2015關(guān)于信函格式公文

　　公文的“信函式格式”問(wèn)題是近年來(lái)因?yàn)楣�文處理�?guī)范化而正式提出的一個(gè)新問(wèn)題。2001年開(kāi)始施行的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》(以下簡(jiǎn)稱《新辦法》)為了杜絕責(zé)權(quán)不明的公文濫發(fā)，在第十五條規(guī)定：“政府各部門(mén)依據(jù)部門(mén)職權(quán)可以相互行文和向下一級(jí)政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)行文;除以函的形式商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、審批事項(xiàng)外，一般不得向下一級(jí)政府正式行文。”“部門(mén)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳(室)外不得對(duì)外正式行文。”這里第一次提出“非正式行文”問(wèn)題，同時(shí)提出了“函的形式”問(wèn)題。

　　何謂“非正式行文”?2001年1月下發(fā)，與《新辦法》配套的《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于實(shí)施〈國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法〉涉及的幾個(gè)具體問(wèn)題的處理意見(jiàn)》(以下簡(jiǎn)稱《公文處理意見(jiàn)》)作了具體而詳細(xì)的解釋：“部門(mén)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳(室)外，不得對(duì)外正式行文的含義是：部門(mén)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)不得向本部門(mén)機(jī)關(guān)以外的其他機(jī)關(guān)(包括本系統(tǒng))制發(fā)政策性和規(guī)范性文件，不代替部門(mén)審批下達(dá)應(yīng)當(dāng)由部門(mén)審批下達(dá)的事項(xiàng);與相關(guān)的其他機(jī)關(guān)進(jìn)行工作聯(lián)系確需行文時(shí)，只能以函的形式行文。”

　　那么，“函的形式”又是一個(gè)什么樣的形式呢?《公文處理意見(jiàn)》的解釋是：“‘函的形式’是指公文格式中區(qū)別于‘文件格式’的‘信函格式’”。從規(guī)定“部門(mén)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳(室)外，不得對(duì)外正式行文”，到明確只能以“函的形式”行文，最終落實(shí)到了“信函格式”上�？梢�(jiàn)“非正式行文”在公文形式上的標(biāo)志就是“信函格式”。

　　“信函格式”有何規(guī)范性要求呢?由中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)研究中心和國(guó)務(wù)院辦公廳秘書(shū)局共同起草，從2000年1月開(kāi)始實(shí)施的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》(以下簡(jiǎn)稱《公文格式》)作了簡(jiǎn)要說(shuō)明。其重要附件《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式•條文釋義》(以下簡(jiǎn)稱《條文釋義》)則作了進(jìn)一步詳細(xì)解釋。

　　《條文釋義》在“信函式格式”一節(jié)中提出了明確的規(guī)范要求：“發(fā)文機(jī)關(guān)名稱上邊緣距上頁(yè)邊的距離為30MM，推薦用小標(biāo)宋體字，字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定;發(fā)文機(jī)關(guān)全稱下4MM處為一條武文線(上粗下細(xì))，距下頁(yè)邊20MM處為一條文武線(上細(xì)下粗)，兩條線長(zhǎng)均為170MM。每行居中排28個(gè)字。首頁(yè)不顯示頁(yè)碼。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱及雙線印紅色。發(fā)文字號(hào)置于武文線下1行版心右邊緣頂格標(biāo)識(shí)。發(fā)文字號(hào)下空1行標(biāo)識(shí)公文標(biāo)題。如需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)或緊急程度，可置于武文線下1行版心左邊緣頂格標(biāo)識(shí)。兩線之間其他要素的標(biāo)識(shí)方法從本標(biāo)準(zhǔn)相應(yīng)要素說(shuō)明。”

　　“信函式格式”之所以確定為上述規(guī)范，是因?yàn)樵陂L(zhǎng)期的公文運(yùn)作實(shí)踐中，各制發(fā)機(jī)關(guān)經(jīng)常使用一種只標(biāo)識(shí)發(fā)“文件”兩字的變通的公文樣式，用于處理日常事務(wù)的平行文或下行文，而且使用頻率很高�！豆�文格式》從公文工作實(shí)際出條文武線，此兩線與發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)均印成醒目的紅色，突出了“信函式格式”與“文件式格式”的顯著區(qū)別。

　　應(yīng)該說(shuō)，公文法規(guī)對(duì)“信函式格式”的要求是十分明確的，但對(duì)這一公文格式認(rèn)識(shí)不足的人還是很多。據(jù)調(diào)查，主要有以下兩種情況：

　　1.對(duì)“信函式格式”的規(guī)范要求存在錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)

　　“函”是平行或不相隸屬機(jī)關(guān)之間經(jīng)常使用的文種。長(zhǎng)期以來(lái)，基層單位之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題時(shí)，為方便起見(jiàn)，往往使用一種寫(xiě)法與書(shū)信大體相同的“便函”。久而久之，便形成一種錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，以為“信函格式”即是便函，沒(méi)有什么規(guī)范要求。這種認(rèn)識(shí)對(duì)公文的規(guī)范化、制度化極為不利。通過(guò)對(duì)《新辦法》和《公文格式》的深入學(xué)習(xí)和領(lǐng)會(huì)，這種錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)應(yīng)該加以糾正。

　　2. 對(duì)“信函式格式”的適應(yīng)文種存在錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)

　　“信函式格式”由于其名稱中出現(xiàn)了“信函”一詞，不少人就將這種格式與“函”這一公文文種混為一談。關(guān)于“信函格式”，《公文處理意見(jiàn)》說(shuō)得很清楚，即是指一種區(qū)別于‘文件格式’的公文格式，而不是指公文種類。雖然在公文實(shí)踐中，“函”采用“信函格式”的情況較多，但絕不意味只有“函”才能使用這一公文格式。例如，“意見(jiàn)”在發(fā)至平行或不相隸屬機(jī)關(guān)時(shí)，就可采用“信函格式”。也正因?yàn)榇�，《公文處理意�?jiàn)》才提出：“以‘函的形式’行文應(yīng)注意選擇使用與行文方向一致，與公文內(nèi)容相符的文種。”

　　綜上所述，“信函式格式”是公文辦理中不可或缺的重要辦文形式，事關(guān)公文處理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，實(shí)在不容忽視。

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