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檔案數(shù)字化管理方式探討論文
摘要：檔案管理是每個(gè)單位內(nèi)部管理的重要組成部分，隨著科學(xué)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理越來越趨于信息化規(guī)范，檔案數(shù)字化、信息化管理得到了廣泛應(yīng)用。檔案管理數(shù)字化方式的應(yīng)用對(duì)于促進(jìn)現(xiàn)代檔案管理技術(shù)、優(yōu)化管理者知識(shí)結(jié)構(gòu)、保存維護(hù)原紙質(zhì)檔案具有重要的意義。因此，在檔案數(shù)字化進(jìn)程中，必須要不斷探索與解決問題，加快檔案數(shù)字化進(jìn)程，從而實(shí)現(xiàn)整個(gè)過程的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。本文首先闡述了檔案數(shù)字化管理的重要意義，進(jìn)而分析了檔案數(shù)字化管理的利弊，從而提出檔案數(shù)字化管理的有效方式，以確保實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)。
關(guān)鍵詞：檔案管理論文；數(shù)字化；信息化；方式
引言
檔案是一種客觀的歷史記錄，隨著社會(huì)科學(xué)的不斷發(fā)展，檔案管理的方式與技術(shù)也隨之不斷進(jìn)步，建立規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理現(xiàn)代模式已經(jīng)成為各個(gè)單位檔案管理的重要內(nèi)容。檔案數(shù)字化管理相比傳統(tǒng)管理而言，是一個(gè)新生事物，檔案信息化建設(shè)促使檔案管理模式發(fā)生了轉(zhuǎn)變，將原本以保管、利用為主的檔案轉(zhuǎn)向?yàn)閿?shù)字化儲(chǔ)存與服務(wù)為重心，從而使檔案管理更具有規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、社會(huì)化。
１檔案數(shù)字化管理的重要意義
檔案數(shù)字化管理是信息時(shí)代的產(chǎn)物，其促進(jìn)了現(xiàn)代管理技術(shù)的應(yīng)用，提高了工作效率，對(duì)管理者知識(shí)結(jié)構(gòu)與隊(duì)伍結(jié)構(gòu)具有優(yōu)化作用，同時(shí)對(duì)原有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行了有效保護(hù)，改變了檔案利用的方式。數(shù)字化管理是對(duì)計(jì)算機(jī)的利用來整理檔案，一是利用計(jì)算機(jī)模擬人工立卷時(shí)可以智能排序，二是避免了人工立卷中的文件遺漏三是可以降低人工立卷歸檔時(shí)的工作量，提高了工作效率。其次，檔案數(shù)字化管理要求檔案管理人員具有更加專業(yè)的知識(shí)，掌握計(jì)算機(jī)信息管理技能，培養(yǎng)一批既懂檔案管理，又能熟練操作計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的專門人才，從整體上促進(jìn)了管理者的綜合素質(zhì)的提高。此外，通過檔案數(shù)字化管理方式可以對(duì)許多歷史悠久的檔案進(jìn)行妥善保管，如采用計(jì)算機(jī)掃描將歷史文獻(xiàn)上傳，進(jìn)行數(shù)字化處理，將原本保留，副本利用，以此避免長期翻閱造成檔案破損。
２檔案數(shù)字化管理方式的利弊
檔案數(shù)字化管理方式具有信息管理數(shù)字化、資源管理虛擬化、信息資源管理職能化，以及用戶使用更為方便等優(yōu)點(diǎn)。但是，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理也有一定的局限性，例如電子檔案如果沒有“原稿”會(huì)難以確定法律地位；在數(shù)據(jù)傳輸過程中容易泄露；對(duì)計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)的依賴性較大；電子檔案缺少個(gè)人字跡特征，一旦篡改，無法識(shí)別；電子檔案的記錄缺乏長期穩(wěn)定性等。對(duì)此，可以看出不能過于依賴檔案數(shù)字化管理方式，必須根據(jù)各個(gè)單位的實(shí)際情況采用檔案數(shù)字化管理，才能真正發(fā)揮檔案數(shù)字化管理的作用。
３檔案數(shù)字化管理的方式
�。常奔訌�(qiáng)對(duì)電子檔案的鑒定：為了對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行鑒別，在對(duì)檔案進(jìn)行歸檔前，首先要鑒定電子文件，以確定對(duì)這些電子文件的保管期限，從而也可以對(duì)一些沒有保存價(jià)值的電子文件刪除，予以銷毀。電子文件自動(dòng)鑒定的方法主要是通過制定電子文件保管期限表來實(shí)施，在電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)階段，就應(yīng)該開始對(duì)保管期限表進(jìn)行制定，能否有效的實(shí)現(xiàn)自動(dòng)鑒定最主要就是取決于電子文件保管期限表的制作質(zhì)量，通過系統(tǒng)自動(dòng)運(yùn)用保管期限表可以避免審閱全部文件的低效率工作。因此，提高電子文件保管期限表的應(yīng)用效率是非常重要的，根據(jù)本單位的實(shí)際情況，將生成的文件與保管期限表?xiàng)l款相對(duì)照，讓文件可以進(jìn)入正常的處理流程。此外，電子文件保管期限表應(yīng)做的詳細(xì)、具體，以便補(bǔ)充新的電子文件。
�。常餐晟齐娮游募洠簽榱丝梢孕纬赏暾碾娮游募浌ぷ�，可以分為歸檔前文件級(jí)著錄、案卷級(jí)著錄與歸檔后案卷級(jí)以上著錄等。對(duì)此，就必須在文件形成前考慮到著錄的信息與收集。自檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)初期，設(shè)計(jì)人員就必須要完成檔案部門所設(shè)計(jì)的著錄單，之后才能進(jìn)行下一步設(shè)計(jì)。此外，為了可以使檔案數(shù)字化管理更加標(biāo)準(zhǔn)化，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)單位需要將著錄項(xiàng)目統(tǒng)一編制表格軟件，確保檔案管理工作與系統(tǒng)設(shè)計(jì)工作可以相互合作。
�。常臣訌�(qiáng)對(duì)電子檔案的維護(hù)：由于檔案數(shù)字化管理是信息時(shí)代的新產(chǎn)物，數(shù)字化形態(tài)使日常維護(hù)的難度加大，檔案數(shù)字化對(duì)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性很高，不僅要使電子文件的載體得以保存，還要確保可以保存完整的讀取環(huán)境。因此，必須要加強(qiáng)對(duì)電子文件的維護(hù)，控制好環(huán)境的溫度、濕度及防塵工作，確保載體無恙。其次，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子文件信息的保護(hù)與保管，重要的數(shù)據(jù)與程序應(yīng)做好備份，一套封存，一套供查閱。對(duì)于加密的電子文件應(yīng)解密后進(jìn)行拷貝。制定嚴(yán)格的檔案管理制度，明確管理責(zé)任。
�。常刺岣唠娮訖n案安全管理：除了要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的維護(hù)工作，最主要的是確保檔案數(shù)據(jù)庫的安全，加強(qiáng)系統(tǒng)管理，實(shí)行身份認(rèn)證來保護(hù)電子檔案的安全。在電子檔案的使用中進(jìn)行授權(quán)管理，注意防毒查殺，樹立“預(yù)防為主，防治結(jié)合”的觀念，以提高電子檔案的可靠性，為實(shí)現(xiàn)單位各部門資源共享奠定數(shù)字信息基礎(chǔ)。
結(jié)束語：
綜合上述，檔案是否能實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，直接關(guān)系到各個(gè)單位的生產(chǎn)、經(jīng)營與發(fā)展的命脈，必須要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，跟上時(shí)代的步伐，加快檔案信息化建設(shè)，才能發(fā)揮檔案管理在各個(gè)單位管理中的作用。對(duì)此，在檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)中，必須要充分加強(qiáng)數(shù)字化管理方式，加大檔案信息化建設(shè)的投入，提高電子檔案信息化管理與安全管理，并根據(jù)本單位的需要給予檔案數(shù)字化管理正確的定位，從而真正發(fā)揮檔案數(shù)字化管理的作用。
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