用地、集散場地、道路、停車場等;使室外公共區(qū)域其既可在平時(shí)作為公眾休閑的場所，又可在災(zāi)害發(fā)生時(shí)成為人員疏散和臨時(shí)應(yīng)急避難的場所使用。

　　2　科學(xué)、合理劃分、布局檔案館新館館藏

　　要根據(jù)檔案館收藏檔案資源的特點(diǎn)(如載體、內(nèi)容、性質(zhì)等不同)，結(jié)合新館建筑結(jié)構(gòu)，科學(xué)、合理地劃分館藏存放區(qū)域。

　　檔案館館藏布局是檔案館百年大計(jì)，一旦確定一般不容易改變，需要有一定前瞻性。

　　應(yīng)根據(jù)新建檔案館的建筑結(jié)構(gòu)、建筑空間分布及各空間檔案資源的承載量、館藏檔案特點(diǎn)和各類檔案館藏量、擬藏量、各類檔案資源的閱流量及利用者流量來科學(xué)規(guī)劃，對館藏區(qū)域進(jìn)行合理布局(如設(shè)置紙質(zhì)檔案庫、特殊載體檔案庫、實(shí)物檔案庫、資料庫;珍貴檔案實(shí)體，還要安排特殊庫房作為特藏庫)，將新館館藏組成一個(gè)高效、有序的有機(jī)整體，并科學(xué)安排館藏出入庫和提供利用的流動(dòng)路線。

　　既保障館藏檔案安全，又方便利用者，同時(shí)維護(hù)檔案館工作人員正常工作環(huán)境。

　　3　通過室內(nèi)環(huán)境布局體現(xiàn)現(xiàn)代檔案館管理與服務(wù)理念

　　確定館藏檔案布局之后，接下來是設(shè)計(jì)各功能區(qū)域的室內(nèi)布局。

　　要考慮柜架位、柜架距、閱覽桌桌距、工作臺(tái)擺放等。

　　要合理利用檔案館有效面積，避免空間浪費(fèi)。

　　作為全新檔案館，要從利用者視角出發(fā)，綜合考慮閱覽室內(nèi)及其他服務(wù)區(qū)域的空間感、視覺感、行為感，通過有效家具設(shè)計(jì)與擺放，最大限度為利用者提供舒適、平和、親切的閱覽環(huán)境。

　　同時(shí)，還應(yīng)充分考慮工作人員辦公區(qū)域和其他功能區(qū)域的室內(nèi)布局，使其具有可塑性，能根據(jù)形勢需要，較容易做出局部調(diào)整。

　　在此基礎(chǔ)上，運(yùn)用Auto CAD軟件，先繪制出每個(gè)樓層的布局平面圖及每個(gè)房間的平面效果圖，在現(xiàn)場和圖紙上標(biāo)明舊址相關(guān)各區(qū)域、場所及檔案柜架、閱覽桌、工作臺(tái)和其他設(shè)備的統(tǒng)一編號，以確保搬遷人員能夠迅速準(zhǔn)確地找到每一件物品的歸宿，擺放一步到位，節(jié)約時(shí)間和人力。

　　二、確認(rèn)新館各項(xiàng)建設(shè)指標(biāo)

　　新館交付使用前，要按照《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》對新館建設(shè)情況進(jìn)行全面驗(yàn)收，重點(diǎn)驗(yàn)收安全、消防及恒溫恒濕系統(tǒng)的設(shè)置及質(zhì)量情況，新機(jī)房環(huán)境(包括室電系統(tǒng)環(huán)境、供電系統(tǒng)環(huán)境、供電系統(tǒng)線路情況的確認(rèn)，各種電壓測量，UPS供電系統(tǒng)檢測量)，確認(rèn)每項(xiàng)驗(yàn)收內(nèi)容都達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求。

　　三、成立搬遷工作領(lǐng)導(dǎo)小組

　　檔案館搬遷工作必須遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分工負(fù)責(zé)、協(xié)調(diào)配合”的原則，成立搬遷工作領(lǐng)導(dǎo)小組及各區(qū)域工作小組，明確職責(zé)。

　　領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)：負(fù)責(zé)組織、策劃本次搬遷的全面工作;討論制定搬遷工作方案并組織實(shí)施;協(xié)調(diào)搬遷工作中出現(xiàn)的矛盾和問題;及時(shí)調(diào)度搬遷的進(jìn)程;協(xié)調(diào)好參與搬遷工作的部隊(duì)或搬遷公司在搬運(yùn)物品時(shí)做好物品的防護(hù)工作。

　　各區(qū)域工作小組及負(fù)責(zé)人職責(zé)：負(fù)責(zé)區(qū)域搬遷活動(dòng)的指導(dǎo)與組織;負(fù)責(zé)區(qū)域搬遷活動(dòng)的監(jiān)督;負(fù)責(zé)執(zhí)行搬遷活動(dòng)工作方案的實(shí)施;協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)小組組長處理在搬遷過程中出現(xiàn)的問題;及時(shí)調(diào)度負(fù)責(zé)區(qū)域內(nèi)的搬遷活動(dòng)的進(jìn)度;協(xié)調(diào)做好搬遷過程中物品的防護(hù)工作。

　　四、查驗(yàn)清理館藏與固定資產(chǎn)

　　檔案館搬遷，正是對館藏檔案資源全面查驗(yàn)、對固定資產(chǎn)進(jìn)行清理的大好時(shí)機(jī)。

　　可對發(fā)現(xiàn)與確定的錯(cuò)庫、錯(cuò)架、錯(cuò)類、錯(cuò)號案卷(或資料)進(jìn)行校正;通過清理對館藏水平做一次系統(tǒng)、階段性的總結(jié)和優(yōu)化，讓新館在較優(yōu)基礎(chǔ)上起步。

　　1　清點(diǎn)館藏

　　對檔案資源進(jìn)行“核賬”，可以利用案卷目錄、分類目錄等對檔案資源逐卷逐冊逐件核對。

　　做到對館藏心中有數(shù)，為新館確定柜架份額準(zhǔn)備好可靠數(shù)據(jù)。

　　此項(xiàng)工作量較大，需提前進(jìn)行。

　　2　館藏整序

　　即檔案資源的有序化，是對館內(nèi)各檔案庫、資料庫所藏資源進(jìn)行全面的整序、歸類、排架、鑒定、剔舊、核銷等工作。

　　在搬遷前將所有未按系統(tǒng)排列的檔案資源，例如柜架緊張時(shí)，下架的和“亂架”的檔案、資料等，按檔號(資料編號)統(tǒng)統(tǒng)歸位;對現(xiàn)有檔案資源進(jìn)行全面檢查、鑒定，剔除過期、到期、無保存價(jià)值的檔案資源，卸下包袱，輕裝搬遷。

　　使檔案資源個(gè)個(gè)“貨真價(jià)實(shí)”，為那些重要的、利用率較高的檔案資源騰出空間。

　　3　確認(rèn)家當(dāng)

　　即按部門清點(diǎn)現(xiàn)有檔案柜架、閱覽桌椅、儀器設(shè)備、辦公家具等固定資產(chǎn)，清理庫房內(nèi)存放的物品，具體列出應(yīng)搬遷的設(shè)備、物品和損壞、報(bào)廢的設(shè)備、物品明細(xì)，匯總造冊。

　　掌握區(qū)域空間柜架特點(diǎn)及其規(guī)模。

　　此外，還要明確需要增添的設(shè)備、配件等，及時(shí)申請。

　　在此過程中，對各固定資產(chǎn)及其位置要有總體認(rèn)識;對廢舊、損壞的物品要登記去處，提前處理不要物品，不遺留任何問題。

　　4　實(shí)施保護(hù)

　　搬入新館前對查找出來的問題，根據(jù)輕重緩急，逐一解決。

　　主要是對紙質(zhì)檔案進(jìn)行除塵、消毒;對“病檔”進(jìn)行登記，對不規(guī)范的檔案進(jìn)行重新整理或者有重點(diǎn)的搶救性保護(hù)措施(如復(fù)印原件備查，進(jìn)行縮微、數(shù)字化等);對特種載體檔案要進(jìn)行除塵、清潔、干燥等。

　　就原有網(wǎng)絡(luò)設(shè)備而言，繪制出現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的列表和拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)圖及搬遷后的物理布置圖、連接

　　圖、線纜號圖;對所有關(guān)鍵數(shù)據(jù)(包括程序、數(shù)據(jù)庫、各服務(wù)器的配置參數(shù)、操作系統(tǒng)等)進(jìn)行備份;提早解決各個(gè)設(shè)備及其線纜、信號燈、液晶顯示屏等存在的錯(cuò)誤;對網(wǎng)絡(luò)設(shè)備保潔處理等。

　　五、準(zhǔn)確無誤地測定柜架位

　　館藏柜架位的測定是檔案館搬遷過程中重要步驟。

　　由于新舊館合承載量、庫位布局、館藏量均存在差異，故原有館藏各類檔案資源實(shí)體需要重新組合和布局，以便更好地利用。

　　為此，必須進(jìn)行柜架位測定，據(jù)此編制《舊館、新館檔案存放對照表》、《新館檔案存放方案》，定位每節(jié)柜架。

　　館藏柜架位的測定主要包括測量計(jì)算在架存放各類檔案資源實(shí)體的實(shí)際長度、存放各類檔案資源實(shí)體的預(yù)留發(fā)展空間，要在新館儲(chǔ)存檔案資源實(shí)體的各個(gè)獨(dú)立空間里的檔案柜架上事先標(biāo)出編號。

　　館藏柜架位測定準(zhǔn)確無誤，可節(jié)省人力、物力、財(cái)力，降低損耗，加快搬遷速度。

　　六、選擇合適的搬遷方法

　　一般搬遷方式：一是打捆、下架、裝箱(裝袋)，然后裝入大中型貨運(yùn)車運(yùn)送至館藏地，再開箱(袋)、解捆、上架、排序，這種方法比較適合新舊館距離比較遠(yuǎn)的檔案館的搬遷;二是打捆、下架、裝車運(yùn)送至目的地，再解捆、上架、排序，此種方法則適合新舊館距離較近的檔案館的搬遷;三是下架、裝上推車(或其他搬運(yùn)工具)，由人組成傳送帶運(yùn)送至上架架位，上架、排序，此種方法適用于同一樓層或跨樓層的搬遷。

　　以上方法不足之處：首先，需要有較大的空間有序地排放已經(jīng)下架的包和捆;其次，無法準(zhǔn)確控制館藏實(shí)體的排列架位及預(yù)留今后發(fā)展的架位空間;再次，一旦次序發(fā)生混亂，如一捆或幾捆、一包或幾包案卷出現(xiàn)錯(cuò)誤，整個(gè)布局將隨之發(fā)生混亂，需要重新排序;第四，整個(gè)搬遷過程無法進(jìn)行有序控制，容易發(fā)生亂堆亂放的情況，為后續(xù)的工作帶來困難和不便。

　　所以，搬遷過程中應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，靈活使用。

　　七、制定詳細(xì)的搬遷實(shí)施方案

　　搬遷工作應(yīng)在“人員安全、檔案安全、保密安全”的總要求下，制定詳細(xì)、合理、可行的搬遷實(shí)施方案，內(nèi)容包括搬運(yùn)日期、檔案資源的種類和柜架的類型、數(shù)量、搬遷的起始地點(diǎn)、運(yùn)輸路線等。

　　與此同時(shí)，需充分考慮影響搬遷進(jìn)度的主要因素，估計(jì)搬遷工作中可能遇到的問題與難點(diǎn)，包括安保、搬運(yùn)、通電、天氣問題等，提出解決措施和應(yīng)急方案，并成立相應(yīng)工作小組，明確每一道工序，把搬遷工作細(xì)化到每個(gè)人。

　　八、準(zhǔn)備搬遷所需工具及用品

　　主要是指搬遷過程中所使用的運(yùn)輸工具(如搬運(yùn)車輛)及打包、搬遷用品(如記號筆、封口膠、紙箱、繩子、螺絲刀、錘子、鉗子、裁紙刀、報(bào)紙、泡沫等)的準(zhǔn)備，為搬遷工作提供物質(zhì)保障。

　　搬遷中的過程控制

　　搬遷中的過程控制是檔案館搬遷的實(shí)質(zhì)性階段，包括檔案資源及辦公設(shè)備搬遷兩大部分。

　　要進(jìn)行“預(yù)搬試驗(yàn)”，精確計(jì)算搬遷全程所需要時(shí)間。

　　在驗(yàn)證此方法可行之后，進(jìn)行人員調(diào)配、戰(zhàn)前動(dòng)員和說明搬遷注意事項(xiàng)，開始運(yùn)作，以達(dá)到搬遷成本最小化。

　　一、組織調(diào)配人員

　　搬遷前期，領(lǐng)導(dǎo)小組要召開由全體工作人員參加的搬遷動(dòng)員大會(huì)，宣布搬遷思路、搬遷方案及各部門、搬遷工作小組和每個(gè)人的職責(zé)，充分調(diào)動(dòng)積極性，全力以赴投入工作。

　　在搬遷實(shí)踐中，全員全程參與，領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)一組織和調(diào)配人員，責(zé)任落實(shí)到人。

　　二、檔案資源搬遷

　　1　打捆

　　檔案館在暫停對外服務(wù)，告知社會(huì)和民眾閉館情況的基礎(chǔ)上，把館藏案卷、資料逐一卸下，貼上印有庫室號、柜架號、全宗號、起止號、盒數(shù)(或卷數(shù))、裝箱人等標(biāo)識的標(biāo)簽。

　　標(biāo)簽應(yīng)不小于捆扎包的三分之二，盡量使用毛筆書寫，用塑料繩捆扎結(jié)實(shí)并用膠帶封好。

　　同時(shí)要把每捆(包、袋)的數(shù)據(jù)記入“賬冊”，以便遷入新館時(shí)把同類的捆(包、袋)放到相應(yīng)架位旁。

　　打捆質(zhì)量好，編號質(zhì)量高，才能保證檔案資源搬運(yùn)的有序進(jìn)行。

　　2　搬運(yùn)

　　搬運(yùn)主要包括檔案資源出庫、裝車、運(yùn)輸、卸車、入庫5個(gè)環(huán)節(jié)，可以請武警或?qū)�業(yè)的搬家公司協(xié)助完成。

　　負(fù)責(zé)檔案資源出庫登記的工作人員要認(rèn)真記錄檔案資源出庫情況，記錄出庫的是何類檔案，其捆(包、袋)號是多少，以及該車共裝了多少捆(包、袋)案卷。

　　裝車時(shí)，要注意按館藏區(qū)域順序裝車，保持裝車過程有條不紊。

　　運(yùn)輸時(shí)檔案館要配備專門的押車人員，人要在場并跟車押運(yùn)，防止車上的檔案資源在運(yùn)輸過程中掉落下來。

　　卸車時(shí)嚴(yán)禁“扔包”，防止“散包”、“掉包”，出現(xiàn)問題及時(shí)解決;要明確所運(yùn)載檔案資源的入庫位置，并清點(diǎn)捆(包、袋)數(shù)，與裝車時(shí)所登記的捆(包、袋)數(shù)進(jìn)行核對，確保準(zhǔn)確無誤，然后組織人員把各類檔案資源直接搬運(yùn)到所對應(yīng)柜架附近。

　　3　上架

　　把每捆(包、袋)檔案直接“對號入座”，及時(shí)上架，不遺留一捆(包、袋)，保質(zhì)保量完成上架任務(wù)，避免庫內(nèi)大倒架及轉(zhuǎn)庫現(xiàn)象發(fā)生。

　　三、固定資產(chǎn)搬遷

　　檔案柜架、閱覽桌椅、儀器設(shè)備、辦公家具等固定資產(chǎn)搬遷的組織過程主要體現(xiàn)在拆卸、裝箱、搬運(yùn)、安裝等環(huán)節(jié)上，同樣需要做好科學(xué)、周密、細(xì)致的設(shè)計(jì)。

　　1　進(jìn)行拆卸、整理和保護(hù)性包裝

　　各部門對自己管理和使用的、需要拆裝的辦公設(shè)備和家具進(jìn)行拆卸、整理和保護(hù)性包裝(如對電腦主機(jī)、顯示器和及其他易掉易損部件拆卸，用專用纏繞薄膜進(jìn)行分類纏繞，確保成為各個(gè)獨(dú)立的整體，便于搬運(yùn))，員工要將自己的私人物品裝箱、封口。

　　2　統(tǒng)一編號、粘貼標(biāo)示

　　參照平面圖對新址的工作站點(diǎn)在顯著位置貼上統(tǒng)一名稱、編號(此編號一旦確認(rèn)，有關(guān)部門舊址所有的辦公設(shè)備和家具統(tǒng)一使用該編號，以便搬運(yùn)人員能迅速找到搬運(yùn)過來設(shè)備和家具的具體位置，并且擺放在確定位置上，為接下來整理辦公設(shè)備提供最便利準(zhǔn)備)，貴重、易碎物品應(yīng)特別注明。

　　3　對設(shè)備進(jìn)行分類登記

　　據(jù)此制作《舊館、新館辦公設(shè)備擺放對照表》。

　　4　根據(jù)搬遷前登記冊或《舊館、新館辦公設(shè)備擺放對照表》實(shí)施搬運(yùn)

　　這部分工作可以請武警或?qū)�業(yè)的搬家公司來協(xié)助完成。

　　對照事先繪制出的新館各功能區(qū)域室內(nèi)布局平面效果圖，在給定的區(qū)間內(nèi)對號擺放檔案柜架、閱覽桌椅、辦公家具、儀器設(shè)備等，盡量做到一步到位。

　　若繼續(xù)使用原有檔案柜架等設(shè)備，在不影響舊館館藏檔案安全的前提下，須在檔案資源搬運(yùn)之前完成拆卸遷移并安裝到位。

　　搬遷完畢后，所有物品出舊館和進(jìn)新館均需要相關(guān)負(fù)責(zé)人簽收確認(rèn);各區(qū)間搬遷工作小組在其負(fù)責(zé)人帶領(lǐng)下檢查原辦公室設(shè)施是否完好、是否有應(yīng)搬而未搬的物品、淘汰柜桌是否清空等，關(guān)好門窗、水電，打掃好原辦公室衛(wèi)生，將原辦公室鑰匙交至行政工作部門。

　　搬遷后的整理收尾

　　主要包括上架檔案資源的整理及自動(dòng)化系統(tǒng)的安裝和調(diào)試等。

　　1　檔案資源的整架和細(xì)排架

　　在時(shí)間短、節(jié)奏緊及勞動(dòng)強(qiáng)度大的狀況下進(jìn)行檔案資源的搬遷，難免會(huì)出現(xiàn)一些問題，諸如：檔案“亂架”。

　　為此，在所有檔案資源上架后，檔案館需專門成立檔案上架檢查小組，按照搬遷前登記的明細(xì)逐一檢查核對，對排列有誤的及時(shí)抽出使其歸位，并請相關(guān)負(fù)責(zé)人簽收確認(rèn)。

　　同時(shí)，要針對新館檔案的排架情況著手調(diào)整每類檔案的架標(biāo)，以方便查找。

　　2　自動(dòng)化系統(tǒng)的安裝和調(diào)試

　　設(shè)備到位后，安裝調(diào)試小組成員要及時(shí)安裝、檢測并調(diào)試網(wǎng)絡(luò)設(shè)備是否正常運(yùn)行，為開館做好充分準(zhǔn)備。

　　主要是服務(wù)器、電腦等設(shè)備的安裝和測試網(wǎng)絡(luò)是否通暢。

　　根據(jù)先總機(jī)房、利用者服務(wù)部門后其他部門的原則，安裝并調(diào)試檔案館的服務(wù)器、工作用機(jī)、利用者檢索用機(jī)以及電子閱覽室的電腦設(shè)備等。

　　3　為新館繪制平面導(dǎo)航圖

　　導(dǎo)航圖可以讓初到檔案館的利用者、來訪者能夠清楚了解新館各房間的功能，各職能部門所在位置，盡快熟悉方位。

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