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關(guān)于基層工會(huì)檔案管理的論文
基層工會(huì)檔案是各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案的一個(gè)重要組成部分。基層工會(huì)檔案工作是對(duì)工會(huì)組織發(fā)展歷史軌跡的體現(xiàn)，也是對(duì)工會(huì)組織自身形象和價(jià)值觀追求的重要反映，對(duì)進(jìn)一步促進(jìn)工會(huì)工作的發(fā)展具有十分重要的借鑒和參考價(jià)值。當(dāng)前，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和新科學(xué)技術(shù)的不斷應(yīng)用，我國(guó)社會(huì)的現(xiàn)代化水平不斷提高，基層工會(huì)中的傳統(tǒng)檔案管理方法已不能滿足工作的實(shí)際需要，因此， 工會(huì)檔案管理工作必須實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、以適應(yīng)工會(huì)事業(yè)和信息化社會(huì)的發(fā)展。
基層工會(huì)檔案管理現(xiàn)代化不僅涉及新的技術(shù)裝備、新的技術(shù)手段的運(yùn)用，而且涉及檔案事業(yè)管理思想、管理方法的現(xiàn)代化問(wèn)題，涉及檔案干部隊(duì)伍素質(zhì)的現(xiàn)代化以及檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化等諸多問(wèn)題�？梢哉f(shuō)，基層工會(huì)檔案管理的現(xiàn)代化關(guān)系到整個(gè)工會(huì)檔案工作的方方面面，其基本內(nèi)容包括以下幾方面：
（一）基層工會(huì)檔案工作管理技術(shù)手段的現(xiàn)代化
檔案管理工作的實(shí)質(zhì)是文獻(xiàn)信息的處理開(kāi)發(fā)工作。要建立一個(gè)現(xiàn)代化的基層工會(huì)檔案文獻(xiàn)信息處理系統(tǒng)，關(guān)鍵要解決檔案信息的收集、整理、鑒定、保管、檢索與利用服務(wù)等的現(xiàn)代化，所以電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、縮微復(fù)制及其他聲像技術(shù)的運(yùn)用尤為重要。
1、電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用對(duì)整個(gè)社會(huì)產(chǎn)生了巨大影響。檔案工作運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)可以說(shuō)是一次重大的技術(shù)革命。計(jì)算機(jī)技術(shù)在基層工會(huì)檔案管理工作中具有十分廣泛的用途，其前景十分誘人。
2、縮微復(fù)制技術(shù)的運(yùn)用。在檔案工作中運(yùn)用縮微復(fù)制技術(shù)主要是解決檔案實(shí)體的保管和貯存問(wèn)題。隨著縮微技術(shù)的發(fā)展，其存貯密度越來(lái)越大，而且規(guī)格統(tǒng)一，記錄檔案原文準(zhǔn)確，檢索方便，且價(jià)格比較便宜。
3、激光光盤(pán)技術(shù)的運(yùn)用。激光光盤(pán)系統(tǒng)是比縮微復(fù)制技術(shù)更加先進(jìn)的現(xiàn)代化存貯手段，比計(jì)算機(jī)磁盤(pán)的存貯量也大得多。每張5英寸光盤(pán)可存貯2萬(wàn)頁(yè)a4紙文件。通過(guò)激光束讀、寫(xiě)的檔案信息，存貯在光盤(pán)中，不僅便于保存，而且可以與計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)高速檢索。
4、靜電復(fù)印技術(shù)的運(yùn)用。靜電復(fù)印技術(shù)是電攝影方法的一種。將光敏半導(dǎo)體附著在適當(dāng)?shù)幕w上制成感光版，經(jīng)過(guò)充電曝光，在感光版表面形成電荷潛影，再經(jīng)過(guò)顯影定影取得復(fù)印副本。其特點(diǎn)是操作簡(jiǎn)便，應(yīng)用范圍廣，圖像耐久性強(qiáng)，在基層工會(huì)檔案工作中的運(yùn)用相當(dāng)普遍。
5、聲像技術(shù)的運(yùn)用。錄音、錄像、攝影等技術(shù)，在基層工會(huì)檔案工作現(xiàn)代化進(jìn)程中也占有一定的地位，具有獨(dú)特的作用。
（二）基層工會(huì)檔案工作組織管理現(xiàn)代化
檔案工作從本質(zhì)上看是一項(xiàng)管理工作，不僅要管理檔案，也要管理檔案機(jī)構(gòu)。檔案管理人員只有運(yùn)用科學(xué)的思想、方法對(duì)檔案工作進(jìn)行組織管理，才能達(dá)到檔案工作的目標(biāo)。
1、加強(qiáng)管理思想的現(xiàn)代化。檔案管理人員，尤其是組織領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)根據(jù)社會(huì)發(fā)展和基層工會(huì)檔案工作的實(shí)踐，從指導(dǎo)思想上認(rèn)識(shí)檔案管理現(xiàn)代化的重要意義，拋棄傳統(tǒng)管理中不科學(xué)、不合理的因素，代之以科學(xué)的組織管理思想。
2、注意管理方法的科學(xué)化。積極采用現(xiàn)代管理方法的優(yōu)秀成果，改變單純以行政手段進(jìn)行管理的做法。在管理方法中把經(jīng)濟(jì)方法、法律方法、社會(huì)心理方法、政治教育方法等有機(jī)結(jié)合起來(lái)。
3、 強(qiáng)化組織機(jī)制，提高組織管理效率。應(yīng)根據(jù)基層工會(huì)檔案工作實(shí)際，按照科學(xué)的組織理論對(duì)檔案組織的體制、設(shè)置原則、內(nèi)部機(jī)構(gòu)、人員編制、運(yùn)轉(zhuǎn)程序、決策過(guò)程等進(jìn)行有效管理，通過(guò)必要的措施和手段保證組織機(jī)構(gòu)的效率，充分發(fā)揮檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
（三）基層工會(huì)檔案干部隊(duì)伍的知識(shí)化
在基層工會(huì)檔案工作現(xiàn)代化進(jìn)程中，現(xiàn)代化的設(shè)備、現(xiàn)代化的技術(shù)方法都需要具備現(xiàn)代化思想的人去掌握運(yùn)用。就目前的狀況來(lái)看，在基層檔案工作技術(shù)裝備上實(shí)現(xiàn)全面的現(xiàn)代化仍是比較困難的，而且即使裝備現(xiàn)代化了，以目前工會(huì)檔案干部隊(duì)伍的知識(shí)素質(zhì)也不能充分發(fā)揮其作用。國(guó)內(nèi)一些檔案部門(mén)的現(xiàn)代化裝備沒(méi)有充分發(fā)揮作用，甚至被閑置起來(lái)，其關(guān)鍵是人員素質(zhì)問(wèn)題。所以，建設(shè)一支具有較高知識(shí)素質(zhì)的檔案干部隊(duì)伍是基層檔案工作現(xiàn)代化的根本保證，否則，現(xiàn)代化將無(wú)從談起。
�。ㄒ唬n案管理現(xiàn)代化意識(shí)淡薄
檔案管理現(xiàn)代的首要內(nèi)容是管理思想的現(xiàn)代化。由于工會(huì)的工作性質(zhì)，很多領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為工會(huì)的工作就是慰問(wèn)、發(fā)放福利以及舉辦文體活動(dòng)，和單位的發(fā)展以及效益的提升沒(méi)有太大關(guān)系，所以對(duì)工會(huì)檔案管理工作沒(méi)有充足的認(rèn)識(shí)，在工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)資料收集不全以及保管不善的問(wèn)題使得一些現(xiàn)有工會(huì)資料沒(méi)有實(shí)現(xiàn)其真正的利用價(jià)值。多年來(lái)，檔案管理現(xiàn)代化是人們探討的熱門(mén)話題，但由于檔案意識(shí)薄弱，大多數(shù)單位也僅僅是把它停留在話題上，由此出現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)不重視，資金投入不足，設(shè)備陳舊落后，對(duì)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題缺乏深入研究和具體解決方法等若干問(wèn)題，嚴(yán)重影響了檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。
�。ǘn案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)亟待提高
檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)容和核心就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用。這就要求基層檔案工作人員不僅具備圖書(shū)、情報(bào)、檔案學(xué)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還需具備現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力和信息加工處理能力等。但是，當(dāng)前，很多基層工會(huì)干部變動(dòng)頻繁，加上大部分檔案管理人員身兼數(shù)職，不能將全部精力投入到檔案工作。一些工會(huì)組織的檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，基本業(yè)務(wù)水平和能力低，很多時(shí)候只是在檔案管理工作中應(yīng)付；有的甚至沒(méi)有配備專(zhuān)職負(fù)責(zé)檔案管理的干部，致使工會(huì)工作的信息資料白白流失。上述這些將成為制約基層工會(huì)檔案管理現(xiàn)代化的瓶頸問(wèn)題。所以，加快培養(yǎng)和造就一批信息化建設(shè)的管理型、技術(shù)型和復(fù)合型人才是當(dāng)前工會(huì)檔案管理工作的當(dāng)務(wù)之急。
�。ㄈn案管理工作不規(guī)范
這主要表現(xiàn)在：
第一，檔案管理相關(guān)制度不完善，沒(méi)有對(duì)資料進(jìn)行妥善保管。很多基層工會(huì)對(duì)檔案的收集、歸檔、保管以及借閱等方面建立完善的制度，檔案管理人員缺少相應(yīng)的責(zé)任心，資料收集不健全，沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行整理，有些工會(huì)組織檔案保管條件比較差，時(shí)間久了檔案資料就找不到了，資料丟棄現(xiàn)象十分嚴(yán)重。
第二，執(zhí)行制度不嚴(yán)格，組卷混亂現(xiàn)象嚴(yán)重。有些檔案管理人員并沒(méi)有按照相關(guān)要求對(duì)文件進(jìn)行歸納，大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重，沒(méi)有進(jìn)行簡(jiǎn)單的分類(lèi)，甚至把各種資料混在了一起。上述現(xiàn)象不僅影響了工會(huì)組織的形象，也制約了工會(huì)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。
（四）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施薄弱
由于經(jīng)濟(jì)條件的限制，部分工會(huì)檔案部門(mén)不能在檔案管理現(xiàn)代化方面投入足夠的資金，使得在檔案管理軟硬件配備和基礎(chǔ)設(shè)施上，大多采取因陋就簡(jiǎn)、因地制宜的原則。很多工會(huì)因?yàn)檗k公條以及經(jīng)費(fèi)的限制，沒(méi)有建立專(zhuān)門(mén)的檔案室，而是和工會(huì)辦公室在一起，辦公、閱檔、保管為一室。這樣不僅不能正常辦公，還會(huì)對(duì)檔案管理造成影響。
�。ㄒ唬└掠^念，增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)
在實(shí)現(xiàn)基層工會(huì)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中，首先要提高領(lǐng)導(dǎo)干部的現(xiàn)代化認(rèn)識(shí)，他們掌握著地區(qū)或單位檔案工作現(xiàn)代化的命運(yùn)和前途。其次基層工會(huì)檔案管理人員也要牢固樹(shù)立依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念，建立與時(shí)代同步的檔案意識(shí)，克服對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的片面認(rèn)識(shí)，切實(shí)轉(zhuǎn)變對(duì)檔案重管理輕利用、等客上門(mén)、封閉保守等思想觀念，實(shí)現(xiàn)檔案管理的被動(dòng)式服務(wù)為主動(dòng)式服務(wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)化為開(kāi)放式服務(wù)，進(jìn)而有計(jì)劃、有步驟、積極而穩(wěn)妥地開(kāi)展基層工會(huì)檔案現(xiàn)代化建設(shè)。
（二）加強(qiáng)基層工會(huì)檔案人員的培養(yǎng)，提高業(yè)務(wù)能力
要牢固樹(shù)立人才資源是第一資源的思想，抓好基層工會(huì)檔案人才的培養(yǎng)，不斷提高檔案人員的自身素質(zhì)，以人力資源開(kāi)發(fā)推動(dòng)工會(huì)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程。首先要提高工會(huì)檔案人員的基礎(chǔ)素質(zhì)，樹(shù)立標(biāo)準(zhǔn)意識(shí)。其次加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用能力的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)與檔案信息化相關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)、現(xiàn)代管理知識(shí)、外語(yǔ)知識(shí)等，從理論和實(shí)踐上認(rèn)真解決檔案專(zhuān)業(yè)與各種現(xiàn)代化管理專(zhuān)業(yè)相結(jié)合的問(wèn)題，提高工會(huì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，以滿足基層工會(huì)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的需要。
（三）加強(qiáng)工會(huì)檔案管理制度建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化、規(guī)范化與科學(xué)化
工會(huì)檔案管理制度是工會(huì)檔案管理現(xiàn)代化的制度保證。第一，建立健全工會(huì)檔案管理相關(guān)規(guī)章制度，主要包括：制定歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔實(shí)施等辦法；制定檔案資料保管期限和借閱等方面的規(guī)章制度；制定各級(jí)工會(huì)檔案資料收集、管理細(xì)則和呈報(bào)要求；制定工會(huì)檔案管理人員崗位職責(zé)；制定檔案管理人員基本素質(zhì)能力要求等。第二，對(duì)工會(huì)檔案工作的相關(guān)程序進(jìn)行嚴(yán)格管理，，確保檔案收集、匯總和歸檔工作的順利開(kāi)展，同時(shí)還要定期對(duì)這一工作做好檢查、指導(dǎo)和督促，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題就要及時(shí)解決，是制度真正成為工會(huì)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的制度保證。第三，建立工會(huì)檔案管理工作的相關(guān)考核機(jī)制，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，推動(dòng)工會(huì)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化與科學(xué)化。
�。ㄋ模┘涌燔浻布O(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)技術(shù)和裝備的現(xiàn)代化
這是實(shí)現(xiàn)基層工會(huì)檔案管理現(xiàn)代化的物質(zhì)基礎(chǔ)和保障。要加強(qiáng)工會(huì)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，首先就要加強(qiáng)軟硬件建設(shè)，尤其是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大資金投入的力度，及時(shí)配備計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤(pán)刻錄儀、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，提高計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術(shù)在工會(huì)檔案管理中的作用，加速實(shí)用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。其次，要建設(shè)和完善局域網(wǎng)，特別是單位內(nèi)網(wǎng)，使各項(xiàng)工作都實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，這將大大加快工會(huì)檔案管理的規(guī)范化和信息化，實(shí)現(xiàn)檔案資源、服務(wù)對(duì)象與需求的擴(kuò)大化。
總之，基層工會(huì)檔案管理現(xiàn)代化是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，對(duì)工會(huì)工作的開(kāi)展有著極為重要的作用，需要充分調(diào)動(dòng)各方面的積極性，相互配合，共同努力，使工會(huì)檔案管理工作形成一個(gè)科學(xué)、規(guī)范、合理的現(xiàn)代化管理體系，真正實(shí)現(xiàn)工會(huì)檔案管理的智能化、自動(dòng)化，提高工會(huì)檔案管理的整體水平，推動(dòng)工會(huì)檔案工作的持續(xù)發(fā)展，使之更好地為經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
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