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工作通信禮儀
在商務(wù)往來中，使用電子郵件進(jìn)行聯(lián)絡(luò)時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵守一定的禮儀規(guī)范，主要包括以下四個(gè)方面。以下是小編分享的工作通信禮儀，歡迎學(xué)習(xí)!
第一，在商務(wù)交往中，電子郵件也是一種商務(wù)文本，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真撰寫。
向他人發(fā)送的電子郵件，一定要精心構(gòu)思，認(rèn)真撰寫。
在撰寫電子郵件時(shí)，尤其要注意下面三點(diǎn)。
1.郵件的主題要明確。
一個(gè)電子郵件，大都只有一個(gè)主題，并且往往需要在前注明。
若是將其歸納得當(dāng)，收件人見到它便對整個(gè)電子郵件一目了然了。
2.郵件的語言要流暢。
電子郵件要便于閱讀，就要以語言流暢為要。
盡量別寫生僻字、異體字。
引用數(shù)據(jù)、資料時(shí)，則最好標(biāo)明出處，以便收件人核對。
3.郵件的內(nèi)容要簡潔。
網(wǎng)上的時(shí)間極為寶貴，所以電子郵件的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)簡明扼要，愈短愈好。
第二，電子郵件應(yīng)當(dāng)避免濫用，不發(fā)無意義的郵件。
在現(xiàn)代信息社會(huì)中，任何人的時(shí)間都是無比珍貴的。
對商界人士來講，這一點(diǎn)就顯得更加重要了。
所以有人才會(huì)說：“在商務(wù)交往中要尊重一個(gè)人，首先就要懂得替他節(jié)省時(shí)間。
有鑒于此，若無必要，輕易不要向他人亂發(fā)電子郵件。
尤其是不要以之與他人談天說地，或是只為了檢驗(yàn)一下自己的電子郵件能否成功地發(fā)出。
不過一般而言，收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對方一下，往往還是必不可少的。
第三，電子郵件應(yīng)當(dāng)注意編碼問題。
編碼的問題是由于中文文字自身的特點(diǎn)加上一些其他的原因，我國的內(nèi)地、臺灣省、港澳地區(qū)，以及世界上其他國家里的華人，目前使用著互不相同的中文編碼系統(tǒng)。
因此，當(dāng)一位商界人士使用中國內(nèi)地的編碼系統(tǒng)向生活在除中國內(nèi)地之外的其他一切國家和地區(qū)里的中國人發(fā)出電子郵件時(shí)，由于雙方所采用的中文編碼系統(tǒng)有所不同，對方便很有可能只會(huì)收到一封由亂字符所組成的天書。
因此，商界人士在使用中文向除了中國內(nèi)地之外的其他國家和地區(qū)的華人發(fā)出電子郵件時(shí)，必須同時(shí)用英文注明自己所使用的中文編碼系統(tǒng)，以保證對方可以收到自己的郵件。
第四，電子郵件應(yīng)當(dāng)慎選花哨功能。
現(xiàn)在市場上所提供的先進(jìn)的電子郵件軟件，可有多種字體備用，甚至還有各種信紙可供使用者選擇。
這固然可以強(qiáng)化電子郵件的個(gè)人特色，但是此類功能商界人士是必須慎用的。
這主要是因?yàn)�，一方面，對電子郵件修飾過多，難免會(huì)使其容量增大，收發(fā)時(shí)間增長，既浪費(fèi)時(shí)間又浪費(fèi)金錢，而且往往會(huì)給人以華而不實(shí)之感。
另外一方面，電子郵件的收件人所擁有的軟件不一定能夠支持上述功能。
這樣一來，他所收到的那個(gè)電子郵件就很有可能會(huì)大大地背離了發(fā)件人的初衷，因而使之前功盡棄。
商務(wù)郵件的修辭
修辭是撰寫商務(wù)電子郵件最困難的部分。
如果用平常說話的語氣，很容易被視為無禮，這是因?yàn)檠垡姙閼{，文字用看的往往比用聽更容易被放大檢驗(yàn)。
因此，撰寫商務(wù)電郵前，不妨想到此時(shí)是面對著對方，而不是面對鍵盤與屏幕，這樣可以讓語氣溫暖一點(diǎn)。
但要記得，書寫時(shí)要比口語對話再稍微正式一點(diǎn)。
設(shè)想對方看了你的信之后可能有的觀點(diǎn)，也就是要在別人的思考里思考。
了解對方和你一樣都是大忙人，講重點(diǎn)即可。
多一點(diǎn)體貼，想辦法讓你的電郵，看起來簡短扼要，有親和力但不失禮。
郵件主題：
如果一次要和對方討論的事情是不同的主題，建議分開不同的電郵傳送，也就是說，每封信的主題最好只有一個(gè)，這樣對方會(huì)比較好針對單純的主題加以回信。
郵件結(jié)構(gòu)：第一段與最后一段是重點(diǎn)
電子郵件的撰寫，應(yīng)該掌握由上而下的重點(diǎn)，也就是說，重點(diǎn)在最前面的第一段。
如果信件很長，最好在結(jié)尾的部分，再度強(qiáng)調(diào)第一段的重點(diǎn)。
要求：主動(dòng)說出你期待對方做的事情
當(dāng)你想要收件者采取行動(dòng)時(shí)，如果電郵的內(nèi)容長，在信件的一開始，就說明你的要求。
如果內(nèi)容很短，不超過一個(gè)屏幕可以讀完的范圍，就直接在信件內(nèi)容的結(jié)尾提出要求即可。
日期：郵件的日期與時(shí)間要明確
在電郵中提到的日期與時(shí)間，一定要具體，你說的下個(gè)月或是下周三到底是什么時(shí)候?因此最好改成「下周三(如3月7日)」「下個(gè)月(如8月)」，時(shí)間也要明確，是上午還是下午?是以自己或?qū)Ψ降臅r(shí)區(qū)為準(zhǔn)?以免雙方認(rèn)知不同而產(chǎn)生誤會(huì)。
回復(fù)郵件：
如果你回復(fù)對方的來信時(shí)，使用對方的主旨回復(fù)，讓對方知道這是來自于你的回復(fù)。
此外，如果想要在主旨點(diǎn)出回復(fù)的重點(diǎn)，可以在郵件本文內(nèi)容里寫上「回復(fù)主旨：XXXXXX」讓對方知道這是回復(fù)哪一封信。
風(fēng)格：
檢查自己寫的電郵時(shí)，試試看讀出聲音，對話式的寫作風(fēng)格輕松但不失禮，而且也比較自然順暢。
語感:
1.采用主動(dòng)的語氣。
讓收信者知道，是誰應(yīng)該來做這件事情。
例如：
A.你對這件事情有什么想法?
B.有誰可以提供意見給我?
看得出來嗎?A比B來得主動(dòng)而明確。
2.動(dòng)詞比名詞更有力量。
讓我們念念看以下兩句話：
C.讓我們做個(gè)計(jì)劃吧!
D.讓我們計(jì)劃這件事情。
在D句里，計(jì)劃兩個(gè)字被用在動(dòng)詞的表現(xiàn)，會(huì)比C句用在名詞有力量。
最后也是最重要的是，當(dāng)你使用職場的電子郵件對外溝通，就應(yīng)該謹(jǐn)守商業(yè)電子郵件的分寸，不要假公濟(jì)私，撰寫或傳送與職場毫無關(guān)系的內(nèi)容，因?yàn)樵谀承┠悴恢榈臓顩r之下，電郵會(huì)被保存在企業(yè)的公用硬盤或備份檔案中。
群發(fā)郵件需注意到禮儀【2】
在郵件發(fā)送操作中有下面幾個(gè)概念：
收件人
收件人是您所發(fā)送郵件的接收者，您可以直接填寫他的郵件地址，或者點(diǎn)擊寫信頁右側(cè)的通訊錄中的聯(lián)系人來添加。
收件人可以并列多個(gè)，通常以分號隔開。
抄送地址
點(diǎn)擊“添加抄送地址”打開抄送地址輸入框，抄送地址也是您所發(fā)送郵件的接收者，您可以直接填寫對方的郵件地址，或者點(diǎn)擊寫信頁右側(cè)的通訊錄中的聯(lián)系人來添加。
暗送地址
點(diǎn)擊“添加暗送地址”打開地址輸入框，暗送地址也是您所發(fā)送郵件的接收者，您可以直接填寫他的郵件地址，或者點(diǎn)擊寫信頁右側(cè)的通訊錄中的聯(lián)系人來添加。
對方收到郵件時(shí)，收件人和抄送人的郵箱中不會(huì)顯示暗送人地址。
群發(fā)郵件時(shí)，可以采用“并列收件人”、“抄送”和“密送”三種形式。
如果您給某人和其他人一起發(fā)郵件時(shí)，不介意大家知道你在同時(shí)發(fā)給其他人，則可以使用“并列收件人”和“抄送”。
信件的所有收件人都能夠看到其他收件人、以及您指定為“抄送”的收件人地址，但看不到“密送”中所列的地址。
“密送”代表“不顯示的副本”。
這極相似于“抄送”功能，只不過“密送”的收件人名址不會(huì)被其他收件人看到，而“收件人”和“抄送”字段中的收件人地址彼此都能看見。
假如您給很多客戶一起發(fā)郵件，此時(shí)就不應(yīng)當(dāng)使用“并列收件人”和“抄送”，否則原本不認(rèn)識的客戶之間，可能通過您的郵件，得到了其他不認(rèn)識的客戶的郵件地址。
而泄露客戶個(gè)人信息的人，就是您了。
此時(shí)，使用“密送”更為妥當(dāng)。
但是，即使是“密送”，也要慎重使用，因?yàn)閷Ψ降泥]箱可能還有超級厲害的“全部回復(fù)”的功能。
不同郵箱的“全部回復(fù)”功能不同。
我們再來看兩個(gè)回復(fù)操作中的概念：
回復(fù)：選擇一封郵件，點(diǎn)擊“回復(fù)”鏈接，將進(jìn)入寫郵件頁，回復(fù)郵件給發(fā)件人。
此功能是一對一形式，“誰發(fā)給我，我就給誰回復(fù)”。
全部回復(fù)：選擇一封郵件，點(diǎn)擊“全部回復(fù)”鏈接，將進(jìn)入寫郵件頁，有的郵箱的“全部回復(fù)”功能，是只回復(fù)給“發(fā)件人”和“抄送”中的郵件地址。
(在有些郵箱中“全部回復(fù)”不回復(fù)給并列收件人，所有并列收件人地址在收件人的收信頁面中都能看到。
抄送者可以被“全部回復(fù)”，并列收件人則不能直接“全部回復(fù)”。
這就是某些郵箱“并列收件人”和“抄送”的區(qū)別。
注意，有的郵箱的“全部回復(fù)”功能超級強(qiáng)大，是回復(fù)郵件給所有并列發(fā)件人和發(fā)件人在發(fā)送該封郵件時(shí)填寫的所有“抄送”和“密送”中的全部郵件地址。
如果對方郵箱具有密送“全部回復(fù)”功能，那么無論您是使用“并列收件人”、“抄送”還是“密送”，當(dāng)對方點(diǎn)擊“全部回復(fù)”時(shí)，您群發(fā)的所有郵箱姓名地址都將出現(xiàn)在回復(fù)郵件頁面的“收件人”輸入框中。
也就是說，無論您是否“密送”，都無法真正保密。
這樣不但客戶名址全部泄露，而且更嚴(yán)重的情況是，如果回復(fù)人也是個(gè)馬大哈，隨便點(diǎn)了“全部回復(fù)”而沒有注意到“收件人”輸入框中自動(dòng)跳出了那么多人的地址，那么他給您一個(gè)人回復(fù)的郵件，有可能同時(shí)發(fā)給了一群不相干的人，這會(huì)給我們的工作帶來極大的麻煩。
需謹(jǐn)記的事項(xiàng)：
給重要人物的重要郵件一定要一對一單獨(dú)發(fā)送。
群發(fā)操作之前一定要慎重考慮所采用的操作方式是否妥當(dāng)。
一旦發(fā)出，“覆水難收”。
不重要的通告式非保密郵件，可以在特定地址非保密組群里以三種形式群發(fā)，但要根據(jù)對方郵箱特性，慎重選擇使用“并列收件人”、“抄送”和“暗送(密送)”功能。
回復(fù)他人郵件時(shí)，一定要再次檢查收件人地址是否正確。
使用尊稱。
按照中國傳統(tǒng)習(xí)慣，對尊者勿直呼其名，姓+尊稱可以;姓+名+尊稱可以;名+尊稱亦可，只叫“名”或只叫“姓+名”無尊稱，可能就不夠得體了。
尤其是直呼且只呼其名(姓和尊稱都沒有叫出)，在關(guān)系不夠深的時(shí)候會(huì)讓對方感覺不適。
(當(dāng)然，關(guān)于稱呼的禮儀，在不同文化下是不同的，此處不做討論了。
再次強(qiáng)調(diào)：記住別人的名字，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候能夠稱呼別人的名字。
如果您已經(jīng)知道對方的名字，那么，當(dāng)您給對方發(fā)郵件時(shí)，“尊敬的某經(jīng)理：……”要比“經(jīng)理您好：……”收到回信的概率大很多，因?yàn)楹笳哌@樣的稱呼容易讓對方聯(lián)想到，您的這封郵件是群發(fā)出來的廣告郵件，沒有必要認(rèn)真對待。
收發(fā)郵件(email)的禮儀匯總【3】
郵件的標(biāo)題：
標(biāo)題要提綱挈領(lǐng)，添加郵件標(biāo)題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個(gè)字概括出整個(gè)郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。
1.一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的。
2.標(biāo)題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用…才能顯示完你的標(biāo)題。
3..最好寫上來自**公司的郵件，以便對方一目了然又便于留存，時(shí)間可以不用注明，因?yàn)橐话愕泥]箱會(huì)自動(dòng)生成，寫了反而累贅。
4.標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如“王先生收”。
也不要用胡亂無實(shí)際內(nèi)容的主題，例如：“嘿!”或是“收著!”
5.一封信盡可能只針對一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理。
6.可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符(如“*!”等)來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。
7.回復(fù)對方郵件時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RERE一大串。
8、最最重要的一點(diǎn)，主題千萬不可出現(xiàn)錯(cuò)別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。
主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。
郵件中稱呼與問候：
1.恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度
郵件的開頭要稱呼收件人。
這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng);在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。
如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如“x經(jīng)理”;如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。
稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個(gè)“Dearxxx”，顯得很熟絡(luò)。
關(guān)于格式，稱呼是第一行頂格寫。
2.Email開頭結(jié)尾最好要有問候語
最簡單的開頭寫一個(gè)“HI”，中文的寫個(gè)”你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。
結(jié)尾常見的寫個(gè)BestRegards，中文的寫個(gè)”祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長應(yīng)使用“此致敬禮”。
注意，在非常正式的場合應(yīng)完全使用信件標(biāo)準(zhǔn)格式，“祝”和“此致”為緊接上一行結(jié)尾或換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。
俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待
郵件的正文：
1.Email正文要簡明扼要，行文通順
若對方不認(rèn)識你，第一件應(yīng)當(dāng)說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名是必須通報(bào)的以示對對方的尊重，點(diǎn)名身份應(yīng)當(dāng)簡潔扼要，最好是和本郵件以及對方有關(guān)，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。
不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰還得拉到最后看。
但也不可過多，有些聯(lián)系方式之類與正文無關(guān)的信息應(yīng)在簽名檔中表明。
Email正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情;如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。
正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。
最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件，千萬不要學(xué)唐僧。
2.注意Email的論述語氣
根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系;郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進(jìn)行論述，以免引起對方不適。
尊重對方，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。
電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對別人意見的評論必須謹(jǐn)慎而客觀。
“郵件門”就是深刻的教訓(xùn)!
3.Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。
如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說明。
保持你的每個(gè)段落簡短不冗長，沒人有時(shí)間仔細(xì)看你沒分段的長篇大論。
4.一次郵件交待完整信息
最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。
不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件，這會(huì)讓人很反感。
5.盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫檢查
這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。
如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開;如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。
在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯(cuò)誤。
6.合理提示重要信息
不要?jiǎng)硬粍?dòng)就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進(jìn)行提示。
合理的提示是必要的，但過多的提示則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱度。
7.合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述
對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。
如果配合圖表加以闡述，收件人一定會(huì)表揚(yáng)你的體貼。
8.不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用:)之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻
BusinessEmail不是你的情書，所以:)之類的最好慎用。
只用在某些你確實(shí)需要強(qiáng)調(diào)出一定的輕松氣氛的場合，比如現(xiàn)在-:)
郵件的附件：
1.如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件
2.附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理
3.正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)
4.附件數(shù)目不宜超過4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件
5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用
6.如果附件過大(不宜超過2MB)，應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送，
郵件語言的選擇和漢字編碼：
1.只在必要的時(shí)候才使用英文郵件
英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。
如果收件人中有外籍人士，應(yīng)該使用英文郵件交流;如果收件人是其他國家和地區(qū)的華人，也應(yīng)采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書。
2.尊重對方的習(xí)慣，不主動(dòng)發(fā)起英文郵件
如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他;如果對方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復(fù)。
3.對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。
你很難保證你的英文表達(dá)水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。
4.選擇便于閱度的字號和字體
中文用宋體或新宋體，英文就用Verdana或Arial字型，字號用五號或10號字即可。
這是經(jīng)研究證明最適合在線閱度的字號和字體。
不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務(wù)郵件。
不要為突出內(nèi)容而將字號設(shè)置過大，拉滾動(dòng)條是很麻煩的事情;也不要過小，費(fèi)神又傷眼睛。
郵件的結(jié)尾簽名：
每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。
雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計(jì)這樣的工作。
1.簽名信息不宜過多
電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。
簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。
你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細(xì)的信息，自然會(huì)與你聯(lián)系。
引用一個(gè)短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。
但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。
2.不要只用一個(gè)簽名檔
對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡化。
過于正式的簽名檔會(huì)讓與對方顯得疏遠(yuǎn)。
你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個(gè)簽名檔，靈活調(diào)用。
3.簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。
字號一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。
郵件的回復(fù)技巧：
1.及時(shí)回復(fù)Email
收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對方一下，往往還是必不可少的,這是對他人的尊重，理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵件。
對每一份郵件都立即處理是很占用時(shí)間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時(shí)間處理，但一般不要超過24小時(shí)。
如果事情復(fù)雜，你無法及時(shí)確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)說”收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會(huì)及時(shí)回復(fù)，云云”。
不要讓對方苦苦等待，記�。杭皶r(shí)作出響應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到了。
如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。
2.進(jìn)行針對性回復(fù)
當(dāng)回件答復(fù)問題的時(shí)候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。
不要用簡單的，那樣太生硬了，應(yīng)該進(jìn)行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費(fèi)資源。
3.回復(fù)不得少于10個(gè)字
對方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復(fù)“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。
怎么著也要湊夠10個(gè)字，顯示出你的尊重。
4.不要就同一問題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓
如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。
此時(shí)應(yīng)采用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。
電子郵件有時(shí)并不是最好的交流方式。
對于較為復(fù)雜的問題，多個(gè)收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導(dǎo)致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。
此時(shí)應(yīng)即是對之前討論的結(jié)果進(jìn)行小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。
5.要區(qū)分Reply和ReplyAll(區(qū)分單獨(dú)回復(fù)和回復(fù)全體)
如果只需要單獨(dú)一個(gè)人知道的事，單獨(dú)回復(fù)給他一個(gè)人就行了
如果你對發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該replayall，讓大家都知道;不要讓對方幫你完成這件事情。
如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停的RE來RE去，與發(fā)件人討論。
你們討論好了再告訴大家。
不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。
點(diǎn)擊“回復(fù)全部”前，要三思而行!
6.主動(dòng)控制郵件的來往
為避免無謂的回復(fù)，浪費(fèi)資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動(dòng)”、“僅供參考，無需回復(fù)”。
正確使用郵件的發(fā)送，抄送，密送：
要區(qū)分To和CC還有BCC(區(qū)分收件人、抄送人、秘送人)
1.To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對郵件予以回復(fù)響應(yīng)。
2.而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建議，當(dāng)然可以回Email。
3.而BCC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。
這個(gè)可能用在非常規(guī)場合。
4.TO，CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。
比如按部門排列;按職位等級從高到低或從低到高都可以。
適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象!
5.只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源
6、轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息
在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。
除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密信息要小心謹(jǐn)慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。
如果有需要還應(yīng)對轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理，以突出信息。
不要將RE了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。
不發(fā)送垃圾郵件或者附加特殊鏈接。
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