檔案管理方案

時間：2024-06-28 07:10:00 方案我要投稿

檔案管理方案

　　為有力保證事情或工作開展的水平質(zhì)量，常常需要提前制定一份優(yōu)秀的方案，方案是為某一行動所制定的具體行動實施辦法細則、步驟和安排等。那要怎么制定科學的方案呢？下面是小編幫大家整理的檔案管理方案，歡迎大家分享。

檔案管理方案

檔案管理方案1

　　為認真貫徹落實《二期工程建設(shè)檔案管理辦法》和《二期建設(shè)工程竣工文件編制辦法》，強化對項目文件的過程控制能力，確保項目檔案齊全完整、內(nèi)容準確、系統(tǒng)規(guī)范，真正做到檔案管理與工程建設(shè)同步推進、紙質(zhì)檔案與電子檔案同步建立、檔案應用與工程管理同步見效，針對檔案管理，特制定以下具體實施方案。

　　一、總體思路

　　堅持項目檔案全過程管理理念，遵循“誰主管誰負責”、“管生產(chǎn)必須管檔案”的原則，以落實項目法人負責制為核心，以建立健全管理制度為抓手，以強化事前介入、事中控制、事后檢查、驗收把關(guān)等多環(huán)節(jié)控制為主線，創(chuàng)新實踐檔案管理工作新思路、新模式、新方法，提升項目檔案管理水平，使項目檔案管理工作與工程建設(shè)同等重視、同步推進、同步落實，實現(xiàn)“建精品工程，創(chuàng)精品檔案”的工作目標。并以項目檔案工作的規(guī)范開展促進建設(shè)項目管理工作的優(yōu)化提升，更好地為項目建設(shè)與管理服務。

　　二、檔案管理組織體系及職責

　　檔案管理組織體系是檔案管理責任制運行的根本保障，組織體系須充分體現(xiàn)科學性、合理性和效能性。二期工程檔

　　1案管理組織體系分為三級：

　�。ㄒ唬n案管理工作領(lǐng)導小組

　　領(lǐng)導小組由指揮部分管檔案工作的副總指揮擔任組長，各處室主要負責人為成員。主要職責為：全面部署和領(lǐng)導推進檔案管理實施工作，審定檔案管理制度，研究決策檔案管理工作中出現(xiàn)的重大問題，審查歸檔資料，組織檔案專項驗收等。

　　（二）檔案管理工作辦公室

　　檔案管理工作辦公室是領(lǐng)導小組下設(shè)的日常辦事機構(gòu)，設(shè)在指揮部辦公室，下設(shè)檔案室。指揮部辦公室主要負責人為檔案管理工作辦公室負責人，各處室分管負責人和檔案管理員為成員。主要職責為：指導和推進落實檔案管理實施工作，制定指揮部檔案管理制度，檢查項目部檔案管理制度，組織培訓交流活動，組織開展專項檢查等過程控制活動，檢查歸檔資料的真實性和完整性，承擔檔案專項驗收的準備工作等。

　�。ㄈ╉椖坎繖n案管理工作小組

　　項目檔案管理實行項目法人負責制。各施工、監(jiān)理項目部進駐現(xiàn)場后必須及時成立檔案管理工作小組，項目經(jīng)理任組長，分管經(jīng)理和檔案管理員為成員。主要職責為：學習落實指揮部頒發(fā)的檔案管理制度，制定項目部檔案管理制度，落實檔案管理實施工作，事先建立檔案文件體系并確保文件及時歸檔，配合開展各項檢查工作并及時整改，完成竣工文件組卷及自審，協(xié)助進行檔案專項驗收工作等。每個項目部

　　2必須設(shè)專職檔案管理員1名，并根據(jù)工程量的大小配備足夠數(shù)量的檔案管理專兼職人員。要求選派責任心強、有一定工作能力和經(jīng)驗的人員承擔檔案管理工作，項目部應建立激勵機制，給予稱職的檔案管理員一定的報酬和獎勵。

　　檔案管理工作領(lǐng)導小組將定期和不定期地召開工作會議，聽取檔案管理工作辦公室的匯報，研究部署檔案管理推進工作。檔案管理辦公室定期召開工作會議、經(jīng)驗交流會議和專題研討會議，總結(jié)推廣好經(jīng)驗、好做法，分析研究檔案管理面臨的問題，并制定對策措施。項目部檔案管理工作小組定期召開工作會議，檢查檔案管理實施工作落實情況，并及時向檔案管理工作辦公室上報總結(jié)報告。

　　三、檔案管理制度體系

　　檔案管理制度體系是檔案管理運行的重要載體和基礎(chǔ)，制度體系須充分體現(xiàn)完整性、實用性和指導性。二期工程檔案管理制度體系分為二個層面：

　�。ㄒ唬┲笓]部層面檔案管理制度體系

　　指揮部需重點抓好以下幾個部分的職責和制度的建立、修改和完善：

　　1、檔案管理工作領(lǐng)導小組、檔案管理工作辦公室職責；

　　2、檔案管理員工作職責；

　　3、檔案管理辦法；

　　4、竣工文件編制辦法；

　　5、檔案管理實施方案；

　　6、培訓交流制度；

　　7、監(jiān)督檢查和整改制度；

　　8、考核獎懲制度；

　　9、檔案專項驗收制度；

　　10、其他與檔案工作全部流程相關(guān)聯(lián)和配套的各項管理制度。

　　（二）項目部層面檔案管理制度體系

　　施工、監(jiān)理項目部需重點抓好以下幾個部分的職責和制度的建立、修改和完善：

　　1、檔案管理工作小組職責；

　　2、組長（項目經(jīng)理）、分管經(jīng)理、檔案管理員工作職責；

　　3、檔案工作流程和管理制度；

　　4、自檢制度；

　　5、考核獎懲制度；

　　6、其他與檔案工作全部流程相關(guān)聯(lián)和配套的各項管理制度。

　　指揮部對修改完善后的制度將以文件形式下發(fā)，項目部修改完善后的制度須在進場后的15日內(nèi)報檔案管理工作辦公室備案審查。項目部須組織相關(guān)人員開展學習研討活動，讓每一個相關(guān)人員都能熟悉了解所在崗位的檔案管理職責、檔案工作流程、相關(guān)管理制度規(guī)定和責任要求。

　　檔案管理工作辦公室和各項目部需建立檔案管理制度體系更新完善制度。一方面，當國家相關(guān)法律法規(guī)發(fā)生調(diào)整變化或上級提出新的相關(guān)管理要求時，當項目部組織結(jié)構(gòu)、管理模式等發(fā)生調(diào)整變化時，都需對檔案管理制度體系及時進行更新完善；另一方面，制度體系也必須在運行實踐中不斷加以補充、修訂和豐富完善。

　　四、檔案管理運行體系

　　檔案管理運行體系是檔案管理相關(guān)制度能否落實的關(guān)鍵，運行體系須充分體現(xiàn)針對性、全面性和強制性，涵蓋檔案工作的各個環(huán)節(jié)。二期工程檔案管理運行體系包括六個方面：

　�。ㄒ唬┩ㄟ^合同約束強化檔案管理工作

　　4指揮部在編制招標文件時，以建設(shè)項目檔案工作質(zhì)量與工程實體建設(shè)質(zhì)量同等重視、目標要求一致、考核措施一致為原則，將嚴謹、規(guī)范、科學地開展檔案管理工作作為體現(xiàn)投標人管理水平的重要組成部分納入特殊條款中，并在評標分值設(shè)置中占有一定比重，以此強化投標人對檔案管理工作重要性的認識。

　　建立檔案保證金制度，在招標文件和合同中明確規(guī)定建設(shè)項目檔案保證金條款和數(shù)額，以及返還條件。要求監(jiān)理項目部把檔案管理工作納入監(jiān)理工作程序和內(nèi)容，既監(jiān)理工程質(zhì)量，同時也監(jiān)理項目檔案質(zhì)量。

　�。ǘ┘訌姍n案管理培訓指導和交流

　　各項目部對指揮部下發(fā)的檔案管理制度須及時組織學習，并深刻領(lǐng)會。檔案管理工作辦公室在項目部進場后的15日內(nèi)將組織開展集中培訓活動，分管經(jīng)理和檔案管理員必須參加。培訓內(nèi)容包括國家、省市、行業(yè)有關(guān)檔案管理法律法規(guī)和指揮部頒布的各項制度，竣工文件結(jié)構(gòu)劃分、編制要求和組卷格式，檔案工作實施方案等。培訓方式采取授課和交流相結(jié)合的'方式，根據(jù)實際需要，聘請檔案管理專家傳授知識和經(jīng)驗，并進行互動交流。培訓時間以參加培訓人員掌握檔案管理工作要點，能正常開展檔案管理工作為止。要求參加培訓人員積極準備，認真聽課，大膽提問，確保培訓活動達到提高檔案管理人員業(yè)務能力的效果。

　　項目部在檔案工作實施過程中遇到問題和難題時，須及時與檔案管理工作辦公室聯(lián)系，檔案管理工作辦公室將及時

　　5給予指導。同時，檔案管理工作辦公室需增強主動服務意識，經(jīng)常深入項目部進行調(diào)研，組織交流活動，釋疑解惑，并推廣好經(jīng)驗、好做法。

　　鼓勵檔案管理人員參加檔案管理機構(gòu)舉辦的培訓班、學術(shù)講座、學術(shù)會議，開展業(yè)務調(diào)研和考察，并將新規(guī)定、好方法及時反饋檔案管理工作辦公室，以便進一步提高項目檔案管理整體水平。

　�。ㄈ┙㈨椖繖n案“預立卷”制度

　　“預立卷”是指項目實施前，按照規(guī)定的歸卷條款建立系列卷盒，并將項目實施前和實施中辦理完畢的文件及時歸入相應卷盒的工作。實行“預立卷”制度，可以預見性地做好平時文件暫存管理工作，避免文件缺失遺漏，極大地減輕項目后期文件整理組卷和歸檔工作量。

　　“預立卷”的關(guān)鍵在于按照相應的法規(guī)和標準確定文件結(jié)構(gòu)體系。指揮部頒布的竣工文件編制辦法明確了竣工文件分為工程準備階段文件、招投標文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件、科研文件等七個部分，并確定了部分、卷、冊、分冊、輯等五級結(jié)構(gòu)體系及編號。

　　按照文件結(jié)構(gòu)體系及編號，檔案管理工作辦公室承擔工程準備階段文件、招投標文件、竣工驗收文件、科研文件等四個部分文件的卷盒建立工作，施工項目部承擔施工文件、竣工圖等二個部分文件的卷盒建立工作，監(jiān)理項目部承擔監(jiān)理文件的卷盒建立工作。

　　由于項目施工標段較多，標準不一、文件復雜，因此竣工文件編制辦法中對施工文件、監(jiān)理文件、竣工圖等文件的結(jié)構(gòu)分解只到“冊”層級。要求施工項目部按照文件結(jié)構(gòu)體系和編號，根據(jù)實際情況，在進場后的1個月內(nèi)完成施工文件和竣工圖文件結(jié)構(gòu)體系的向下分解和編號，建立相應系列卷盒，明確每個卷盒內(nèi)的文件名，并及時報監(jiān)理審核、檔案管理工作辦公室審定。同理，要求監(jiān)理項目部完成監(jiān)理文件結(jié)構(gòu)體系的向下分解和編號，建立卷盒，報檔案管理工作辦公室審定通過后執(zhí)行。

　　檔案管理員對辦理完畢的文件須及時進行收集、登記、整理，并歸入相應的卷盒中。檔案管理工作辦公室將對卷盒的建立和平時歸卷情況進行指導和檢查，項目經(jīng)理須將檔案管理工作納入日常管理工作中。在歸卷運行中，項目部可根據(jù)實際情況對預立卷類目進行調(diào)整，但調(diào)整后的類目須報檔案管理工作辦公室審定批準。

　�。ㄋ模┩菩许椖繖n案“首件制”

　　項目檔案“首件制”是指通過對首件案卷完整性、準確性和系統(tǒng)性的確認，發(fā)揮首件案卷的示范作用，帶動、推進和保障后續(xù)案卷質(zhì)量的一種做法。后續(xù)案卷質(zhì)量不能低于首件案卷標準。

　　各項目部通過執(zhí)行“預立卷”制度，在整理、歸卷形成完整的首件案卷并完成自檢后，報監(jiān)理和檔案管理工作辦公室審核、審定。檔案管理工作辦公室在審查首件案卷符合竣工文件編制辦法中的編制要求后，簽發(fā)《首件案卷確認書》。如不符合要求，則提出整改意見并給予指導，項目部完成整改后，再報監(jiān)理和檔案管理工作辦公室審核、審定。確認后的首件案卷，作為其他案卷的歸卷樣本。

　�。ㄎ澹⿵娀椖课募倪^程檢查和竣工文件的分級審查檔案管理員在收集、整理項目文件時，必須強化自檢力度，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保歸卷文件符合編制要求。施工項目部提交的工作報告中必須包含歸卷文件自檢結(jié)果。監(jiān)理項目部須將對施工項目部歸卷文件的檢查納入日常監(jiān)理范圍，發(fā)現(xiàn)問題及時下達整改通知書，每月提交的監(jiān)理報告除包含本部門歸卷文件自檢結(jié)果外，必須說明對施工項目部歸卷文件的檢查結(jié)果。檔案管理工作辦公室每月組織一次專項檢查，根據(jù)需要邀請外部專家參加，檢查內(nèi)容包括：項目部組織體系運行情況，管理制度執(zhí)行情況，歸卷文件的及時性、準確性和規(guī)范性，問題整改落實情況等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題下達整改通知書，檢查結(jié)果通報各項目部。

　　施工文件、竣工圖等竣工文件審查實行“四級審查制”，即施工單位自審、監(jiān)理單位復審、指揮部審查、竣工驗收委員會終審；監(jiān)理文件實行“三級審查制”，即監(jiān)理單位自審、指揮部審查、竣工驗收委員會終審；其他竣工文件實行“二級審查制”，即指揮部自審、竣工驗收委員會終審。在指揮部審查通過后，各項目部須及時向指揮部移交全套案卷。在竣工驗收委員會終審前，指揮部將邀請專家對項目檔案進行預驗收，并召開檔案工作專項會議，查漏補缺，及時整改，確保竣工檔案真實、準確、完整。

　　（六）嚴格考核獎懲制度

　　各項目部須建立分級管理的檔案責任制考核獎懲制度，將考核獎懲工作常態(tài)化，考核結(jié)果應與相關(guān)責任人的榮譽和經(jīng)濟利益掛鉤。

　　指揮部檔案管理工作辦公室除建立檔案管理考核指標體系外，將根據(jù)工程推進情況和檔案管理工作實際，組織開展專項競賽創(chuàng)優(yōu)活動，同時在制定工程勞動競賽目標、節(jié)點目標、質(zhì)量目標等過程中增加檔案管理內(nèi)容，將檔案檢查結(jié)果與工程評優(yōu)考核掛鉤。

　　對在檔案管理工作中作出突出貢獻的項目部和個人，指揮部將給予適當?shù)谋碚门c獎勵，出具業(yè)績證明。對違反相關(guān)規(guī)定，檔案質(zhì)量不達標，且整改不及時、不到位的項目部和責任人，將給予通報批評，并按規(guī)定給予相應的經(jīng)濟處罰。對于特別嚴重的，將不予返還保證金。

檔案管理方案2

　　為了方便公司的檔案材料統(tǒng)一、集中、有序保存，加強公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，維護公司的合法權(quán)益，同時促進各部門的協(xié)調(diào)和各項工作的順利開展，特提出如下建議：

　　一、檔案管理機構(gòu)及職責

　　1、檔案工作由公司總裁統(tǒng)一領(lǐng)導，辦公室負責接收、下發(fā)、整理、歸檔、匯總，由指定的辦公室人員負責檔案的保管和提供其利用的工作，并監(jiān)督公司各部門及其員工對檔案的使用過程。

　　2、辦公室應逐步完善檔案管理制度，確保檔案安全和方便利用，并且及時糾正檔案管理中的疏漏。

　　二、檔案的保存

　　1、保存地點：辦公室檔案柜

　　2、保存內(nèi)容：包括過去和現(xiàn)在的公司各部門及員工從事業(yè)務、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對公司有辦存價值的各種文件、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、協(xié)議合同、電腦盤片、音像制品、榮譽實物、證件等不同形式的.歷史記錄。

　　3、保存方法：

　　3.1分類

　　3.2匯總

　�。�1）辦公室資料：根據(jù)文件的編號或日期匯編成冊，分為兩大部分：接收文件和下發(fā)文件（分別記錄），形式如下：

　　接收文件下發(fā)文件

　　日期:年月日（編號：）日期:年月日（編號：）

　　接收自：下發(fā)至：

　　主題：主題：

　　公司人事資料匯總形式如下：

　　姓名：（個人基本資料）學歷：所屬部門及職位：

　　客戶資料匯總形式如下：

　　國家：客戶名稱：主要業(yè)務：聯(lián)系人及方式：

　　工廠資料匯總形式如下：

　　類別：工廠名稱：（地址）聯(lián)系人及方式：

　�。�2）技術(shù)性資料匯總形式如下：

　　日期：年月日

　　產(chǎn)品名稱（類別）：

　　最終報價：（工廠：）

　　（3）財務資料：根據(jù)時間（月、季度、年）匯總，在月末、季度末、年末收集、整理各種財務資料，按照編號登記入冊。

　�。�4）國際業(yè)務資料

　　以合同為線索整理，按照合同號登記成冊，形式如下：

　　合同號日期客戶名稱業(yè)務內(nèi)容其他單據(jù)是否齊全

　�。�5）樣品資料匯總形式如下：

　　外來客戶樣品公司生產(chǎn)樣品

　　樣品編碼：樣品編碼：

　　樣品描述：樣品描述：

　�。�6）成員公司資料匯總形式如下：

　　公司名稱：主要業(yè)務：

　　聯(lián)系人及方式：相關(guān)資料包括：

　　三、檔案的借閱

　　因公司需要借閱文檔的，應填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關(guān)公司重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)辦公室核準后，方可帶出，用畢即歸還。閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復制、調(diào)換、涂改、污損等，更不能隨意亂放，以免遺失。

　　四、處理規(guī)定

　　公司各部門及員工有保護檔案的義務，有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予50-300元扣薪處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責任：

　　1.毀損、丟失、擅自銷毀公司檔案

　　2.擅自向外界提供、摘抄公司檔案

　　3.涂改、偽造公司檔案

　　4.未及時上報、歸檔或管理不善

　　5.未按手續(xù)就借閱、外帶者（檔案管理者同罰）

　　注：監(jiān)督責任部門為公司辦公室，第一責任人為指定的檔案管理員，第二責任人為辦公室負責人。

　　以上建議不妥之處，懇請批評指正。

檔案管理方案3

　　一、檔案信息化建設(shè)的必要性

　�。ㄒ唬┦构ぷ餍实玫教嵘Ｐ畔⒒臋n案向建立檔案和查閱檔案的人都提供了方便，在面對眾多紙質(zhì)檔案時，由于管理檔案的人員任務非常繁重，致使他們在工作中容易出現(xiàn)差錯，但運用計算機掃描便能快速使檔案實現(xiàn)信息化，同時還能輕松處理完檔案資料，如此一來，不僅使工作效率得到了提升，同時也使存儲空間得到了節(jié)省。

　　（二）使檔案管理工作得到改善。實現(xiàn)信息化的檔案管理，能讓檔案管理部門由封閉性管理轉(zhuǎn)為開放性管理，讓檔案管理方式可以從檔案的保管和利用轉(zhuǎn)變成檔案的信息化服務、管理和采集，進而使檔案資源能實現(xiàn)科學配置，從而為經(jīng)濟的發(fā)展提供更高效的服務。

　�。ㄈ┓奖銠z查查詢。對傳統(tǒng)檢索方式加以利用，檔案管理者可從目錄中找出檔案，并按照記錄到庫房里進行查找，但這樣做非常浪費人力。在實現(xiàn)檔案的信息化管理之后，能使即時查詢得以實現(xiàn)，管理者可選擇最佳的查詢方式，將所需檔案從檔案庫里面檢索出來。

　　（四）支持管理和決策。信息化的檔案管理能確保檔案信息的可靠性和完整性，不僅能讓員工通過計算機查閱相關(guān)檔案資料，進而使他們的`工作效率得到提升，同時還能綜合分析檔案信息，從而為領(lǐng)導決策提供文獻支撐。

　　二、檔案信息化建設(shè)的集體內(nèi)容

　　檔案信息化建設(shè)主要包括：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應用系統(tǒng)建設(shè)、標準規(guī)范建設(shè)和人才隊伍建設(shè)等五個方面的內(nèi)容。

　�。ㄒ唬藴室�(guī)范建設(shè)。是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標準、規(guī)范，并指導實施的過程。檔案信息化的標準、規(guī)范相當于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對于確保計算機管理的檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運行的安全、暢通，具有十分重大的意義。

　　（二）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件，只有建設(shè)先進的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。

　�。ㄈ⿷孟到y(tǒng)建設(shè)。應用系統(tǒng)建設(shè)主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益和檔案信息服務的效果。

　　（四）檔案信息資源建設(shè)。檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，是一項長期的工作。檔案信息是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個重要標志。檔案信息資源建設(shè)主要內(nèi)容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設(shè)主要形式包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫建設(shè)、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫建設(shè)。

　�。ㄎ澹┤瞬抨犖榻ㄔO(shè)。檔案信息化建設(shè)，人才是關(guān)鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才，計算機專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務，又熟悉信息技術(shù)的復合型人才。

　　三、加強檔案信息化建設(shè)的有效舉措

　　（一）制定規(guī)劃，突出重點，扎扎實實地推進檔案信息化建設(shè)工作。檔案信息化工作應該破除對信息化建設(shè)工作中存在的認識誤區(qū)，堅持以利用為中心，充分發(fā)揮信息化工作的效用。檔案信息化工作要以利用為本，充分考慮檔案利用需求與特點，結(jié)合本單位信息化工作發(fā)展水平來開展。要從本單位實際出發(fā)，講求實效，追求投資效益，做到建一個成一個，發(fā)揮效用，不能搞形式主義。

　�。ǘ┘訌娊M織協(xié)調(diào)，整合檔案信息資源，做好信息化建設(shè)工作。作為一項龐大的綜合性工程，檔案信息化建設(shè)必須通過設(shè)置高效率的工作機構(gòu)來協(xié)調(diào)其工作的開展。其工作機構(gòu)應包括：信息化建設(shè)的組織管理機構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的設(shè)計建造機構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)信息管理服務機構(gòu)等。其中組織管理機構(gòu)是建設(shè)的決策指揮者和組織實施者，是整個信息化工程的策動力，決定著網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工程的組織效率：網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)設(shè)計建造機構(gòu)是具體負責檔案信息網(wǎng)絡(luò)的規(guī)劃、技術(shù)設(shè)計和工程建造的機構(gòu)；網(wǎng)絡(luò)信息管理服務機構(gòu)是檔案信息網(wǎng)絡(luò)的實際運作者，負責網(wǎng)絡(luò)的運行維護和檔案信息的組織、與更新。

　�。ㄈ┘訌姍n案信息標準化和規(guī)范建設(shè)，為信息化建設(shè)提供必要條件。檔案信息化標準規(guī)范主要包括管理性標準規(guī)范、業(yè)務性標準規(guī)范和技術(shù)性標準規(guī)范。其中，管理性標準規(guī)范是對電子文件檔案信息進行管理的一套規(guī)劃，包括計算機安全法規(guī)與標準及數(shù)字檔案信息資源合法化確認標準等；業(yè)務性標準規(guī)范是對檔案文件信息化處理的規(guī)范，其范圍包含電子文檔的標準及管理規(guī)范；技術(shù)性標準規(guī)范是指電子文檔數(shù)據(jù)存儲、壓縮、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)加密、水印技術(shù)和系統(tǒng)軟硬件設(shè)施技術(shù)標準規(guī)范等。

檔案管理方案4

　　檔案資料的管理是物業(yè)管理工作的一個重要組成部分，科學的、規(guī)范的檔案管理能有效地為樓宇及公用設(shè)施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指引和服務。物業(yè)管理的檔案建立與管理必須采用先進電子計算機技術(shù)，通過檔案“集中化、有序化、信息化”科學管理程序，達到資源共享、合理利用的目的。我們擬對園區(qū)內(nèi)所有物業(yè)管理服務的項目采取標準化、制度化的管理原則，進行系統(tǒng)化處理、智能化運用，由具有專業(yè)素質(zhì)的管理人員進行管理。一、檔案管理運作環(huán)節(jié)

　　1、資料的收集

　�。�1）設(shè)立檔案室，采取系統(tǒng)化、科學化、電腦化的先進手段，由行政部負責檔案的管理。建立相應的規(guī)章制度，對所有檔案資料進行嚴格管理。

　�。�2）從規(guī)劃設(shè)計到工程竣工的全部工程技術(shù)維修資料，物業(yè)構(gòu)成的方方面面資源都要進行資料收集。

　　2、資料分類整理

　　收集后的所有信息，由行政助理負責集中整理。根據(jù)檔案的來源、信息的內(nèi)容、信息的表現(xiàn)形式等特點進行細分，做到條理清晰、分類合理。

　　3、資料歸檔管理

　�。�1）擬采用原始檔案和電腦檔案雙軌制進行資料的歸檔管理。（2）采用多種形式的信息貯存方式，有電腦磁盤、CDR、照片等，分別采用相應的保管貯存方法。

　�。�3）檔案分類組卷考慮園區(qū)管理實際科學細分，按不同業(yè)務性質(zhì)、編號、造冊、編輯、并分柜保存，運用計算機等先進的管理手段，盡可能把其他形式檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲存，便于查找和調(diào)用。（4）檔案的出室必須由行政助理經(jīng)登記后方可借出；

　　入室時，須由行政助理進行檢查，如有破損，立即修復，并追究有關(guān)人員的責任。行政助理需及時收回在外文件，嚴防文件的流失。（5）嚴格內(nèi)部文件資料的保密制度，需保密文件及區(qū)域必須加密，確保文件的安全。

　　（6）加強檔案的安全管理，配置消防器材，檔案柜、鎖條例防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮濕的要求。

　　4、檔案的運用

　　采用科學檢查及多媒體查詢的方法，隨時可以查閱調(diào)用所有管理資料如客戶資料、裝修資料、財務狀況等，文件目錄條理清晰，便于檔案使用查詢、工作的監(jiān)督和檢查。

　　二、檔案資料分類

　�。ㄒ唬┙庸芤平粰n案資料

　　1、產(chǎn)權(quán)資料

　�。�1）規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文

　�。�2）建筑許可證、投資許可證、施工許可證

　�。�3）拆遷安置材料

　　2、技術(shù)資料（1）紅線圖、總平面圖

　�。�2）地質(zhì)勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告（3）工程合同、工程預決算

　�。�4）工程設(shè)計變更、通知及技術(shù)核算單（5）竣工圖： ①單晶體建筑、結(jié)構(gòu)、竣工圖 ②消防、燃氣、智能化等工程及地下管網(wǎng)竣工圖

　�。�6）房屋、消防、燃氣竣工驗收證明書（7）鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書（8）新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書

　�。�9）供水、供電、電梯、消防、智能化等設(shè)備的檢驗合格證書及其設(shè)備技術(shù)資料

　�。�10）砂漿、混凝土試塊、試壓報告（11）綠化工程竣工圖

　�。�12）其他技術(shù)資料（智能化設(shè)備）（二）管理處自建檔案資料

　　1、物業(yè)資料

　�。�1）服務區(qū)基本資料

　�。�2）分區(qū)資料

　　（3）商業(yè)網(wǎng)點資料

　�。�4）娛樂設(shè)施資料

　　2、師生資料

　�。�1）師生入住資料（2）師生宿舍維修檔案 3、日常管理資料（1）值班表（2）交接班記錄表（3）園區(qū)搬出（入）物品登記（4）日常事務巡視記錄（5）事務回訪登記表 4、車輛管理資料（1）車輛詳細資料（2）車位使用協(xié)議 5、裝修資料（1）裝修申請表（附圖紙）（2）裝修工程隊安全責任書（3）臨時施工人員登記表（4）施工單位營業(yè)執(zhí)照（5）消防責任書 6、維修資料（1）維修登記表（2）維修服務派工單（3）維修回訪記錄（4）公共設(shè)施維修記錄 7、治安管理資料（1）日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄（2）查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶（3）物資搬運放行記錄、緊急事件處理記錄 8、設(shè)備管理資料

　�。�1）公用設(shè)施保養(yǎng)維修記錄（2）機電設(shè)備保養(yǎng)維修運行記錄（3）設(shè)備分承包方維修保養(yǎng)記錄（4）設(shè)備檢查記錄

　　9、校區(qū)文化資料

　�。�1）各項活動計劃及實話記錄（2）校區(qū)文化活動圖片及錄像記錄（3）新聞傳媒報導

　　10、員工管理資料

　�。�1）員工個人資料、入職表格（2）業(yè)績考核及獎懲記錄 11、培訓資料

　�。�1）各項培訓計劃及實施記錄（2）培訓考核記錄

　�。�3）外出考評及參加演練記錄 12、客戶反饋資料（1）服務質(zhì)量回訪記錄表（2）意見調(diào)查、統(tǒng)計記錄（3）投訴及處理記錄表 13、行政文件資料

　�。�1）政府部門文件

　�。�2）物業(yè)公司文件

　�。�3）管理處規(guī)章制度、通知、通報等文件

　�。�4）管理處榮譽一覽表

　�。�5）管理處接待來訪參觀記錄表

　　三、文件管理制度

　　1.目的

　　規(guī)范本公司管理體系運行中文件的管理工作，實施有效的文件控制，確保在各個部門、各個使用場所可獲得適用文件的有關(guān)版本，并防止使用作廢文件。

　　2.適用范圍

　　適用于本公司管理體系文件、包括與體系相關(guān)的外來文件的控制和管理。

　　3.職責

　　3.1行政部是本程序歸口管理部門

　　負責組織公司各層次文件的編制工作；

　　負責公司各層次文件和外來文件的發(fā)放、回收、作廢等管理。

　　3.2其他職能部門

　　負責組織與本部門主要職責有關(guān)的程序、作業(yè)性文件等的編制；

　　負責組織本部門文件評審、修訂。

　　3.3分管主管

　　負責審批職能相關(guān)的作業(yè)性文件。 3.4綜合事務部

　　負責審批支撐部門出臺的作業(yè)性文件。 3.5 項目經(jīng)理

　　負責本項目管理手冊、程序文件的審批；

　　負責財務管理、薪酬管理、績效管理、涉及費用方面等文件的審批；

　　負責涉及全公司重大事項的公告、通知等文件的審批；負責人事任免文件的審批。

　　4.工作程序

　　4.1文件分類。

　　4.4.1管理手冊（含管理方針、目標、組織機構(gòu)、部門職責、管理體系要求等）。

　　4.4.2程序文件。

　　4.4.3作業(yè)性文件（包括：工作標準卡、規(guī)程、規(guī)范、制度等）。 4.4.4記錄表單。

　　4.2 文件的編寫。

　　4.2.1管理手冊。

　　由項目經(jīng)理指定人員編寫。

　　4.2.2程序（辦法）。

　　由相關(guān)職能部門經(jīng)理編寫。

　　4.2.3作業(yè)性文件的編寫。

　　由主管該項工作的職能部門負責人編寫。 4.2.4記錄表單

　　由主管該項工作的職能部門負責人編制。 4.3文件格式

　　各類文件應有統(tǒng)一的編制要求與表達形式，具體按公司統(tǒng)一規(guī)定執(zhí)行。

　　4.4文件的編號

　　4.4.1公司級文件的編號

　　管理手冊編號：××01-20xx, ××-表示公司簡稱、01表示一層文件、20xx表示發(fā)布年號。

　　4.4.2 程序的編號

　　××02-0N，××—表示公司簡稱， 02-表示二層文件，0N表示序列號。

　　4.4.3作業(yè)性文件編號

　　××02-0N-0N，××—表示公司簡稱， 0N-0N表示二層、三層文件相應序列號。

　　4.5文件的審核與批準

　　4.5.1文件的審核

　�。�1）文件審核的流程為：

　　管理手冊：總經(jīng)理審核批準。

　　程序文件：部門經(jīng)理編制 → 分管領(lǐng)導審核（或會審）。

　　作業(yè)性文件：主管編制→經(jīng)理審核（或會審）。

　�。�2）文件審核的要求

　　文件編寫部門負責組織文件的會審工作，參加文件會審的部門應是與此文件相關(guān)的主要執(zhí)行和配合部門。相關(guān)人員審核文件的正確性、可操作性、以及與其他部門職責的接口關(guān)系等。

　�。�3）文件經(jīng)審核，發(fā)現(xiàn)不符合要求的，由編寫部門重新編寫或補充修訂。

　　4.5.2 文件的批準

　　(1) 文件的批準權(quán)限按本辦法第3章“職責”的明確規(guī)定。

　　(2) 批準應在文件會審完成后進行，文件的批準應確保文件是充分與適宜的。

　　4.6 文件的發(fā)放

　　4.6.1文件發(fā)放范圍

　　文件所涉及的相關(guān)的部門，均應能得到文件的有效版本。

　　4.6.2 文件發(fā)放形式：

　�。�1）管理手冊、程序文件（含表單）、作業(yè)性文件（含表單）打印一份，經(jīng)批準后，按文件清單順序裝訂成冊，各項目部分發(fā)一份、總經(jīng)理一份、行政部留底一份；

　�。�2）副總、總經(jīng)辦、職能部門需要的'文件，轉(zhuǎn)換成PDF格式，《管理手冊》單獨成冊、程序文件和作業(yè)性文件組合成冊，形成文件夾，統(tǒng)一公布在公司的指定的網(wǎng)絡(luò)平臺上，同時以《文件發(fā)放通知單》通知相關(guān)人員，相應人員簽名確認。

　　4.6.3 基層單位需要進一步下發(fā)或張貼文件，行政部打印、獨立分發(fā)并做好發(fā)放登記。

　　4.6.4 特殊的領(lǐng)用

　　未列入文件發(fā)放范圍而確需使用文件的人員或部門沒有相應文件的，由部門負責人向行政部提出申請，經(jīng)分管總監(jiān)批準后發(fā)放，同時行政部做好發(fā)放記錄。

　　4.7 文件的日常管理

　　4.7.1行政部指定專人負責公司文件管理

　　4.7.2文件管理員和文件持有者應妥善保管理好文件（指紙質(zhì)文件），保持文件清晰，防止文件丟失、損壞。

　　4.7.3文件持有者調(diào)離、轉(zhuǎn)崗時，文件管理員應及時收回其文件，并做好記錄。

　　4.7.4對密級文件，原文件應有密級標識，加蓋“密級文件”印章，并按照相關(guān)保密規(guī)定做好保密工作。

　　4.7.5受控文件不允許復印和外借，需要時可到文件管理部門查閱文件。

　　4.8 文件的評審與更改

　　4.8.1文件的評審、修訂、發(fā)放

　�。�1）已實施的文件應定期進行評審，以確保持續(xù)的適宜性。評審周期至少每年進行一次；

　�。�2）過程使用發(fā)現(xiàn)文件問題，可由相關(guān)人員提出，填寫《文件修訂申請表》，經(jīng)原文件審核、批準崗位審核、批準后，由原編寫部門修訂，修訂后按以上程序發(fā)放。

　�。�3）發(fā)放新修訂文件時，行政部文件發(fā)放人員應收回舊文件。所有被更改的原文件必須由發(fā)放部門收回，進行統(tǒng)一處理（可進行換頁，或作廢），以確保有效文件的唯一性。

　�。�4）文件經(jīng)多次更改，或進行大幅度更改時，應進行換版，原版文件及時作廢，換發(fā)新版本。

　　4.9 文件的作廢

　　4.9.1文件作廢時應由文件歸口部門填寫《作廢文件處理單》，行政部經(jīng)理審核，文件批準人審批。

　　4.9.2作廢文件要及時從使用部門收回并記錄，以防止作廢文件的非預期使用。如需保留的，在作廢文件上加蓋“作廢”章。

　　4.10 外來文件的控制

　　4.10.1 由各職能部門收集主管單位、外部的各類文件、資料，統(tǒng)一在行政部進行備案登記。對非上級指令性文件，應評審其適宜性，以決定分發(fā)的部門。

　　4.10.2 行政部負責將文件呈送公司領(lǐng)導批閱，按領(lǐng)導批閱要求分送至相關(guān)部門傳閱。

　　4.10.3 綜合事務部負責外來文件的標識和歸檔管理。

　　任何部門或個人，不論以任何方式（外出開會、外出工作、送到廠里或收到郵件等）收到外來文件（如：國際標準、國家標準、行業(yè)標準、國家法令、法規(guī)、集團公司文件等），都應把外來文件交到行政部，識別并確認其適用性，需要下發(fā)的外來文件應經(jīng)過分管領(lǐng)導審批。

　　四、電子檔案管理制度

　　1.目的

　　規(guī)范公司電子檔案管理。

　　2 范圍

　　適用于公司電子檔案管理。

　　3.工作職責

　　編輯相關(guān)部門：對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，應當由主管部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門機構(gòu)或人員負責，保證管理工作的連續(xù)性。

　　電子文件形成部門：負責電子文件的積累、保管和整理工作，檔案部門要進行指導與監(jiān)督。

　　綜合事務部負責電子文件的管理，電子文件形成部門要提供協(xié)助和支持。

　　4.工作要點

　　4.1歸檔方法

　　4.1.1 應明確規(guī)定歸檔時間、歸檔范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等，以保證電子檔案的質(zhì)量。

　　4.1.2為保證電子檔案的可利用性，從電子文件形成就應有嚴格的管理制度和技術(shù)措施，確保其信息的真實性、安全性和完整性。

　　4.1.3 歸檔電子文件同時存在相應的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時，則應在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。

　　4.1.4 具有保存價值的電子文件，必須適時生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。進行歸檔時，必須將電子文件與相應的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并歸檔。

　　4.2編輯電子文件的收集與積累

　　4.2.1 收集范圍。電子文件的收集范圍，按國家關(guān)于文件歸檔的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　4.2.2 收集積累要求

　　（1）記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價值的電子文件應被保留。當正式文件是紙質(zhì)時，如果保管部門已開始進行向計算機全文處理的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應當保留，否則可根據(jù)實際條件或需要，確定是否保留。

　　（2）保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時，要與紙質(zhì)等文件之間，相互建立準確、可靠的標識關(guān)系。

　�。�3）在“無紙化”計算機辦公或事務系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應采取更嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，井對有檔案價值的電子文件制作紙質(zhì)或縮微膠片拷貝件保留。

　�。�4）用文字處理技術(shù)形成的電子文件，收集時應注明文件存儲格式和屬性。

　�。�5）用掃描儀等設(shè)備獲得的圖象電子文件，如果采用非標準壓縮算法，則應將相關(guān)軟件一并收集。

　�。�6）用計算機輔助設(shè)計或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時應注意其對設(shè)備的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。

　　（7）用視頻設(shè)備獲得的動態(tài)圖象文件，收集時應注意收集其壓縮算法和軟件。

　�。�8）用音頻設(shè)備獲得的文件，收集時應注意收集其屬性標識和相關(guān)軟件。

　�。�9）由計算機多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時應注意參數(shù)準確、數(shù)據(jù)完整。

　　（10）通用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時應注意收集其軟件型號和相關(guān)參數(shù)。專用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時必須連同專用軟件一并收集。

　　（11）計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應與電子文件一同收集。

　　4.2.3 收集、積累方法

　　（1）及時按照要求制作電子文件備份。

　　（2）每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。

　�。�3）電子文件登記表應與電子文件的備份一同保存。

　�。�4）電子文件登記表如果制成電子表格，應與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。

　�。�5）電子文件性質(zhì)代碼：R—草稿性電子文件；

　　U—非正式電子文件；O—正式電子文件；N—無紙電子文件；T—文本文件；I一圖象文件；G—圖形文件；V一影像文件；A—聲音文件；M—多媒體文件；P—計算機程序；D—數(shù)據(jù)文件。

　　4.3電子文件的整理

　　4.3.1 電子文件的整理，應按內(nèi)容、保管期限、密級等因素相對集中。

　　4.3.2 電子文件應按《檔案著錄規(guī)則》著錄，并制成機讀目錄。

　　4.3.3 歸檔電子文件應填寫登記表。電子文件的歸檔應定期把符合歸檔條件的電子文件，按檔案管理要求的格式存儲到可長期保存的脫機載體。

　　4.3.4歸檔范圍電子文件的歸檔范圍的劃分，可參照國家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　4.3.5歸檔時間邏輯歸檔應實時進行，物理歸檔應定期完成。

　　4.3.6 檢測在進行電子文件歸檔工作時，應按其基本技術(shù)條件進行檢測。其內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境有效性及其信息記錄格式等。

　　4.3.7 歸檔前的鑒定電子文件的歸檔鑒定工作，參照國家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)主，鑒定結(jié)果，在電子文件的機讀目錄上制作相應的標只。

　　4.3.8有效性和完整性鑒定。歸檔前應由文件形成單位對電子文件的有效性和完整性進行審核，并由負責人簽署意見。如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的有效性和完整性則應把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。

　　4.4保管期限的劃分。

　　電子文件保管期限的劃分，參照國家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　4.5 歸檔要求

　　4.5.1 把帶有歸檔標識的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時，復制第3套，異地保存。對于加密電子文件，則應解密后再完成上述工作.

　　4.5.2 本標準推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是：只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文牛長期保存的載體。

　　4.5.3 存儲電子文件的載體或包裝盒上應貼有標簽，標簽內(nèi)填寫編號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境。

　　4.5.4 將相應的電子文件機讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。

　　4.5.5 需要長期保存的電子文件應當把歸檔電子文件與相應的機讀目錄存在同一載體上如果是自行開發(fā)的應用軟件，也應將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。

　　4.5.6 原電子文件數(shù)據(jù)集載體在完成電子文件歸檔后，保留時間至少1年。

　　4.5.7 在網(wǎng)絡(luò)中進行了邏輯歸檔操作的電子文件應按上述歸檔過程完成物理歸檔。電子檔案的移交與保管電子文件歸檔后按有關(guān)規(guī)定移交至檔案保管部門，作為電子檔案進行保管。 5.檢驗

　　5.1 檔案保管部門應配備相應的處理設(shè)備，以保證完成電子檔案的檢驗工作。歸檔的每套載體均應接受檢驗，合格率應達到100%。與紙質(zhì)檔案同時保存的電子檔案可采取抽樣檢驗的方法樣本數(shù)不少于總數(shù)的20%合格率應達到100%。

　　5.2 檢驗項目

　　5.2.1 載體有劃痕，是否清潔。

　　5.2.2 有無病毒。

　　5.2.3 核實電子檔案的完整性和有效性審核手續(xù)。 5.2.4 核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全。 5.3 保管要求

　　電子檔案保管除應具備紙質(zhì)檔案一般的要求外，還應符合下列條件。

　　5.3.1 歸檔載體應作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應直立存放，做到防塵、防變形。

　　5.3.2 環(huán)境溫度選定范圍: 14℃— 24℃；相對濕度選定范圍：45%—60%。

　　5.3.3 存放時應注意遠離強磁場，并與有害氣本隔離。 5.3.4 電子檔案在形成單位的保管，也應參照上述條件。

　　5.4 存效性保證

　　5.4.1 每滿1年，對電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門的設(shè)備更新情況進行一次檢查登記。

　　5.4.2 每滿2年進行一次抽樣機讀檢驗。抽樣率不低于10%如發(fā)現(xiàn)問題應及時采取恢復措施。

　　5.4.3 設(shè)備環(huán)境更新時應確認庫存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應進行電子檔案的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體同時保留時間不少于3年。

　　5.4.4 磁性載體上的電子檔案，每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時保留時間不少于4年。

　　5.4.5 定期檢驗結(jié)果應填人電子檔案管理登記表。

　　5.5 利用

　　5.5.1 電子檔案的封存載體不得外借。

　　5.5.2 利用時使用拷貝件。

　　5.5.3 利用時要遵守保密規(guī)定。

　　5.5.4 利用者對電子檔案的使用應在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。

　　5.5.5 具有保密要求的電子檔案上網(wǎng)時必須符合國家或部門有關(guān)保密的規(guī)定，要有穩(wěn)妥的安全保密措施。

　　5.6 電子檔案的銷毀鑒定。

　　5.6.1 電子檔案的銷毀鑒定，按國家現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　5.6.2 電子檔案的銷毀，應在辦理審批手續(xù)后，方可實施。 5.6.3 非保密電子檔案可進行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時，如存儲在不可擦除載體上，須連同存儲載體一起銷毀并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。

　　5.7 統(tǒng)計檔案保管部門應及時按年度對電子檔案的保管，利用等情況進行統(tǒng)計。

　　五、記錄管理制度

　　1.目的

　　對管理體系所要求的記錄予以控制，為確認管理系統(tǒng)的有效運行提供可證實及可追溯性依據(jù)，同時為采取糾正和預防措施以及改進管理系統(tǒng)提供信息。

　　2.適用范圍

　　適用于項目部各種記錄的管理。

　　3.職責

　　3.1 各職能部門、項目部經(jīng)理助理負責記錄的歸口管理。

　　3.2各文件的編寫人員負責記錄的格式編制。

　　3.3各崗位人員負責如實填寫各表格。

　　3.4項目部各部門主管負責日常記錄收集，并按周上交經(jīng)理助理。

　　3.5 記錄的填寫人員對所記錄的每一數(shù)據(jù)、文字負責。

　　4.工作程序

　　4.1記錄表單的設(shè)計與標識

　　4.1.1各文件的編寫人員負責記錄的格式編制。

　　4.1.2 各崗位的記錄格式隨原文件一起審批。

　　4.1.3 各相關(guān)人員可根據(jù)工作需要，提出記錄格式設(shè)計更改。

　　4.1.4綜合事務部應建立《記錄控制清單》，內(nèi)容包括：記錄的名稱、保存單位、保存時間等。

　　4.2記錄的填寫

　　4.2.1記錄由具體工作人員用水筆填寫，并做到及時、準確、完整、清晰。填寫人，應履行簽字手續(xù)。

　　4.2.2 如因筆誤或計算錯誤要修改原數(shù)據(jù)，應采用原數(shù)據(jù)劃一橫線，在其上方寫上更改后的數(shù)據(jù)，簽上更改人的姓名及日期。不允許用涂改液或?qū)㈠e誤處涂黑。

　　4.3記錄的收集

　　4.3.1記錄的收集，由各部門主管收集，每周一次上交經(jīng)理助理。

　　4.4記錄的編目

　　各部門、經(jīng)理助理根據(jù)便于檢索的原則進行，分類、按時間順序造冊存檔，綜合事務部對項目部執(zhí)行情況進行監(jiān)督、檢查。

　　4.5記錄的保管、歸檔

　　各部門、項目經(jīng)理助理必須把所有記錄分類，并按一定日期每年（或每月）整理好，存放于通風干燥的地方，所有的記錄保持清潔、字跡清晰。每半年一次匯總上交綜合事務部，綜合事務部對各項目部執(zhí)行情況進行監(jiān)督、檢查。

　　4.6記錄的借閱和復制

　　4.6.1保管的記錄應便于檢索，需借閱，經(jīng)相應部門負責人批準，由記錄管理人登記備案。

　　4.6.2 對已歸檔的記錄，應經(jīng)部門負責人批準后方可借閱，填寫借閱記錄。借閱的記錄，應按期歸還。逾期不還，由記錄管理人員負責追回。重要的記錄只

　　允許借閱副本或在保存地點查閱，且不得復印。記錄管理人員應做好記錄查閱、借閱記錄。

　　4.7記錄的廢棄

　　已到保管期限的記錄，在保管期限的年末，行政部負責經(jīng)主管領(lǐng)導同意后統(tǒng)一銷毀。

　　六、建立標準化的圖、檔、卡、冊、表

　　為了避免服務中心在服務物業(yè)管理活動原始記錄的隨意性，必須建立起標準化的圖、檔、卡、冊、表等。他們是物業(yè)檔案資料常見的形式與內(nèi)容相結(jié)合的產(chǎn)物、建立使用時要相對穩(wěn)定、分類妥善管理。 1、圖是指在實地查丈的基礎(chǔ)上，對照1:300房地產(chǎn)分幅平面圖，根據(jù)管理需要繪制的各類房屋平面圖。包括房屋分棟平面圖、房屋分戶平面圖、房屋分層分間平面圖、產(chǎn)業(yè)概況平面圖以及房屋竣工圖、體內(nèi)線路圖、管道走向圖、污井下水道位置圖等 2、檔是指在管理活動中形成的各類文字材料。由于其數(shù)量大、種類多、因此成為物業(yè)檔案資料的主要成分。包括：房屋接管、變更、注銷通知單和回報單，房屋接管驗收記錄，管理合同副本，房屋產(chǎn)權(quán)證副本，陪屋單，租賃憑證副本，租金測估計算表，分戶過戶報告，買賣過戶通知單，交換過戶通知單，增搭建處理記錄，業(yè)主和用戶來訪記錄以及各類統(tǒng)計資料表格等。

　　3、卡是指根據(jù)管理工作需要而制作的產(chǎn)業(yè)目錄卡、設(shè)備保養(yǎng)卡、維修記錄卡等�？ǖ奶攸c是：內(nèi)容濃縮、檢索方便。 4、冊是指為了提高管理效率而建立的房屋建筑設(shè)備手冊（大手冊）、房屋使用手冊（小手冊）、綠化管理手冊、業(yè)主和使用人交費記錄手冊等。

　　5、表是指根據(jù)管理工作的需要而設(shè)立的各類表格。包括：房屋驗收質(zhì)量登記表、樓宇入伙進度表、居民情況登記表、房屋裝修申請表、居民欠費情況表。

　　七、建立動態(tài)管理機制

　　由于物業(yè)檔案資料管理具有動態(tài)性，因此必需建立動態(tài)管理機制。凡是管理程序的各個環(huán)節(jié)、都要要求有關(guān)人員進行及時性、經(jīng)常性、完備性的動態(tài)注記。動態(tài)注記可分為以下兩種： 1、隨時動態(tài)。即結(jié)合日常管理業(yè)務隨時進行的動態(tài)注記。例如，大手冊、小手冊中的各項內(nèi)容，設(shè)備保養(yǎng)卡上的維修更新記錄，文件袋內(nèi)資料增減注記封面記錄等。

　　2、定期動態(tài)。即按規(guī)定期限進行的動態(tài)注記。例如，產(chǎn)業(yè)基本情況統(tǒng)計資料每年結(jié)合年報調(diào)整統(tǒng)計一次。房屋完損等級除了大修、中修、綜合維修時注記外，每年度需結(jié)合房屋普查注記普查資料，并在大手冊上全面動態(tài)校正一次。年終結(jié)合年報調(diào)整統(tǒng)計數(shù)字。每年上門核對一次小手冊的有關(guān)內(nèi)容，如有變動及時注記，等等。

檔案管理方案5

　　一、當前企業(yè)檔案管理存在的問題

　　1.檔案信息收集不全面，保存不完整

　　在檔案管理中，信息收集不全面、不及時是企業(yè)檔案管理中最根本的問題。從檔案信息收集到信息入庫、保存，應當由檔案管理人員全方位負責。然而，目前大多數(shù)企業(yè)管理人員尚未做好檔案信息的收集工作，收集過程中仍存在很多問題：部分企業(yè)選擇紙質(zhì)和電子版相融合的檔案信息記錄方式，導致檔案信息記錄混亂；企業(yè)人員和外來人員隨意調(diào)取檔案信息，甚至在已有的紙質(zhì)檔案信息中亂涂亂改、隨意開窗；或只采用文字和數(shù)字的集合，沒有采用多媒體的收集方式等，均不能保證檔案信息的真實性和完整性。

　　2.檔案管理體系不完善

　　一個完善、專業(yè)的檔案管理體系是企業(yè)面對外界競爭的有力保障，而目前多數(shù)企業(yè)的檔案管理體系仍存在一些紕漏。如大多數(shù)企業(yè)仍在利用紙質(zhì)檔案；檔案室設(shè)置比較簡陋，更有部分企業(yè)根本就沒有設(shè)立相應的檔案庫房；缺少專業(yè)的檔案管理人員，個別企業(yè)的檔案管理人員變動頻繁，更有甚者管理人員身兼數(shù)職，沒有嚴格按照企業(yè)相關(guān)制度確保檔案信息的安全性和準確性，檔案和文件材料的利用沒有頭緒或有些重要的檔案文件材料根本沒有歸檔等等，使企業(yè)于無形中受到嚴重損失，同時也阻礙了企業(yè)的發(fā)展。

　　3.缺乏完善、專業(yè)的管理制度

　　企業(yè)對檔案管理不夠重視，是制約企業(yè)檔案管理工作科學化、創(chuàng)新化發(fā)展的根本原因。一些企業(yè)的管理者更多地注重企業(yè)經(jīng)濟效益的提高，而忽視了檔案管理在提高企業(yè)經(jīng)濟效益中的作用，使得檔案管理工作多流于形式。同時，一些企業(yè)的檔案管理人員自身也對檔案管理不夠重視，在具體工作中缺乏責任感和職業(yè)道德，使得檔案管理工作的失位現(xiàn)象日益嚴重，檔案“無用論”不斷蔓延至整個企業(yè)，導致企業(yè)發(fā)展邊緣化危機加重。

　　4.企業(yè)檔案管理信息化程度不足

　　雖然當前企業(yè)內(nèi)部信息處理網(wǎng)絡(luò)較過去已經(jīng)有了較大程度的進步，但是文件和信息傳輸信息化程度還不夠，這在很大程度上限制了企業(yè)檔案管理工作效率和質(zhì)量的提高。企業(yè)檔案管理信息化不足的一個重要原因是企業(yè)還沒有建立起完善的檔案管理信息系統(tǒng)，缺乏系統(tǒng)和技術(shù)支撐，即便一些企業(yè)建立了信息系統(tǒng)，但沒能根據(jù)檔案管理工作的實際情況及時完善，這也同樣會降低企業(yè)檔案管理效率，制約企業(yè)檔案管理科學化、創(chuàng)新化發(fā)展。

　　二、優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作的科技建設(shè)和創(chuàng)新發(fā)展的策略

　　1.提高檔案管理人員的素質(zhì)及領(lǐng)導的重視程度

　　無論是企業(yè)管理者還是檔案管理人員，都要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的企業(yè)經(jīng)營管理理念，將提高檔案管理工作的科技建設(shè)和創(chuàng)新發(fā)展納入企業(yè)的工作重點之中，充分認識到檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的重要意義。作為企業(yè)的管理者，各級領(lǐng)導要發(fā)揮引導作用，與時俱進，利用現(xiàn)代化的管理手段和科學技術(shù)來調(diào)整和完善企業(yè)內(nèi)部檔案管理體系，同時也要加大對檔案管理重要性的宣傳和教育，增加對檔案管理工作的資金投入，加強對檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善管理設(shè)備，建立科學化、創(chuàng)新化、信息化、現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理體系。同時，檔案管理人員要不斷提高自身的專業(yè)素質(zhì)，加強與其他行業(yè)和領(lǐng)域的交流和溝通，學習先進的管理經(jīng)驗，增強自身的工作責任感和創(chuàng)新觀念。

　　2.強化管理體系，完善管理制度

　　健全的企業(yè)檔案管理制度是提高企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量，促進企業(yè)檔案管理科學化和創(chuàng)新化發(fā)展的制度保障。在新的時代背景下，企業(yè)應與時俱進，積極構(gòu)建新的檔案管理體系，明確檔案信息收集流程和注意事項，要遵循《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，確保企業(yè)所制定的檔案管理規(guī)章制度符合國家的制度要求，達到國家標準，做到有法可依。同時，應強化檔案管理人員的法律意識，在人員更替時做好交接工作，并且保證不泄漏公司內(nèi)部的檔案信息，做好檔案信息安全工作，保證檔案信息的嚴密性。

　　3.提升檔案的'信息化水平，全面收集檔案信息

　　網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化的普及發(fā)展，促進了企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展和創(chuàng)新，檔案管理模式也從傳統(tǒng)實物保管方式向電子化模式轉(zhuǎn)變，即由傳統(tǒng)的可視記錄識別向以機器識別代碼型發(fā)展，機器識別代碼型即所謂的電子檔案。利用計算機技術(shù)和輔助工具設(shè)計的電子圖紙，不僅易于存儲和查詢，還更加形象具體。此外，傳統(tǒng)的文書檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案、人事檔案、聲像檔案等分類被取代，逐漸形成了以企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個流程和管理模塊的設(shè)置和發(fā)展。利用電子文件管理，能將分散在各個管理系統(tǒng)中的檔案信息通過計算機規(guī)定的指令來隨機調(diào)整和設(shè)置分類方案。因此，新形勢下的檔案管理科技建設(shè)和創(chuàng)新工作，必須加強電子檔案和電子文件管理，實現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)字化、科技化、信息化、創(chuàng)新化發(fā)展。

　　三、結(jié)語

　　信息時代的快速發(fā)展，要求企業(yè)檔案管理必須與時俱進，實現(xiàn)檔案管理科學化、規(guī)范化和創(chuàng)新化；必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高企業(yè)對檔案管理的重視程度；必須強化制度保障，建立健全檔案管理制度；必須重視電子文件管理，實現(xiàn)檔案管理的電子化。只有這樣，才能發(fā)揮企業(yè)檔案管理的最大效能，實現(xiàn)價值最大化，才能促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，才能為社會進步和經(jīng)濟發(fā)展做出最大貢獻。

　　參考文獻：

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　　[2]王雅琴.電力企業(yè)檔案管理：問題、成因與對策[J].現(xiàn)代企業(yè)教育，20xx(18)：59-60

　　[3]葛雪峰.簡論網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下提高檔案管理工作的方法及策略[J].才智，20119(30)：23-24

　　作者:杜克單位:中國第一汽車集團公司

檔案管理方案6

　　為了確保物業(yè)服務部及本單位物業(yè)管理所使用的常規(guī)服務文件的有效性,規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作,特制訂本管理方案。

　　一、資料或檔案的收集與保存

　　首先,在物業(yè)接管移交時,要力爭全面、準確地收集到本單位與開發(fā)商及設(shè)計單位、施工單位在合作方面的工程建設(shè)及工程技術(shù)等原始資料。其次,業(yè)主入住、進行房間調(diào)配階段,業(yè)主資料以及在日常管理中的房屋維修檔案、設(shè)備運行檔案、投訴回訪記錄等相關(guān)資料,都需要工作人員將其全面收集起來并妥善保管。

　　二、資料或檔案的整理與分類

　　所有原始資料應當統(tǒng)一由檔案管理員集中整理。剔除作廢的和無效的記錄后,按類別進行裝訂并整理成冊,做到整齊清晰、分類合理、便于查找。按照檔案資料的不同,管理內(nèi)容可以分類為以下幾類。

　　1.工程技術(shù)資料:包括住宅區(qū)規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開工許可證、拆遷安置資料、紅線圖、竣工總平面圖、地質(zhì)勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告等。

　　2.業(yè)主及各辦公部門檔案:包括業(yè)主及各辦公機構(gòu)詳細資料登記表,進出小區(qū)人員登記表,業(yè)主、各辦公機構(gòu)房間的維修檔案等。其中,業(yè)主檔案內(nèi)容具體包括有經(jīng)業(yè)主簽署后的業(yè)主公約、經(jīng)業(yè)主簽署后的消防安全責任書、業(yè)主家庭情況登記表、鑰匙領(lǐng)用登記表、業(yè)主證領(lǐng)用登記表、業(yè)主入住驗房表以及業(yè)主的有關(guān)證件復印件等。

　　3.裝修檔案:包括二次裝修申請審批表、相關(guān)圖紙及裝修施工隊資料、裝修責任書、施工企業(yè)資質(zhì)證明、裝修人員登記表、室內(nèi)設(shè)計平面圖、裝修竣工圖等。

　　4.維修資料:包括維修申請記錄、回訪記錄、維修派工單以及設(shè)備、設(shè)施巡檢記錄等。

　　5.業(yè)主反饋信息:包括服務質(zhì)量回訪記錄、業(yè)主意見和調(diào)查統(tǒng)計記錄、業(yè)主投訴及處理記錄、業(yè)主來訪紀錄等。

　　6.本部門員工管理資料:包括員工個人資料、聘用記錄、員工業(yè)績考核及獎罰記錄、員工培訓計劃、培訓檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動記錄及內(nèi)務管理記錄等。

　　7.行政文件資料:包括相關(guān)值班及檢查記錄、有關(guān)財務記錄、主管部門文件、公司文件、內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知、通報文件等。

　　三、資料或檔案的歸檔

　　對于所有分類整理好的信息資料,工作人員必須進行歸檔保存。

　　1.檔案管理實行原始資料和計算機檔案雙軌制,使儲存方式多元化,盡可能確保資料轉(zhuǎn)化為計算機磁盤儲存,便于查找。同時,還要運用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存,使抽象的檔案資料具體化、形象化。

　　2.對本單位利益影響較大的`檔案應加密保存,使此類檔案在計算機中按級別檢索,對保存在檔案室的原始資料應嚴格控制借閱。

　　3.檔案應編制統(tǒng)一的檔案分類順序進行組卷、逐一編號、登記造冊、編制目錄、分柜保存。

　　4.根據(jù)檔案盒規(guī)格準備相應的檔案標貼紙,在檔案標貼紙上打印出標準黑體一號字體的檔案類別名稱,制作好的檔案標志貼應當貼在檔案盒左側(cè)上方,并將檔案盒整齊排列在檔案柜中。

　　5.各業(yè)主的檔案資料應按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒內(nèi)。按檔案盒內(nèi)各檔案的排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在業(yè)主檔案目錄內(nèi),詳細、清晰地注明序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等內(nèi)容。

　　6.檔案室應配備相應的文件柜、文件盒以及消防器材等,并隨時保持干燥、通風、清潔,確保儲存地點符合防火、防蟲防鼠、防潮等要求并定期巡查。檔案室鑰匙交由檔案管理員專門保管,檔案室應避免無關(guān)人員任意進出,以保證檔案的安全和完善。

　　7.所有檔案盒資料都應妥善保存,注意保持整潔,不得擅自涂改、外借,未經(jīng)授權(quán),任何人不得私自復印或打印保密資料或文件。

　　四、資料或檔案的運用

　　工作或服務的過程中應當充分發(fā)揮檔案資料的作用,內(nèi)部員工可通過管理中心內(nèi)部局域網(wǎng),查閱文件檔案授權(quán)范圍。由于業(yè)主檔案屬絕密檔案,借閱原始資料的使用者,應該按檔案的不同密級經(jīng)相關(guān)負責人批準方可借閱,特殊情況如需查閱須報管理處。

　　五、業(yè)主檔案的跟蹤

　　當業(yè)主聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化或業(yè)主發(fā)生更替時,服務中心應將變化情況記錄在業(yè)主檔案中。本部門應當由專職主管負責每季度進行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費、水電費和其他服務費一個月以上的業(yè)主,管理員應至少每隔兩周跟蹤一次。

　　六、過期資料或檔案的銷毀

　　對于作廢或失效文件,相關(guān)人員應在失效文件上標注作廢標記,防止繼續(xù)使用。根據(jù)文檔的保存期限和性質(zhì),管理人員應該定期對過期和作廢的文檔進行剔除和銷毀,防止檔案的堆積和混淆。對于已過保存期的檔案經(jīng)主管領(lǐng)導批準后可進行銷毀,但銷毀的同時必須建立已銷毀文檔的清單,便于備查。

檔案管理方案7

　　市檔案館作為國家一級檔案館，不斷完善各項檔案業(yè)務工作的管理機制和制度體系，通過一系列有效舉措，使檔案館基本功能得到了全面增強。在此基礎(chǔ)上，為適應當前館藏檔案數(shù)量與種類擴充、社會各界檔案利用需求增長、檔案安全保管和信息化技術(shù)提升的新形勢新要求，努力打造“開放程度高、現(xiàn)代意識濃、基礎(chǔ)業(yè)務強、社會形象佳”的一流檔案館，局黨組決定從今年起在全局(館)開展“檔案業(yè)務提升年”活動，以進一步夯實檔案基礎(chǔ)業(yè)務，培養(yǎng)一支“技能全面、專業(yè)精通”的高素質(zhì)檔案專業(yè)人才隊伍，實現(xiàn)無錫檔案事業(yè)發(fā)展處于領(lǐng)先水平的目標。現(xiàn)制定如下實施方案：

　　一、提升檔案管理基礎(chǔ)水平

　　1、嚴格庫房管理制度。對照國家一級檔案館庫房管理標準，全面落實“十防”技術(shù)要求，重點做好庫房溫濕度記錄和控制，落實各類檔案進出庫的安全責任制，今年內(nèi)全面完成庫檢工作。(責任部門：保管利用處)

　　2、建立準確的各類檔案基礎(chǔ)臺帳。檔案基礎(chǔ)臺帳數(shù)據(jù)應覆蓋市檔案館、機關(guān)檔案管理中心、民族工商業(yè)檔案館。20xx年內(nèi)，市檔案館內(nèi)部的基礎(chǔ)臺帳要嚴格對照國家一級檔案館復查標準，對建立的各類臺帳進行全面自查，對數(shù)據(jù)不齊全、不準確的內(nèi)容進行補充和完善，精確統(tǒng)計所有館藏檔案的卷數(shù)、件數(shù)、排架長度以及音頻、視頻、照片、實物、征集(含捐贈)、寄存的總量和基本明細。(責任部門：保管利用處、機關(guān)檔案管理處、民族工商業(yè)檔案館)

　　3、按照解密開放要求落實檔案的鑒定、劃控。年內(nèi)完成20xx年前館藏檔案的解密、鑒定和劃控，明確新的保管期限和開放程度，并分若干批次向社會公布開放。(責任部門：保管利用處、民族工商業(yè)檔案館)

　　4、兩年內(nèi)完成館藏檔案的整理、整改。組織人員對不符合要求的進館檔案和館藏部分不符合規(guī)范要求的檔案進行整理和整改。對上架的卷皮破損、影響外觀的檔案，統(tǒng)一定制盒套，重新?lián)Q裝并貼標簽、填寫案卷封面，20xx年底前全部完成。20xx年內(nèi)完成對全引目錄、卷內(nèi)文件目錄和全宗卷等檔案檢索工具的整理。(責任部門：保管利用處、民族工商業(yè)檔案館)

　　5、合理調(diào)整和設(shè)置全宗編號。對全宗編號體系進行梳理，明確市民族工商業(yè)檔案館的全宗編號設(shè)置，并對市檔案館館藏中部分企業(yè)單位的全宗號進行必要調(diào)整，20xx年底前完成。(責任部門：保管利用處、民族工商業(yè)檔案館)

　　6、實現(xiàn)館藏檔案電子目錄全覆蓋。對尚未形成電子目錄的館藏檔案，組織人員進行輸目，20xx年底前實現(xiàn)館藏檔案(不含公證檔案)電子目錄全覆蓋。(責任部門：保管利用處、信息處)

　　二、提升檔案資源挖掘深度

　　7、全面梳理館藏檔案資源，摸清“家底”。由局領(lǐng)導帶領(lǐng)各處室，對明清時期至社會主義改造完成期間的館藏及征集、寄存檔案、資料進行全面梳理，重點挖掘各歷史時期有影響、有成就的事件、人物以及涉及政治、軍事、經(jīng)濟、文化和社會等各方面具有歷史價值的館藏內(nèi)容，形成圖文并茂的詳盡介紹。具體分工為：盛曉奇指導辦公室，負責梳理挖掘“明清時期”檔案資料;吳智文指導業(yè)務指導處，負責梳理挖掘“民國前期(20xx—20xx年)”檔案資料，徐杰指導法規(guī)宣教處，負責梳理挖掘“抗戰(zhàn)時期(20xx—20xx年)”檔案資料;許學生指導征集編研處，負責梳理挖掘“民國后期(20xx年至20xx年9月30日)”檔案資料;邵楓指導保管利用處，負責梳理挖掘“解放初期(20xx年10月1日至20xx年)”檔案資料;徐俊文指導信息處，負責梳理挖掘“社會主義改造時期(20xx—20xx年)”檔案資料。(責任人、責任部門：局領(lǐng)導、各處室)

　　三、提升檔案學術(shù)研究水平

　　8、大力推進檔案學術(shù)研究和成果編研。在全面梳理挖掘館藏檔案、資料的基礎(chǔ)上，動員局(館)全體人員投身檔案學術(shù)研究，將深度編研等學術(shù)性任務落實到每個人，形成“人人動筆、通力合作”的濃厚學術(shù)研究氛圍。20xx年底前，全局人員每人完成至少一篇學術(shù)論文，并將其中質(zhì)量較高的論文匯編成冊，同時積極向國家級、省級檔案專業(yè)報刊投稿，提升無錫檔案文化的傳播面和影響力。

　　9、完成《常用檔案業(yè)務法規(guī)文件大全》匯編。匯編國家、省、市各級近年來制定出臺的檔案法律法規(guī)和規(guī)范性業(yè)務指導文件，側(cè)重收入檔案基礎(chǔ)業(yè)務方面的'規(guī)定、規(guī)范，20xx年底前定稿、印發(fā)。

　　四、提升檔案數(shù)字化應用水平

　　10、加快數(shù)字檔案館基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入。信息處總體協(xié)調(diào)并提供技術(shù)保障，各處室按照分工，在無錫市數(shù)字檔案館的系統(tǒng)平臺上，錄入各項基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)，20xx年內(nèi)完成。(責任部門：各處室)

　　11、全面應用數(shù)字檔案館系統(tǒng)。無錫市數(shù)字檔案館完成所有人員的桌面安裝和使用，實現(xiàn)數(shù)據(jù)采集、檔案管理、服務利用、系統(tǒng)管理等四大功能模塊正常運行。20xx年內(nèi)完成數(shù)字檔案室新系統(tǒng)的開發(fā)和安裝使用，并建立一批數(shù)字化檔案室示范點。依托數(shù)字檔案館系統(tǒng)平臺，定期公布開放檔案，推出檔案在線檢索、查閱功能，實現(xiàn)檔案開放工作的數(shù)字化、常態(tài)化。(責任部門：各處室)

　　五、提升檔案進館計劃性

　　12、確定新一輪進館計劃。由保管利用處牽頭，按照20xx年進館單位名單，于20xx年上半年制定完成新一輪(20xx—20xx年)進館工作計劃，明確進館單位、接收年限和進館檔案數(shù)量，并統(tǒng)籌考慮市民中心各單位檔案移交進館數(shù)量。同時要根據(jù)計劃，加強對進館單位的檔案業(yè)務指導和檢查，提高規(guī)范度與合格率，確保進館工作順利、高效開展。(責任部門：保管利用處、業(yè)務指導處、機關(guān)檔案管理處)

　　“檔案業(yè)務提升年”活動的組織推進，要與本局(館)20xx年度重點工作相結(jié)合，與國家一級檔案館復查迎檢工作相結(jié)合，與檔案專業(yè)人才隊伍建設(shè)相結(jié)合。各處室要在分管領(lǐng)導的帶領(lǐng)下，明確責任要求，將“檔案業(yè)務提升年”活動作為20xx年度的工作主線，既要落實專人分工負責，又要注重處室內(nèi)部和處室之間的協(xié)調(diào)配合，確保有措施、有成效，按時保質(zhì)完成各項目標任務，實現(xiàn)全局(館)檔案業(yè)務的規(guī)范和提升，進一步健全檔案工作“三個體系”，夯實檔案館基本功能，增強局(館)全員的業(yè)務能力和工作積極性，保持國家一級檔案館應有的硬件和軟件水平。

檔案管理方案8

　　一、指導思想和工作目標

　　以科學發(fā)展觀為指導，以《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》和《湖北省檔案管理條例》等為法律依據(jù)，把檔案達標升級工作與學校干部能力作風建設(shè)年活動緊密結(jié)合起來，進一步提高全校檔案意識和專兼職人員的檔案業(yè)務能力和素質(zhì)，建立健全檔案工作規(guī)章制度，理順體制機制，夯實基礎(chǔ)，對照標準，狠抓薄弱環(huán)節(jié)，積極爭取省市檔案局指導和支持，虛心請教，多方取經(jīng)，力爭在底前實現(xiàn)aa級檔案工作規(guī)范管理達標；然后再用2-3年的時間實現(xiàn)aaa級達標，從而實現(xiàn)我校檔案工作的高起點跨越式發(fā)展目標。

　　二、aa級達標工作的實施步驟和主要任務

　　嚴格對照《高等學校檔案管理辦法》和達標升級標準，實事求是地分析我校檔案工作的現(xiàn)狀與實際，針對存在的薄弱環(huán)節(jié)，我校aa級達標工作原則上按照以下具體步驟組織實施：

　　（一）加大檔案材料的收集力度，進一步豐富館藏，大幅度提高館藏數(shù)量。

　　1、原擬設(shè)檔案分室的教務處、繼教學院等單位和部門，除12個二級學院和理工學院外，現(xiàn)一律視作檔案集中統(tǒng)一管理體制下的立卷歸檔單位部門，對過去所保存檔案中的凡屬學校立卷歸檔范圍的材料要全部重新整理并移交進館。

　　2、科研處所保存的科研檔案材料，按項目結(jié)題原則進行立卷歸檔，凡已結(jié)題的科研項目檔案材料要全部整理并移交進館。

　　3、對各二級學院成立前后所形成的屬于應歸檔范圍的五類檔案材料，尤其是歷屆畢業(yè)生學籍卡片、成績總表、學位照及畢業(yè)集體照等要抓緊催交，要在本年度二級學院檔案檢查驗收中完成整理并移交進館。

　　4、組織機關(guān)各職能部門對－五年間形成的應歸檔文件材料進行一次全面清理和移交，以彌補已上架的這幾年檔案類目和材料的不全。

　　5、完成已收集進館的零散文件材料的立卷歸檔工作。

　　責任人：材料收集整理組，張本琴負責督促指導，館內(nèi)其他同志和全校專兼職檔案員配合執(zhí)行。完成時間：本學期寒假之前。

　�。ǘ┘哟髾n案整理力度，進一步提高檔案整理業(yè)務質(zhì)量，使已上架的近5年檔案案卷達到整理規(guī)范要求。

　　1、按照試行“三合一制度”，區(qū)分類目、保存價值和保存期限，對新補進館的文書檔案材料進行規(guī)范化立卷歸檔，與原已上架的相關(guān)案卷重新整合，重新排架，編制檢索工具。

　　責任人：材料收集整理組、相關(guān)部門兼職檔案員、學工助理配合，鑒定與督導組參與。完成時間：12月－5月。

　　2、按照各類專業(yè)檔案整理規(guī)范要求，完成對已進館的`基建檔案、會計檔案、科研檔案和聲像檔案的規(guī)范整理立卷，編制檢索工具。

　　責任人：材料收集整理組，鑒定與督導組參與。完成時間：5月之前。

　　3、組織力量補充編寫至今的每年館藏檔案全宗說明（全宗介紹），會同校辦補充整理襄樊學院合并組建以來每年大事記。

　　責任人：檔案編研組，鑒定與督導組參與。完成時間：6月。

　　4、完成檔案工作文件制度修訂制訂，匯編成冊，印發(fā)全校。

　　責任人：檔案編研組，完成時間：上半年。

　　5、會同組織人事部門做好副處副高以上干部教師檔案整理備檢工作。

　　責任人：胡鵬飛、唐甜甜，完成時間：10月之前。

　　（三）啟動電子掃描和計算機著錄工作，以招投標方式引進市場專業(yè)公司，把近5年產(chǎn)生的適宜永久保存的文書檔案案卷目錄和卷內(nèi)目錄錄入檔案管理軟件系統(tǒng)，并對部分紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，有選擇地實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。

　　責任人：電子著錄組，各單位各部門檔案員和學工助理等配合，完成時間：10月之前。

　　三、aa級達標的相關(guān)準備工作

　�。ㄒ唬⿲n案aa達標工作作為重要工作，列入學校黨政工作要點，提高檔案工作在年度目標責任考核中的分值權(quán)重。

　�。ǘ┏闪W校檔案達標升級工作領(lǐng)導小組，其成員如下：

　　組長：李儒壽

　　副組長：李文學

　　成員：檔案館、網(wǎng)絡(luò)中心負責人，各單位各部門分管領(lǐng)導，達標工作督導員。

　　領(lǐng)導小組下設(shè)辦公室和工作專班，負責組織實施達標升級的具體工作。

　　辦公室主任：熊華山（兼）

　　收集整理組：廖文勝胡鵬飛梁小玲唐甜甜姚胐朏

　　章勇陳媛冷鮮慧馬陸杰許嫚嫚

　　楊茜毛竹弋兵馬可

　　電子著錄組：郭自龍胡鵬飛潘虎祝睿

　　檔案編研組：熊華山廖文勝姚胐朏

　　鑒定與督導組：劉萬君熊華山張本琴黃文

　�。ㄈ┱{(diào)整和確定檔案工作網(wǎng)絡(luò)，重新明確各單位部門分管領(lǐng)導和專兼職檔案員。并按照國家有關(guān)檔案法規(guī)，出臺相關(guān)政策，讓條件允許的二級學院設(shè)置檔案員專崗，兼職從事資料員工作，可參加檔案系列職稱評聘，享受相關(guān)待遇。學校機關(guān)相關(guān)職能部門可視崗位工作實際情況設(shè)置檔案員專崗，以利調(diào)動其工作積極性。

　�。ㄋ模┻m時召開全校檔案規(guī)范管理達標升級工作動員會。

　�。ㄎ澹┮砸M和調(diào)配方式為檔案館增加檔案信息計算機管理和檔案編研方面的本碩以上學歷專業(yè)人才各1名。

　�。┮哉型稑朔绞揭M市場專業(yè)公司，對已立卷歸檔的案卷進行數(shù)字化處理，相應購買網(wǎng)絡(luò)版高校檔案管理軟件，配置專用服務器和公共查詢終端。

　　（七）為館舍區(qū)域走廊安裝防盜門，現(xiàn)庫房安裝內(nèi)置防盜窗網(wǎng)。

　�。ò耍┻m時邀請省市檔案局領(lǐng)導和專家來校指導。

　　（九）在完成上述軟硬件備檢工作基礎(chǔ)上進行校內(nèi)自查自評，撰寫自評報告，向省市檔案局提出檢查驗收申請。

　　四、幾點要求

　　實現(xiàn)檔案達標升級是深入貫徹落實《高等學校檔案管理辦法》的切實有效舉措，是全面提升學校綜合管理水平、建設(shè)全國知名的有較高水平的教學型大學的需要，也是切實提高我校檔案業(yè)務工作水平，實現(xiàn)檔案工作高起點跨越式發(fā)展的重要舉措。另一方面，順利實現(xiàn)檔案達標升級也可以給全校教職工帶來切實的經(jīng)濟實惠。

　　檔案達標升級是一個系統(tǒng)工程，從現(xiàn)在到明年底只有一年的時間，任務艱巨，困難很多。全校上下必須統(tǒng)一思想，凝聚共識，拿出迎接教育部本科教學工作水平評估的精神和勁頭，增強責任意識，勇于攻堅克難，扎實做好各項準備工作，確保順利達標。全校各單位部門都要高度重視檔案升級達標工作，主要負責同志和分管領(lǐng)導要親自過問，親自協(xié)調(diào)。

　�。ㄒ唬┌凑毡痉桨敢�(guī)定需收集、整理的檔案資料，各單位各部門要不折不扣地按時移交檔案館。凡因檔案資料移交不及時、不完整而發(fā)生遺失、損毀、泄密等問題，要追究相關(guān)單位和部門及相關(guān)人員責任。

　�。ǘ┰谑占砉ぷ鏖_始之前，各單位各部門應摸清家底，制定詳細的計劃，分年度整理，按時完成。對整理過程中的業(yè)務技術(shù)問題，檔案館要及時提供指導和咨詢。

檔案管理方案9

　　隨著國家經(jīng)濟政策調(diào)整和區(qū)域一體化的發(fā)展，國家在基礎(chǔ)設(shè)施方面的投資增長迅速，該契機促使大型企業(yè)經(jīng)營發(fā)展模式由傳統(tǒng)單一的以項目為主逐步拓展為以投資業(yè)務發(fā)揮引領(lǐng)作用的新型商業(yè)模式——投資項目。投資項目涉及交通、基建、水利、航道、城市建設(shè)等眾多領(lǐng)域，這類項目權(quán)力與義務關(guān)系復雜、風險因素多、風險系數(shù)大。投資項目檔案反映了項目建設(shè)的真實歷史面貌，是項目建設(shè)、驗收、運營及移交的重要憑證和參考性資料，對于企業(yè)規(guī)避風險、防御或處理糾紛具有佐證作用。本文結(jié)合工作實踐，研究投資項目檔案管控的原則與方法，旨在更好地發(fā)揮投資項目檔案的價值。

　　一、投資項目檔案管理現(xiàn)狀及問題分析

　　投資項目檔案驗收是項目竣工驗收的前提和必要條件，也是項目竣工驗收的先行官，做好投資項目檔案管理工作的重要性和必要性顯而易見。(一)投資項目檔案管理現(xiàn)狀投資項目檔案從形成、收集、歸檔到發(fā)揮作用，需要參建方包括投資主體、設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工驗收等單位共同配合完成，是一項復雜的系統(tǒng)工程。盡管各參建單位都了解投資項目檔案的重要性，但是限于投資項目檔案的特點、傳統(tǒng)管理方式以及各參建單位的主觀因素，投資項目檔案管理現(xiàn)狀不容樂觀。1.投資項目數(shù)額大、周期長、參建方多、資金來源廣，導致檔案易遺失或散失。在較長的建設(shè)周期里，投資項目檔案工作一直處于動態(tài)和持續(xù)補充狀態(tài)，而且由于承建方眾多，使得投資項目檔案文件材料難以做到及時歸檔，齊全完整很難保證。2.投資項目建設(shè)管理人員檔案意識薄弱，往往只重視紅頭文件和結(jié)論性文件材料的管理，對項目建設(shè)過程中產(chǎn)生的一些過程性與隨機性文件材料的管理存在疏漏，造成文件材料歸檔完整率、準確率不高。3.文件材料收集歸檔難。投資項目建設(shè)周期較長，項目人員流動性較大，文件材料管理經(jīng)手人多，極易造成管理斷檔或斷層現(xiàn)象，增加了文件材料收集難度。4.檔案完整性、系統(tǒng)性欠缺。投資項目檔案的形成具有分散性和階段性特征，由于投資項目建設(shè)管理人員對檔案工作認識上存在偏差，因此很難確保檔案文件材料的系統(tǒng)、齊全和完整。(二)存在問題分析1.傳統(tǒng)觀念中，檔案管理部門注重檔案整理和保存環(huán)節(jié)，而忽視檔案收集過程的管理。究其根源在于檔案人員無法對投資項目建設(shè)全過程進行有效跟蹤，收集過程被孤立，不能與后續(xù)檔案管理環(huán)節(jié)進行無縫銜接。2.投資項目檔案一般在項目建設(shè)完成后才移交到企業(yè)檔案部門，但是在項目建設(shè)過程中，項目建設(shè)與管理部門對文件材料的收集把關(guān)不嚴，而企業(yè)檔案管理部門未參與項目建設(shè)過程，檔案管理環(huán)節(jié)缺失，對檔案的完整性、系統(tǒng)性無法掌控。3.傳統(tǒng)的企業(yè)檔案部門僅有對投資項目檔案文件材料的業(yè)務指導權(quán)和監(jiān)督權(quán)，沒有過程監(jiān)控權(quán)，致使項目檔案質(zhì)量的審核是在歸檔之后，存在監(jiān)管滯后的缺陷。針對上述問題，本文認真研究了針對投資項目管理的有效應對策略，提出建立科學、合理的檔案管控模型，跟蹤投資項目建設(shè)流程，以達到對項目文件材料進行全程管控的目的。

　　二、理清投資項目檔案管理職責

　　投資項目檔案質(zhì)量是企業(yè)實現(xiàn)投資目的的基本保證之一，而且關(guān)系到投資項目完工后使用、改造、維護和責任歸屬等一系列問題。因此檔案管理過程應參照《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)則》《建設(shè)項目(工程)檔案驗收辦法》《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》執(zhí)行。

　　(一)投資項目的特點決定了檔案管理具有責任重、數(shù)量多、難度大、要求高、涉及廣的特點，投資項目文件材料收集歸檔周期長且較復雜，易造成遺漏，因此理清投資項目參建方的權(quán)屬關(guān)系是做好投資項目檔案管理工作的.基礎(chǔ)。參建單位具體情況見表1。

　　(二)明確投資項目參建方的立卷歸檔職責是做好檔案管理工作的保障。投資項目檔案工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的原則，投資主體或受其委托的項目公司對投資項目文件材料的完整、準確和系統(tǒng)負責。1.投資主體檔案工作職責投資主體對項目檔案管理統(tǒng)籌規(guī)劃，負責制定檔案工作方案，對檔案工作提出總體要求，明確雙方在投資項目文件材料歸檔工作中的權(quán)利和義務，為投資項目文件材料歸檔工作提供支持和保障。2.項目公司檔案工作職責項目公司根據(jù)投資單位和檔案行政管理部門對投資項目文件材料歸檔工作的要求，結(jié)合項目實際情況，設(shè)立與項目建設(shè)相適應的檔案管理機構(gòu)、庫房，配備滿足投資項目檔案管理需要的檔案人員，負責所轄范圍文件材料歸檔移交工作。3.參建單位檔案工作職責參建單位包括設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位及總承包單位，應遵照項目公司關(guān)于項目文件材料歸檔工作相關(guān)條款的約定，分別負責所承建工程或任務文件材料的收集、整理、歸檔、監(jiān)督、檢查、審核、匯總工作。

　　三、明確投資項目檔案主要內(nèi)容

　　投資項目檔案是項目在投資立項、審批(核準、備案)、土地征遷、招標投標、勘察設(shè)計、設(shè)備材料采購、施工、監(jiān)理、竣工驗收、運營、回購或移交等全過程中形成的具有保存利用價值，經(jīng)鑒定、整理并歸檔的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。為了確保企業(yè)投資項目檔案的完整、準確和規(guī)范，為項目的執(zhí)行和運營提供有效的信息和法律保障，降低投資風險，根據(jù)《中央企業(yè)檔案工作規(guī)定》，投資項目參建方應按照“誰形成，誰負責”的原則，對項目建設(shè)過程中產(chǎn)生的項目檔案的形成、積累、整理和歸檔各負其責；投資主體對項目投資、建設(shè)、運營、回購或移交等階段及各階段銜接產(chǎn)生的管理文件歸檔工作負責。1.投資單位收集投資籌劃、盡職調(diào)查、專項評估、可行性研究、審查、出資、后評價、資產(chǎn)處置及成立項目公司進行建設(shè)管理產(chǎn)生的批準文件或會議紀要、特許經(jīng)營協(xié)議等內(nèi)容。2.項目公司收集項目資金籌措、建設(shè)實施、交(竣)工驗收、運營管理、養(yǎng)護維修、債務償還、資產(chǎn)管理以及移交過程中產(chǎn)生的項目文件。3.設(shè)計單位收集內(nèi)容包括項目進行勘察后經(jīng)綜合分析、論證編制的地質(zhì)勘察資料、初步設(shè)計、方案設(shè)計、總體規(guī)劃設(shè)計、施工圖設(shè)計等文件。4.施工單位收集內(nèi)容包括編制施工組織設(shè)計和施工計劃，在組織工程施工過程中形成的技術(shù)、材料、設(shè)備等文件。5.監(jiān)理單位收集對項目質(zhì)量、進度和建設(shè)資金使用等進行監(jiān)控形成的文件。6.總承包單位收集內(nèi)容包括項目總承包范圍內(nèi)管理文件及匯總整理各分包單位編制的全部項目文件。

　　四、建立投資項目檔案管理模型圖

　　投資項目建設(shè)實施過程有其計劃性和組織性，是人工、材料、機械、施工組織方法及建設(shè)環(huán)境條件等有機結(jié)合的過程。參照系統(tǒng)工程中的霍爾三維結(jié)構(gòu)方法，根據(jù)上述參建方管理職責及收集內(nèi)容構(gòu)建投資項目檔案管理模型如圖1。該圖的水平面橫軸表示投資項目檔案管理階段，包括7個環(huán)節(jié)，縱軸表示投資項目參建方，空間軸表示項目建設(shè)階段。該圖清楚地反映了投資項目檔案管理與項目建設(shè)的關(guān)系，投資項目檔案產(chǎn)生于項目建設(shè)各個階段，不同的建設(shè)階段有不同的責任主體，形成不同的投資項目檔案。投資項目參建方按照項目檔案管理內(nèi)容要求分別負責項目檔案管理階段的工作。按上述思路構(gòu)建了一個順暢、有序、可追溯的文件管控模型，生動系統(tǒng)地體現(xiàn)了投資項目檔案的全程管理思想，對企業(yè)投資項目檔案管理具有指導性、針對性和實用性。

　　五、科學制定投資項目檔案管控原則與方法

　　(一)管控原則

　　將檔案管理思想融入整個投資項目管理的生命周期，在投資項目檔案管控中運用全程管理原則，即事前介入、事中控制、事后審核、驗收歸檔，該原則要求把檔案管理納入項目建設(shè)計劃中，實現(xiàn)全程有效控制。檔案管理人員在投資項目伊始即提出檔案管理要求；建設(shè)過程中進行有效跟蹤，檢查指導項目文件材料管理工作；竣工檔案驗收前進行初審，為投資項目檔案驗收嚴格把關(guān)；實現(xiàn)投資項目檔案的科學管理和利用。

　　(二)管控方法

　　本文將全程管理原則貫穿于基本方法中，以期實現(xiàn)對投資項目檔案的管控，通過制度建設(shè)、合同控制、崗位職責、環(huán)節(jié)控制具體落實執(zhí)行全程管理原則，有利于提高投資項目檔案管理水平。1.通過制度進行前端控制傳統(tǒng)管理模式下檔案管理人員一般不參與投資項目的調(diào)研、立項、評估等前期工作及實施環(huán)節(jié)。檔案部門一般是中途介入或事后介入，由此造成投資項目檔案管理難以規(guī)范化。全程管理原則要求檔案管理人員實施前端控制，即在投資項目啟動時從頂層框架上設(shè)計出一種符合投資項目建設(shè)的檔案管理制度，將檔案管理工作基本要求與工程管理相關(guān)要求有機結(jié)合，抓住管控源頭。檔案制度建設(shè)與貫徹落實是管控的核心，是實施投資項目檔案全過程控制的保證。2.通過合同進行法律控制合同約束具有法律效力�！秶抑卮蠼ㄔO(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》規(guī)定：“在簽訂項目設(shè)計、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時，應設(shè)立專門條款，明確有關(guān)方面提交相應項目文件及其整理、歸檔責任。”采取明文規(guī)定的方式，將項目檔案的收集歸檔責任納入合同中實施管理，明確規(guī)定參建單位的檔案收集義務、歸檔要求、檔案工作進度及獎懲措施等，運用法律手段約束參建單位，最大限度地防止檔案的流失，實現(xiàn)檔案管控的主動權(quán)和法律保障。3.通過職責進行人員控制人員控制主要是明確相關(guān)人員崗位職責中有關(guān)檔案工作的義務。項目伊始，明確檔案機構(gòu)對口的部門與單位，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確項目負責人、檔案管理員、設(shè)計施工監(jiān)理人員、開箱人員的有關(guān)檔案責任，分別負有全局督促、具體檔案業(yè)務與協(xié)調(diào)、整理項目文件、清點檢查隨機文件等職責。通過專、兼職檔案人員的分工和協(xié)作，發(fā)揮各方專業(yè)知識優(yōu)勢，提高檔案的準確性、有效性和系統(tǒng)性。4.通過考評完善過程控制投資項目建設(shè)每個階段都有嚴格的節(jié)點要求，根據(jù)建設(shè)節(jié)點設(shè)定檔案完成移交節(jié)點，要求投資項目檔案管理人員及時、動態(tài)地掌握投資項目文件的流轉(zhuǎn)狀況，協(xié)調(diào)各方收集歸檔；將考評機制引入檔案工作中，結(jié)合檔案節(jié)點制定工作計劃，考評結(jié)果通報檔案工作完成情況，確保投資項目檔案文件材料的形成歸檔與項目建設(shè)同步，最終實現(xiàn)整個投資項目檔案管理的全程控制。

檔案管理方案10

　　為進一步加大檔案規(guī)范化管理力度，更有效地積累、保護和利用我局檔案資源，更好地為水利發(fā)展服務、水利服務社會，現(xiàn)按照XX省檔案管理標準的要求，結(jié)合我局工作實際，特制訂實施方案如下：

　　一、指導思想

　　樹立和落實科學發(fā)展觀，增強檔案工作意識，強化檔案監(jiān)督指導職能，實現(xiàn)依法治檔，推動檔案工作健康有序開展，提高檔案利用價值，為我局水利事業(yè)發(fā)展及水利服務社會提供檔案信息保障。

　　二、工作目標

　　以《檔案法》、《XX省檔案管理條例》等為法律依據(jù)，以《XX省機關(guān)檔案工作目標管理考核辦法》為標準，在申報省一級達標工作中提高全體干部職工的檔案意識，理順檔案工作機制，建立和健全檔案規(guī)章制度，夯實檔案工作基礎(chǔ)，達到實現(xiàn)省一級目標管理標準和促進管理整體水平提高的雙重目標，在20xx年晉升省二級的基礎(chǔ)上，今年8月通過XX縣檔案局復查合格。為能使我局檔案管理進一步科學化、現(xiàn)代化，更好地為水利經(jīng)濟、社會發(fā)展服務�，F(xiàn)申報省一級達標管理標準。

　　三、實施步驟

　�。ㄒ唬蕚潆A段（20xx年7 月－20xx年 8月）

　　1、考察學習，借鑒經(jīng)驗。由局分管檔案工作的領(lǐng)導帶隊，辦公室相關(guān)人員參加，到檔案管理水平達到省一級標準的單位學習。同時已聯(lián)系陽新檔案局，確定其幫助具體計劃實施。

　　2、嚴格執(zhí)行和完善“三合一”制度。根據(jù)國家檔案局《機關(guān)文件材料歸檔與不歸檔范圍》，結(jié)合我局實際，在深入調(diào)查的基礎(chǔ)上，完善《局文件材料分類方案、歸檔范圍和保管期限表》（簡稱“三合一”制度），為歸檔文件材料的收集整理提供參照依據(jù)和標準。

　　3、成立檔案管理達標領(lǐng)導小組。為確保我局檔案目標管理達省一級標準，成立由胡煥發(fā)、艾國華任組長，馬光明、闞曉東為副組長，局黨委相關(guān)成員、局屬各科室（單位）主要負責人及李福梅、楊傳耀、李華、張文濤等為成員的檔案管理達標工作領(lǐng)導小組，組織實施我局檔案升級達標工作。領(lǐng)導小組主要負責全局人員的統(tǒng)一協(xié)調(diào)、項目論證、任務安排、經(jīng)費使用監(jiān)督和協(xié)商聯(lián)系等全局性工作。

　　4、召開動員大會。召開由相關(guān)責任領(lǐng)導、中層以上干部和責任人組成的檔案達標成員參加的檔案升級達標工作動員會，安排部署我局檔案升級達標工作。同時，組織相關(guān)人員學習《檔案法》及相關(guān)檔案業(yè)務知識。

　�。ǘ⿲嵤╇A段（20xx年 9月－20xx年 11月）

　　1、收集整理各門類檔案資料。

　　（1）文書文件材料的收集整理

　　按照歸檔范圍對1958至1968年、1986至 20xx 年文書文件材料進行收集整理，對已經(jīng)歸檔整理的歷年文書案卷，按照標準進行全面系統(tǒng)檢查整改，進一步規(guī)范。

　�。�2）科技檔案

　　自建庫以來：文件、資料計1280卷；圖紙8005張，和其它相關(guān)圖紙等進行重新裝盒、編號整理。

　�。�3）會計檔案收集齊全，進一步規(guī)范。

　　（4）聲像、圖片文件材料的收集整理

　　對我局在工作中形成的反映歷史面貌及工作職能的重要會議、重大活動、工作成果包括水庫除險加固、防汛抗旱、工程管理、水政執(zhí)法、黨務、政務等類型的聲像、圖片資料進行收集和規(guī)范整理。

　　（5）電子文檔文件材料的收集

　　對一部分整理不規(guī)范，散存在科室單位和個人手中的電子文檔等進行收集和保護，規(guī)范整理。

　　（6）實物材料的整理

　　對我局歷年獲得的獎證、獎牌、獎杯、獎品等具有保存價值的實物進行收集，分類存放檔案室。

　　2、制定和完善檔案管理制度。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《XX省機關(guān)檔案目標管理考評辦法》等有關(guān)文件規(guī)定，建立健全歸檔、保管、保密、鑒定銷毀、統(tǒng)計和利用等檔案規(guī)章制度。同時結(jié)合本局工作實際，制定相關(guān)門類資料的管理辦法，如會計檔案、電子文本及圖片等，進一步規(guī)范各門類檔案資料的整理。完善《機關(guān)檔案人員崗位責任制》、《立卷歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案查閱須知》等制度。

　　3、做好檔案信息編研工作。編寫全宗介紹、立卷、說明、組織沿革、大事記、主要業(yè)務工作基礎(chǔ)數(shù)字匯編，整理專題匯集、發(fā)文匯集等參考資料，收集統(tǒng)計檔案工作基本情況，編制案卷目錄、案卷文件目錄等檢查工具。

　　4、完善基礎(chǔ)設(shè)施，改善檔案保管條件。一是重新確定檔案室，其位置、防護結(jié)構(gòu)達到國家規(guī)定要求。二是購置安裝、標準擺放檔案密集架，合理安排檔案庫房、閱檔室（榮譽室）和檔案人員辦公室，做到“三分開”；配齊檔案柜、防磁柜、空調(diào)、抽濕機、裝訂機、刻錄機、電腦、吸塵器、溫濕度計、防光窗簾等設(shè)備設(shè)施，達到防塵、防光、防鼠、防蟲等八防要求。三是將檔案管理的相關(guān)制度上墻，整理好的各門類檔案上架入庫保管。

　　（三）申報驗收階段（20xx年 12 月底以前）

　　1、自查。對照XX省機關(guān)檔案工作目標管理考評標準，每項進行自查打分，查缺補漏，統(tǒng)計檔案數(shù)據(jù)，撰寫自查報告、升級工作報告等。

　　2、申報。完善各類申報和驗收材料，整理匯編成冊，向檔案部門正式申請驗收評審。

　　3、驗收。20xx 年12月底前接受檔案部門評審驗收。

　　四、工作專班及任務分解

　�。ㄒ唬┪臅鴻n案工作專班

　　責任領(lǐng)導：馬光明 責任人：楊傳耀、李華

　　工作任務：負責文書檔案的收集整理，對現(xiàn)行收發(fā)文處理進一步規(guī)范。

　�。ǘ┲贫燃熬幯胁牧瞎ぷ鲗０�

　　責任領(lǐng)導：艾國華 責任人：毛志剛、鐘學云

　　工作任務：負責檔案管理的各類制度的制定及修改完善，各類編研材料的編寫、總結(jié)，申報材料的撰寫以及整理匯編等。

　�。ㄈ⿻嫏n案工作專班

　　責任領(lǐng)導：胡煥發(fā) 責任人：熊林生

　　工作任務：負責歷年財務檔案的'收集整理。

　�。ㄋ模┕こ坦芾怼⒊U加固檔案專班

　　責任領(lǐng)導：闞曉東 責任人：徐維

　　工作任務：負責工程管理、除險加固等業(yè)務檔案的收集、整理。

　　（五）電子文檔、圖片、實物專班

　　責任領(lǐng)導：廖作強 責任人：李福梅

　　工作任務：負責局歷年來大型活動的電子文檔、圖片資料等實物進行收集整理歸檔。

　�。┗A(chǔ)設(shè)施工作專班

　　責任領(lǐng)導：廖作強 責任人：李福梅

　　工作任務：負責局檔案室各類硬件設(shè)施的購置，落實各類防護措施，改善檔案保管條件。

　�。ㄆ撸﹤溆脤０啵�

　　責任領(lǐng)導：馬光明 責任人：鄭傳好、柯美合、楊傳耀、張文濤

　　工作任務：負責全局除上述專班外的特殊檔案的收集、整理工作。

　　各工作專班，收集資料類別參照局辦公室20xx年11月18日下發(fā)的《關(guān)于公文辦理、運轉(zhuǎn)、歸檔等相關(guān)規(guī)定的通知》中的附件二：《富水水庫管理局文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限表》。

　　五、工作要求

　�。ㄒ唬┙y(tǒng)一思想，形成共識。

　　開展檔案目標管理達標工作，是適應檔案工作發(fā)展，進一步夯實檔案工作基礎(chǔ)，是水利事業(yè)發(fā)展、水利服務社會的迫切需要，是改善我局檔案工作面貌，進一步規(guī)范管理、提高工作效率的重要舉措。全體機關(guān)干部職工都要高度重視此次檔案升級達標工作，充分認識檔案管理的重大意義，增強檔案意識，自覺配合和支持檔案升級達標工作，并在今后的工作中規(guī)范各門類檔案管理。

　�。ǘ└髫撈湄�，有序推進。

　　檔案的升級達標工作周期長、頭緒多、任務重，是一項復雜而系統(tǒng)的工程，涉及局各科室、各單位，必須齊抓共管，密切配合才能完成。局辦公室要做好各項工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，聘請檔案局專業(yè)人員進行具體業(yè)務指導，解決各種具體問題。各責任領(lǐng)導要在認真研究、明確職責任務，弄清所分管的相關(guān)門類檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，及時召集工作專班成員開會，研究具體措施，安排具體工作。對過去不規(guī)范的檔案要查缺補漏，集中時間和人員花大力氣進行收集整理，并及時建立規(guī)范的管理制度。各專班在檔案收集整理過程中，加強與局辦公室的聯(lián)系，辦公室要聯(lián)系專業(yè)人員進行業(yè)務指導，確保檔案整理質(zhì)量。

　　（三）嚴肅紀律，規(guī)范管理。凡按照本方案以及文件材料歸檔范圍的規(guī)定需收集、整理的檔案資料，局屬各科室（單位）要不折不扣、毫無保留地收集整理，移交檔案室，集中統(tǒng)一管理，任何人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。凡因檔案資料收集不配合，不支持，移交不及時、不完整而發(fā)生的遺失、損毀、泄密等問題，要追究相關(guān)責任人的責任。

　　（四）加強督辦，確保進度。局檔案管理工作領(lǐng)導小組要認真履行工作職責，定期進行檢查督辦，隨時掌握各門類檔案收集整理進展情況，檢查整理質(zhì)量，協(xié)調(diào)解決各種具體問題，確保檔案升級工作順利進行，按時達標。

檔案管理方案11

　　為切實做好我街道行政區(qū)劃調(diào)整改革中的檔案工作，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《省檔案管理條例》以及區(qū)《關(guān)于區(qū)部分行政區(qū)劃變更工作的實施意見》《關(guān)于在部分行政區(qū)劃變更工作中加強檔案管理工作的實施辦法》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我街道實際，制定如下工作方案。

　　一、總體要求

　　區(qū)行政區(qū)劃調(diào)整改革涉及的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案是鄉(xiāng)鎮(zhèn)職能活動和歷史演變的真實記錄，是備以查考的真實憑證和歷史依據(jù)，是不可再生的國家檔案資源。我街道高度重視，將檔案管理和移交處置工作納入行政區(qū)劃調(diào)整改革工作的總體部署，加強統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，明確工作責任，強化監(jiān)督指導，科學制定方案，建立健全檔案管理制度，做到檔案工作與行政區(qū)劃調(diào)整改革同步進行，確保行政區(qū)劃調(diào)整改革中檔案的完整與安全。

　　二、職責任務

　　在啟動改革時同步制定檔案管理與處置工作方案，報區(qū)檔案局審查同意后實施。明確檔案工作負責機構(gòu)和人員，及時做好各種門類和載體的檔案收集、整理、保管、移交和紙質(zhì)檔案數(shù)字化等處置工作，并按照規(guī)定向區(qū)檔案館移交檔案，使全部檔案得到妥善安置，確保檔案實體安全，確保按時保質(zhì)移交檔案，防止因接收不及時出現(xiàn)檔案遺失等問題，確保國家檔案資源齊全完整。

　　三、工作步驟及工作要求

　�。ㄒ唬┟鞔_檔案的歸屬與流向

　　1.檔案的處置要以維護歷史真實性和完整性為原則，機構(gòu)變動前形成的'全部檔案為一個整體，不得分散。

　　2.續(xù)沿用原檔案全宗，確因工作需要暫時保留并入街道檔案的，必須書面報區(qū)檔案局同意后，代為保管，達到規(guī)定年限后再移交區(qū)檔案館，也可在行政區(qū)劃調(diào)整改革后辦理移交。

　　3.應按規(guī)定及時明確機構(gòu)、人員和職能職責，完善檔案管理設(shè)備設(shè)施，建立健全檔案管理制度，有序開展檔案工作。

　�。ǘn案移交及標準要求

　　要按照檔案歸屬與流向的規(guī)定，做好檔案的移交工作。街道為移交方，區(qū)檔案館為接收方。移交范圍為未移交至區(qū)檔案館、自行保存的歷年各類檔案（包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、照片、音像、實物等各種載體檔案）。移交的檔案應規(guī)范整理，符合要求。

　　1.做好檔案的清點、接收工作。移交方要做好各種門類和載體檔案的收集、清點、整理工作，確保不重復、不遺漏，并制作交接材料(含各類交接文據(jù)、全宗卷、檢索工具)，做好檔案的清點、交接工作。接收方要根據(jù)清單內(nèi)容仔細清點、核對，并對接收的檔案及時登記在冊、歸檔整理，防止檔案丟失。

　　2.制定檔案處置工作方案。制定本單位檔案處置與管理工作方案，明確本單位檔案歸屬與流向，制定檔案處置工作時間表。檔案處置與管理工作方案應在機構(gòu)改革方案正式公布后一周內(nèi)報區(qū)檔案局審查。

　　3.做好檔案鑒定和銷毀工作。應成立檔案鑒定工作小組，嚴格按照有關(guān)規(guī)定和程序組織開展檔案鑒定和銷毀工作。鑒定工作應按件開展，內(nèi)容涵蓋檔案是否繼續(xù)保存(或移交)、是否開放、是否數(shù)字化、是否解降密四個方面。涉密文件的清點和解密、降密工作，要按照“誰定密，誰解密”的原則，單獨編制涉密文件目錄，提出審核意見，嚴格按照有關(guān)規(guī)定移交涉密檔案。

　　4.需向區(qū)檔案館移交的，應將紙質(zhì)檔案與數(shù)字副本一并移交。移交檔案必須按照國家有關(guān)檔案案卷質(zhì)量的要求進行整理，“雙套制”移交和接收，做到分類科學、整理有序、編目準確、檢索方便。移交檔案必須使用國家檔案局統(tǒng)一監(jiān)測的卷盒、卷皮、卷內(nèi)目錄、備考表。

　　5.移交門類及標準要求：

　�。�1）文書檔案:包括行政區(qū)劃調(diào)整改革前保管的和改革過程中形成的全部文書檔案。以案卷為單位立卷歸檔的，按照《機關(guān)檔案工作業(yè)務建設(shè)規(guī)范》(國檔發(fā)〔1987〕27號)《文書檔案案卷格式》(GB/T9705-20xx)要求，整理編目。以件為單位整理歸檔的，20xx年以前的按照《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22-20xx要求，整理編目，20xx年以后(含20xx年)的按照《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22-20xx)要求，整理編目。有專業(yè)檔案但未制定專業(yè)檔案歸檔范圍和管理辦法的單位，或因單位形成的專業(yè)檔案數(shù)量較少，不能作為單獨門類列出的，納入文書檔案進行管理和處置。

　�。�2）科技檔案:包括科研檔案、項目檔案、基建檔案、設(shè)備檔案等。按照《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T11822-20xx)《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》(DA/T28-20xx)要求，整理編目。

　　（3）會計檔案:包括會計憑證、預算、決算報告。20xx年以前的按照《會計檔案管理辦法》(財會〔1998〕132號)要求，整理編目，20xx年以后(含20xx年)的按照《會計檔案管理辦法》(中華人民共和國財政部、國家檔案局令第79號)《會計檔案案卷格式》(DA/T39-20xx)要求，整理編目。

　　（4）照片檔案:包括紙質(zhì)照片、膠片和數(shù)碼照片、膠片，紙質(zhì)照片、膠片按照《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T11821-20xx)要求，整理編目;數(shù)碼照片、膠片按照《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》(DA/T5-0014)要求，整理編目。

　�。�5）音像檔案:包括錄音帶、錄像帶、光盤等。按照《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》(DA/T15-1995)《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》(DA/T6-20xx)要求，整理編目。

　�。�6）電子檔案與數(shù)據(jù):包括辦公系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)中形成的反映單位職能活動的電子文件及元數(shù)據(jù)、紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本等，按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T18894-20xx)要求，整理編目。

　�。�7）實物檔案:包括印章和各種公務活動禮品及各部門獲得的縣級以上的綜合性榮譽獎品、證書、宣傳紀念品等實物原件，依據(jù)實際情況逐件編目登記。

　�。�8）人事檔案:按《干部人事檔案工作條例》辦理。

　　（9）檢索工具:包括紙質(zhì)目錄、電子目、全宗卷等。

　�。ㄈ┩晟埔平皇掷m(xù)

　　移交方和接收方均要安排負責文件清點、整理及移交工作的人員，在未完成相關(guān)工作或未明確接替人員前原則上不作其他工作安排。移交時要認真填寫《檔案移交清單》（附件1）（一式兩份），由檔案工作分管領(lǐng)導和檔案人員監(jiān)督，交接雙方在《檔案移交清單》進行確認并簽字、蓋章，同時各保存一份。

　　四、工作要求

　�。ㄒ唬┘訌娊M織領(lǐng)導。要高度重視，安排專人負責，成立以分管領(lǐng)導負責、檔案工作人員或其他部門的人員參加的檔案移交工作領(lǐng)導小組，做好此次行政區(qū)劃調(diào)整改革中的檔案清點、移交工作，確保檔案實體安全。

　�。ǘ﹪栏癖O(jiān)督管理。此次檔案移交工作，移交雙方要加強監(jiān)督管理，堅持依法依規(guī)移交，嚴格按照清單內(nèi)容進行核對、移交、簽字和蓋章，任何單位和個人不得以任何理由私藏、拒絕移交檔案等行為，嚴格按照移交程序進行。任何人不得擅自帶走、留存、轉(zhuǎn)移、銷毀檔案，不得拒絕移交檔案或?qū)n案據(jù)為己有。造成檔案損失的，按照有關(guān)規(guī)定追究相關(guān)人員責任。

　�。ㄈ⿵娀ぷ鞅Ｕ�。為確保檔案移交工作順利完成，要做好檔案工作經(jīng)費保障。明確檔案分管領(lǐng)導和工作人員，及時建立專門檔案室，配備檔案柜、空調(diào)、除濕機、滅火器等相關(guān)設(shè)備設(shè)施，制定檔案管理、借閱利用等規(guī)章制度，做好檔案管理保護工作，確保檔案實體安全。

檔案管理方案12

　　一、指導思想

　　檔案管理工作是檔案提供利用的前提，檔案經(jīng)過整理，可以檢驗收集工作的質(zhì)量，便于檔案的鑒定、保管、統(tǒng)計和檢索，促進檔案工作各環(huán)節(jié)的良性運動。為了方便公司的檔案材料統(tǒng)一、集中、有序保存，加強公司檔案管理工作，有效地保護，有效地保護和利用檔案，維護公司的合法權(quán)益，同時促進各部門的協(xié)調(diào)和各項工作的順利開展，為加大檔案規(guī)范化管理力度，更有效地積累、保護和利用我公司檔案資源，更好地為公司生產(chǎn)銷售等發(fā)展服務，現(xiàn)按照安徽省檔案管理標準的要求，結(jié)合我公司的工作實際，特制訂實施方案如下：

　　一、成立檔案整理工作領(lǐng)導小組，制定檔案的分類方案，保管期限表和歸檔范圍。

　　二、對單位的文件材料做認真的收集、分類、劃期、立卷歸檔。

　　三、按照不同類別及其相互關(guān)系，進行合理的排列歸類。

　　四、編寫檔案案卷目錄等檢索工具及編研工作，有序地為檔案的提供利用工作服務。

　　二、檔案的.保存

　　1、保存地點：辦公室檔案柜

　　2、保存內(nèi)容：包括過去和現(xiàn)在的公司各部門及員工從事業(yè)務、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對公司有辦存價值的各種文件、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、協(xié)議合同、電腦盤片、音像制品、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　3、保存的具體方法見******科技有限公司檔案管理制度規(guī)定。

　　三、實施步驟

　　(一)準備階段(20xx年11月-20xx年 12月)

　　1、考察學習，借鑒經(jīng)驗。由公司分管檔案工作的領(lǐng)導指導，辦公室相關(guān)人員參加，協(xié)同檔案管理員建立檔案室。同時檔案管理員自身加強對檔案管理的學習，逐步落實具體計劃實施方案。

　　2、嚴格執(zhí)行和完善安徽****科技有限公司制度。根據(jù)國家檔案局，結(jié)合我局實際，在深入調(diào)查的基礎(chǔ)依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《安徽省檔案管理條例》的有關(guān)規(guī)定上，完善公司文件材料分類方案、歸檔范圍和保管期限表，為歸檔文件材料的收集整理提供參照依據(jù)和標準。

　　3、成立檔案管理領(lǐng)導小組。為確保公司檔案目標管理達到標準化、規(guī)范化，成立檔案部組長，公司相關(guān)成員、公司各部(單位)主要負責人及相關(guān)責任成員的檔案管理達標工作領(lǐng)導小組，組織實施我公司檔案管理實施工作。領(lǐng)導小組主要負責全公司人員的統(tǒng)一協(xié)調(diào)、項目論證、任務安排、經(jīng)費使用監(jiān)督和協(xié)商聯(lián)系等檔案管理工作。

　　4、召開檔案組成立大會。召開由相關(guān)責任領(lǐng)導、中層以上干部和責任人組成成員參加的檔案檔案工作動員會，安排介紹公司檔案管理工作的規(guī)定及實施方案。同時，組織相關(guān)人員學習《檔案法》及相關(guān)檔案業(yè)務知識。

　　(二)實施計劃(20xx年 1月-20xx年2 月)

　　1、收集整理各門類檔案資料。

　　(1)文書文件材料的收集整理

　　按照歸檔范圍對20xx至20xx文書文件材料進行收集整理，對已經(jīng)歸檔整理的文書案卷，按照標準進行全面系統(tǒng)檢查整改，進一步規(guī)范。

　　(2)生產(chǎn)檔案

　　自生產(chǎn)投產(chǎn)以來文件、資料和圖紙，和其它相關(guān)圖紙等進行重新裝盒、編號整理。

　　(3)會計檔案收集齊全，進一步規(guī)范。

　　(4)聲像、圖片文件材料的收集整理

　　對我公司在工作中形成的反映歷史面貌及工作職能的重要會議、重大活動、工作成果包括生產(chǎn)成果、專利申請、工程管理、科研培訓、專家(政務要員)考察來訪等類型的聲像、圖片資料進行收集和規(guī)范整理。

　　(5)電子文檔文件材料的收集

　　對一部分整理不規(guī)范，散存在科室單位和個人手中的電子文檔等進行收集和保護，規(guī)范整理。

　　(6)實物材料的整理

　　對我公司獲得的獎證、獎牌、獎杯、獎品等具有保存價值的實物進行收集，分類存放檔案室。

　　2、制定和完善檔案管理制度。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《歸檔文件整理規(guī)則》等有關(guān)文件規(guī)定，建立健全歸檔、保管、保密、鑒定銷毀、統(tǒng)計和利用等檔案規(guī)章制度。同時結(jié)合本公司工作實際，制定相關(guān)門類資料的管理辦法，如會計檔案、電子文本及圖片等，進一步規(guī)范各門類檔案資料的整理。完善《檔案人員崗位責任制》、《立卷歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案查閱須知》等制度。

　　3、做好檔案信息編研工作。編寫全宗介紹、立卷、說明、組織沿革、大事記、主要業(yè)務工作基礎(chǔ)數(shù)字匯編，整理專題匯集、發(fā)文匯集等參考資料，收集統(tǒng)計檔案工作基本情況，編制案卷目錄、案卷文件目錄等檢查工具。

　　4、完善基礎(chǔ)設(shè)施，改善檔案保管條件。一是檔案室的位置、防護結(jié)構(gòu)要求進行檢查維護。二是購置安裝、標準擺放檔案密集架，合理安排檔案庫房、閱檔室(榮譽室)和檔案人員辦公室，做到“三分開”;配齊檔案柜、防磁柜、空調(diào)、抽濕機、裝訂機、刻錄機、電腦、吸塵器、溫濕度計、防光窗簾等設(shè)備設(shè)施，達到防塵、防光、防鼠、防蟲等八防要求。三是將檔案管理的相關(guān)制度上墻，整理好的各門類檔案上架入庫保管。

檔案管理方案13

　　按照中共市區(qū)委辦公室、市區(qū)人民政府辦公室《關(guān)于印發(fā)的通知》的具體要求，結(jié)合工作實際，制定區(qū)市場監(jiān)督管理局績效管理工作方案。

　　一、指導思想

　　為認真貫徹落實區(qū)委、區(qū)政府績效管理和績效考評工作的安排部署，全面實施“一二三”發(fā)展戰(zhàn)略，積極引導和推動本系統(tǒng)績效管理和績效考評工作，堅持高質(zhì)量發(fā)展落實趕超，充分發(fā)揮引領(lǐng)導向和督促落實作用，增強發(fā)展意識和擔當意識，奪取統(tǒng)籌疫情防控和經(jīng)濟社會發(fā)展雙勝利。

　　二、組織領(lǐng)導

　　區(qū)局成立績效管理工作領(lǐng)導小組，局長、黨組書記任組長，黨組其他成員任副組長，各所、機關(guān)各股室負責人為小組成員，徐冰副局長具體牽頭負責日常相關(guān)工作。

　　三、工作內(nèi)容

　�。ㄒ唬┴熑畏纸�。對20xx年績效管理工作目標進行細化分解，提出明確的質(zhì)量和進度要求，建立責任分解、責任公示、責任追究等制度，促進工作目標的落實。

　　1.業(yè)務工作實績“一級指標”12項，分值65分。其中，反不正當競爭和價格監(jiān)督管理股及網(wǎng)絡(luò)交易監(jiān)督管理股合并1項計4分、登記注冊和行政審批股1項計4分、信用監(jiān)督管理股及廣告監(jiān)督管理股合并1項計8分、消費者權(quán)益保護股1項計6分、特種設(shè)備安全監(jiān)察股1項計5分、質(zhì)量監(jiān)督管理股及標準計量股合并1項3分、藥械化監(jiān)督管理股1項計8分、食品生產(chǎn)安全監(jiān)督管理股1項3分、食品流通安全監(jiān)督管理股1項計3分、餐飲服務食品安全監(jiān)督管理股1項計8分、食品安全綜合協(xié)調(diào)股1項計10分、知識產(chǎn)權(quán)和商標監(jiān)督管理股合并1項計3分。

　　2.自身建設(shè)“一級指標”4項，分值35分。其中：“從嚴治黨”分值9分（人事教育股計9分)；“民主行政”分值9分（人事教育股計4分，辦公室計3分，財務計2分）；“依法行政”分值9分（法規(guī)計6分，財務計1分，辦公室/人教計2分）；“機關(guān)效能”計8分（人事教育股計2分、登記注冊和行政審批股計1分、辦公室計2分、信用監(jiān)督管理股計2分、食品安全綜合協(xié)調(diào)股/食品流通安全監(jiān)管股計1分）。“工作創(chuàng)新”及“工作獎懲”由辦公室負責匯總。

　　3.各股室圍繞“一級指標”進行工作目標細化，進一步要求明確工作數(shù)量、質(zhì)量、進度和預期效果。

　　4.全面開展系統(tǒng)內(nèi)部績效管理，對內(nèi)設(shè)機構(gòu)開展績效考評，考評結(jié)果將作為本單位內(nèi)部評優(yōu)評先的重要依據(jù)。

　�。ǘ┻\行監(jiān)控。加強對績效目標實現(xiàn)進展情況的跟蹤監(jiān)控，分階段定期進行檢查分析。20xx年12月25日前，各責任單位要將績效運行情況形成分析材料通過一體化平臺報至辦公室�？冃Ч芾眍I(lǐng)導小組要定期召開績效情況分析會，及時發(fā)現(xiàn)績效運行中存在的問題，研究解決辦法，對于不能按時保質(zhì)完成的，要加強督促確保逐項落實。

　�。ㄈ┛冃ё栽u。各責任單位要根據(jù)工作實際自覺開展評析�？冃Чぷ鳈z查期間，各單位要積極配合做好迎評工作。

　　四、工作要求

　�。ㄒ唬┘訌婎I(lǐng)導。各單位要深刻認識績效管理工作的'重要性和必要性，不斷強化責任意識，確�？冃Ч芾砉ぷ黜樌⒂行蜷_展。

　�。ǘ┚慕M織。各單位要科學合理地確定年度績效工作目標，定期加強內(nèi)部檢查，在工作中，及時發(fā)現(xiàn)存在問題，及時調(diào)整工作方向和思路，確保今年績效管理工作取得新的提升。

　　（三）注重實效。各單位要以績效評估為抓手，以求真務實的作風和勇于創(chuàng)新的精神，不斷改進工作方法，切實抓好績效管理和績效評估工作，促進職能職責的落實和工作目標的實現(xiàn)。

檔案管理方案14

　　水利工程建設(shè)涉及的信息量大，檔案分類復雜，參與單位眾多，所以建立規(guī)范化的水利工程檔案管理對于工程的順利完成和后期的維護都具有舉足輕重的作用。然而在實際的工作中，雖然水利工程檔案管理工作已經(jīng)納入了工程建設(shè)的計劃范圍之內(nèi)，但是仍存在檔案管理與工程建設(shè)不同步，存在檔案質(zhì)量方面的問題；檔案分類不明確，檔案管理員專業(yè)能力不足的問題；檔案應用不規(guī)范，檔案丟失、檔案信息不準確問題等。因此，加強水利工程檔案管理工作迫在眉睫，必須采取有效措施提升水利工程檔案管理水平。

　　1水利工程檔案管理在水利工程建設(shè)中的重要性

　　水利工程檔案能夠詳細記錄水利工程建設(shè)的全過程，并把所有建設(shè)施工的企業(yè)、材料、設(shè)計圖等歸納分類保管起來，保證工程建設(shè)的信息資源完成，具有實用價值。在水利工程檔案管理過程中，不斷完善管理方式和采用先進的管理方法是水利工程檔案管理的核心內(nèi)容，要遵循水利工程的特點和規(guī)律，將檔案有序化建檔，統(tǒng)一管理，提高檔案的可利用價值。

　　檔案管理的標準化和規(guī)范化是水利工程?n案管理的目標，要達到這一目標就必須將檔案管理與水利工程建設(shè)保持同步，甚至要優(yōu)先于工程建設(shè)，通過點滴資源的整理和應用，能夠為項目決策、項目施工、項目監(jiān)理和項目維護提供直接參考。水利工程檔案貫穿水利工程建設(shè)和后期管理的全過程，所以每一個小的參數(shù)的準確性都是項目成敗的關(guān)鍵，因此在檔案管理中，細節(jié)尤為重要，要保證檔案資料的完整性，才能夠發(fā)現(xiàn)問題，及時找到解決問題的方法，幫助水利工程施工和使用提高質(zhì)量與效率。

　　2水利工程檔案管理過程中存在的問題

　　目前水利工程檔案管理工作在諸多的水利工程項目中都已經(jīng)納入計劃之中，并且成立了專門的檔案管理室，有效地提高了工程項目建設(shè)信息的收集和整理能力。但是，由于一些水利工程檔案管理工作不到位，人員配置不合理，檔案使用制度不健全導致檔案管理水平低，操作失誤和檔案丟失問題時有發(fā)生。

　　2.1水利工程檔案管理質(zhì)量問題

　　水利工程檔案的質(zhì)量與水利工程的質(zhì)量具有直接的聯(lián)系，水利工程檔案是質(zhì)量監(jiān)督與檢查的重要參考依據(jù)，通常水利工程都是由若干個子工程構(gòu)成，根據(jù)施工進度，每完成一項工程都需要進行質(zhì)量等級評定和驗收，這時水利工程檔案則是重要的評定依據(jù)，然而一些工程的水利工程檔案完全不可用，這主要是由于檔案與工程建設(shè)不同步，往往都是工程完成后，集中對工程檔案進行采集和分類，這導致檔案內(nèi)容與工程建設(shè)的內(nèi)容不完整，工程施工數(shù)據(jù)不準確，這加大了工程的質(zhì)量評定難度。同時，檔案的分類與案卷形式不規(guī)范，在對工程進行針對性分析時，檔案無法起到有效的參考價值，甚至一些施工單位不能及時上報檔案材料，導致部分工程無法找到評定依據(jù)。

　　2.2水利工程檔案管理人員配置問題

　　水利工程與其他工程在施工過程和施工管理上有很大的差別，而水利工程檔案管理人員必須要求對水利工程的施工建設(shè)足夠熟悉，能夠?qū)n案科學分類，根據(jù)項目的施工過程進行有序的管理。而現(xiàn)實檔案管理人員往往都是臨時抽調(diào)的非專業(yè)人員，他們的工作具有被動性特點，都是由施工企業(yè)將檔案移交過來，才開展檔案的分類和管理，沒有積極參與到工程項目建設(shè)之中，這往往會導致出現(xiàn)內(nèi)容缺項、漏項等問題，對一些隱蔽工程難以找到有效的檔案與其對應，嚴重影響了工程的質(zhì)量驗收。

　　2.3水利工程檔案管理規(guī)范性問題

　　水利工程檔案的管理與領(lǐng)導的重視程度有直接的關(guān)系，由于領(lǐng)導的`重視程度不夠，對于檔案管理規(guī)定宣傳不夠，下級部門貫穿不到位，導致工程檔案流向不明確，檔案管理不連續(xù)問題的出現(xiàn)。加之水利工程人員流動比較大，參與單位眾多，對于檔案的調(diào)用沒有明確的制度約束，導致借出的檔案無法收回，給檔案管理工作造成很大的損失。這些問題都是由于水利工程檔案管理不規(guī)范所造成的，所以提高水利工程檔案管理水平必須從流程和制度上建立科學的和強制的體系才能提高水利工程檔案管理水平。

　　3提升水利工程檔案管理水平的方法

　　水利工程檔案管理的水平直接關(guān)系到工程的建設(shè)、監(jiān)理、評級與后期的應用與維護，所以提升水利工程檔案管理水平要循序漸進，逐步完善水利工程檔案管理體系，并在工作中不斷創(chuàng)新、不斷發(fā)展，使水利工程檔案管理工作發(fā)揮其應有的價值。本文提出提升水利工程檔案管理水平的方法是從實際應用的角度出發(fā)，首先，完善水利檔案管理制度和流程，建立規(guī)范化的水利檔案管理體制；其次，加強檔案管理的重視力度，建立層級負責的檔案人員管理組織結(jié)構(gòu)；最后，提高檔案管理的技術(shù)水平，將計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應用到檔案管理中，提高檔案管理的效率。

　　3.1建立水利工程檔案管理規(guī)范化體制

　　水利工程檔案管理的規(guī)章制度和管理辦法是提高水利工程檔案管理水平的重要指導，要建立符合工程檔案自身發(fā)展規(guī)律的規(guī)范化體制，從檔案管理的操作、監(jiān)督和使用三個方面建立具體的申報審批制度，保證檔案的及時采集與整理歸檔，并有效地進行監(jiān)督。在使用過程中，必須主管部門領(lǐng)導審批才能夠調(diào)用水利工程檔案，對檔案進行跟蹤，按照檔案使用期限及時收回檔案，保證檔案不會丟失。

　　3.2建立層級責任制檔案管理組織結(jié)構(gòu)

　　檔案管理要由專門的部門進行管理，由工程項目的主要領(lǐng)導具體抓檔案管理業(yè)務，通過層級的責任任務分配，提高檔案管理的統(tǒng)籌安排水平，檔案管理要上下級逐層監(jiān)督，保證檔案的完整性和有效性，在項目竣工后能夠通過施工檔案與工程一一對應，為工程項目的質(zhì)量保駕護航。此外，要加強檔案管理人員能力水平的培養(yǎng)，使其檔案管理水平與實際工作能力相匹配，保證檔案管理跟水利工程項目建設(shè)在同一水平線上，能夠真實地展現(xiàn)水利工程建設(shè)的全過程。

　　3.3建立信息化檔案管理體系

　　隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，在水利工程檔案管理中利用信息化技術(shù)，提升檔案管理水平已經(jīng)成為一種趨勢，將原有的人工操作，轉(zhuǎn)化為計算機操作，不僅降低了檔案管理的失誤率，提高檔案管理的效率，并且提高檔案分類、檔案使用等方面的技術(shù)水平。目前，水利工程檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)在很多水利工程中應用，以電子形式進行檔案管理更加便于管理和應用，這對于提高檔案管理水平具有非常重要的價值。