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關(guān)于水利工程科技檔案管理的重要性論文
1、前言
水利工程是發(fā)電、供水、圍墾、防洪、除澇、灌溉、水土保持、移民、水資源保護(hù)等工程及其配套和附屬工程的總稱(chēng)。水利工程有工作面多，建設(shè)周期長(zhǎng)，階段性較強(qiáng)等特點(diǎn)。建設(shè)過(guò)程中形成大量的信息和文件，必須歸類(lèi)為科技檔案。水利工程科技檔案管理工作要求做到高效率的文件處理、信息查詢(xún)和反饋以及文檔分類(lèi)儲(chǔ)存的工作。
2、水利工程科技檔案管理的重要性
水利工程科技檔案是項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的文字、圖表、聲像等信息材料，是生產(chǎn)、科研及其建設(shè)過(guò)程中形成的原始記錄，它客觀的記述和反映了整個(gè)歷史過(guò)程和真實(shí)原貌。因而科技檔案的有效管理必然是工程建設(shè)過(guò)程中的重點(diǎn)，也是難點(diǎn)。
水利工程的建設(shè)主要經(jīng)過(guò)前期規(guī)劃、設(shè)計(jì)、招(投)標(biāo)、施工、竣工驗(yàn)收等一系列復(fù)雜的階段，內(nèi)容繁多，周期較長(zhǎng)。在整個(gè)過(guò)程中，資料檔案是項(xiàng)目建設(shè)的依據(jù)。因此，需做好科技文件材料的日常收集、分類(lèi)儲(chǔ)存及規(guī)范化管理的工作�？萍紮n案的形成自工程立項(xiàng)開(kāi)始，與工程建設(shè)進(jìn)度同步，并貫穿其各個(gè)階段。科技檔案的有效管理，有利于資料備查、后期審核，是提高項(xiàng)目質(zhì)量、提高工作效率的有力保障，也可為以后的工程項(xiàng)目提供可靠的參考。
另一方面，檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展也起到了重要的作用。每一個(gè)工程項(xiàng)目的檔案資料，是企業(yè)文化的積淀。也為積累工程經(jīng)驗(yàn)、吸取教訓(xùn)、不斷提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率提供了參考。
因此，做好水利工程科技檔案的有效管理工作十分重要。
3、水利工程科技檔案管理現(xiàn)狀
3.1管理內(nèi)容
水利工程科技檔案管理按其內(nèi)容及階段形式可分為：工程設(shè)計(jì)檔案管理、工程施工檔案管理、工程監(jiān)理檔案管理和竣工檔案管理等。各個(gè)階段的科技檔案主要包括主要包括文字材料、圖紙資料、聲像資料等。文字材料是科技檔案中最重要的，涉及內(nèi)容最多的資料，主要包括：各類(lèi)收文、發(fā)文、標(biāo)書(shū)、合同、設(shè)計(jì)報(bào)告、施工報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等建設(shè)資料，以及各次會(huì)議紀(jì)要、計(jì)劃變更、施工日志等綜合資料。圖紙資料主要包括地形地類(lèi)圖、施工圖、竣工圖等。聲像資料包括各種圖片信息、視頻信息等。這些材料看似種類(lèi)繁多，不同階段、各個(gè)專(zhuān)業(yè)互相交叉，而實(shí)際上是圍繞著工程建設(shè)所形成的�？萍紮n案資料之間既以不同的工作階段相區(qū)別，又以總體程序和內(nèi)容緊密銜接，反映了水利工程建設(shè)的全過(guò)程，各個(gè)階段、各個(gè)專(zhuān)業(yè)互相滲透，缺一不可。因此，鑒于工程科技檔案的重要性，各階段形成的各類(lèi)檔案均需做到有效管理。
3.2管理現(xiàn)狀
科技檔案管理，是對(duì)科學(xué)技術(shù)檔案實(shí)體進(jìn)行管理和信息開(kāi)發(fā)利用的一項(xiàng)專(zhuān)門(mén)工作。主要包括收集、整理、鑒定、歸檔、統(tǒng)計(jì)和提供利用等項(xiàng)內(nèi)容。目前，水利工程科技檔案管理大致上可分為：收集整理、簽審鑒定、歸檔以及查詢(xún)利用等過(guò)程。
收集整理工作是將收集集中起來(lái)的科技檔案按其形成階段、內(nèi)容、形式，進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、系統(tǒng)編排，為實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理打下基礎(chǔ);簽審工作是各個(gè)階段負(fù)責(zé)人對(duì)其科技產(chǎn)品應(yīng)簽字負(fù)責(zé)，以保證科技檔案的可靠性和責(zé)任可追溯性;歸檔工作是將科技檔案儲(chǔ)存于檔案管理部門(mén)，并以科學(xué)的管理手段和技術(shù)措施保護(hù)科技檔案的完整和安全，維護(hù)庫(kù)藏科技檔案的序列，為最大限度地延長(zhǎng)科技檔案的自然壽命和保證科技檔案的有效利用提供條件并實(shí)行監(jiān)督;統(tǒng)計(jì)工作是通過(guò)對(duì)各類(lèi)檔案的統(tǒng)計(jì)和分析，掌握庫(kù)藏科技檔案的數(shù)量和質(zhì)量，以及科技檔案管理和利用工作的基本狀況，既是保護(hù)科技檔案并對(duì)其實(shí)行監(jiān)督的基本手段，也為科學(xué)地管理科技檔案提供數(shù)字依據(jù);查詢(xún)利用工作是通過(guò)創(chuàng)造的統(tǒng)計(jì)條件，以各種有效的方式將已歸檔或保存的科技檔案信息提取出來(lái)，滿(mǎn)足后續(xù)工作的需要。
4、當(dāng)前水利工程科技檔案管理存在的主要問(wèn)題
水利工程由于門(mén)類(lèi)繁多，階段性強(qiáng)，建設(shè)期長(zhǎng)，為檔案管理工作帶來(lái)了相當(dāng)?shù)碾y度和挑戰(zhàn)。目前我國(guó)水利工程科技檔案管理水平總體上還比較穩(wěn)定，但也存在不少值得改進(jìn)的地方，主要存在以下幾方面的問(wèn)題：
4.1科技檔案管理制度不夠規(guī)范。目前，水利企事業(yè)單位或者是專(zhuān)業(yè)的檔案館普遍存在管理制度不規(guī)范的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在：第一，檔號(hào)不規(guī)范。第二，案卷標(biāo)題不規(guī)范。第三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄。第四是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重。
4.2檔案檢索效率不高。檔案檢索方式有手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索。目前在水利行業(yè)，傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。雖然部分檔案管理部門(mén)在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具，但也出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，既造成了資源利用不充分，也導(dǎo)致檔案檢索效率不高。
4.3科技檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高，管理意識(shí)不強(qiáng)，檔案利用率普遍不高。目前，雖然各企業(yè)單位均設(shè)置了相應(yīng)的檔案管理部門(mén)，但管理人員文化程度和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)參差不齊，相當(dāng)一部分還不能適應(yīng)新時(shí)期開(kāi)展檔案工作的需要，特別是進(jìn)入21世紀(jì)，具備相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)技能，熟悉檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開(kāi)發(fā)的專(zhuān)業(yè)人才十分匱乏。此外，許多單位長(zhǎng)期以來(lái)重“藏”輕“用”，對(duì)檔案利用產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益缺乏認(rèn)識(shí)，造成檔案信息資源開(kāi)發(fā)不足，檔案利用率不高。
4.4對(duì)水利科技檔案的保密性缺乏足夠的重視。一般而言，水利工程科技檔案均屬于秘密文件，查詢(xún)或利用均需通過(guò)相關(guān)手續(xù)。但從本人的工作實(shí)踐看來(lái)，大部分水利單位在科技檔案保密性方面缺乏足夠的重視，制度不健全，責(zé)任落實(shí)不到位，在當(dāng)今信息飛速發(fā)展的時(shí)代，水利科技信息安全面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。
5、加強(qiáng)水利工程科技檔案管理的對(duì)策
針對(duì)目前水利工程科技檔案管理工作狀況，為提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)科技檔案的有效管理，實(shí)現(xiàn)資源的高效利用，需加強(qiáng)水利工程科技檔案管理工作�？尚械姆椒ㄓ校�
5.1加強(qiáng)宣傳教育，提高水利部門(mén)對(duì)科技檔案有效管理的認(rèn)識(shí)。要充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作對(duì)促進(jìn)工程項(xiàng)目建設(shè)和企業(yè)發(fā)展的重要作用，切實(shí)增強(qiáng)做好企業(yè)檔案管理工作的責(zé)任感和使命感，進(jìn)一步明確檔案工作是各部門(mén)義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。
5.2加強(qiáng)人才培養(yǎng)，提高科技檔案管理人員綜合素質(zhì)。提高檔案管理工作人員素質(zhì)，是推動(dòng)科技檔案管理事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。首先要把住人才引入口關(guān)，可適當(dāng)引進(jìn)一批有專(zhuān)業(yè)知識(shí)，有專(zhuān)業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍。同時(shí)，針對(duì)企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)和部分管理人員素質(zhì)不高的情況，企業(yè)要積極選送檔案人員參加檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，同時(shí)要穩(wěn)定檔案專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍，從而加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作。
5.3規(guī)范檔案管理機(jī)制，強(qiáng)化管理責(zé)任。建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的科學(xué)的檔案管理體系，明確職能，將各個(gè)門(mén)類(lèi)、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，使檔案管理與企業(yè)工作同步考核、同步發(fā)展。
5.4積極做好開(kāi)發(fā)利用工作，為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)。如何利用好企業(yè)檔案，開(kāi)發(fā)企業(yè)檔案信息資源，是企業(yè)檔案管理的目的，也是擺在企業(yè)檔案管理人員面前的一項(xiàng)艱巨任務(wù)。為此，企業(yè)檔案管理人員就要圍繞企業(yè)的發(fā)展，采用高效的檢索工具，并進(jìn)一步開(kāi)發(fā)新產(chǎn)品、新技術(shù)，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。
5.5引入計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行信息處理和資料管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案管理的結(jié)合是時(shí)代發(fā)展的必然選擇，以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化為主旋律的檔案信息化戰(zhàn)略，已在全世界范圍內(nèi)推展;加強(qiáng)水利工程企業(yè)的信息服務(wù)工作亦是企業(yè)國(guó)際化戰(zhàn)略的重要組成部分，在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，以企業(yè)的檔案工作為依托，成立市場(chǎng)信息服務(wù)中心，建立網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)，不僅能夠?yàn)槠髽I(yè)提供咨詢(xún)服務(wù)，克服企業(yè)管理的盲目性，而且能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展起著不可忽略的作用。
6、結(jié)論
水利工程門(mén)類(lèi)繁多，內(nèi)容繁多，階段性強(qiáng)，且周期較長(zhǎng)。在整個(gè)過(guò)程中，資料檔案是項(xiàng)目建設(shè)的依據(jù)，因而檔案管理既重要也復(fù)雜。做好檔案工作對(duì)工程項(xiàng)目的建設(shè)和企業(yè)的發(fā)展有很重要的作用。目前，水利企業(yè)在科技檔案管理工作上存在一系列的問(wèn)題，需要進(jìn)一步提高科技檔案管理的意識(shí)、提升管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，規(guī)范管理制度，積極做好開(kāi)發(fā)利用工作，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
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