會議通知六要素

　　會議通知六要素

　　會議通知六要素：與會者

　　與會者就是參加會議的正式成員，包括主持人，也包括秘書，但不包括在會場上的其他服務(wù)人員。

　　會議通知六要素：主持人

　　會議主持人通常由有經(jīng)驗、有能力、懂行的人，或是有相當(dāng)?shù)匚�、威望的人�?dān)任。一般有兩種情況：

　　另一種是臨時的主持人，比如，各種代表會議，或幾個單位、幾個地區(qū)的聯(lián)席會議，則由代表們選舉或協(xié)商產(chǎn)生。特別重大的會議，則需產(chǎn)生相應(yīng)人數(shù)的主席團(tuán)，由主席團(tuán)成員集體或輪流主持會議。

　　會議通知六要素：議題

　　議題是會議所要討論的題目，所要研究的課題，或是所要解決的問題。議題必須具有必要性和重要性，又必須具有明確性和可行性。會議圍繞這樣的議題展開討論、進(jìn)行研究，才容易取得共識或最后表決通過。

　　每次會議的議題應(yīng)該盡可能集中、單一，不宜過多，不宜太分散。尤其是不宜把許多互不相干的問題放在同一會議上討論，使與會者的注意力分散，不利于解決問題。

　　有些重大的代表會議，先由代表提出“提案”，由秘書或秘書處匯總。再提交主席團(tuán)或?qū)ｉT的“提案審查委員會”審議通過，才能成為列入會議議程的正式議題。

　　會議通知六要素：名稱

　　正式會議必須有一個恰當(dāng)、確切的名稱。

　　俗話說，名不正則言不順。會議的名稱要求能概括并能顯示會議的內(nèi)容、性質(zhì)、參加對象、主辦單位或組織、時間、屆次、地點(diǎn)或地區(qū)、范圍、規(guī)模，等等。

　　會議名稱必須用確切、規(guī)范的文字表達(dá)。它既用于會前的“會議通知”，使與會者心中有數(shù)，作好準(zhǔn)備;又用于會后的宣傳，擴(kuò)大會議的效果;更用于會議過程中使與會的全體成員產(chǎn)生凝聚力。

　　大中型的會議名稱被制作成橫幅大標(biāo)語，置于會議主席臺的上方或后方，作為會議的標(biāo)志，簡稱“會標(biāo)”。會標(biāo)必須用全稱，不能隨意省略，以免不通，產(chǎn)生誤會。

　　會議通知六要素：時間

　　會議時間有三種含義：

　　A 一是指會議召開的時間;

　　B 二是指整個會議所需要的時間、天數(shù);

　　C 三是指每次會議的時間限度。

　　會議召開時間

　　某個會議什么時間召開最合適?要考慮多種因素。

　　首先是需要，如每周一次的工作例會，通常放在周末的下午，一周即將結(jié)束，下一周就要開始，利于承上啟下。一年一度的職工代表會議，宜于年初召開，既利于總結(jié)上年的工作、生產(chǎn)成果，又利于討論、部署新一年的工作、生產(chǎn)計劃，通過各種預(yù)算等。有些會議如農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、學(xué)校教育等本身就有很強(qiáng)的季節(jié)性或季度性。

　　其次是可能，即最好是每位與會者都能參加的時間。如日本的有些企業(yè)召開各部門干部匯報會，常定在下班前半小時，而不是安排在剛上班時。

　　再次是適宜，即要考慮氣候、環(huán)境等自然因素和社會因素。

　　會議需要時間

　　會議需要時間可長可短，盡量緊縮。少則幾分鐘、幾十分鐘;多則幾天、十幾天。會議組織者應(yīng)盡可能準(zhǔn)確地預(yù)計需要時間，在會議通知中寫明，便于與會者有計劃地安排。

　　會議時間限度

　　每次會議時間最好不超過一小時。如果需要更長時間，應(yīng)該安排中間休息。

　　會議地點(diǎn)，又稱“會址”。既是指會議召開的地區(qū)、城鄉(xiāng)，又是指會議召開的具體會場。為了使會議取得預(yù)期效果，選擇會議的最佳會址也得考慮多種因素。

　　會議通知六要素：地點(diǎn)

　　會議地點(diǎn)，又稱“會址”。既是指會議召開的地區(qū)、城鄉(xiāng)，又是指會議召開的具體會場。為了使會議取得預(yù)期效果，選擇會議的最佳會址也得考慮多種因素。

　　國際性或全國性會議，要考慮政治、經(jīng)濟(jì)、文化等大因素;專業(yè)性會議，應(yīng)選擇富有專業(yè)特征的城鄉(xiāng)地區(qū)召開，以便結(jié)合現(xiàn)場考察。小型的、經(jīng)常性的會議就安排在單位的會議室。選擇會址，還要考慮會場設(shè)施、交通條件、安全保衛(wèi)、氣候與環(huán)境條件等因素。

　　主持人是會議過程中的主持者和引導(dǎo)者，也往往是會議的組織者和召集者，對會議的正常開展和取得預(yù)期效果起著領(lǐng)導(dǎo)和保證作用。

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