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規(guī)范學(xué)校檔案管理
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規(guī)范學(xué)校檔案管理【1】
摘 要：檔案管理是學(xué)校一項常規(guī)的管理工作，記錄著學(xué)校從成立到現(xiàn)在的發(fā)展，一定程度上反映著一個學(xué)校的管理水平和教學(xué)水平。
在新時期學(xué)校檔案管理呈現(xiàn)出新的特點，一方面檔案所容納的內(nèi)容越來越多，另一方面檔案資源的開發(fā)利用也逐漸被重視起來。
但是目前很多學(xué)校的檔案管理還不夠規(guī)范，沒有嚴格的規(guī)章制，管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)也有待提高。
本文簡單介紹了學(xué)校檔案管理的重要意義和新時期的特點，然后分析了一些規(guī)范檔案管理的措施。
關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案管理 規(guī)章制度 員工培訓(xùn)
1 學(xué)校檔案管理的重要意義
首先，學(xué)校檔案是學(xué)校成立發(fā)展的一個記錄，是最原始的文件。
學(xué)校檔案開始與學(xué)校的成立，經(jīng)歷了學(xué)校發(fā)展的各個過程，全面記錄了學(xué)校的教學(xué)組織管理活動，對學(xué)校各部門的工作都有最原始的記錄。
學(xué)校的檔案能夠反映學(xué)校的成長經(jīng)歷，便于了解學(xué)校的管理水平，為學(xué)校的改進工作提供數(shù)據(jù)支持。
通過對學(xué)校檔案的分析，可以清楚地發(fā)現(xiàn)學(xué)校的特點和規(guī)律，對于總結(jié)學(xué)校管理的成敗有重要意義。
其次，學(xué)校檔案記錄了學(xué)校的管理記錄，可以成為評價學(xué)校管理水平的重要依據(jù)。
學(xué)校檔案記錄了學(xué)校組織工作和優(yōu)秀員工的工作經(jīng)歷，對檔案的管理和總結(jié)，可以更好地發(fā)掘?qū)W校精神，也是學(xué)校自身形象的一種建設(shè)，形成一種集體觀念。
學(xué)校檔案中包含了很多的教學(xué)經(jīng)驗和成果，是教師們辛勤勞動的成果，也是教學(xué)水平整體體現(xiàn)。
總之，學(xué)校檔案涉及到學(xué)校各個階段的成長歷程，是學(xué)校組織管理水平，教學(xué)水平、教學(xué)經(jīng)驗、教學(xué)成果的客觀記錄，一方面便于對學(xué)校的總結(jié)，形成學(xué)校自己的精神和價值觀。
另一方面也為學(xué)校的改革提供信息支持，為學(xué)校更好的發(fā)展提供幫助。
隨著課改的深入進行，學(xué)校檔案在管理上呈現(xiàn)了很多新的特點。
首先，學(xué)校檔案的信息量越來越大，越來越復(fù)雜。
主要的原因有兩點：一是學(xué)校教學(xué)活動涉及的內(nèi)容逐步增多，除了正常的教學(xué)活動外，現(xiàn)在學(xué)校增加了對學(xué)生實習(xí)、學(xué)生實訓(xùn)、實驗室管理、學(xué)生社會實踐等內(nèi)容，這些反應(yīng)教學(xué)過程和學(xué)生經(jīng)歷的文件需要集中管理;二是檔案在深度上有所增加。
以往的檔案更多的是教學(xué)記錄，而現(xiàn)在的檔案除了反映學(xué)校管理的檔案以外，更多的關(guān)注了教學(xué)活動，包括各專業(yè)的建設(shè)、各專業(yè)導(dǎo)員的工作，以及一些學(xué)科的教學(xué)科研成果等等。
學(xué)校檔案信息內(nèi)容越來越寬泛，越來越全面。
其次，學(xué)校檔案信息的應(yīng)用更加多元化。
以前學(xué)校的檔案是獨立出來的，主要是對檔案的保存，檔案信息的利用很少。
現(xiàn)在由于學(xué)校各項教學(xué)活動的需要，檔案信息占有非常重要的地位，需要對檔案信息進行綜合利用，尤其是涉及學(xué)�？蒲�、學(xué)科建設(shè)、學(xué)生檔案信息資源等問題時，往往需要多個部門緊密配合。
現(xiàn)在學(xué)校開始走產(chǎn)學(xué)研結(jié)合的道路，需要更多與社會信息接觸，學(xué)校資源的開發(fā)利用涉及大量的檔案信息，也需要檔案信息的支持。
對于學(xué)校檔案呈現(xiàn)的新特點，在檔案管理上必然要采取對應(yīng)的措施，保證檔案信息的擴大，也要保障信息資源利用渠道的通暢。
2 規(guī)范學(xué)校檔案管理的措施
2.1 加強領(lǐng)導(dǎo)的重視
檔案管理部門一直是學(xué)校的一個獨立部門，但是檔案管理也長期不受重視，被認為是可有可無的部門。
一方面檔案管理長期處于管理而不利用的境地，自然不受重視;另一方面檔案管理被認為是沒有什么技術(shù)含量的工作，一般安排的都是老弱人員，也不受重視，很難得到提拔。
這種局面主要是由于一些領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理造成的，因此，需要積極向?qū)W校闡述檔案管理的重要性，爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持，積極商討檔案資源的利用和信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理，發(fā)揮檔案資源的優(yōu)勢，服務(wù)學(xué)校管理，并將檔案管理設(shè)定為日常的工作項目。
2.2 完善管理的規(guī)章制度
任何工作都需要完善的規(guī)章制度作保障，檔案管理更是如此，要通過完善規(guī)章制度，嚴格工作流程，保證檔案管理的規(guī)范化、正規(guī)化和標準化。
學(xué)校檔案管理工作由于不受重視，很多工作沒有嚴格的流程，也沒有規(guī)章制度，導(dǎo)致一些資料存檔出現(xiàn)問題。
因此，今后要加強檔案管理部門規(guī)章制度的完善，嚴格要求工作流程。
可以與學(xué)校的其他部門進行溝通，集思廣益，起草一些制度性的文件，在逐步的實施中進行完善，廣泛聽取各部門的意見，保證檔案管理順利進行的同時能夠服務(wù)其他部門。
規(guī)章制度的建立和完善不是一日之功，需要循序漸進逐步完善，切勿一步到位，可以借鑒其他單位的，然后在廣泛的意見之上進行完善。
2.3 提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
由于不被重視，檔案管理人員在選拔上一直都是領(lǐng)導(dǎo)安排，而且很少對工作人員的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)提出要求。
由于部門沒有激勵機制，員工的不到升遷機會，很少有員工主動提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。
因此，一方面盡快完善部門的激勵機制，另一方面采取措施提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。
目前提高業(yè)務(wù)素質(zhì)主要有兩個措施，一是對員工進行培訓(xùn)，立竿見影;二是提高選拔要求，引進具有專業(yè)技能的人員，提高部門的管理水平。
尤其是現(xiàn)在檔案管理越來越信息化和網(wǎng)絡(luò)化，引進具有專業(yè)技術(shù)的人才成為必然選擇。
通過這些措施，努力打造一支業(yè)務(wù)精良，具有專業(yè)技能的高素質(zhì)檔案管理隊伍。
2.4 更新檔案管理的設(shè)備
學(xué)校要搞好檔案管理工作，設(shè)備設(shè)施建設(shè)尤為關(guān)鍵，因為齊全的設(shè)施是做好檔案管理工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。
學(xué)校一定要把檔案設(shè)備設(shè)施建設(shè)作為校園基本建設(shè)的一項重要內(nèi)容，根據(jù)學(xué)校規(guī)模和經(jīng)濟狀況設(shè)置檔案管理辦公室。
管理過程中所需的防盜、防潮、防霉、防蛀、防火(消防)、調(diào)溫和通風(fēng)等設(shè)施，盡可能做到“三室分開”，即檔案庫房、工作人員的辦公室與檔案借閱室分開，至少要做到檔案庫房獨立。
對于音像、實物等特殊而有長期保存價值的檔案，確保它們的保存質(zhì)量。
2.5 加強檔案資源的開發(fā)利用
學(xué)校檔案管理的初衷和歸宿是它的服務(wù)價值，利用它來正確指導(dǎo)學(xué)校教育教學(xué)各方面工作的發(fā)展和進步。
因此，在檔案管理過程中，切不可流于形式，整理一些毫無價值的劣質(zhì)檔案，也不能將大批優(yōu)質(zhì)檔案資料塵封在檔案庫中。
為了充分發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該高度重視教職工用檔意識的培養(yǎng)，讓大家認識到，正確用檔就是在提升自我素質(zhì)和提高工作效益，就是在為學(xué)校的進步發(fā)展做貢獻。
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學(xué)生心理檔案管理【2】
摘 要：作者從學(xué)生心理檔案發(fā)展的角度來闡述近年來我國學(xué)校心理檔案的建立情況，目前國內(nèi)這一方面研究較少，具體管理不成系統(tǒng)，本文研究方向著重于學(xué)生心理檔案建立的管理工作，目的在于讓學(xué)校心理健康教育更加完善。
關(guān)鍵詞：學(xué)生;心理檔案;管理;研究
發(fā)展心理學(xué)家Erikson提出畢生人格發(fā)展八階段理論，而是否能較好地處理充斥每個階段的獨特矛盾對人格的發(fā)展有重要的影響;最近有研究表明，我國近三分之一的學(xué)生存在不同程度的心理障礙，其心理問題發(fā)生率已達45%左右，要解決青少年心理普遍處于亞健康狀態(tài)的問題，心理健康教育迫在眉睫，而做好這項工作的基礎(chǔ)前提就是建立學(xué)生心理檔案。
一、國內(nèi)外研究發(fā)展趨勢
(一)國外研究發(fā)展趨勢
對國外學(xué)生心理檔案進行檢索，獲得的資料不多，原因在于國外心理健康教育更為社會化，其心理檔案的建立和管理從孩子上學(xué)時就開始。
在美國紐約地區(qū)，幾乎每所學(xué)校都有一個由學(xué)校心理學(xué)家、學(xué)校社會工作者、教育評估專家、學(xué)生輔導(dǎo)員和語言矯正師組成的“以學(xué)校為基地的輔助組”，為普通學(xué)生和特殊教育學(xué)生進行日常心理輔導(dǎo)、心理診斷、心理咨詢、評估和干預(yù)。
(二)國內(nèi)研究發(fā)展趨勢
近幾年，心理健康教育工作在我國已開展，各中小學(xué)，高校均開始建立心理健康檔案，但依然有許多具體步驟和方法需各校在實際操作過程中進行補充與完善。
通過心理建檔的實行，各校對本校學(xué)生工作采取相應(yīng)舉措實現(xiàn)學(xué)生工作的高效運行有了的依據(jù)，同時也為學(xué)生健康成長提供了較好的人文環(huán)境。
二、學(xué)生心理檔案的項目
項目主要包括：1.一般信息，姓名、性別、出生年月、身體健康狀況、既往病史等。
2.學(xué)生的家庭情況，家庭成員結(jié)構(gòu)、父母職業(yè)、受教育程度、經(jīng)濟水平，對父母教育方式和家庭氣氛概要評價。
3.心理咨詢記錄，咨詢時間、主述內(nèi)容、觀察印象、交談情況、心理問題的性質(zhì)、疏導(dǎo)措施及效果評價、反饋信息等。
4.綜合印象，有無興趣特長、生活變故、負面情緒表現(xiàn)、心理創(chuàng)傷史、失眠情況、輕生意念、自我對身心狀況的評價、以往接受咨詢或治療史、需要咨詢的問題等。
5.心理健康發(fā)展， 除收集心理量表的測驗鑒別結(jié)果外， 還收集教師、家長的意見與建議。
6.其他，如日記、書信等。
三、實踐中的具體檔案管理
(一)建檔與保存
1.專人、專門機構(gòu)管理
由于檔案信息具有特殊性，所以對保管人員有具體要求，不僅要懂檔案管理知識，還要懂學(xué)生管理和心理健康知識，并且檔案資料應(yīng)由學(xué)校心理教育機構(gòu)負責(zé)建檔與保存，要與普通檔案分開保存 ，且應(yīng)制定管理條例，對心理信息管理機構(gòu)的分工、收集、整理、借閱、保管等都要有明文的規(guī)定，并落實責(zé)任措施。
2.紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合方式
(1)紙質(zhì)檔案一般指在建立心理健康檔案時填寫的相關(guān)個人資料以及心理健康情況調(diào)查的問卷等;電子檔案是指利用各種心理測試軟件進行測試時形成的記錄。
(2)采用學(xué)號為學(xué)生心理檔案的編號。
(3)按學(xué)生入學(xué)年度進行分類管理。
(4)統(tǒng)一紙質(zhì)與電子檔案之后，應(yīng)作相應(yīng)電子檢索系統(tǒng)。
(5)查閱資料悉，我國學(xué)生心理檔案管理都是小學(xué)、中學(xué)、大學(xué)分開，且每所學(xué)校的管理模式不一，這樣并不能完整記錄青少年時期心理發(fā)展的狀況，因為人是畢生連續(xù)發(fā)展的，心理檔案能較好記錄學(xué)生成長發(fā)展資料，如將學(xué)生心理檔案從小學(xué)開始與學(xué)生學(xué)籍檔案一起伴隨學(xué)生至畢業(yè)，這樣連續(xù)性的完善、保存學(xué)生的心理檔案資料，信息及數(shù)據(jù)會具有較高的真實性和研究價值。
3.保存
(1)紙質(zhì)檔案的保存需注意環(huán)境，如通風(fēng)、防塵、防火、防蟲、防盜等。
(2)電子檔案形成的資料需要備份。
(3)檔案保存期限問題：①學(xué)生某些團體測驗或不涉及保密的測驗資料對原學(xué)校如有研究價值，原學(xué)校應(yīng)在征得學(xué)生同意之后復(fù)印，然后將資料原件隨學(xué)生學(xué)籍檔案一起升至新的學(xué)校;②對高校畢業(yè)的學(xué)生，有人建議將檔案銷毀，也有人建議將其隨學(xué)生的學(xué)籍檔案一起投寄到用人單位，兩種方法都欠妥，心理檔案是人一生中最重要發(fā)展階段的寶貴資料，銷毀可惜，隨便投寄到用人單位過于不保密，建議將其保存在類似心理健康教育的機構(gòu)，這樣專門保存，專業(yè)管理，有助于規(guī)范與使用。
(二)使用
建立學(xué)生心理檔案的目的在促進學(xué)生心理發(fā)展和人格健全，維護學(xué)生心理健康，提高學(xué)生心理素質(zhì)，提高學(xué)校教育教學(xué)效果。
為此必須正確使用學(xué)生心理檔案。
1.使用原則
(1)保密性原則，專人進行管理， 不得隨意翻閱、外借、泄漏學(xué)生的心理檔案的內(nèi)容。
(2)教育性原則，對數(shù)據(jù)的解釋要客觀、科學(xué)。
對學(xué)生的問題不可大加渲染，積極有針對性地做好個別輔導(dǎo)工作。
(3)動態(tài)性原則，心理檔案反映了學(xué)生心理成長軌跡， 因此，要加強跟蹤， 不斷地添加新資料， 使資料更有針對性和時效性;此外，從橫向來看，可以通過學(xué)生心理檔案提供的資料來研究某種心理品質(zhì)的發(fā)展水平、影響因素及各種心理品質(zhì)之間相互作用的機制等。
2.使用方法
學(xué)校期間，應(yīng)征得學(xué)生本人同意，然后采取實名登記方式，如若檔案存儲機構(gòu)成熟，是否可以考慮設(shè)置使用權(quán)限來讓不同層次的心理健康教育工作者依據(jù)自己被分配的訪問權(quán)限調(diào)閱學(xué)生心理健康狀況的有關(guān)資料(不涉及隱私的團體測驗等)，既促進了心理健康教育的科學(xué)性，又節(jié)省了時間和人力，提高工作的效率，而且通過訪問權(quán)限的設(shè)定可以起到保密作用。
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