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英語商業(yè)書信的撰寫原則
英語商業(yè)書信的撰寫原則
提要：文章首先從我國進(jìn)一步擴(kuò)大對(duì)外開放的形勢(shì)，說明英語商業(yè)書信在對(duì)外商業(yè)活動(dòng)中的極其重要性，然后提出撰寫英語商業(yè)書信應(yīng)注意的問題，最后反復(fù)強(qiáng)調(diào)商業(yè)英語書信的撰寫原則的重要性，務(wù)必很好地掌握和運(yùn)用它。
關(guān)鍵詞：商業(yè)書信;撰寫原則
一、前言
隨著我國對(duì)外開放政策的進(jìn)一步貫徹，我國的對(duì)外經(jīng)濟(jì)交往和貿(mào)易業(yè)務(wù)必將有更大的發(fā)展。
在這些活動(dòng)中，電子通信是一種先進(jìn)的手段，管理信息系統(tǒng)為企業(yè)內(nèi)部管理創(chuàng)造了良好的條件。
但書信往來仍不失為一個(gè)重要的工具。
商業(yè)英語書信(Business or Commercial English Correspondence)有時(shí)只稱為Correspondence，是指交易時(shí)所用的通信。
在美國，常用Business Writing，它包括書信，電報(bào)電話、電傳、報(bào)告書、契約書、明信片、回憶錄，只要以商業(yè)英語表達(dá)的，均包含在內(nèi)。
商業(yè)英語書信，以常用英語為基礎(chǔ)，加入商業(yè)術(shù)語以及商業(yè)習(xí)慣用語所組成。
要熟練商業(yè)英語通信，通常從研究商業(yè)書信開始，依次研究其他文體。
本文以此為主題來探討其撰寫原則。
二、英語商業(yè)書信的撰寫原則
(一)正確無誤
商業(yè)書信必須寫得正確。
正確不僅僅是指英語語法、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、拼寫等正確。
商業(yè)信件的內(nèi)容敘述得正確，既不能有遺漏，也不能言過其實(shí)。
商業(yè)貿(mào)易離不開數(shù)字，對(duì)商業(yè)信件中的數(shù)字的正確性要特別加以注意。
商業(yè)書信中常常離不開商業(yè)術(shù)語。
一般常用的商業(yè)術(shù)語用字簡潔，意義明確。
使用得當(dāng)，工作進(jìn)行的順利;使用不當(dāng)，就會(huì)引起誤解，造成混亂，甚至產(chǎn)生不必要的糾紛。
因此，必須正確理解和運(yùn)用商業(yè)術(shù)語，力爭商業(yè)信件正確無誤。
(二)內(nèi)容完整
一封信必須要絕對(duì)的完整確實(shí)。
當(dāng)答謝來信時(shí)，最好提及那封信的日期、主要內(nèi)容，甚至于編號(hào)。
同時(shí)回答來信所提出的全部問題及要求。
重要信更須注意完整和嚴(yán)謹(jǐn)。
例如，接受對(duì)方的報(bào)盤時(shí)根據(jù)是什么(如報(bào)價(jià)單，信件等)，因?yàn)檫@種信實(shí)際上已是成交的合同，此信發(fā)出后，對(duì)方收到，即對(duì)雙方都有約束力。
如果不完整，有漏洞，就有可能引起不必要的糾紛。
例如：
The goods you ordered have been ready. Please let us know when we can expect to receive the covering L\C，upon receipt of which;we will effect shipment without delay.(你方訂購的貨物已準(zhǔn)備好了。
請(qǐng)告知我們什么時(shí)候能收到該訂貨的信用證，我們收到信用證，就會(huì)立即裝運(yùn))。
(三)生動(dòng)具體
信要寫得生動(dòng)、具體和明確。
特別是要求對(duì)方做出明確反應(yīng)的信，或是報(bào)盤承諾等，避免含混模糊、籠統(tǒng)和抽象。
不過，并不是所有的商業(yè)信件都要具體。
在某些特定的情況下，不但允許一般化，而且籠統(tǒng)些反而更適宜。
有時(shí)，由于手頭沒有確鑿的事實(shí)和數(shù)字，但為了“外交”、“策略”或交易的需要，也可以避免太具體。
有時(shí)，為了有意識(shí)地讓對(duì)方發(fā)表或形成他的意見，或者這些具體事實(shí)或數(shù)字是否列明都無關(guān)緊要，也可以不必具體。
總之，該具體的具體，不宜具體的就籠統(tǒng)些，看需要而定。
所謂生動(dòng)，就是將書信中要闡明的問題，活潑地表達(dá)出來，給看信者留下深刻難忘的印象。
如何給讀者好的印象，設(shè)身處地為讀者著想：他需要些什么?他希望些什么?他的利益何在?以及他的問題核心是什么?總之抓住對(duì)方的中心問題，把握對(duì)方的心理，且盡可能強(qiáng)調(diào)對(duì)方的重要性，說服對(duì)方，達(dá)到通訊的目的。
(四)謙虛有禮貌
我們對(duì)外所寫的商業(yè)書信要體現(xiàn)我國外貿(mào)政策，做到不卑不亢、得體脫俗、落落大方。
既要遵守國際貿(mào)易習(xí)慣，又要維護(hù)我國利益。
借以通過商業(yè)書信來往，發(fā)展與各國人民的友好關(guān)系，開展同各國的經(jīng)濟(jì)貿(mào)易。
要謹(jǐn)防有意或無意泄露國家商業(yè)機(jī)密或其他機(jī)密。
書信內(nèi)容以寫得有理、有利、有節(jié)為秒、注意禮貌，不要盛氣凌人，避免強(qiáng)加于人。
因此，要尊重對(duì)方，保持You-Attitude，多為對(duì)方著想。
英語的禮貌用語有很多，如：Would you like to?Thank you for…值得注意的是，Would you like to引起的許多句子不是文句，而是一種很有禮貌的請(qǐng)求，所以后面不要問號(hào)。
另外，禮貌也可說是一種策略。
如要告訴對(duì)方好消息時(shí)，采用直接法，一開始就把好的消息寫出來;如果要告訴對(duì)方壞消息時(shí)，采用間接法，開頭說點(diǎn)別的，作為“緩沖”，然后才把壞消息以適度準(zhǔn)確的語言表達(dá)出來。
例如：
“Thank you very much for your interest in my work;and also thank you for your kind invitation. I do believe I have an opportunity of visiting and working in your laboratory at an appropriate time. I would make a general plan after I finish my current work at hand;and send a report to my institute if necessary. As to its feasibility and future information in connection with the joint research，I would get in touch with you as soon as possible.”此信用緩沖手段作為禮貌策略來減輕拒絕的強(qiáng)度，使收信人感到寫信人是周到而體貼的。
緩沖作為禮貌策略的另一種作用是通過作者謙恭的話語來強(qiáng)調(diào)團(tuán)結(jié)合作，以顯得不那么粗魯、武斷、自負(fù)、無所不知，這會(huì)使雙方感到更親近，有助于建立和維持和諧關(guān)系。
如例句：“To maintain our plant’s peak efficiency，we are currently replacing some of our pasteurizing machine with newer models. I feel that the process of moving this heavy machinery into and out of the place may pose a safety hazard to any children present at the time”。
考慮對(duì)方的想法是對(duì)外貿(mào)易的重要原則之一。
我們?cè)趯?duì)外商業(yè)活動(dòng)中，既要考慮本身的利益，又要換位考慮;跳出自我的圈子，尋求既不損害我方的利益，又有利于對(duì)方的路子，這才是上策。
在商業(yè)書信中要很好地表達(dá)這種觀點(diǎn)。
例如：
We thank you for your letter of June 18 and have pleasure to inform you that the catalogue you asked for has been airmailed under separate cover. (你方6月來信已收到，謝謝。
茲奉告你要索取的目錄已另由航空寄發(fā))。
We would like you to enquire into the financial and credit status of a firm in Milan on our behalf. (請(qǐng)代為查詢一下米蘭一家商行的財(cái)務(wù)和信用情況)。
謙虛在書信交往中也很重要。
謙虛會(huì)使你能委婉地推辭他人的要求，而仍然保持雙方的友好關(guān)系，不影響日后的交易。
盡快回復(fù)要答復(fù)的信件，如果你無法立即回復(fù)查詢的信件，最好先將原因通知對(duì)方，且告訴對(duì)方何時(shí)才能有結(jié)果。
此外，要尊重顧客的意見，即使顧客的建議非常愚昧，批評(píng)非常粗魯，在回信時(shí)也不能“以牙還牙”，要控制自己的不良情緒，客客氣氣地回信。
其實(shí)投訴者是朋友，一位“老商業(yè)”說，投訴對(duì)商業(yè)來講是很好的禮物，有利于捕捉商機(jī)，改進(jìn)產(chǎn)品，搶占市場(chǎng)的制高點(diǎn)。
所以，要正確對(duì)待投訴，善待顧客。
(五)清楚簡潔
清楚就是不含糊，能使對(duì)方一看就能完全了解你所要表達(dá)的意思，不致產(chǎn)生誤解。
切忌生澀難懂，也不要追求豪華、美麗、嘩眾取寵的詞語。
簡潔是指簡短利索，要長話短說，避免羅嗦和不必要的重復(fù)，用盡可能少的文字完整清楚地表達(dá)需要表達(dá)的意思。
以下例句中的第1句中有許多無意義的詞和句子，顯得混亂不清，而第2句則緊湊簡潔。
A1 With reference to your request for an extension on your note under date of March 20，we have considered the matter carefully and are pleased to tell you that we will be willing to allow you an additional ninety days to make payment on your note.
A2 We are pleased to allow you an additional ninety days to pay your note dated March 20.
要寫好商業(yè)書信，除上述各點(diǎn)外，撰稿人必須具有較高的政策水平，精通標(biāo)準(zhǔn)英語，通曉貿(mào)易理論和實(shí)務(wù)，通曉術(shù)語，有熟練的從業(yè)藝術(shù)。
此外，在信寫好之后，還應(yīng)該認(rèn)真地、仔細(xì)地審閱一遍，核查信件是否能符合上述所說的幾方面撰寫原則。
三、結(jié)束語
綜上所述，英語商業(yè)書信是我們對(duì)外商業(yè)活動(dòng)中極為重要的工具，務(wù)必很好地掌握它。
因此，我們必須不斷提高自己的外貿(mào)業(yè)務(wù)水平、英語寫作水平，也要加強(qiáng)自己的理論、政策和思想道德方面的學(xué)習(xí)和修養(yǎng)，以適應(yīng)我國深入改革開放的需要，較好地完成外貿(mào)方面的工作。
參考文獻(xiàn)：
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2、王文賢.英文對(duì)外經(jīng)貿(mào)業(yè)務(wù)函電[M].青島海洋大學(xué)出版社,1997.
3、胡亦武.實(shí)用商務(wù)英語寫作[M].華南理工大學(xué)出版社,1999.
4、連先.商務(wù)專題英語寫作[M].北京外文出版社,2002.
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