- 會(huì)議記錄應(yīng)注意哪些問(wèn)題？ 推薦度：
- 相關(guān)推薦
會(huì)議記錄應(yīng)注意哪些問(wèn)題
導(dǎo)語(yǔ)：在會(huì)議過(guò)程中,由記錄人員把會(huì)議的組織情況和具體內(nèi)容記錄下來(lái),就形成了會(huì)議記錄。下面是小編為您收集整理的資料，希望對(duì)您有所幫助。
會(huì)議記錄有哪些常見(jiàn)問(wèn)題?
記錄的質(zhì)量不佳，表述混亂，缺乏邏輯，是其中一種問(wèn)題。另外，還有記錄的內(nèi)容與商討的內(nèi)容不符的問(wèn)題。
我曾經(jīng)兩次經(jīng)歷過(guò)乙方發(fā)過(guò)來(lái)的會(huì)議記錄內(nèi)容與我們?cè)跁?huì)議上做的決定完全相反。這當(dāng)然是往對(duì)乙方有利的方向反，不是對(duì)我方有利的方向反。那兩份會(huì)議記錄，格式專(zhuān)業(yè)，行文妥帖，標(biāo)準(zhǔn)的商務(wù)英語(yǔ)調(diào)調(diào)，看起來(lái)很舒服。要是我沒(méi)有逐字逐句認(rèn)真看的話(huà)，其中的出入根本發(fā)現(xiàn)不了。
還 有些問(wèn)題不是出在會(huì)議記錄本身，而是對(duì)會(huì)議記錄的管理方式不當(dāng)。有的公司或者團(tuán)隊(duì)會(huì)議記錄一大堆，但沒(méi)人負(fù)責(zé)監(jiān)督跟進(jìn)。只打雷不下雨，很多事情不了了之。 還有的.公司缺少一個(gè)完善的會(huì)議記錄保存系統(tǒng)，當(dāng)出了什么事需要找出某個(gè)會(huì)議記錄以資查證時(shí)，怎么也翻不出來(lái)，一幫項(xiàng)目人員只能干瞪眼干著急。
當(dāng)你了解到會(huì)議記錄的重要性之后，就不會(huì)再把它看作無(wú)足輕重的小事。
會(huì)議之前，該做哪些準(zhǔn)備?
真正會(huì)做會(huì)議記錄的人，懂得從開(kāi)會(huì)前就進(jìn)入角色。他會(huì)盡可能地了解會(huì)議信息，比如會(huì)議目的、會(huì)議時(shí)間、誰(shuí)主持、誰(shuí)出席、上一次會(huì)議的'資料等。做足準(zhǔn)備功夫，才能充分地理解會(huì)議內(nèi)容、準(zhǔn)確地抓住會(huì)議重點(diǎn)。然后，他在紙上預(yù)先寫(xiě)下記錄框架，以便做記錄時(shí)有的放矢，不會(huì)顧此失彼一片忙亂。
下面的框架內(nèi)容供各位參考：
開(kāi)會(huì)的日期、時(shí)間和形式
有什么人參與，誰(shuí)是主持?
開(kāi)這個(gè)會(huì)是要探討什么問(wèn)題?
問(wèn)題的形式和現(xiàn)狀是怎樣的?
提出什么解決方法或觀點(diǎn)?
達(dá)成什么共識(shí)?
還存在什么問(wèn)題?
后續(xù)工作如何開(kāi)展?
誰(shuí)負(fù)責(zé)什么事，需在何時(shí)完成?
下次的開(kāi)會(huì)時(shí)間?
會(huì)議之中，該如何記錄?
當(dāng)參會(huì)者陸續(xù)進(jìn)入會(huì)議室，或者撥通電話(huà)上線時(shí)，記錄者應(yīng)該把之前準(zhǔn)備好的.名單拿出來(lái)逐一核對(duì)。要是發(fā)現(xiàn)其中有些不認(rèn)識(shí)的人，就要請(qǐng)會(huì)議組織者幫你介紹一下。弄清楚誰(shuí)是誰(shuí)，對(duì)接下來(lái)的記錄工作很有幫助。
不要試圖逐字逐句記下人們?cè)跁?huì)上說(shuō)過(guò)的話(huà)，根本沒(méi)這個(gè)必要。會(huì)議記錄的作用是摘錄會(huì)議中商討的梗概和作出的決定，不是如實(shí)反映什么人說(shuō)了什么話(huà)的口供筆錄。
及時(shí)在之前擬好框架的那張紙上，記錄下相關(guān)內(nèi)容，不要等到會(huì)議結(jié)束后再去回憶。這個(gè)框架的作用就在于提醒你記錄的重點(diǎn)，避免遺漏關(guān)鍵信息。
會(huì)議結(jié)束后，該如何整理筆記?
會(huì)議結(jié)束后，要趁熱打鐵回顧你做的筆記，有什么沒(méi)弄清楚的地方要趕緊找相關(guān)人等問(wèn)個(gè)究竟。然后，根據(jù)所在公司的標(biāo)準(zhǔn)模板或者行文習(xí)慣，把筆記整理成一篇語(yǔ)句簡(jiǎn)潔、條理清晰的記錄文稿。
記錄整理完畢，先不要急著群發(fā)出去，要先交給會(huì)議主持人過(guò)目。確定沒(méi)有遺漏或錯(cuò)誤之后，再把記錄發(fā)給與會(huì)者和其他相關(guān)人士。
然后，把會(huì)議記錄中需要跟進(jìn)處理的事項(xiàng)記入自己常用的工作筆記或者輸入電腦里的任務(wù)管理器，注明或設(shè)置預(yù)訂完成時(shí)間，定期檢查工作進(jìn)度。
最后，把會(huì)議記錄存入檔案，并建立或者修改相關(guān)索引，以便日后查找調(diào)用。
當(dāng)你完成上面的步驟之后，人們花在這個(gè)會(huì)議上的時(shí)間和精力才不會(huì)白白浪費(fèi)。
附注：公司董事會(huì)會(huì)議紀(jì)錄注意事項(xiàng)
根據(jù)公司法的規(guī)定，有限責(zé)任公司或股份有限公司在召開(kāi)董事會(huì)會(huì)議時(shí)，應(yīng)就會(huì)議情況作出會(huì)議記錄。該記錄應(yīng)由出席董事會(huì)的董事簽字，并由公司存檔保存。但在實(shí)踐中，我們發(fā)現(xiàn)有較多的公司董事會(huì)會(huì)議記錄實(shí)際上只是對(duì)董事會(huì)會(huì)議的一個(gè)流水帳，僅記錄議題、發(fā)言人、討論的情況，對(duì)于最后會(huì)議的結(jié)果沒(méi)有明確的記載。
董事會(huì)會(huì)議的紀(jì)錄可以分為三類(lèi)：一是決定性意見(jiàn)，即對(duì)相關(guān)議題作出決定;二是指導(dǎo)性意見(jiàn)，即對(duì)相關(guān)議題所述事項(xiàng)的執(zhí)行提供指導(dǎo)性意見(jiàn);三是其他類(lèi)型的意見(jiàn)，如對(duì)公司總經(jīng)理(經(jīng)營(yíng)層)的褒獎(jiǎng)、肯定或批評(píng)等意見(jiàn)。
因此，作為記錄董事會(huì)會(huì)議結(jié)果的會(huì)議記錄及決議應(yīng)分別三種意見(jiàn)進(jìn)行對(duì)相關(guān)事項(xiàng)的結(jié)果作出記錄。
對(duì)于董事會(huì)會(huì)議的決定性意見(jiàn)一般應(yīng)由董事會(huì)決議的形式作成。但在實(shí)踐中，對(duì)于不需要進(jìn)行決議的事項(xiàng)，其決定性意見(jiàn)應(yīng)在記錄中記載。同時(shí)，董事會(huì)會(huì)議記錄還應(yīng)記載會(huì)議對(duì)相關(guān)議題的指導(dǎo)性意見(jiàn)。
一般地，董事會(huì)會(huì)議記錄可以稱(chēng)之為“會(huì)議記錄”或“會(huì)議紀(jì)要”。由于董事會(huì)雖為常設(shè)機(jī)構(gòu)，但其成員一般并非全部是專(zhuān)職人員，在董事會(huì)會(huì)議期間，應(yīng)對(duì)公司總經(jīng)理在董事會(huì)會(huì)議閉會(huì)期間的工作作出安排與指導(dǎo)。此類(lèi)安排或指導(dǎo)即通過(guò)會(huì)議記錄或會(huì)議紀(jì)要的形式予以確定。
現(xiàn)就董事會(huì)會(huì)議記錄制作過(guò)程中的一點(diǎn)想法簡(jiǎn)述如下：
一、董事會(huì)會(huì)議記錄的結(jié)構(gòu)
董事會(huì)會(huì)議記錄一般應(yīng)分為前部、正文、簽字三部分，試對(duì)該三部分分析進(jìn)行分析：
1、前部。在董事會(huì)會(huì)議記錄的前部中，一般應(yīng)明確本次會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、出席會(huì)議的董事、未出席的董事、會(huì)議議題。同時(shí)還應(yīng)明確列席會(huì)議的人員。有的記錄中還在前部明確記錄人員，但由于董事會(huì)會(huì)議記錄是須由出席董事簽字確認(rèn)的，因此，記錄人員并非前部中的必須內(nèi)容。
當(dāng)然，在前部中如能明確董事會(huì)召集人發(fā)出會(huì)議召集通知的時(shí)間，將更有利于明確本次會(huì)議是否符合公司法或公司章程對(duì)會(huì)議通知提前時(shí)間的規(guī)定。
對(duì)于未出席人員的記載應(yīng)區(qū)別兩種不同情況分別記載，一種是董事雖未出席，但已委托其他董事或其他人員出席，在此情況下，應(yīng)明確該出席的實(shí)際姓名及其所代表的董事姓名。還有一種是董事未親自出席，也未委托他人出席的。對(duì)于前一種情況，應(yīng)視為該董事出席本次董事會(huì)會(huì)議。而后一種情況即缺席，應(yīng)根據(jù)公司法或公司章程的規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。對(duì)于缺席董事，在對(duì)會(huì)議表決相關(guān)事項(xiàng)過(guò)程，一般應(yīng)視為棄權(quán)，除非其有書(shū)面文件明確表明對(duì)相關(guān)議題的不同意見(jiàn)。
董事會(huì)會(huì)議記錄中應(yīng)明確本次會(huì)議所議議題。根據(jù)公司法規(guī)定，對(duì)于未在會(huì)議通知中明確的議題，董事會(huì)會(huì)議不得作出決議。
2、正文部分
正文部分一般應(yīng)按照所議議題的先后順序記錄。對(duì)于每一議題應(yīng)分別記錄會(huì)議情況。首先，應(yīng)以審議相關(guān)議題作為標(biāo)題;其次應(yīng)明確發(fā)言人以及會(huì)議審議的基本情況。當(dāng)然，對(duì)于會(huì)議過(guò)程中各董事發(fā)言的要點(diǎn)應(yīng)合并為董事會(huì)會(huì)議的要點(diǎn)。
根據(jù)公司治理結(jié)構(gòu)的一般原則，應(yīng)由公司總經(jīng)理向董事會(huì)匯報(bào)工作。但在實(shí)踐中，由于會(huì)議議題繁雜，總經(jīng)理可能會(huì)委托公司經(jīng)營(yíng)層中的其他人員進(jìn)行匯報(bào)。因此，在會(huì)議記錄中一般應(yīng)明確發(fā)言人。
有的會(huì)議記錄明確記載董事討論的具體情況，對(duì)此，我們認(rèn)為，對(duì)于董事的意見(jiàn)應(yīng)綜合記載。董事會(huì)為一個(gè)集體決策機(jī)構(gòu)，單一董事不能也不應(yīng)代表董事會(huì)對(duì)所議事項(xiàng)作出決定。因此，在會(huì)議過(guò)程中，任何單一董事提出的意見(jiàn)或要求，一旦為其他董事確認(rèn)，即應(yīng)作為會(huì)議的結(jié)果予以記載。對(duì)于單一董事提出的意見(jiàn)或要求未被其他董事認(rèn)可的，原則上不予記載，除非該董事明確要求將其意見(jiàn)保留。在此情況下，對(duì)所議事項(xiàng)如需表決的，則該董事的意見(jiàn)不應(yīng)作為棄權(quán)或反對(duì)的表決予以記載。
3、尾部
在會(huì)議記錄的尾部，應(yīng)當(dāng)明確董事的簽署。對(duì)于缺席董事可以不列名，而對(duì)于委托他人出席會(huì)議的，應(yīng)寫(xiě)明董事姓名及受托人的.姓名，并將委托書(shū)與該會(huì)議記錄一并存檔。
二、董事會(huì)會(huì)議記錄的用語(yǔ)
在制作董事會(huì)會(huì)議記錄中，應(yīng)始終體現(xiàn)董事會(huì)作為公司治理結(jié)構(gòu)中的重要環(huán)節(jié)。同時(shí)明確公司的三級(jí)管理體制，總經(jīng)理為董事會(huì)領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)日常經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的機(jī)構(gòu)。
根據(jù)不同的意見(jiàn)類(lèi)型，試就關(guān)鍵用語(yǔ)分述如下：
1、決定性意見(jiàn)
對(duì)于決定性意見(jiàn)，一般應(yīng)采用“同意”、“批準(zhǔn)”、“決定”等字眼。對(duì)于決定性事項(xiàng)，一旦董事會(huì)會(huì)議通過(guò)該事項(xiàng)，應(yīng)作成相應(yīng)的董事會(huì)決議，以便公司經(jīng)營(yíng)層予以執(zhí)行�！�??
2、指導(dǎo)性意見(jiàn)
董事會(huì)會(huì)議對(duì)所議事項(xiàng)提出指導(dǎo)的，一般應(yīng)采用“要求”、“責(zé)成”的字樣。從公司治理結(jié)構(gòu)的角度而言，董事會(huì)為公司總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)者，因此，有權(quán)要求總經(jīng)理采取相應(yīng)措施或?qū)嵤┠承┬袨�。�?shí)踐中，有相當(dāng)多的會(huì)議記錄，對(duì)于董事會(huì)會(huì)議提出的指導(dǎo)性意見(jiàn)采用“建議”的字眼。我們認(rèn)為，董事會(huì)建議總經(jīng)理采取某種行為的提法是不符合公司治理結(jié)構(gòu)的層次性規(guī)定的。
3、其他意見(jiàn)
董事會(huì)會(huì)議如果對(duì)公司總經(jīng)理的經(jīng)營(yíng)管理工作表示滿(mǎn)意，采用精神方面的嘉獎(jiǎng)的，則應(yīng)采用“肯定”、“滿(mǎn)意”等字眼。如果董事會(huì)會(huì)議對(duì)公司總經(jīng)理的經(jīng)營(yíng)管理工作不甚滿(mǎn)意，要求其進(jìn)一步加強(qiáng)的，則應(yīng)對(duì)公司總經(jīng)理提出指導(dǎo)性意見(jiàn)，如采用“會(huì)議要求公司總經(jīng)理繼續(xù)加強(qiáng)……”的字眼。
總體而言，會(huì)議記錄的用語(yǔ)必須體現(xiàn)董事會(huì)對(duì)公司總經(jīng)理的絕對(duì)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。其用語(yǔ)必須體現(xiàn)這一原則。同時(shí)，董事會(huì)會(huì)議記錄是對(duì)公司總經(jīng)理在董事會(huì)休會(huì)期間的工作的一種指導(dǎo)，因此，其用語(yǔ)應(yīng)盡可能采用明確的態(tài)度，不宜采用模棱兩可的詞語(yǔ)。
【會(huì)議記錄應(yīng)注意哪些問(wèn)題】相關(guān)文章：
會(huì)議記錄應(yīng)注意哪些問(wèn)題？09-18
會(huì)議記錄應(yīng)注意的問(wèn)題10-04
企業(yè)招聘時(shí)應(yīng)注意哪些問(wèn)題06-26
談會(huì)議記錄應(yīng)注意什么問(wèn)題06-13
面試中應(yīng)注意的問(wèn)題12-09
精選開(kāi)題報(bào)告中應(yīng)注意的問(wèn)題09-28
買(mǎi)房要注意哪些問(wèn)題04-01
寫(xiě)審計(jì)報(bào)告應(yīng)注意的問(wèn)題10-01