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公共管理視閾下檔案服務(wù)社會化探析論文
摘要：檔案管理活動是社會管理活動發(fā)展到一定時期的產(chǎn)物，能夠如實地對社會中各項組織活動等進(jìn)行記錄。檔案管理在理念、思維特點以及價值方面和公共管理有著根本上的差異。在當(dāng)前社會不斷發(fā)展的過程中，檔案用戶對檔案服務(wù)要求越來越高。文章就目前我國檔案服務(wù)社會化中存在的問題進(jìn)行分析，并且提出相應(yīng)的應(yīng)對方案，以期能夠促進(jìn)我國檔案服務(wù)社會化的不斷發(fā)展。
關(guān)鍵詞：公共管理視閾；檔案服務(wù)；社會化
檔案的存在不僅能夠有效的實現(xiàn)對工作的考察，指導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)更好地進(jìn)行決策，同時也是科學(xué)研究的根據(jù)，而準(zhǔn)確的檔案資料的保證離不開檔案管理工作。檔案最主要的作用就是將以往的文獻(xiàn)以及資源以原有的樣貌表現(xiàn)出來，對于其實施有效的管理，能夠更好地為國家、人民提供服務(wù)，從而使其作用得到有效的發(fā)揮。在當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的過程中，要想進(jìn)一步實現(xiàn)檔案服務(wù)的社會化，就需要不斷地進(jìn)行檔案服務(wù)理念的更新，并且提高檔案的管理水平，完善檔案社會服務(wù)方式[1]。文章具體從公共管理視閾下，就檔案服務(wù)社會化這一問題進(jìn)行討論，從公共管理的角度對檔案管理進(jìn)行理解，通過對檔案服務(wù)社會化的不斷創(chuàng)新，能夠逐漸形成檔案服務(wù)社會化的結(jié)構(gòu)。
1 公共管理視閾下檔案服務(wù)社會化的理念
公共管理視閾下檔案服務(wù)社會化的理念主要有三個方面，分別為公平服務(wù)理念、公共責(zé)任理念以及全面發(fā)展的理念[2]。首先是公平服務(wù)理念。公共服務(wù)中的一個重要組成部分就是公平服務(wù)理念，這一理念的存在主要是為了將檔案服務(wù)中的不平等現(xiàn)象進(jìn)行消除。在實際的檔案服務(wù)社會化中，為了更好地體現(xiàn)公共服務(wù)的特點，檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守檔案管理中的相關(guān)制度，如果存在需要進(jìn)行開放的檔案必須及時地進(jìn)行開放，并且社會公眾有權(quán)進(jìn)行查閱。在進(jìn)行檔案服務(wù)社會化的工作中，檔案管理工作人員不能出現(xiàn)區(qū)別對待的情況，必須嚴(yán)格按照相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)、制度等進(jìn)行工作，如果相應(yīng)的資料不允許公開，就必須禁止向外提供相關(guān)的信息，除非國家方面緊急需要；第二是公共責(zé)任理念。檔案管理發(fā)展的原動力就是社會責(zé)任。這一理念是檔案管理的前提和基礎(chǔ)。目前的檔案管理工作與以往傳統(tǒng)的檔案管理工作從責(zé)任范圍和程度上都有著顯著的差異。從程度方面來說，目前的檔案管理工作更加注重責(zé)任的承擔(dān)問題，因為目前的檔案管理工作的不管從信息方面還是數(shù)量方面都越來越多，并且逐漸趨于系統(tǒng)性，對管理的時效性也在不斷地強化。從責(zé)任范圍來說，傳統(tǒng)的檔案管理工作僅僅針對政府工作進(jìn)行，當(dāng)前的檔案管理工作已經(jīng)在向人民群眾以及社會事業(yè)方向發(fā)展。最后是全面發(fā)展理念。檔案管理工作的發(fā)展需要從社會各項事業(yè)的發(fā)展進(jìn)行展開，不能依舊沿用以往的資源建設(shè)方式，只針對政府行政管理工作進(jìn)行。工作對象也有所改變，傳統(tǒng)的檔案管理工作面向的是政府工作人員，而目前的檔案管理的發(fā)展，則是面向人民群眾。
2 當(dāng)前公共管理視閾下檔案服務(wù)社會化中存在的問題
2.1檔案管理部門沒有完善的監(jiān)督機制
就檔案管理工作而言，對于部門工作的監(jiān)督，僅僅依靠內(nèi)部的監(jiān)督工作，沒有辦法達(dá)到預(yù)期的效果，通過公民對其進(jìn)行監(jiān)督，更能使監(jiān)督的效力得到有效的發(fā)揮。但是在實際的公民外部監(jiān)督工作中，公民私權(quán)往往會受到政府方面權(quán)力的壓制，甚至還會受到信息不對稱等因素的影響，這些因素都會對公民監(jiān)督檔案管理部門工作造成極大的影響。即使如此，也沒有相關(guān)的法律法規(guī)作為根據(jù)，公民根本沒有途徑對集體檔案以及公共檔案進(jìn)行了解，外部監(jiān)督工作的進(jìn)行也就成了無源之水、無本之木，這樣就會使檔案管理部門的管理水平難以得到有效的提升，并且懶于創(chuàng)新，同時也會對檔案管理服務(wù)水平的提升形成制約[3]。
2.2檔案管理工作沒有競爭性
從傳統(tǒng)的檔案管理到現(xiàn)代的檔案管理工作，檔案法中都有明確的規(guī)定，不同級別的各種檔案都需要檔案管理部門對其實施集中管理，這種情況下就導(dǎo)致檔案管理工作被相應(yīng)的公共部門完全壟斷，在市場上完全沒有競爭力。此外，因檔案管理工作本身的特點，公民只能選擇公共部門進(jìn)行檔案管理，這樣就進(jìn)一步使公共部門的檔案管理的壟斷地位得到了鞏固。隨之而來的就是工作效率的低下以及對資源的浪費問題，由此就可以看出，檔案管理工作的社會化如果不能得到有效的突破，那么其社會化的發(fā)展就很難得到提高。
2.3檔案服務(wù)現(xiàn)代化程度不夠
隨著當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展突飛猛進(jìn)，各個行業(yè)在發(fā)展的過程中，都逐漸應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，充分實現(xiàn)了行業(yè)的現(xiàn)代化。檔案管理工作本身涉及的信息就比較多，同時管理工作的環(huán)節(jié)也比較多，這種情況下就更需要通過信息化，實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理模式，這樣才能有效地提高檔案管理部門的工作效率以及服務(wù)的質(zhì)量。但是從目前檔案管理部門的現(xiàn)狀而言，許多比較落后的地區(qū)由于信息化水平本身就比較低下，技術(shù)人員數(shù)量少，技術(shù)水平普遍低下，同時資金方面比較匱乏，這些因素都在很大程度上影響了信息化檔案服務(wù)的實現(xiàn)，相關(guān)的管理部門不能利用先進(jìn)的手段進(jìn)行檔案管理，很難滿足人們對檔案管理工作需求的不斷提升。一些地區(qū)相對比較發(fā)達(dá)，已經(jīng)在檔案管理工作中實現(xiàn)了現(xiàn)代化，但是在實際的操作中，往往又存在系統(tǒng)和實際工作相脫節(jié)的問題，達(dá)不到檔案管理的相關(guān)要求，與全過程控制管理的需要根本不能適應(yīng)，在建立檔案管理系統(tǒng)的時候，由于沒有正確的認(rèn)識檔案管理工作，所以相關(guān)部門不能及時地對檔案進(jìn)行歸檔，沒有認(rèn)識到檔案管理工作的根本目的在于更好地為人們提供檔案服務(wù)。就檔案管理的發(fā)展而言，在未來的檔案工作發(fā)展中，信息共享是最終的發(fā)展趨勢，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)完全不能滿足當(dāng)前社會的需要[4]。同時，軟件開發(fā)方面因素也是制約檔案信息價值有效的發(fā)揮的重要因素。
3 對目前公共管理視閾下檔案服務(wù)社會化中存在問題的解決方案
3.1有效的實現(xiàn)對檔案資源的利用
為了更好地實現(xiàn)對檔案資源利用率的提升，可以通過建立檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行，當(dāng)然在建立數(shù)據(jù)庫方便工作，實現(xiàn)對紙質(zhì)檔案保護(hù)的同時，還需要加強對檔案數(shù)據(jù)庫的保護(hù)，這樣才能在保證檔案信息安全的前提下，使檔案管理部門的工作效率得到有效的提高。在實際的工作中，檔案管理部門的工作人員需要強化對檔案安全管理的責(zé)任意識，工作人員必須明確檔案法中的相關(guān)準(zhǔn)則，并且在實際的工作中保證按照相關(guān)的準(zhǔn)則進(jìn)行操作，如果出現(xiàn)檔案泄密以及丟失的情況，必須追究相關(guān)工作人員的法律責(zé)任。對于已經(jīng)掃描過的數(shù)據(jù)禁止與外網(wǎng)進(jìn)行連接，尤其是一些秘密文件，不能進(jìn)行再次掃描或者進(jìn)行相關(guān)的處理。其次，在實際的工作中，要定期對檔案工作的相關(guān)計算機進(jìn)行安全殺毒，以防病毒的侵入，條件允許的情況下，可以將檔案進(jìn)行異地備份，通過這種方式，能夠有效地實現(xiàn)對檔案的共享以及安全管理。最后，檔案管理人員應(yīng)該明確，在實際的工作中，不能私自將檔案信息進(jìn)行抄錄、復(fù)制以及其他方式將數(shù)據(jù)信息進(jìn)行傳輸。
3.2開放機制的建立
檔案管理工作的開放機制主要是指將檔案管理工作本身進(jìn)行開放。從檔案管理工作的發(fā)展而言，一直以來，在服務(wù)形式以及資源建設(shè)方面上都沒有明顯的發(fā)展，之所以出現(xiàn)這種情況，主要是由于檔案管理工作本身的封閉性。鑒于這種情況，檔案管理人員應(yīng)該在實際的工作中，積極將檔案管理工作實現(xiàn)開放機制，通過這種方式能夠使檔案管理在實際工作中面臨的問題得到有效的解決，同時也能將檔案管理工作與社會發(fā)展進(jìn)行有機的融合，對檔案管理部門與社會實現(xiàn)同步發(fā)展有積極的促進(jìn)作用，將檔案管理工作與社會發(fā)展融合以后，有利于打破以往檔案管理工作在形式和思維上的羈絆，不斷地對工作方式以及形式進(jìn)行完善，為檔案管理工作的發(fā)展提供動力。
3.3互動機制在檔案管理工作中的應(yīng)用
檔案管理部門互動機制的形成，主要需要社會各個部門以及使用者通過有效的交流和溝通，將檔案管理活動融入到社會的運行之中。以往的檔案管理部門和社會其他部門的聯(lián)系僅僅是基于檔案的接收以及傳遞，這種形式幾乎很難實現(xiàn)對社會性事業(yè)的發(fā)展，從當(dāng)前社會的發(fā)展理念出發(fā)，檔案管理人員應(yīng)該充分地認(rèn)識到自身所承擔(dān)的社會責(zé)任，這樣才能在實際的工作中確保從社會發(fā)展的角度出發(fā)，實現(xiàn)自身的工作價值。此外，通過檔案管理部門和社會其他部門之間的溝通和交流，讓大家認(rèn)識到檔案管理的社會責(zé)任，這樣就有利于打破以往檔案管理工作的封閉性和局限性，促使所有的檔案管理工作人員能夠從社會發(fā)展的整體對檔案管理有一個新的認(rèn)識，更加認(rèn)識到自身所擔(dān)負(fù)的責(zé)任，對推動檔案管理工作服務(wù)制度的完善有很大的促進(jìn)作用。
3.4實現(xiàn)以人為本的檔案管理模式
以往的檔案管理工作之所以存在滯后性，主要的原因在于缺乏人民的參與，鑒于這一點，在實際的檔案管理工作中，應(yīng)該實行以人為本的檔案管理模式，為公眾提供公開、公平的服務(wù)，同時采取一定的方式，積極地鼓勵公眾參與到檔案管理工作中去[5]。廣大人民群眾作為檔案管理工作的服務(wù)對象，檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量需要由相關(guān)的人民進(jìn)行評價，在具體工作中需要進(jìn)行完善和提高的地方也需要征求廣大人民的意見，通過這種方式，能夠使檔案管理部門的工作質(zhì)量以及服務(wù)水平得到有效的提升。所以，在實際的工作中，應(yīng)該實現(xiàn)以人為本的檔案管理機制，提高檔案管理的公開性以及公平性，真正實現(xiàn)從群眾的需求出發(fā)。
4 結(jié)語
綜上所述，在當(dāng)前公共服務(wù)社會化的不斷發(fā)展中，從公共管理的角度討論檔案管理服務(wù)社會化，主要是為了更好地促進(jìn)檔案管理工作實現(xiàn)與當(dāng)前社會的共同發(fā)展，促進(jìn)檔案管理工作的不斷創(chuàng)新，及時的改變以往的管理理念以及管理方式，使社會各個部門進(jìn)行協(xié)同合作，形成良好的外部關(guān)系，能夠為檔案管理工作的改進(jìn)提供動力，促進(jìn)其更好的為人們提供服務(wù)。
參考文獻(xiàn):
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[3]商桂君.信息時代高校檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新[J].赤峰學(xué)院學(xué)報（自然科學(xué)版）,2016(10):153-154.
[4]張坤.探析檔案管理的發(fā)展趨勢——檔案管理的信息化[J].求知導(dǎo)刊,2017(5):93-94.
[5]向小英.淺析信息公開背景下國土檔案管理工作[J].檔案時空,2017(4):40-41.
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