- 相關推薦
會議接待方案13篇
為了確保事情或工作有序有效開展，通常需要預先制定一份完整的方案，方案一般包括指導思想、主要目標、工作重點、實施步驟、政策措施、具體要求等項目。制定方案需要注意哪些問題呢？以下是小編幫大家整理的會議接待方案，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
會議接待方案 篇1
一、全程服務項目
1、展會策劃：各類展覽會、交易會、博覽會的策劃、組織及運作。
2、承辦各型企事業(yè)機構的專題會議、年會、禮儀、開業(yè)慶典、酒會、展示會等。
3、承辦在華的國際會議，包括行業(yè)、專業(yè)或專家會議等。
4、組織出國參加各類會議、預約會見、參觀、訪問等活動。
5、承辦各公司(廠礦)業(yè)務洽談會、訂貨會、新產品推廣會、集團公司董事會、獎評會、客戶聯(lián)誼會等。
6、承辦各種類型商務考察會議。
7、培訓類會議計劃實施。
8、承辦按照客戶自訂策劃方案舉辦的會議活動。
二、單項服務項目
1、會務服務：協(xié)助主辦單位選擇會議場所，為代表提供禮儀、公關、文秘服務，會議協(xié)調管理工作。
2、展覽展示：展臺搭建、會場布置、展具租賃、視頻音響設備租賃等。
3、會議接待：為參會代表提供接送站服務、會議代表簽到服務。
4、酒店預定：以優(yōu)惠價格提供國內酒店預定服務，代訂各地優(yōu)惠客房。
5、用餐安排：以特惠價格安排特色的餐飲服務，優(yōu)價代購當?shù)赝撂禺a。
6、票務服務：為參會代表提供各地返乘飛機票、火車票、船票預訂服務;會務展品的'托運代辦，會議代表考察旅游結束地的善后服務。
7、娛樂安排：為代表安排富有當?shù)靥厣膴蕵贰⒒顒禹椖俊?/p>
8、會后參觀、訪問、旅游、考察等后勤服務。
會議接待方案 篇2
為成功圓滿接待“xxx”，按照貴公司的要求，河南康輝國際旅行社特擬定以下方案，請指正、修改。
原則：河南康輝國際旅行社本著“熱情、周到、安全、衛(wèi)生、快捷”的宗旨確保圓滿完成任務。
一、接待前準備：
1、熟悉接待計劃日程安排，所接待客人名單、抵達時間及交通工具（火車/飛機），落實接站車輛車次，接站人員。
2、掌握客人的餐飲、住宿特殊要求和注意事項，做好住宿和餐飲安排工作。
3、提前按要求做好旅游及行程計劃、安排好旅游車輛，駕駛人員，導游人員，旅游景點，旅游途中就餐點。
二、接站：
根據(jù)客人具體抵達時間，提前半小時抵達（火車站/機場）。舉牌接到客人后安全、迅速的將客人及行李安全送達指定的酒店。為客人辦理好入住手續(xù)，并讓客人及時了解到酒店的.基本情況和注意事項。
三、旅游及行程的安排：
1、導游要求：
知識豐富，技能技巧熟練，語言生動，具有較高的導游業(yè)務知識和講解、服務水平、實踐經驗豐富。
2、車輛要求：
安排專業(yè)旅游車隊的空調旅游車，車況好、干凈，設備齊全。安排多年駕駛經驗專業(yè)的司機，確�？腿税踩�。
四、旅游保險：
確保此次旅游活動的安全順利，我社可代辦每位旅游投保10萬元旅游人身意外傷害險。
五、會議日程安排：
月日：機（08：00—18：00），提前得知每個客人的航班號航班時間安排接機時間，人員接機，帶領客人上車，司機送客人抵達酒店休息。
A：在大堂內擺放接待臺及歡迎條幅
B：在大堂接待桌上擺放貴公司簽到牌、賜名片、并安排3名專業(yè)人員在接待臺協(xié)助會務組，為客人簽到辦理登記，并為VIP客戶提供優(yōu)質服務入住手續(xù)。在客人到達酒店時，引導客人前往簽到臺辦理入住等。
C：代定客人往返大交通
D：舉行主題晚宴（根據(jù)客戶要求）;若有演出，請客戶提出有關演出的主題語言類，歌曲類，小品類，戲劇類等。
E：協(xié)助主辦單位安排參會事議
19：00—21：00晚上舉辦宴會廳歡迎宴會
xx月xx日：參加會議。
本酒店參會：上午：8：00—10：00上半場10：00—10：30茶歇
10：30—12：00下半場12：00—13：00中餐
下午：14：00—16：00上半場16：00—16：30茶歇
16：30—18：00下半場19：00—21：00晚宴
xx月xx日：（根據(jù)實際情況安排時間）
會議接待方案 篇3
XXXX有限公司：
根據(jù)貴公司要求，我司為貴公司此次會議設計了如下會議方案，若有何疑問，請及時與我公司聯(lián)系，再做具體協(xié)商。
一、會議日程安排
XX月X日：機場接機，報到，入住酒店
我公司派專車至機場，接來自各地的貴公司參會人員，送至酒店，安排參會人員報到，安排參會人員入住酒店休息。
X月X日～X月X日：會議召開
安排參會人員前往會議場地參加會議，我公司派專人協(xié)助會務組做好會議中各方面的協(xié)調工作，以及各種突發(fā)事件的處理。
X月X日～X月X日：會議旅游考察，結束會議
優(yōu)惠價格安排參會代表的會后旅游考察工作和離開河南的票務、接送工作。
二、整體會務服務：
1、會議整體策劃、設計。
2、全程會議操作、跟蹤。
3、會后總結、會后整體安排。
三、服務流程：
�。ㄒ唬⿻皽蕚�
1、實地考查
會議召開前，我公司派專人陪同考查團實地考查我公司提供推薦的會場、入住的酒店、就餐餐廳、旅游線路。在考查過程中，雙方就會議安排方面的細節(jié)做進一步的協(xié)商，敲定會議最終方案。
2、會場布置會議召開前一周內，貴公司派會務組至河南具體城市，我公司派專人配合會務組與會場提供方就會場布置方面進行具體設計安排，會議召開前
一天將會場按會議要求布置妥當。
3、會議設施
在會議召開前，我公司按照貴公司的要求，就會議所需設施進行制作、租用、安排。如：平面立體、AV設計、代表證制作、接機牌、車牌、車貼，貴賓鮮花花環(huán)、酒店外景空飄、彩虹門、刀旗、燈籠立柱、橫幅、汽球編花、鮮花墻、禮儀、接待臺、接待臺卡、專業(yè)桁架（平面、立體）、特裝搭建（舞臺、背景板、展臺、會議日程展架、易拉保、各種指示牌及通聯(lián)對講機等。
4、參會人員報到
參會人員到達之前，我公司配合會務組安排布置參會人員入住的酒店大堂內的會議報到。
5、會議召開
我公司派專業(yè)會務人員配合會務組進行具體的.會議操作。
6、票務信息提供
及時準確提供機票、火車票信息，同時可以代訂飛機票。
�。ǘ⿻蟹⻊眨�
1、提供專業(yè)外語翻譯，攝像，禮儀公關和文秘服務。
2、提供經驗豐富的接待人員全天協(xié)助會務工作，（包括辦理代表簽到、接待、資料整理分發(fā)、分房、展臺規(guī)劃及會場布置等工作）。
3、會議期間可為VIP客人提供特殊照顧和服務。
4、向參會人員提供全市范圍內機場、火車站接送服務。
5、提供會議期間以后勤保障工作和外圍的協(xié)調服務，（如：打印、復印會議相應資料，提供房間鮮花、水果，攝影等），代辦會展用品的航空、鐵路托運和河南土特產及會議禮品。
（三）會后總結：
1、優(yōu)惠價格安排參會代表的會后旅游考察工作。
2、協(xié)助會議人員處理會后事宜，進行會議期間的工作總結。
四、附錄
�。ㄒ唬┚频晷畔�
�。ǘ┞糜尉�路
�。ㄈ┚皡^(qū)信息
�。ㄋ模⿻h餐飲
（五）會議用車
�。┚唧w報價（一團一議）
會議接待方案 篇4
為確保各項會議接待工作的順利進行，特制定會議方案如下：
一、會議主題：
待定
二、會議時間：
20xx年xx月xx日至20xx年xx月xx日
三、會議地點：
xxx酒店。
四、環(huán)境布置
(一)會場外區(qū)域布置
酒店外圍環(huán)境：燈桿棋畫面、LED屏宣傳、燈箱畫面、空飄。
(二)會場內主要區(qū)域布置
1、機場、火車站相關內容橫幅、接機牌及鮮花。
2、下榻酒店(酒店大堂、入住房間、會議室、用餐餐廳)布置主題噴繪、水牌、導示牌、桌簽、插花及橫幅。
五、會議內容
第一板塊會議
(一)會議時間：20xx年xx月xx日、x日、x日
(二)會議地點：待定(200人會議廳)
(三)會議內容：待定
(四)會議布置：1)課桌擺放：圍桌式或者課桌式擺放
2)會議鮮花：講臺花、胸花、桌花
3)會議用品：白紙、簽字筆、茶杯、紙巾
4)會場氛圍：水牌制作、背景噴繪畫面(x日、x日)無線麥若干、背景音樂、X展架
(五)會后合影：時間：在會議結束前，告知大家不要急于離場，按序下樓，在指定地點合影留念。
地點：凱賓斯基酒店外的階梯上(階梯取代椅子)
可以給領導安排座椅，座椅上有貼領導的名字，可以對號入座。
第二板塊晚宴
(一)晚宴時間：20xx年xx月xx日晚(具體時間待定)
(二)晚宴地點：餐廳待定
(三)晚宴方式：圍桌形式或者自助餐形式
(四)晚宴布置：室外：空飄(8個)(空飄內容：)、懸掛彩旗、燈籠若干、大型噴繪展板(酒店外及圓形大廳內)。
室內：舞臺搭建、舞臺背景噴繪畫面、舞臺裝飾、冷焰安裝、燈光音響、特效。
餐桌布置：餐桌桌花、臺簽(晚宴安排內容介紹)
第三板塊會議接待
(一)工作內容
1、會議流程策劃;
2、編撰、印刷會議接待手冊;
3、機場、火車站等埠提供窗口接送機服務;
4、會議前期報名的接待、物品分發(fā)等;
6、協(xié)助酒店住宿、餐食服務等工作;
7、提供會議期間車輛的調配、服務工作;
8、提供機(車)票的訂購服務工作;
9、提供專業(yè)接待人員服務工作;
10、根據(jù)需要，提供其他公務活動服務工作;
11、提供物流、土特產品代購等其他服務工作;
(二)組織機構及職責
1、綜合協(xié)調組工作職責：
(1)負責總體接待方案的制定等文件編制工作;
(2)負責與會代表團信息收集、整理等對外聯(lián)系工作;
(3)負責與組委會內部的全面對接工作;
(4)負責落實省市、組委會領導的接機(車)安排;
(5)負責組織、牽頭一切有關接待工作的參與人員溝通、協(xié)調工作;
(6)負責接待服務手冊的編制工作;2、接待服務組
工作職責：
(1)負責嘉賓的接機工作，配有專業(yè)的'大唐禮賓隊員手捧鮮花接機。
(2)負責對外具體聯(lián)系落實與會代表的初步行程、人數(shù)、往返時間、與會具體意向;
(3)負責為與會代表提供接待服務人員、住宿、餐飲、交通、內部會議組織、考察游覽、物流等其他會議服務;
(4)根據(jù)嘉賓的實際情況，具體提供接送機、車站安排;酒店房間安排;參加會議活動的詳盡日程安排;嘉賓的其他公務活動和三餐的具體安排;會議期間車輛的調配、機(車)票的訂購;接待服務人員的組織領導;
(5)負責協(xié)助嘉賓入住酒店之前的登記。(在接到嘉賓后，將事先準備好的房間鑰匙登記名稱后，交給入住嘉賓，并送嘉賓進入房間，房間內布置鮮花、茶歇、會議流程等)
(6)負責會同綜合協(xié)調組完成接待服務手冊的編制工作;
3、服務保障組
工作職責：
(1)負責接待服務組的有關活動安排，如：會議現(xiàn)場拍照、會前投影儀調試、檢查對方資料(PPT)是否統(tǒng)一拷貝、播放是否正常、速記安排、會議位置安排。
(2)負責本組工作人員的一切后勤保障工作。
第四板塊會后考察
一、會后考察：
1、如果會議結束后，該會組委會有安排會議考察，請?zhí)崆按_認人數(shù)和線路。我們會將出發(fā)時間、乘車地點及線路安排發(fā)放到每位嘉賓手里。
2、如果會后考察屬于自愿報名，酒店大廳將設有會后考察線路報名咨詢點。(費用自理)
二、當?shù)赜斡[服務(20人或以上/車)(淡季報價)
1、東線一日游：兵馬俑，華清池，城墻，午餐價格：298/人;2、西線一日游：乾陵，永泰，法門寺文化景區(qū)午餐價格：380/人;3、市內一日游：城墻，碑林，大雁塔，午餐價格：210/人;以上報價包含門票、車費、導游服務費及30元標準中餐一次4、東線二日游：兵馬俑，華清池，華山，3正1早，華山3星級住宿，纜車上下價格：780/人5、北線二日游：黃帝陵，壺口瀑布，延安寶塔山，紀念館，棗園，楊家?guī)X，3正1早，延安三星級賓館住宿價格：958人
以上報價包含門票、車費、導游服務費及三星級酒店住宿一晚30元標準正餐三次，20元標準早餐一次。
二、其他服務：
如果您還有其他服務需要幫忙，我們將為您提供更好的服務。1、專業(yè)禮儀接待：按照規(guī)格提供專業(yè)禮儀或者大唐禮賓衛(wèi)隊員。2、可提供代訂餐飲3、訂票服務：將提前收集各位參會嘉賓的返程信息，做以記錄后，將機票定好后，通知各位訂票嘉賓，告知可持身份證直接隨送機人員前往機場。接送機收費標準。
備注：會根據(jù)客戶航班到達時間進行統(tǒng)籌接機安排
會議接待方案 篇5
確保各項會議接待工作的順利進行，特制定會議方案如下：
一、會議主題：
待定
二、會議時間：
20xx年X月X日至20xx年X月X日
三、會議地點：
XXX酒店。
四、環(huán)境布置
(一)會場外區(qū)域布置
酒店外圍環(huán)境：燈桿棋畫面、LED屏宣傳、燈箱畫面、空飄。
(二)會場內主要區(qū)域布置
1、機場、火車站相關資料橫幅、接機牌及鮮花。
2、下榻酒店(酒店大堂、入住房間、會議室、用餐餐廳)布置主題噴繪、水牌、導示牌、桌簽、插花及橫幅。
五、會議資料
第一板塊會議
(一)會議時間：20xx年X月X日、X日、X日
(二)會議地點：待定(200人會議廳)
(三)會議資料：待定
(四)會議布置：1)課桌擺放：圍桌式或者課桌式擺放
2)會議鮮花：講臺花、胸花、桌花
3)會議用品：白紙、簽字筆、茶杯、紙巾
4)會場氛圍：水牌制作、背景噴繪畫面(X日、X日)無線麥若干、背景音樂、X展架
(五)會后合影：時間：在會議結束前，告知大家不要急于離場，按序下樓，在指定地點合影留念。
地點：凱賓斯基酒店外的階梯上(階梯代替椅子)
能夠給領導安排座椅，座椅上有貼領導的名字，能夠對號入座。
第二板塊晚宴
(一)晚宴時間：20xx年X月X日晚(具體時間待定)
(二)晚宴地點：餐廳待定
(三)晚宴方式：圍桌形式或者自助餐形式
(四)晚宴布置：室外：空飄(8個)(空飄資料：)、懸掛彩旗、燈籠若干、大型噴繪展板(酒店外及圓形大廳內)。
室內：舞臺搭建、舞臺背景噴繪畫面、舞臺裝飾、冷焰安裝、燈光音響、特效。
餐桌布置：餐桌桌花、臺簽(晚宴安排資料介紹)
第三板塊會議接待
(一)工作資料
1、會議流程策劃;
2、編撰、印刷會議接待手冊;
3、機場、火車站等埠供給窗口接送機服務;
4、會議前期報名的接待、物品分發(fā)等;
6、協(xié)助酒店住宿、餐食服務等工作;
7、供給會議期間車輛的調配、服務工作;
8、供給機(車)票的訂購服務工作;
9、供給專業(yè)接待人員服務工作;
10、根據(jù)需要，供給其他公務活動服務工作;
11、供給物流、土特產品代購等其他服務工作;
(二)組織機構及職責
1、綜合協(xié)調組工作職責：
(1)負責總體接待方案的制定等文件編制工作;
(2)負責與會代表團信息收集、整理等對外聯(lián)系工作;
(3)負責與組委會內部的全應對接工作;
(4)負責落實省市、組委會領導的接機(車)安排;
(5)負責組織、牽頭一切有關接待工作的參與人員溝通、協(xié)調工作;
(6)負責接待服務手冊的編制工作;
2、接待服務組
工作職責：
(1)負責嘉賓的'接機工作，配有專業(yè)的大唐禮賓隊員手捧鮮花接機。
(2)負責對外具體聯(lián)系落實與會代表的初步行程、人數(shù)、往返時間、與會具體意向;
(3)負責為與會代表供給接待服務人員、住宿、餐飲、交通、內部會議組織、考察游覽、物流等其他會議服務;
(4)根據(jù)嘉賓的實際情景，具體供給接送機、車站安排;酒店房間安排;參加會議活動的詳盡日程安排;嘉賓的其他公務活動和三餐的具體安排;會議期間車輛的調配、機(車)票的訂購;接待服務人員的組織領導;
(5)負責協(xié)助嘉賓入住酒店之前的登記。(在接到嘉賓后，將事先準備好的房間鑰匙登記名稱后，交給入住嘉賓，并送嘉賓進入房間，房間內布置鮮花、茶歇、會議流程等)
(6)負責會同綜合協(xié)調組完成接待服務手冊的編制工作;
3、服務保障組
工作職責：
(1)負責接待服務組的有關活動安排，如：會議現(xiàn)場拍照、會前投影儀調試、檢查對方資料(PPT)是否統(tǒng)一拷貝、播放是否正常、速記安排、會議位置安排。
(2)負責本組工作人員的一切后勤保障工作。
第四板塊會后考察
一、會后考察：
1、如果會議結束后，該會組委會有安排會議考察，請?zhí)崆按_認人數(shù)和線路。我們會將出發(fā)時間、乘車地點及線路安排發(fā)放到每位嘉賓手里。
2、如果會后考察屬于自愿報名，酒店大廳將設有會后考察線路報名咨詢點。(費用自理)
二、當?shù)赜斡[服務(20人或以上車)(淡季報價)
1、東線一日游：兵馬俑，華清池，城墻，午餐價格：298人;2、西線一日游：乾陵，永泰，法門寺文化景區(qū)午餐價格：380人;3、市內一日游：城墻，碑林，大雁塔，午餐價格：210人;以上報價包含門票、車費、導游服務費及30元標準中餐一次4、東線二日游：兵馬俑，華清池，華山，3正1早，華山3住宿，纜車上下價格：780人5、北線二日游：黃帝陵，壺口瀑布，延安寶塔山，紀念館，棗園，楊家?guī)X，3正1早，延安三賓館住宿價格：958人
以上報價包含門票、車費、導游服務費及三酒店住宿一晚30元標準正餐三次，20元標準早餐一次。
二、其他服務：
如果您還有其他服務需要幫忙，我們將為您供給更好的服務。
1、專業(yè)禮儀接待：按照規(guī)格供給專業(yè)禮儀或者大唐禮賓衛(wèi)隊員。
2、可供給代訂餐飲3、訂票服務：將提前收集各位參會嘉賓的返程信息，做以記錄后，將機票定好后，通知各位訂票嘉賓，告知可持身份證直接隨送機人員前往機場。接送機收費標準。
備注：會根據(jù)客戶航班到達時間進行統(tǒng)籌接機安排
會議接待方案 篇6
為了安排好xx公司的代表來上海與本公司洽談合資設廠事項的工作和各事項，順利進行談判工作，特制定以下接待方案：
一、接待時間：20xx年10月27—29日
二、接待地點
接機地點：xx
接待酒店：xx
地址：xx
參觀地點：xx
三、接待對象：xx公司談判代表以及陪同人員
四、接待負責人員
總負責：Xx(負責整個行程的指揮和協(xié)調工作)
接待組：Xx(翻譯人員，禮儀小姐，解說員，接待員)
秘書組：Xx(負責接待和談判會議的相關文件起草文件資料)
后勤組：Xx(負責行程和會議談判的酒店安排，會場布置和保安等相關工作)談判組：Xx(主談，決策人，銷售顧問，法律顧問，技術顧問，公關經理)合計人員：24人
五、接待前期準備工作
1.來回機票預定
2.食宿安排
3.迎接車輛安排
4.會場接待
5.會場整理及布置
六、后期工作
1.談判會議資料整理
2.經費報銷
3.總結及信息反饋
七、經費預算雙程飛機票(22000)+酒店住宿費(10000)+餐費(8000)+租車費用(650)+觀光費用(2500)+會議雜務費(1000)+后備費用(5000)總計：63150元(人民幣)
八、注意事項
1、接待外賓的`禮儀注意事項2、應急方案的準備3、控制經費預算4、做好整個行程以及談判會議的記錄工作。
會議接待方案 篇7
一、會前
與會議主辦方洽談，了解會議要求及所需服務項目。
提供會議所需要的機票、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息，并制定完備的會議預案書給會議方。
派專人協(xié)助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關方面的情況。
確定方案，簽訂合同，預付定金。
二、會中
會議接待：專人負責機場，車站的.禮儀、接站、公關等服務。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。
會前準備：準備好會議所需要的會議資料，會議用品，會議演講稿等會議相關物品。
會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。
會議住宿：房間樓層及房間號確認，詢問是否有特殊要求。
會議餐飲：用餐時間、用餐標準及特殊客人（xx）的確認。
會議旅游：旅游線路行程、用車、導游是否增加景點等確認。
會議娛樂：娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。
會議服務：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務及相關服務。
三、會后
1、結帳：提供會議過程中的詳細費用發(fā)生明細及說明，專人與客戶進行核對并結帳。
2、資料：會議后的資料收集，根據(jù)客戶要求制作會議通訊錄或花名冊。
3、合影：會議期間參會人員集體合影，會議結束前沖印出來分發(fā)給每位與會人員以做留念。
會議接待方案 篇8
一、接待時間：20xx年X月X日—X月X日
二、接待地點：
接送機地點：XX機場
下榻酒店：XX大酒店（銀龍大酒店，神旺大酒店，青海賓館等）
會議地點：XX大酒店會議廳（銀龍大酒店會議廳，神旺大酒店會議廳，青海賓館會議廳等）
三、接待對象：
嘉賓等一行人及其陪同人員
四、接待負責人員： 總負責：接待辦
跨部門接待小組：相關領導，秘書組，行政組，宣傳組，保衛(wèi)組
五、接待前期準備工作：
1．制發(fā)邀請函，邀請嘉賓，協(xié)調時間 2．食宿安排，提前預定 3．迎接車輛安排
4．迎賓（嘉賓到達前20分鐘，相關人員需做好迎賓工作） 5、 相關接待人員，負責相關接待工作
六、機場接待
1．機場一層到達廳內設接待處人員，根據(jù)來客乘坐的航班到達情況持“熱烈歡迎XX貴賓”牌，在一層到達電梯口等候，接到嘉賓后負責引導至接待處（簽到臺桌子規(guī)格1、8×0、5×0、75）。接待組由此將客人集中帶出乘車。 2．在廊橋出口、候機廳二層到達電梯口及接待處放置簡易歡迎標語牌（80×180cm以下易拉寶）。
3．由服務科按照按正常要客接待程序接待。
4．對于重要領導等特殊客人，由團省委提出要求，機場團委負責申請辦理有關接待人員通行證，安排相關人員協(xié)助在廊橋出口處迎接。
硬件附注：易拉寶2個（其中1個2米），接待處牌子和桌子，筆若干支，迎賓牌，授帶10條??
七、酒店入住
1、確定嘉賓入住時間，通知酒店接待人員提前做好相關準備，確定房間住宿安排。
2、嘉賓到達酒店，大廳接待組全員在酒店大廳恭候，攝像記錄組安排攝像拍照。 3、進入酒店后，由接待人員的引領下入住提前安排好的房間。 4、如飯后休息需要安排人員將嘉賓帶領回房間。餐后安排客房服務人員帶入房間休息，并問詢是否需要叫醒服務。
八、用餐（早餐、中餐、晚餐）
1、由接待人員引領嘉賓在入住酒店進行用餐。由客房服務人員進行相關服務。 2．餐后安排客房服務人員帶入房間休息，并問詢是否需要叫醒服務。
九、會議前的籌備工作
1．選擇會議廳。根據(jù)會議參加人員的人數(shù)確定會議廳規(guī)模。 2．會場布置。根據(jù)會議內容，在場內懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語�？稍跁䦂鰞葦[放適當?shù)妮p松盆景、盆花;為使會場更加莊嚴，主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上需擺放紙筆、水果、飲料，擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一
3、會議前的.接待禮儀。提前準備禮儀人員做好相關接待工作。 4、會前檢查。提前檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。
十、會議接待
1．歡迎詞（電子屏幕）提前15分鐘播放“熱烈歡迎各位XX貴賓蒞臨我公司考察指導”
2、會場整理及布置
1）提前30分鐘清潔并布置會場，保持會場整齊有序，空氣清新
2）擺放會場物品，桌面上如需擺放水果、飲料，擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一 ，香煙可交于陪同人員級別最高者代為分發(fā)，調試投影儀，音響等設備，放映相關資料。
3、聯(lián)系陪同人員，講解員。根據(jù)客戶考察目的及需要，確定陪同人員并及時告知其準備事宜，以便順利溝通：會談開始前1小時，再次提醒相關人員 4．領導嘉賓到達會議廳，由禮儀引入會場就座。
十一、座談
1．企業(yè)宣講（集團，產業(yè)宣傳片，企業(yè)介紹PPT） 2．技術交流（技術人員PPT講解，互動）
3、 會場服務（每20-30分鐘添加茶水或視情況而定） 4、 拍照（依重要程度，進行拍照留檔） 5、 攝像（依重要程度，進行攝像留檔）
十二、會后服務準備
做好會后服務的準備。提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影準備。會后用車在會議結束前妥善安排。
十三、會后服務
會議結束，攝影師做完攝影工作后，由接待人員負責將領導嘉賓送回入住酒店
十四、會議各項收費標準
1 會議用房：標準間X間（139元一間），豪華標準間X間（199元一間）
2 會議用餐：全天90元每人（中餐+火鍋+酒水）
三餐費用標準：早餐10元每人，中餐，晚餐40元每人
3 會議室使用：可容納100人的中型會議室，設施齊全
收費標準：1000元每天，含投影儀，音響設備，茶水，水果等
4 會議條幅；共2個條幅（主樓配歡迎條幅，會場配會議條幅，共40元）
5 會議攝影；收費標準為1元每寸
6 用車安排：奔馳X輛，共XXX元
會議接待方案 篇9
一、接待時間
20xx年xx月xx日—x月x日
二、接待地點
接送機地點：xx
下榻酒店：xxx
會議地點：xx大酒店會議廳
三、接待對象
嘉賓等一行人及其陪同人員
四、接待負責人員
總負責：接待辦
跨部門接待小組：相關領導，秘書組，行政組，宣傳組，保衛(wèi)組
五、接待前期準備工作
制發(fā)邀請函，邀請嘉賓，協(xié)調時間食宿安排，提前預定迎接車輛安排
迎賓（嘉賓到達前20分鐘，相關人員需做好迎賓工作）
相關接待人員，負責相關接待工作
六、機場接待
機場一層到達廳內設接待處人員，根據(jù)來客乘坐的航班到達情況持“熱烈歡迎XX貴賓”牌，在一層到達電梯口等候，接到嘉賓后負責引導至接待處（簽到臺桌子規(guī)格××）。接待組由此將客人集中帶出乘車。
在廊橋出口、候機廳二層到達電梯口及接待處放置簡易歡迎標語牌（80×180cm以下易拉寶）。
由服務科按照按正常要客接待程序接待。
對于重要領導等特殊客人，由團省委提出要求，機場團委負責申請辦理有關接待人員通行證，安排相關人員協(xié)助在廊橋出口處迎接。
硬件附注：易拉寶2個（其中1個2米），接待處牌子和桌子，筆若干支，迎賓牌，授帶10條
七、酒店入住
確定嘉賓入住時間，通知酒店接待人員提前做好相關準備，確定房間住宿安排。
嘉賓到達酒店，大廳接待組全員在酒店大廳恭候，攝像記錄組安排攝像拍照。
進入酒店后，由接待人員的.引領下入住提前安排好的房間。
如飯后休息需要安排人員將嘉賓帶領回房間。餐后安排客房服務人員帶入房間休息，并問詢是否需要叫醒服務。
八、用餐（早餐、中餐、晚餐）
由接待人員引領嘉賓在入住酒店進行用餐。由客房服務人員進行相關服務。
餐后安排客房服務人員帶入房間休息，并問詢是否需要叫醒服務。
九、會議前的籌備工作
選擇會議廳。根據(jù)會議參加人員的人數(shù)確定會議廳規(guī)模。
會場布置。根據(jù)會議內容，在場內懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語。可在會場內擺放適當?shù)妮p松盆景、盆花；為使會場更加莊嚴，主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上需擺放紙筆、水果、飲料，擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一
會議前的接待禮儀。提前準備禮儀人員做好相關接待工作。
會前檢查。提前檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。
十、會議接待
歡迎詞（電子屏幕）提前15分鐘播放“熱烈歡迎各位XX貴賓蒞臨我公司考察指導”
會場整理及布置
1）提前30分鐘清潔并布置會場，保持會場整齊有序，空氣清新
2）擺放會場物品，桌面上如需擺放水果、飲料，擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一，香煙可交于陪同人員級別最高者代為分發(fā)，調試投影儀，音響等設備，放映相關資料。
聯(lián)系陪同人員，講解員。根據(jù)客戶考察目的及需要，確定陪同人員并及時告知其準備事宜，以便順利溝通：會談開始前1小時，再次提醒相關人員領導嘉賓到達會議廳，由禮儀引入會場就座。
十一、座談
企業(yè)宣講（集團，產業(yè)宣傳片，企業(yè)介紹PPT）
技術交流（技術人員PPT講解，互動）
會場服務（每20-30分鐘添加茶水或視情況而定）
拍照（依重要程度，進行拍照留檔）
攝像（依重要程度，進行攝像留檔）
十二、會后服務準備
做好會后服務的準備。提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影準備。會后用車在會議結束前妥善安排。
十三、會后服務
會議結束，攝影師做完攝影工作后，由接待人員負責將領導嘉賓送回入住酒店
會議接待方案 篇10
隨著經濟快速增長，中國已成為全球發(fā)展最快的展覽市常在會展業(yè)蓬勃發(fā)展的同時，行業(yè)也存在一些問題，如：市場化程度低，不正當競爭猖獗，缺乏品牌會展，誠信不夠等等。針對這些問題，政府也出臺了相應的措施，提出會展業(yè)發(fā)展的建議，以及行業(yè)建立協(xié)會等來規(guī)范中國會展業(yè)的發(fā)展，取得了不錯的成績。
隨著中國經濟的快速發(fā)展，會展業(yè)在國家的發(fā)展地位越來越重要，國外會展企業(yè)不斷的進入中國，XX年，中國的會展業(yè)必定會取得巨大成就。
在接待重要會議或大型會議前需醞釀撰寫會議接待方案，怎樣撰寫會議接待方案呢？下面是有關會議接待方案的基本知識：
(一)會議接待方案的含義
會議接待方案是指安排與會者的迎送和吃、注行、游、樂等接待活動及具體事務的文案，屬于會議專題策劃方案，可以包含在會議總體方案中，也可以單獨擬寫，作為會議總體方案的附件。
(二)會議接待方案的基本內容
1．接待對象和接待緣由。會議的接待對象的種類眾多，包括上級領導、政府官員、協(xié)辦支持單位、特邀嘉賓、會議成員(正式和列席)、參展單位、客商、普通觀眾以及媒體記者等等，有以政府代表團名義來訪的，也有聯(lián)合組團參加的，還有的是以個人身份參會、參展、參觀。每一種接待方案一定要寫清楚具體的對象。同時還要簡要說明為何接待，即接待的緣由、目的和意義。
2．接待方針。接待方針即會議接待工作的總原則和指導思想。接待方針應當根據(jù)會議目標和會議領導機構對接待工作的要求以及參加對象的具體情況確定。
3．接待規(guī)格。包括迎接、宴請、看望、陪同、送別參加對象時，主辦方出面的人員的身份，以及主辦方安排的食宿標準等。
4．接待內容。包括接站、食宿安排、歡迎儀式、宴請、看望、翻譯服務、文藝招待、參觀游覽、聯(lián)歡娛樂、票務、返離送別等方面。
5．接待日程。寫明各項接待活動的'日程安排。
6．接待責任。寫明各項接待工作的責任部門及人員的具體職責。如大型會議活動可設置報到組、觀光組、票務組等工作小組，分別負責與會者的接站、報到、簽到、觀光旅游、返離時的票務聯(lián)系等工作。
7．接待經費。寫明與會者的食宿和交通的費用安排，有時也包含安排參觀、游覽、觀看文藝演出等的支出，涉外會議活動還包括一定數(shù)量的禮品費。對外公布的接待方案一般不寫這一部分的內容。
(三)會議接待方案的結構和寫法
1．標題。由會議活動名稱＋“接待方案”組成。
2．主送機關。接待方案直接上報上級時，應當寫明上級機關的名稱。如以請示的附件上報，則不必寫主送機關。
3．正文。逐項載明接待方案的具體內容，結構安排上一般采用序號加小標題的結構體例。開頭部分寫明接待的對象、緣由、目的、意義；主體部分寫明接待的方針、規(guī)格、內容、日程、責任和經費；直接上報請求批準的接待方案，結尾處要寫“以上方案妥否，請審批”等字樣。
4．落款。署提交接待方案的部門名稱。如果文案是由具體承辦人員擬寫的，由擬寫人員具名。
5．成文時間。寫明提交的具體日期。
會議接待方案 篇11
(一)會前工作:
1、與會議主辦方洽談。
2、向會議主辦方供給會議接待策劃方案和報價。
3、邀請會議主辦方實地考察會議舉辦場所。
4、與會議主辦方確認會議接待方案。
5、與會議主辦方簽訂會議接待合同，順便要定金。
6、準備會議資料。(含代邀請相關領導、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務服務及公關禮儀、翻譯、通訊及文秘服務。)
(二)跟進工作:
1、機場、車站:專人、專車分批分時段按要求接站。
2、會議酒店現(xiàn)場:會議秘書分發(fā)會議資料，來客接待。
3、會議秘書協(xié)助會場布置及會場的會務服務。
4、會議秘書在會議接待(報到)處協(xié)助會務組確認和分發(fā)房間，確認VIP用房及整理記錄有關信息。協(xié)助分發(fā)會議禮品及房間派送水果等會務工作。
5、確認用餐時間、菜單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關安排等工作。
6、提前確認會議代表(客戶)的娛樂項目、娛樂場所及消費和付費的方式。
7、確認旅游公司為該會議供給的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜(日程安排、房餐車導游等安排)。
8、確認并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。
9、確認特殊客人(如偉大的領導少數(shù)民族代表、VIP、殘障代表及家屬等)的安排及接待工作。
10、協(xié)調會議期間的交通工具的安排。
11、代辦會議代表返程及他程的交通票務及其他委托代辦服務。
(三)會后工作:
1、會務服務的總結、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。
2、會議資料、領導講話稿、、新聞報道資料的匯總結書工作及印刷代表通訊錄。
3、與會議主辦者的費用結算工作。
4、歡送代表工作。
(四)會議的籌備工作:
1、根據(jù)會議規(guī)模，確定接待規(guī)格。設定待規(guī)格。
2、發(fā)放會議通知和會議日程。會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會議的時間、地點、會議主題以及會議參加者、會務費、應帶的材料、聯(lián)系方式等資料。通知后面要注意附回執(zhí)，這樣能夠確定受邀請的人是否參加會議，準備參加會議的是否有其他要求等。對于外地的會議參加者還要附上到達會議地點和住宿賓館的路線圖。這個路線圖避免了與會者問路的許多麻煩。
會議日程是會議活動在會期以內每一天的具體安排，它是人們了解會議情景的重要依據(jù)。它的形式既能夠是文字的也能夠是表格的.。它能夠隨會議通知一齊發(fā)放。
3、會場的布置。
會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。一般大型會議，根據(jù)會議資料，在場內懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語。可在會場內擺放適當?shù)暮啽闩杈�、盆�?為使會場更加莊嚴，會議桌上可懸掛或擺放國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料，應擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一。坐席的配置要和會議的風格和氣氛統(tǒng)一，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法:圓桌型，如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會者同領導一齊圍桌而坐，從而消除不平等的感覺。另外，與會者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交換意見。座次安排應注意來賓或上級領導與企業(yè)領導及陪同應對面做，來賓的領導應坐在朝南或朝門的正中位置，企業(yè)領導與上級領導相對而坐。同級別的對角線相對而坐。因為為尊者享有優(yōu)先知情權。教室型，這是采用得最多的一種形式，它適用于以傳達情景、指示為目的的會議，這時與會者人數(shù)比較多、并且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。主席臺的座次按人員的職務、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為尊位。
(五)會議的接待禮儀:
一是會前檢查。這是對在準備工作階段研究不周或不落實的地方進行的補救。比如檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。
二是提前進入接待崗位。接待人員應當在與會者到來之前提前進入各自的崗位、并進入工作狀態(tài)。一般的`接待工作分以下幾個崗位。
1、簽到。設一張簽字臺，配上1-2名工作人員，如果是要求接待檔次比較高，能夠派禮儀小姐承擔。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時，應脫下筆套，筆尖對自我，將筆雙手遞上。如果是毛筆，則應蘸好墨汁后再遞上。簽到本應精致些，以便保存。如需要發(fā)放資料，應禮貌地雙手遞上。接待人員應經常向會議組織者匯報到會人數(shù)。
2、引座。簽到后。會議接待人員應有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領導應先引入休息室，由企業(yè)領導親自作陪，會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。
3、接待。與會者坐下后，接待人員應遞茶，或遞上毛巾、水果，熱情向與會者解答各種問題，滿足各種要求，供給盡可能周到的服務。
(六)會議的服務禮儀:
1、所有員工統(tǒng)一外著公司西服套裝工作服，男士內穿藍色襯衣工作服，女士內穿白色襯衣工作服，服裝應完好、無污漬，扣子齊全，不漏扣、錯扣。打好領帶，配穿皮鞋，上衣袋不裝東西，褲袋少裝東西，并做到不挽袖口和褲腳。佩戴工號牌。
2、接待時注意力集中，展現(xiàn)良好的精神狀態(tài)，無疲勞狀、憂郁狀和不滿狀。立姿端正，抬頭、挺胸、收腹、雙手自然下垂。行走步伐有力，步幅適當，節(jié)奏適宜。
3、避免在客戶面前打哈欠、伸懶腰、打噴嚏、挖耳朵等，實在難以控制時應側面回避。與領導、客人交談時，要神態(tài)專注，表情自然，表達得體，不得背手、袖手、抱手或抄手，不要左右晃動和抓耳撓腮。
4、會議進行中的服務盡量要做到穩(wěn)重、大方。如果操作不慎，出了差錯，應不動聲色地盡快處理，不能驚動其他人，不能慌慌張張，來回奔跑，將與會者的注意力引到自我身上，否則，這將是極大的工作失誤。
5、服務會議應緊湊，不要出現(xiàn)冷場的局面。這就要求各個工作人員“嚴陣以待”，做好各項準備工作。
6、要做好會后服務的準備。會議進行之中，就應為會后服務做好準備。如，會后要照相，就應提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影的準備。另外，會后的用車也應在會議結束前妥善安排。
(七)會后服務:
會議結束后，全部接待人員應分工明確地做好善后處理工作。
1、組織活動會議結束后，有時還會安排一些活動。如聯(lián)歡會、會餐、參觀、照相等，這些工作很繁瑣，應有一位領導統(tǒng)一指揮和協(xié)調，并且這位領導要有很強的組織本事才能勝任，同時其他接待人員要積極配合，各負其責，做好自我分擔的工作，以保證活動計劃的順利實施。
2、送別根據(jù)情景安排好與會者的交通工具，使其愉快、及時地踏上歸程。
3、清理會議文件回收有關文件資料，整理會議紀要，會議總結。
會議接待方案 篇12
接待前準備：
1、熟悉接待計劃日程安排，所接待客人名單、抵達時間及交通工具(火車/飛機)，落實接站車輛車次，接站人員。
2、掌握客人的餐飲、住宿特殊要求和注意事項，做好住宿和餐飲安排工作。
3、提前按要求做好旅游及行程計劃、安排好旅游車輛，駕駛人員，導游人員，旅游景點，旅游途中就餐點。
一、會議概況：
(一)會議時間：20xx-1-10至20xx-1-12
(二)會議地點：XX飯店
地址：XX飯店
電話：_____
聯(lián)系人：賈_
(三)參加會議人員:
總公司代表分公司各部門負責人，
二、活動日程(見日程安排表)
三、工作分工
成立會議籌備領導小組
組長：賈_
副組長：胡_
領導小組下設辦公室，負責人__具體負責整個會議期間的'各項工作。
成員單位：分公司人事部公關部辦公室下設材料組、會務組。
(一)材料組
負責人：韋_
成員：秘書處有關人員
職責：
1.領導講話、主持稿、論文集
2.代表報到、登記，制定花名冊、通訊錄
3.會議須知、日程表
4.代表、工作人員住宿、餐飲分配表
5.制做文件袋、配記事本、筆、相冊
6.材料裝袋、印制代表證、工作人員證、桌簽
7.乘車編號及分配代表、工作人員乘坐車輛
(二)會務組
負責人：歐_
成員：總務處有關人員
職責：具體負責請領導參加開幕式、聯(lián)系開、閉幕式會議室、會議接站、食宿、宴請、各項活動統(tǒng)籌安排、紀念品的購買發(fā)放、后勤保障及各項協(xié)調工作。
1.車輛
負責人：胡_
(1)會議抽調公關部秘書處轎車3臺主要用于迎接代表團。行政處2臺轎車主要用于會務。
(2)各單位抽調的車輛要做到整潔干凈、無故障、無灰塵。
(3)車輛市內用油由各出車單位自行解決。
(4)聯(lián)系各代表團鐵路定票，為代表自帶車輛加油及送站工作。
2.接站
負責人：毛_
1月10日，各代表團報到當天，對坐車來的代表，派車在高速公路出口處迎接;對乘火車來的代表，派車到車站迎接(由責任單位自制接站牌)。
具體分工：負責人自行安排
3.紀念品
負責人：賈_
(1)準備給白紀念品10份，以表感謝。
4.住宿
負責人：賈_
(1)住宿。會議代表統(tǒng)一住XX飯店�？偞戆才艈为氉∫粯藴书g，其它代表2個人住一標準間，各代表房間內擺放水果、香煙和主要地方報紙。
(2)宴請。10日各代表團報到后，在飯店舉行歡迎晚宴，擬請×座陪(擺牌)。
(3)要求。會議用餐依簽牌固定餐位，一樓正廳懸掛歡迎橫幅;會議室掛會標，擺放鮮花，代表座簽等，要體現(xiàn)隆重、端莊、整潔。
5.參觀、娛樂活動
(1)游覽。
責任人：麥_
負責游覽期間住宿、用餐、游玩等活動。
要求：游覽長負責培訓3男3女既6名隨車導游(擬從秘書部內挑選)。
(2)8月11日晚，舉辦聯(lián)歡晚會。
責任人：韋_
負責聯(lián)系晚會場所、邀請樂隊、主持人、在局內挑選5名歌手，制定由各代表團參與的演出計劃。
6.宣傳報道
責任人：麥_
(1)負責會議攝、錄像工作。
(2)派攝影、錄像記者各1人，全程跟蹤服務(迎接、會議、游覽)。
(3)將代表的照片裝入相冊，錄像刻制光盤，在代表返程前交到代表手中。
7.醫(yī)療保障
責任人：歐_
門診部派1名醫(yī)生全程保障。備有關藥品和緊急醫(yī)療器械。
會議接待方案 篇13
一、銷售部接待程序:
銷售部在獲取客戶在賓館舉辦會議的信息后，應著手做以下工作:
1、及時與會務方負責人進行聯(lián)絡
(1)清楚了解會議性質(屬勘探局接待工作、還是商務活動，是否有重要嘉賓參加等)及內容(包括:時間、人數(shù)、所需房間數(shù)、場地、器材、形式、交通及其他特殊要求等);
(2)若屬大型、重要的會議接待，在和客戶商定有關接待細節(jié)后，應及時向部門主管領導匯報情況，由部門主管領導召開協(xié)調會議，統(tǒng)籌整個會議的接待工作。
2、落實會議場地和房間數(shù)量
在會議洽談協(xié)商的過程中，應和會務方具體負責人詳細討論有關的會議細節(jié)，做好記錄，尤其應盡快落實是否有適合客人要求的場地和客房。當確認場地及客房可按客戶要求提供后，應向餐飲部、房務部發(fā)出預留場地及房間的通知書。
3、商談價格
當確認場地及客房的安排沒有問題后，應根據(jù)實際情況給客戶提供清晰的價格。如該活動涉及多項內容，應會同有關部門對某些價格進行調整及平衡。
價格政策是相對固定的，如超出自己的權限，應及時向主管領導請示。
4、簽訂會議協(xié)議，收取會議押金
當會務方已確認所有會議細節(jié)后，雙方應根據(jù)要求及承諾簽訂會議協(xié)議，并依照協(xié)議收取相應的會議押金;
5、下發(fā)會議接待通知單
簽訂好會議協(xié)議后，根據(jù)雙方協(xié)商的具體內容和有關細節(jié)，填寫會議接待通知單，經核對無誤，下發(fā)至各部門,并保存該次會議的檔案;
6、會議接待
發(fā)出會議接待通知單后，需和會務方負責人及賓館相關部門隨時保持聯(lián)系，協(xié)調會場的布置，跟蹤會議進程;
7、會議結賬
會議結束，若客戶消費掛賬，其帳務由銷售部和財務部共同催收，餐飲部給予協(xié)助;
8、會議送別
恭送會務方領導及辦會負責人，為賓客留下美好感受;同時擇機贈送精美小紀念品給會務方負責人，加深友情;
9、會議結束
會議結束，視需要召開總結會，分析會議接待的得失，并將客戶意見反饋至相關部門，同時銷售部應做好回憶資料的存檔工作;對有新聞價值的會議接待活動，可撰稿送媒體發(fā)表。
二、房務部接待程序:
房務部接到銷售部所下發(fā)的會議接待通知單后，應做到:
1、會議接待的前期工作
(1)熟悉、了解會議接待通知單的內容;
(2)了解結算方式，收費項目、聯(lián)系人和費用簽單人;
(3)落實是否需要安排會議用房及用房數(shù)量和時間，了解房間是否需要開通長途電話、撤酒水、加床;
(4)落實房間配備的'鮮花、水果標準及總經理名片、致意卡等;
(5)落實參會嘉賓是否乘專梯，客人是否分批到達;
(6)負責會議嘉賓報到時房卡的分發(fā)等。
2、會議排房
按會議接待要求安排相應的房間，在房類資源充足的情況下，房間安排力求集中，同時也可選擇安排同類客房中處于狀態(tài)的房間。
3、會議空房
確認會議定房，落實好具體房間后，將預定內容輸入電腦并確定房號。
4、會議嘉賓入住
(1)在會議客人到店前一天，與銷售部就會議接待用房事宜進行核實，至少前一天排房，做好一切賓客入住前的準備工作;
(2)會議賓客到達前，準備好房卡及團隊會議分發(fā)一覽表;對于重要客人，可將房卡、歡迎卡、登記表等送到大堂副理處，由當值大堂副理在客人到達前檢查房間，確保房間處于正常狀態(tài);
(3)當會議賓客抵店后，按會議接待安排及正常接待程序為客人辦理入住手續(xù)，并由行李員及時運送客人的行李。若遇問題，及時與銷售部會議接待負責人聯(lián)系。
5、會議嘉賓離店
(1)禮賓官接待信息，應及時協(xié)助客人收送行李;
(2)前臺收銀處快速結賬;
(3)協(xié)助客人安排好車輛。
6、關注重要賓客的消費習慣，收集整理客史資料。
三、餐飲部接待程序
餐飲部接到由市場銷售部下發(fā)的會議接待通知單后，應做到:
1、會議接待前期工作
(1)做好記錄，根據(jù)會議接待通知單，準確掌握會議的舉辦單位、時間、地點、人數(shù)、形式、接待標準及有關特殊要求并將接待信息逐級傳遞;
(2)根據(jù)會議接待通知單及會務方的要求，至少提前半天布置會場;
(3)由宴會主管按賓館服務標準和客戶要求檢察會前準備情況(會議通道是否暢通、會議設施的擺放與清潔、電源音響設備的功能狀態(tài)、會場的布置質量、服務人員的精神面貌等)，發(fā)現(xiàn)問題立即整改，力求沒有疏漏;
(4)提前兩天跟進會務方及銷售部會議聯(lián)絡人，確定會議茶歇、用餐餐標及特殊要求，并為會議客人預留用餐場所。
2、會議接待中
(1)安排優(yōu)秀禮儀人員，在會議召開前40分鐘到場，引領參會嘉賓;
(2)跟進會議服務及協(xié)助客人處理會間特殊事項;
(3)協(xié)助銷售部會議聯(lián)絡人及財務部收銀員及時理清會議帳務，準備與會務方負責人結賬。
3、會議結束
(1)宴會服務人員跟進會議結帳工作;
(2)幫助會議客人整理會議遺留物品。
4、會議用餐及送別
(1)引領會議客人用餐，并提供優(yōu)質服務;
(2)做好餐飲帳務的結賬工作。
5、送別
(1)恭送會議客人，為賓客留下美好感受;
(2)客人離店后，若遺留下貴重物品，應盡快聯(lián)系交換客人。
6、整理會議客戶資料，總結會議接待得失。