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基建檔案和文書(shū)檔案電子化管理策略的論文
1 當(dāng)前基建檔案及文書(shū)檔案電子信息化管理的不足之處
1.1 工作被動(dòng)，管理滯后
由于企業(yè)缺乏對(duì)檔案管理的重視，使得檔案管理人員沒(méi)有參與到企業(yè)的工程規(guī)劃和建設(shè)規(guī)劃中。企業(yè)在進(jìn)行工程規(guī)劃時(shí)，通常會(huì)召開(kāi)內(nèi)部主管部門(mén)的會(huì)議，由各部門(mén)主管參與決策。主管們會(huì)根據(jù)工程投招標(biāo)的情況決定是否參與競(jìng)標(biāo)，并在中標(biāo)后制定工程建設(shè)的具體方案。但是在這一系列的過(guò)程中，都沒(méi)有檔案管理人員參與其中，使得檔案管理工作出現(xiàn)了一定的滯后性。而且在整個(gè)工程的施工過(guò)程和竣工后的驗(yàn)收過(guò)程中，也沒(méi)有相關(guān)部門(mén)通知檔案管理人員進(jìn)行歸檔，往往是在工程驗(yàn)收一段時(shí)間之后，檔案管理人員才收到通知，導(dǎo)致基建檔案的管理工作非常被動(dòng)。
1.2 檔案意識(shí)不強(qiáng)，歸檔質(zhì)量不高
企業(yè)的檔案管理部門(mén)與施工方缺乏交流，在基建檔案管理方面沒(méi)有達(dá)成共識(shí)，使得檔案收集、編制的質(zhì)量不高，檔案部門(mén)的基建檔案數(shù)量不齊全，如土地證、產(chǎn)權(quán)證、消防資料等重要文件發(fā)生了遺失，導(dǎo)致企業(yè)在查找基建檔案時(shí)出現(xiàn)了空檔，對(duì)基建檔案的管理工作造成了嚴(yán)重的負(fù)面影響。而且由于基建檔案管理工作的滯后性，沒(méi)有簽字蓋章的文件資料很難在工程竣工后補(bǔ)齊，將文件掃描進(jìn)電腦后缺乏有效性，導(dǎo)致基建檔案電子化程度較低。
1.3 較低的電子化檔案利用率
由于人們習(xí)慣將文字寫(xiě)在紙上，使得大多數(shù)的檔案文件都是紙質(zhì)文件，而將檔案文件信息化就需要將紙質(zhì)文件的內(nèi)容錄入到計(jì)算機(jī)中，這是非常龐大的工作量，需要文書(shū)核實(shí)每一項(xiàng)檔案信息，以保證錄入信息的準(zhǔn)確性。當(dāng)文書(shū)完成這些工作后，人們又不能完全信賴計(jì)算機(jī)，認(rèn)為在紙上記錄的才是最正確的，導(dǎo)致保存檔案文件的計(jì)算機(jī)只是用來(lái)復(fù)印和編輯的，不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用，人們查閱檔案時(shí)，依然選擇紙質(zhì)文件。而且在工作中會(huì)不斷產(chǎn)生新的檔案，這些檔案大多都是用紙張記錄的，使得企業(yè)的紙質(zhì)文件無(wú)法被取代，再加上人們始終無(wú)法完全信任計(jì)算機(jī)，導(dǎo)致檔案的電子化發(fā)展面臨著巨大的挑戰(zhàn)。
1.4 電子文件對(duì)設(shè)備存在著嚴(yán)重依賴性
計(jì)算機(jī)上有特定的檔案管理系統(tǒng)，文書(shū)需要將檔案錄入到系統(tǒng)中，并及時(shí)保存，才算完成信息的錄入。如果在這個(gè)過(guò)程中突然發(fā)生停電、計(jì)算機(jī)故障或者是系統(tǒng)崩潰，之前錄入的信息來(lái)不及保存，就會(huì)導(dǎo)致已經(jīng)錄入的文件丟失，之前的工作全都白費(fèi)了。而且計(jì)算機(jī)只有在有電和網(wǎng)絡(luò)的時(shí)候才能進(jìn)行電子信息的錄入和共享，如果沒(méi)有網(wǎng)絡(luò)，只能是信息的錄入和查閱，無(wú)法做到共享；如果沒(méi)有電，那么計(jì)算機(jī)就無(wú)法工作。由于電子文件對(duì)計(jì)算機(jī)存在著嚴(yán)重的依賴性，所以給檔案的電子化管理帶來(lái)了很大的困難。
1.5 檔案電子化管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化開(kāi)展亟待提高
保證所有的信息管理電子化的基本要求是所有的基礎(chǔ)工作都需要做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，不過(guò)因?yàn)橹T多原因，檔案業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)性不好，案卷質(zhì)量也較差，尤其是各類檔案的著錄細(xì)則不具備一定的相容性，傳統(tǒng)軟件不具備較強(qiáng)的移植性，使得檔案自動(dòng)化工作不具備統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，而不能綜合實(shí)施、按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行推廣，這也就嚴(yán)重阻礙了信息工作電子化的發(fā)展。
2 關(guān)于做好基建檔案和文書(shū)檔案電子化管理的對(duì)策
2.1 嚴(yán)格區(qū)分各類檔案，努力做好管理工作
檔案管理人員應(yīng)區(qū)分開(kāi)文書(shū)檔案和基建檔案。企業(yè)基建項(xiàng)目的文書(shū)檔案，通常是指該項(xiàng)目中各類請(qǐng)示報(bào)告、批示以及為辦理項(xiàng)目與外單位的往來(lái)文書(shū)、復(fù)函等�；n案，是指項(xiàng)目工程的各種圖紙、委托書(shū)、設(shè)計(jì)施工可行性報(bào)告以及協(xié)議等。檔案管理人員應(yīng)具體問(wèn)題具體分析，并對(duì)于有交叉的檔案建立互見(jiàn)標(biāo)識(shí)制度。如，關(guān)于項(xiàng)目設(shè)計(jì)方案的批復(fù)屬文書(shū)檔案，該檔案形成時(shí)，相應(yīng)項(xiàng)目的基建檔案具有滯后性，因此，應(yīng)在文書(shū)檔案與基建檔案中設(shè)立相互參見(jiàn)標(biāo)識(shí)或注解。檔案管理人員應(yīng)按照相關(guān)的法律法規(guī)，根據(jù)文書(shū)檔案和基建檔案的保管期限來(lái)劃分二者的歸檔范圍，在計(jì)算機(jī)上設(shè)置兩個(gè)管理系統(tǒng)，分別管理文書(shū)檔案和基建檔案，以便于企業(yè)工作人員的查閱和使用。
2.2 使用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案軟件
基建檔案數(shù)據(jù)資源共享的實(shí)現(xiàn)比文書(shū)檔案數(shù)據(jù)資源共享要困難得多，因?yàn)榛n案的形成是跨系統(tǒng)、跨部門(mén)，而各系統(tǒng)、各部門(mén)還沒(méi)有使用相同的檔案管理軟件，如果各單位不是使用統(tǒng)一的基建管理軟件，就會(huì)存在著系統(tǒng)文件格式標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)置不同等問(wèn)題，這將影響數(shù)據(jù)資源共享的實(shí)施。在基建檔案管理軟件功能方面，軟件實(shí)用性和靈活性兩方面要完美地結(jié)合，即軟件設(shè)計(jì)要人性化，不僅便于檔案管理人員操作，有完善的在線幫助系統(tǒng)，能夠幫助檔案管理人員解決工作上遇到的問(wèn)題，而且軟件要符合不同行業(yè)的需求，由用戶自行配置系統(tǒng)模塊的銜接和使用權(quán)限的審核。此外，基建檔案管理軟件必須具有較高的安全性能，包含數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的安全性、系統(tǒng)必須提供多種存儲(chǔ)備份方法，保證數(shù)據(jù)的安全；數(shù)據(jù)要有相應(yīng)級(jí)別的安全管理措施，防止被非法修改、刪除，保證數(shù)據(jù)的原始性。
2.3 基建檔案電子文件格式著錄必須標(biāo)準(zhǔn)化
基建檔案在基建活動(dòng)中形成的文件材料，根據(jù)載體可以分為文書(shū)文件、圖紙、計(jì)算書(shū)。要建立基建檔案數(shù)據(jù)資源共享的著錄和檢索體系，在各個(gè)工作階段各個(gè)職能部門(mén)中對(duì)文書(shū)文件、圖紙、計(jì)算書(shū)等信息進(jìn)行著錄存儲(chǔ)。著錄的條目和電子文件數(shù)據(jù)的格式要標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，以建立專業(yè)性、地區(qū)性或全國(guó)性的文件中心和聯(lián)機(jī)檢索中心，為檔案管理部門(mén)對(duì)基建文件材料進(jìn)行立卷、編目提供便利。
2.4 電子文件和紙質(zhì)文件共存，實(shí)現(xiàn)文檔一體化工作制度
紙質(zhì)文件有著極高的歷史價(jià)值，應(yīng)作為珍貴材料進(jìn)行保存，而電子檔案的實(shí)用價(jià)值很大，在實(shí)際的工作中能發(fā)揮出巨大的作用。
所以企業(yè)應(yīng)將電子文件和紙質(zhì)文件一起保存，當(dāng)電子文件有不明確的地方時(shí)，用紙質(zhì)文件作為參考，雙管齊下，實(shí)現(xiàn)檔案的互補(bǔ)。
2.5 建設(shè)專職隊(duì)伍，提高管理水平
隨著當(dāng)今世界信息爆炸式地增長(zhǎng)，檔案管理也由過(guò)去的勞動(dòng)密集型轉(zhuǎn)為現(xiàn)在的以現(xiàn)代化的辦公設(shè)備為依托的知識(shí)密集型工作。這就要求管理者應(yīng)具有很強(qiáng)的分析能力，對(duì)一些專業(yè)性強(qiáng)的檔案要做到精確把握。此外，還根據(jù)利用者要求提供大量的數(shù)據(jù)檔案信息。這些都要求具有高素質(zhì)、高技能的現(xiàn)代化信息管理人員才能勝任。因此，有關(guān)部門(mén)應(yīng)加大檔案人員的培訓(xùn)力度，學(xué)習(xí)電子文件管理知識(shí)，提高電子文件管理意識(shí)，盡快做好傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型的工作，努力提高電子文件管理水平。
實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案電子化管理的工作重點(diǎn)在于制定完善的管理制度，提高文書(shū)的技術(shù)水平，并在日常工作中將檔案的歸檔工作做好，才能提高檔案的利用率，為企業(yè)帶來(lái)更多經(jīng)濟(jì)效益。
參考文獻(xiàn)
[1] 姜芳。淺談文書(shū)檔案的科學(xué)發(fā)展化管理[J].吉林地質(zhì)，2013（1）。
[2] 李紅。淺談文書(shū)檔案的科學(xué)管理[J].黑龍江科技信息，2012（14）。
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