構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)的困境與對策研究論文

　　1 檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的意義

　　1.1 實(shí)現(xiàn)檔案管理的方便、快捷，節(jié)省人力、物力

　　檔案管理信息系統(tǒng)就是將檔案進(jìn)行分期、分段、分區(qū)、分類的管理，把現(xiàn)代化的信息技術(shù)作為管理中的主導(dǎo)力量，實(shí)現(xiàn)新形勢下的檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)。由于當(dāng)今社會(huì)的不斷發(fā)展，各領(lǐng)域也面臨著改革的挑戰(zhàn)和考驗(yàn)，對此，檔案管理更應(yīng)該結(jié)合企業(yè)實(shí)際的發(fā)展方向，以方便、快捷為主要的管理方式，以節(jié)省人力、物力為主要的管理目標(biāo)。運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，來提高檔案管理的工作效率，擴(kuò)大信息系統(tǒng)平臺(tái)，促進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的整體優(yōu)化。

　　1.2 實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化以及存儲(chǔ)的信息化轉(zhuǎn)變

　�、倬幠空�理自動(dòng)化。傳統(tǒng)的檔案整理中往往會(huì)出現(xiàn)檔案排序雜亂無章，類型分類不準(zhǔn)確，編目工作無頭緒。編目工作作為檔案管理中的管理基礎(chǔ)，是有效進(jìn)行檔案管理的必要條件。因此實(shí)現(xiàn)編目整理的自動(dòng)化，是檔案管理信息系統(tǒng)建立的優(yōu)化目的之一。

　　②統(tǒng)計(jì)的自動(dòng)化。由于計(jì)算機(jī)具有快速、準(zhǔn)確的運(yùn)算能力，在進(jìn)行對檔案的數(shù)量統(tǒng)計(jì)工作中，可以較為明顯的提高工作效率。還可以進(jìn)行分類別的數(shù)量統(tǒng)計(jì)管理，例如專題類型的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、年、月、日類型數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)或是所屬作者類型的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，都能夠進(jìn)行準(zhǔn)確、高效的計(jì)算，對檔案的登記與管理工作中起到了關(guān)鍵作用。

　�、蹤z索的自動(dòng)化。檔案管理信息系統(tǒng)的建立能夠?qū)崿F(xiàn)高效、快速、準(zhǔn)確的檢索工作，與傳統(tǒng)的手工檢索管理相比，擁有更加明顯的優(yōu)勢。并且可在檢索的過程中，縮小檢索檔案目標(biāo)，并且可依照檢索流程進(jìn)行邏輯重組，從而準(zhǔn)確的鎖定要尋找的檔案，并在最大限度內(nèi)將檔案還原，操作簡單方便，并且滿足檔案管理工作的各項(xiàng)需求。

　　2 檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)中存在的問題

　　2.1 系統(tǒng)開發(fā)過程中用戶參與程度低

　　用戶在管理活動(dòng)中的信息需求是管理信息系統(tǒng)各階段工作的重要依據(jù)。由于專業(yè)背景不同，信息系統(tǒng)專業(yè)人員對用戶需求的理解和用戶對計(jì)算機(jī)化的信息系統(tǒng)功能的理解只能隨著建設(shè)工作的進(jìn)展逐步加深。在多數(shù)系統(tǒng)建設(shè)過程中，用戶參與程度低，系統(tǒng)建設(shè)工作主要由信息系統(tǒng)專業(yè)人員承擔(dān)，信息系統(tǒng)專業(yè)人員所習(xí)慣的工作結(jié)果的描述方式用戶難以理解，雙方缺乏有效的溝通，用戶的許多需求難以表達(dá)，在建設(shè)過程中也難以反映出來。

　　2.2 缺乏科學(xué)、有效的系統(tǒng)規(guī)劃

　　盡管檔案管理系統(tǒng)經(jīng)過這些年的努力已經(jīng)有了很大的發(fā)展，但不少已經(jīng)建成或正在建設(shè)的系統(tǒng)仍然面臨一系列問題。其中主要的問題是：系統(tǒng)建設(shè)與檔案事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)和戰(zhàn)略不匹配；已建成的系統(tǒng)解決問題的有效性低，不能適應(yīng)環(huán)境變化和組織變革的需要；組織結(jié)構(gòu)陳舊，管理落后；系統(tǒng)使用人員的素質(zhì)偏低；系統(tǒng)開發(fā)環(huán)境落后，技術(shù)方案不合理；系統(tǒng)開發(fā)以及運(yùn)行維護(hù)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范混亂；資源短缺，投入太少，而對系統(tǒng)的期望又過高。造成以上問題其中一個(gè)主要原因就是人們更多地關(guān)心怎樣建設(shè)一個(gè)管理信息系統(tǒng)，而對于建設(shè)一個(gè)什么樣的管理信息系統(tǒng)卻注意不夠。對于系的具體方案考慮較少，對總體方案與發(fā)展戰(zhàn)略不夠重視。

　　2.3 系統(tǒng)測試工作流于形式

　　大多數(shù)檔案管理系統(tǒng)，特別是與軟件開發(fā)公司聯(lián)合開發(fā)建設(shè)的系統(tǒng)，由于用戶缺乏系統(tǒng)開發(fā)工作常識(shí)，開發(fā)單位急于報(bào)成果，開發(fā)公司刻意縮短開發(fā)時(shí)間降低開發(fā)成本等原因，致使系統(tǒng)測試得不到充分進(jìn)行，有的甚至流于形式。造成開發(fā)人員撤走后，系統(tǒng)運(yùn)行過程中缺點(diǎn)、毛病百出，許多功能無法實(shí)現(xiàn)。盡管在系統(tǒng)開發(fā)周期的各個(gè)階段均采取了嚴(yán)格的技術(shù)審查，希望盡早發(fā)現(xiàn)問題予以修正，但依然難免遺留下差錯(cuò)，如果沒有在投入運(yùn)行前的系統(tǒng)測試階段被發(fā)現(xiàn)并及時(shí)糾正，問題遲早會(huì)在運(yùn)行中暴露出來，到那時(shí)要糾正錯(cuò)誤將會(huì)付出更大的代價(jià)，甚至?xí)�造成不堪設(shè)想的后果。

　　3 如何實(shí)現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)

　　3.1 提高計(jì)算機(jī)信息化素養(yǎng)，為檔案信息化建設(shè)打好基礎(chǔ)

　　檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，愛崗敬業(yè)，既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)、科技知識(shí)。在工作中，不斷提高文書檔案管理質(zhì)量，提高其利用率。掌握一定的先進(jìn)技術(shù)，具備一定的信息能力，使自己的能力適應(yīng)日新月異的科學(xué)技術(shù)的需要。

　　3.2 檔案信息系統(tǒng)建設(shè)必須具備的專業(yè)知識(shí)

　　熟悉多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、光盤技術(shù)、復(fù)印機(jī)及數(shù)字圖像掃描等現(xiàn)代化技術(shù)，大膽探索電子檔案的管理方式，建立電子檔案的管理方法，掌握先進(jìn)檔案信息加工處理、傳播和檢索技術(shù)，形成電子文件歸檔和電子檔案管理的新標(biāo)準(zhǔn)。通過不斷探索，加強(qiáng)各種類型、各個(gè)層次檔案館之間的聯(lián)系和交流，分工合作，共建、共享檔案信息資源。

　　3.3 推進(jìn)檔案管理信息化工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

　　科學(xué)規(guī)范的管理檔案是衡量一個(gè)單位業(yè)績與管理水平的重要尺度。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。建立“以本單位為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。要求我們在實(shí)際工作中，要注意解決好三個(gè)問題：第一，要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性；第二，要明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工；第三，在堅(jiān)持貫徹“以本單位為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。

　　綜上所述，檔案管理是為滿足社會(huì)需要，進(jìn)而開展的相關(guān)信息的存檔和編輯的過程。檔案管理工作的范圍較廣、工作量大，因此傳統(tǒng)的檔案管理方法很難實(shí)現(xiàn)理想化的檔案管理。由于信息技術(shù)發(fā)展的不斷深入，檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)是檔案管理發(fā)展進(jìn)程中的重要里程碑，為提供真實(shí)有效的材料依據(jù)以及信息化資源平臺(tái)建設(shè)都有著重要的意義，同時(shí)也是我國檔案管理工作發(fā)展的新標(biāo)志。

　　參考文獻(xiàn)

　　[1]程麗麗。檔案管理信息系統(tǒng)評(píng)價(jià)習(xí)題框架研究[J].教育教學(xué)論壇，2011（30）。

　　[2]劉晶。淺論檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及應(yīng)對措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（3）。

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