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辦公室如何做好會(huì)議準(zhǔn)備
會(huì)議是一個(gè)動(dòng)態(tài)性的合成詞。從字面含義上講，“會(huì)”的基本意思有聚會(huì)、見(jiàn)面、集會(huì)等；“議”的基本意思是討論、商議�，F(xiàn)代意義上的會(huì)議，是指有組織、有領(lǐng)導(dǎo)的召集人們商議事情、安排工作的行為過(guò)程。下面是小編精心整理的關(guān)于辦公室如何做好會(huì)議準(zhǔn)備的內(nèi)容，希望對(duì)大家有所幫助。
辦公室如何做好會(huì)議準(zhǔn)備
一是求“快”
時(shí)效性是會(huì)議紀(jì)要的最大特點(diǎn)。
很多重要工作都要在會(huì)議結(jié)束后馬上落實(shí)，需要拿會(huì)議紀(jì)要“說(shuō)話”，太晚就有可能失去其自身價(jià)值。
因此，會(huì)議紀(jì)要的撰寫(xiě)、報(bào)批、印發(fā)一定要迅速，一般會(huì)議三至五天內(nèi)印發(fā)紀(jì)要，重要緊急會(huì)議當(dāng)天印發(fā)或隔天印發(fā)。
這就要求我們平時(shí)做好基礎(chǔ)工作，準(zhǔn)備好各種會(huì)議的紀(jì)要模版，程序化填充文字內(nèi)容。
二是求“準(zhǔn)”
準(zhǔn)確性是會(huì)議紀(jì)要的基本要求。
首先，內(nèi)容要準(zhǔn)。
會(huì)議議定的重要事項(xiàng)比如經(jīng)費(fèi)、時(shí)限、責(zé)任人等一定要準(zhǔn)確翔實(shí)地記錄下來(lái)，不能有任何出入。
例如，關(guān)于經(jīng)費(fèi)使用的決議，要詳細(xì)寫(xiě)明金額、撥款單位、撥款時(shí)間、撥款方式，防止日后出現(xiàn)問(wèn)題無(wú)從對(duì)證。
其次，用語(yǔ)要準(zhǔn)。
參會(huì)人員在討論或講話中，對(duì)一些專業(yè)術(shù)語(yǔ)、專有名詞可能一帶而過(guò)，說(shuō)的是不規(guī)范簡(jiǎn)稱或俗稱，比如把××省(市)第×屆人民代表大會(huì)第×次會(huì)議、中國(guó)人民政治協(xié)商會(huì)議××省(市)第×屆委員會(huì)第×次會(huì)議，統(tǒng)稱為×屆省(市)人大(政協(xié))第×次會(huì)議，類似情況應(yīng)在撰寫(xiě)紀(jì)要時(shí)注意核對(duì)訂正。
最后，記錄要準(zhǔn)。
紀(jì)要撰寫(xiě)人員要全程參會(huì)，做好錄音和記錄，核對(duì)好參會(huì)人員，對(duì)于一些大型會(huì)議，經(jīng)常會(huì)有“替會(huì)”情況發(fā)生，要以簽到情況為準(zhǔn)記錄參會(huì)人員。
三是求“實(shí)”
會(huì)議紀(jì)要不需要華麗的辭藻，只要求原原本本記錄會(huì)議召開(kāi)情況和議定事項(xiàng)，文字要盡可能清晰簡(jiǎn)練、準(zhǔn)確平實(shí)，不能摻雜個(gè)人感情和看法。
對(duì)于報(bào)領(lǐng)導(dǎo)討論決定的會(huì)議事項(xiàng)，一般只將最后議定的結(jié)果寫(xiě)入紀(jì)要，不必記錄討論過(guò)程;對(duì)于傳達(dá)重要會(huì)議、文件或領(lǐng)導(dǎo)指示的會(huì)議事項(xiàng)，要抓住重點(diǎn)，
避免空話套話，凡能從其他文件、資料中查到的內(nèi)容一般不寫(xiě)，只寫(xiě)會(huì)議提出的要求和部署，使沒(méi)有參加會(huì)議的人看了紀(jì)要也能了解會(huì)議情況。
四是求“全”
要突出完整性，對(duì)會(huì)議進(jìn)行全面的記錄，最忌丟項(xiàng)落項(xiàng)或多項(xiàng)。
特別是有的會(huì)議可能會(huì)根據(jù)需要臨時(shí)加入一些議題或部署一些任務(wù)，要注意完整地寫(xiě)入紀(jì)要。
為便于撰寫(xiě)和查閱，應(yīng)當(dāng)按照一事一標(biāo)題或一段的格式撰寫(xiě)，順序應(yīng)按議題的重要程度和類別進(jìn)行排列。
會(huì)議討論未通過(guò)的議題一般不寫(xiě)入紀(jì)要之中。
五要會(huì)“借”
會(huì)議信息量大，撰寫(xiě)紀(jì)要需全面廣泛占有資料，把會(huì)議材料、領(lǐng)導(dǎo)講話、記錄稿件、錄音錄像以及會(huì)議涉及的相關(guān)文件資料搜集齊全，
通讀理解，只有自己弄明白了才有可能把紀(jì)要寫(xiě)明白。
在使用資料上要敢借、會(huì)借，一般來(lái)說(shuō)，對(duì)于順利通過(guò)的議題，會(huì)議材料的請(qǐng)示事項(xiàng)就可以借用為會(huì)議紀(jì)要的決定事項(xiàng)，
領(lǐng)導(dǎo)講話的主要提綱可以借用為會(huì)議紀(jì)要的強(qiáng)調(diào)(要求)內(nèi)容，有選擇性地把會(huì)議材料借用為紀(jì)要內(nèi)容，實(shí)際上是一個(gè)對(duì)資料進(jìn)行收集、篩選、提煉、組合的過(guò)程。
六要會(huì)“改”
所謂改，就是在“借”的基礎(chǔ)上對(duì)部分材料進(jìn)行再加工，這個(gè)過(guò)程不可或缺。
比如，領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)上脫稿部署工作、提出要求時(shí)，可能會(huì)講得過(guò)于詳細(xì)、層次稍顯不清、前后略有重復(fù)，在這種情況下，
要對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行修改加工，再寫(xiě)入會(huì)議紀(jì)要，既體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)真實(shí)意圖，又符合會(huì)議紀(jì)要準(zhǔn)確務(wù)實(shí)的基本要求。
由于修改工作要求較高，紀(jì)要撰寫(xiě)人員需不斷提升理論功底和文字水平。
七要會(huì)“報(bào)”
會(huì)議紀(jì)要初稿寫(xiě)成后，如何報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)也是一門(mén)學(xué)問(wèn)。
首先要廣泛征求意見(jiàn)，避免出現(xiàn)方向性錯(cuò)誤，必須向事項(xiàng)匯報(bào)部門(mén)、涉及部門(mén)和會(huì)上提出反對(duì)意見(jiàn)部門(mén)的主要領(lǐng)導(dǎo)征求意見(jiàn)，
涉及重要大額資金使用的必須征求財(cái)務(wù)部門(mén)意見(jiàn)，視情況征求宣傳、人事、紀(jì)檢監(jiān)察等部門(mén)意見(jiàn)。
完成這些基礎(chǔ)工作，才能逐級(jí)上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)、主要領(lǐng)導(dǎo)審批。
八要會(huì)“用”
會(huì)議紀(jì)要批準(zhǔn)后，要特別注意發(fā)揮其作用。
一要正確確定報(bào)送范圍，參會(huì)人員和單位都要報(bào)送，再視會(huì)議內(nèi)容，報(bào)送有關(guān)部門(mén)閱知或在一定范圍內(nèi)公開(kāi)。
二要與督辦工作做好銜接，由相關(guān)人員將紀(jì)要中有關(guān)任務(wù)梳理成待辦事項(xiàng)進(jìn)行督辦。
三要做好存檔工作，便于日后查閱，需要注意的是紀(jì)要在報(bào)送的過(guò)程中可能會(huì)由相關(guān)部門(mén)、領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行多次修改，一定要存檔領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)的最終版本。
此外，充分利用信息化手段，單位內(nèi)部的會(huì)議，不涉密的可在單位內(nèi)網(wǎng)發(fā)布。
著裝禮儀
在參加正式會(huì)議時(shí)，著裝要求必不可少，甚至可以說(shuō)是重中之重。在參加會(huì)議時(shí)應(yīng)該選擇深色的套裝(正裝),女士選擇套裙或是款式保守、色彩莊重的長(zhǎng)裙、長(zhǎng)褲，這樣才能顯示自己的端莊和職化。
男性正式著裝禮儀要求
1.三點(diǎn)一線，襯衣領(lǐng)開(kāi)口、皮帶扣和褲子前開(kāi)口外側(cè)應(yīng)該在一條線上。如果你系領(lǐng)帶的話，領(lǐng)帶尖可千萬(wàn)不要觸到皮帶扣上。
2.無(wú)論何時(shí)何地松開(kāi)領(lǐng)帶都是很不禮貌的。如果你系了領(lǐng)帶，就必須穿上正式的鞋。
3.如果你穿的是三粒扣的西裝，可以只系第一顆紐扣，也可以系上上面兩顆紐扣，就是不能只系下面一顆，而將上面兩顆扣子敞開(kāi)。穿雙排扣西裝所有的扣子一個(gè)也不能扣，特別是領(lǐng)口的扣子。
4.配正裝一定不要穿白色的襪子。
5.襯衫合適，整潔無(wú)皺褶，尤其是領(lǐng)口。襯衣的下擺需塞在西褲里，袖口扣上，長(zhǎng)袖襯衫的衣袖要長(zhǎng)與西裝上衣的衣袖。不系領(lǐng)帶時(shí)，襯衫領(lǐng)口不可扣上。
6.西裝上衣兩側(cè)的衣袋只做裝飾用，不可放東西。
女性正式著裝禮儀要求
1.穿套裙時(shí)，必須維護(hù)好個(gè)人的形象，所以不能不化妝，但也不能化濃妝。選配飾也要少。
2.襯衫的下擺應(yīng)掖入裙腰之內(nèi)而不要懸垂于外，也不要在腰間打結(jié)。襯衫的紐扣除最上面一粒可以不系上，其他紐扣均應(yīng)系好。穿著西裝套裙時(shí)不要脫下上衣而直接外穿襯衫。
3.女士襪子一點(diǎn)要大小相宜，不可在公共場(chǎng)合整理自己的長(zhǎng)筒襪子，而且襪子口不能露出。
4.黑色船鞋最為妥當(dāng)，穿著舒適，美觀大方。建議鞋跟高度3-4厘米。
5.女性對(duì)于服裝的選擇多于男性，但原則上選擇不超過(guò)三種顏色。基礎(chǔ)色為黑白色。
與會(huì)禮儀守時(shí)
一般在規(guī)定的會(huì)議時(shí)間之前提早五六分鐘進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，不要遲到，遲到可以視為是對(duì)本次會(huì)議不重視或是對(duì)會(huì)議主持人以及其他與會(huì)者的小視與不尊重。確有其他原因遲到的，要向主持人及與會(huì)者點(diǎn)頭致歉。
舉止
坐姿端正些，不可東倒西歪或趴在桌子上。不要亂動(dòng)，也不要做出任何不文明的行為，平常自己不好的行為習(xí)慣也要注意。
會(huì)議進(jìn)行時(shí)
應(yīng)認(rèn)真傾聽(tīng)報(bào)告或他人發(fā)言。擇要做好記錄，對(duì)深入體會(huì)和準(zhǔn)確傳達(dá)會(huì)議精神有很大幫助。攜帶手機(jī)進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，在會(huì)議開(kāi)始時(shí)應(yīng)予以關(guān)閉或調(diào)至振動(dòng)檔。開(kāi)會(huì)時(shí)，在下面閑聊、看書(shū)報(bào)、擺弄小玩意兒、抽煙、吃零食、打瞌睡或隨意進(jìn)出會(huì)場(chǎng)，都是切忌出現(xiàn)的不文明行為。還要及時(shí)并對(duì)他人的發(fā)言予以掌聲。
會(huì)議結(jié)束
按順序離開(kāi)會(huì)場(chǎng)，不要擁擠和橫沖直撞。并且將自己的位置處理干凈。
確定會(huì)議內(nèi)容
會(huì)前要認(rèn)真研究確定會(huì)議的內(nèi)容，不開(kāi)無(wú)目的、無(wú)意義的會(huì)議。有些地方，開(kāi)會(huì)好像形成一種慣例，凡會(huì)必成文，凡文必開(kāi)會(huì)。會(huì)議內(nèi)容單調(diào)而且重復(fù)，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，勞而無(wú)功，并不能真正解決問(wèn)題�，F(xiàn)代生活的快節(jié)奏，使人們始終生活在緊張忙碌之中，召開(kāi)無(wú)意義的會(huì)議會(huì)浪費(fèi)與會(huì)者的時(shí)間，是對(duì)他們不尊重的行為。因此，會(huì)前應(yīng)先確定內(nèi)容，對(duì)可開(kāi)可不開(kāi)的會(huì)議，則堅(jiān)決不開(kāi)。
選擇會(huì)議地址
會(huì)址的確定要本著適中、方便、舒適、經(jīng)濟(jì)的原則來(lái)確立。會(huì)場(chǎng)的大小，要根據(jù)會(huì)議內(nèi)容和參加者的多少而定。會(huì)場(chǎng)大而參加人員少，會(huì)給人一種空蕩蕩的感覺(jué);會(huì)場(chǎng)小而參加者多，又會(huì)給人以局促之感。會(huì)場(chǎng)布置要和會(huì)議內(nèi)容相稱。在大型會(huì)議的會(huì)場(chǎng)門(mén)口，應(yīng)張貼“歡迎”之類的告示;如果會(huì)場(chǎng)不易尋找，應(yīng)在會(huì)場(chǎng)附近安設(shè)路標(biāo)作為指點(diǎn)。
確定與會(huì)代表
在會(huì)議召開(kāi)之前，必須確定參加會(huì)議的人員名單或者人員范圍。確定的原則應(yīng)該是一切從有利于工作出發(fā)，嚴(yán)格控制與會(huì)人員范圍，做到該邀請(qǐng)的邀請(qǐng)，該控制的控制，堅(jiān)決杜絕與會(huì)議無(wú)關(guān)的人員參加。邀請(qǐng)與會(huì)議無(wú)關(guān)的人員參加，不僅是對(duì)其他代表的不恭，也是對(duì)他本人的不敬，同時(shí)也會(huì)沖淡會(huì)議氣氛。
寄發(fā)會(huì)議通知
會(huì)議通知的內(nèi)容要全，會(huì)議“五要素”即會(huì)議名稱、會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議范圍、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地址都要一一列出，缺一不可。寄發(fā)通知時(shí)，要做到“早、細(xì)、規(guī)范” 。所謂“早” ，即發(fā)通知要有適當(dāng)?shù)奶崆皶r(shí)間，以便于參加者有所準(zhǔn)備;“細(xì)”是指通知的內(nèi)容要具體、詳細(xì)，便于代表赴會(huì);“規(guī)范” ，即通知格式要規(guī)范，要做到莊重嚴(yán)肅，行文規(guī)則。
根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容和參加者的范圍，通知可采用張貼或郵寄的形式。郵寄時(shí)最好在信封上寫(xiě)明“會(huì)議通知，收到急轉(zhuǎn)”的字樣，以免中途耽擱，也有的用電話通知。對(duì)距離遠(yuǎn)的會(huì)議參加者，有關(guān)住宿和差旅費(fèi)報(bào)銷等問(wèn)題都應(yīng)一并寫(xiě)明。
其他準(zhǔn)備工作
要把會(huì)議開(kāi)好，除以上幾條外，還應(yīng)提前做好其他準(zhǔn)備工作。應(yīng)在會(huì)前成立會(huì)務(wù)組，大型會(huì)議還應(yīng)分別成立秘書(shū)組、文娛組、生活組等，并確定各組的職責(zé)范圍，做到分工明確，落實(shí)到人。此外，還應(yīng)包括印發(fā)會(huì)議文件、制發(fā)會(huì)議證件等。總之，要做到安排妥當(dāng)，萬(wàn)無(wú)一失。
參加會(huì)議的一般禮儀要求
�。�1）按時(shí)到場(chǎng)，遵守秩序。
（2）遵守會(huì)場(chǎng)紀(jì)律，不得走動(dòng)、喧嘩、鼓倒掌、吹口哨。
（3）關(guān)閉通訊工具，認(rèn)真傾聽(tīng)，做好記錄。
�。�4）不宜中途退場(chǎng)。特殊原因應(yīng)向有關(guān)人員說(shuō)明情況，征得同意后方可離席。
小型會(huì)議位次排列的禮儀要求有哪些？
�。�1）講究面門(mén)為上，面對(duì)房間正門(mén)的位置一般被視為上座。
�。�2）講究以右為上，進(jìn)門(mén)方向坐在右側(cè)的人為地位高者。
（3）講究居中為上，小型會(huì)議通常只考慮主席之位，但同時(shí)也強(qiáng)調(diào)自由擇座，例如主席可以坐在前排中央的位置。
大型會(huì)議座次的安排原則是什么？
大型會(huì)議應(yīng)考慮主席臺(tái)、主持人、發(fā)言人的位次。主席臺(tái)位次的排列講究前排高于后排、中央高于兩側(cè)、右側(cè)高于左側(cè)的原則；主持人席位可安排在前排正中，亦可居于前排最右側(cè)；發(fā)言席一般設(shè)于主席臺(tái)正前方，或者其右前方。
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