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高校學(xué)生檔案的價值探析管理學(xué)論文
摘要:隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的日臻完善和高等教育改革的不斷深化，“以學(xué)生為本”的辦學(xué)理念和“服務(wù)學(xué)生”的觀念越來越深入人心，高校學(xué)生檔案工作越來越受關(guān)注。探析高校學(xué)生檔案對學(xué)生及學(xué)校、對國家及社會的重要價值，對進一步做好高校學(xué)生檔案工作，加強高校檔案資源建設(shè)，推動高校檔案工作的全面發(fā)展有著重要的現(xiàn)實意義。
關(guān)鍵詞:高校學(xué)生檔案;高校檔案;價值
2008年，教育部和國家檔案局聯(lián)合制定并頒布實施了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，在第三章第十五條文件材料的歸檔范圍中增設(shè)了學(xué)生類檔案，把學(xué)生類檔案與高校黨群、行政、教學(xué)、科研、基建等各門類檔案融為一體，納入到高校檔案十一大類實體檔案管理體系之中，確立了高校學(xué)生檔案的新地位，彰顯了高校學(xué)生檔案的重要性和社會性。探析高校學(xué)生檔案對學(xué)生及學(xué)校、對國家及社會的重要價值，以期進一步做好高校學(xué)生檔案工作，加強高校檔案資源建設(shè)及整合，推動高校檔案工作的全面發(fā)展。
一、作為人事檔案不可或缺的組成部分，對學(xué)生個人的發(fā)展有著重要價值
高校學(xué)生檔案是國家人事檔案的組成部分。在我國，大多數(shù)人事檔案都是從學(xué)生時代開始記載的，學(xué)生檔案實際上是人事檔案的一個屬類[1]。一般來說，人的一生大體可分為三個階段，即求學(xué)階段、工作階段與離退休階段。而求學(xué)階段又可以劃分為中小學(xué)、大學(xué)與研究生教育階段等。大學(xué)教育階段是人生中的一個重要階段，學(xué)生檔案所記載的內(nèi)容，集中反映了學(xué)生個人在校期間的德、智、體、美等諸方面的表現(xiàn)，對了解學(xué)生個人的全部歷史和整體表現(xiàn)具有重要價值。對多數(shù)學(xué)生來說，大學(xué)畢業(yè)后將直接步入社會，學(xué)生檔案中大學(xué)教育階段的這些記錄就成了他們學(xué)生時代的總結(jié)，成了他們一生轉(zhuǎn)折時期的校誌。在他們進入社會自食其力之時，大學(xué)教育階段的記錄必將成為他們?nèi)松囊粋�有力參照，并為他們今后更好地參與社會實踐提供著有利條件。他們一旦被社會錄用，每一次的工作變動、調(diào)資、提干、晉升、考核等，內(nèi)查檔案都是必然的程序，高校學(xué)生檔案將伴隨學(xué)生本人一生，成為整個人事檔案不可缺少的重要組成部分。
二、作為增進校友與學(xué)校聯(lián)絡(luò)的橋梁，對促進學(xué)校的發(fā)展有著重要價值
高等學(xué)校源源不斷地為國家和社會培養(yǎng)并輸送人才，學(xué)生檔案因?qū)W生就業(yè)而流動到學(xué)生各自的用人單位，為學(xué)生就業(yè)以及各級組織對學(xué)生的選拔、任用、考核等發(fā)揮著應(yīng)有的作用。與此同時，學(xué)生在校期間的很多檔案材料，學(xué)校都將永久或長期保存，如:學(xué)生入學(xué)登記表、招生錄取名冊、學(xué)生學(xué)籍表、成績表、學(xué)生獎懲材料、各類比賽競賽等獲獎材料，等等。很多校友為利用這些檔案材料而回到母校，他們看到自己當(dāng)年在校的檔案材料時，無不備感親切并感恩母校。此時的檔案材料，凝結(jié)了學(xué)生與母校的情感，必將進一步增進校友與母校的聯(lián)絡(luò)。2005年，連戰(zhàn)夫婦訪問大陸，到北大演講時，當(dāng)他接過北大檔案館贈送的其母親在北大學(xué)習(xí)時的學(xué)籍檔案復(fù)制件時，激動不已。聽到連戰(zhàn)先生演講時所說“看到斯草、斯木、斯事、斯人，想到我母親在這兒年輕的歲月，在這個校園接受教育、進修、成長，心里面實在是非常親切”。充分利用高校學(xué)生檔案為校友服務(wù)，充分挖掘校友潛力，必將有利于學(xué)校的發(fā)展。
三、作為學(xué)校的“產(chǎn)品說明書”，對宣傳和提高學(xué)校知名度有著重要價值
高校學(xué)生檔案是以學(xué)生個人為單元建檔，高校學(xué)生檔案就是人才信息庫，是有關(guān)部門了解和使用學(xué)生的重要依據(jù)。如果說學(xué)生是學(xué)校在社會主義市場經(jīng)濟條件下打造出來的“產(chǎn)品”，那么學(xué)生檔案可以說就是“產(chǎn)品說明書”[2]。人們通常需要通過“產(chǎn)品說明書”來了解“產(chǎn)品”本身及其生產(chǎn)單位。高校學(xué)生畢業(yè)以后，學(xué)生檔案流向各自的用人單位，開始接受社會的考核和評價，特別是很多單位會同時錄用多個畢業(yè)生，從而接收多個學(xué)校畢業(yè)生檔案，他們在審查不同學(xué)校的學(xué)生檔案時肯定會有所比較，不同學(xué)校檔案質(zhì)量水平的高低由此而顯現(xiàn)出來。高質(zhì)量的學(xué)生檔案既注重學(xué)生校內(nèi)表現(xiàn)的記錄，更注重學(xué)生校外實踐的寫實，全面系統(tǒng)的把畢業(yè)生的綜合素質(zhì)展現(xiàn)給用人單位，不僅為用人單位招聘到優(yōu)秀人才提供詳實的依據(jù)，也折射了學(xué)校的教育管理水平，育人理念和育人能力，從而起到宣傳學(xué)校的作用，形成了對學(xué)校的社會認(rèn)可。因此，學(xué)生是學(xué)校的“名片”[3]，而學(xué)生檔案就是宣傳和提高學(xué)校知名度的“廣告牌”。
四、作為社會選人用人的依據(jù)，對用人單位提高選拔人才的精準(zhǔn)度有著重要價值
隨著我國改革開放的不斷深入，我國大學(xué)生就業(yè)制度也發(fā)生了重大變革，大批的畢業(yè)生進入人才市場，經(jīng)受著市場的考驗。在人才市場上，用人單位在關(guān)注畢業(yè)生自身言談舉止的同時，更加注重其在校期間的各方面表現(xiàn)及能力等內(nèi)在素質(zhì)。而畢業(yè)生為用人單位提供的簡歷材料，并不是其個人的全面信息，不能全面反映畢業(yè)生的綜合素質(zhì)，其準(zhǔn)確度和可信度也不高，往往不能真實了解高校畢業(yè)生的基本狀況和全面素質(zhì)，有的相離甚遠(yuǎn)。高校畢業(yè)生檔案，可以為用人單位提供畢業(yè)生在高校階段更為全面的歷史信息，尤其是在良好的、規(guī)范的、嚴(yán)肅的檔案管理中建立的高校畢業(yè)生檔案，其中的各種材料真實全面地反映了學(xué)生在高等教育階段的政治思想、知識智力、道德品質(zhì)、行為特點等多方面的綜合素質(zhì)，這些素質(zhì)是用人單位判斷畢業(yè)生是否是本單位所需的人才或是具有某種可培養(yǎng)潛力的人才的依據(jù)。同時，嚴(yán)肅的高校學(xué)生檔案具有較高的可信度，從而成為用人單位準(zhǔn)確有效地選拔人才的重要依據(jù)。
五、作為學(xué)校教書育人的典型素材，對加強學(xué)校教育教學(xué)管理有著重要價值
高校學(xué)生檔案是學(xué)校的寶貴財富，它記錄現(xiàn)實、證明歷史、昭示未來，具有多方面的價值。很多檔案材料可以作為學(xué)校教書育人的典型素材，為學(xué)校教育教學(xué)管理提供資料，積累經(jīng)驗。
(一)優(yōu)秀畢業(yè)生的成功案例，可以激勵大學(xué)生不斷進取
美國哈佛商學(xué)院成功地使用“案例教學(xué)法”，取得了舉世矚目的成就，在世界500強企業(yè)中三分之二的領(lǐng)導(dǎo)是哈佛商學(xué)院的畢業(yè)生[4]。我國的高等教育既要為各行各業(yè)培養(yǎng)領(lǐng)導(dǎo)，更要為社會培養(yǎng)良好的建設(shè)者、合作者，培養(yǎng)具有良好素質(zhì)的社會公民。為此，我們可以匯編優(yōu)秀畢業(yè)生的成功案例材料，激勵在校大學(xué)生不斷進取。如將省級以上三好學(xué)生材料、優(yōu)秀學(xué)生干部材料等匯編成冊，將畢業(yè)后在工作崗位上表現(xiàn)優(yōu)秀的畢業(yè)生的工作案例匯編成冊，搜集大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)材料匯編成冊，并利用校園網(wǎng)、宣傳欄等進行展覽宣傳，讓在校生不僅吸取優(yōu)秀畢業(yè)生成功經(jīng)驗，同時，也學(xué)習(xí)畢業(yè)生們優(yōu)秀的品德和高尚的人格與價值追求，從而激勵大學(xué)生不斷進取。
(二)問題學(xué)生的檔案記錄，可以警示大學(xué)生改進提高學(xué)生所犯的較重大錯誤
材料需要裝入學(xué)生個人檔案，這是一個公開的過程，學(xué)生管理者和學(xué)生本人都比較清楚。因此，學(xué)�？梢猿浞掷锰幏植牧先霗n這一事實來教育學(xué)生，使學(xué)生認(rèn)識到所犯錯誤的嚴(yán)重后果，警示學(xué)生不斷改進，以達到教育學(xué)生的目的，鞭策學(xué)生為自己的將來續(xù)寫好自己的檔案。同時，通過這一過程，還可以進一步向?qū)W生宣傳檔案法律法規(guī)，提高學(xué)生的檔案意識，認(rèn)識檔案對學(xué)生畢業(yè)就業(yè)的重要價值，從而提高檔案對學(xué)生的教育意義。
(三)分析學(xué)生檔案基本數(shù)據(jù)，可以為學(xué)生管理工作提供資料
從招生錄取開始，學(xué)生檔案都以學(xué)生個人為單元，重新分類入檔。整理時，檔案人員可以對學(xué)生的愛好特長、中學(xué)階段的學(xué)習(xí)情況、體檢表及獎懲記錄等情況，利用數(shù)字化處理系統(tǒng)，對學(xué)生信息進行歸納、分析，生成一份綜合性的初始檔案，并將數(shù)據(jù)提供給班主任、輔導(dǎo)員以及分管學(xué)生工作的領(lǐng)導(dǎo)，必將有利于學(xué)生管理人員，根據(jù)學(xué)生檔案所反映的具體情況，更好地制定并調(diào)整有關(guān)學(xué)生工作的方針政策，從而更有針對性地開展工作。如對那些特長生或新生骨干，可根據(jù)本人原來表現(xiàn)繼續(xù)為其提供鍛煉機會，使其在各類活動中充分發(fā)揮特長，以有利于保證新生剛?cè)雽W(xué)時各項活動的順利開展，也有利于對學(xué)生中各類骨干的延續(xù)培養(yǎng);對貧困生、特困生情況進行分析匯總，可以為學(xué)校統(tǒng)籌申請助學(xué)貸款、為學(xué)生減免學(xué)費及學(xué)生申請勤工助學(xué)崗位等提供參考資料。
(四)分析學(xué)生在校期間的檔案信息，可以為教學(xué)管理工作積累經(jīng)驗
大學(xué)生在校期間形成的很多檔案材料，特別是學(xué)生學(xué)籍材料信息，如:學(xué)生獎勵材料、學(xué)生懲處材料、學(xué)生成績材料、休學(xué)、退學(xué)、留級、升級、轉(zhuǎn)專業(yè)等學(xué)籍變更材料，學(xué)校在教學(xué)及學(xué)生管理中若能充分利用，可起到一定的參謀作用。學(xué)生管理部門對學(xué)生獎懲材料進行匯總，加強分析研究，可以發(fā)現(xiàn)學(xué)生的學(xué)風(fēng)動態(tài)，以便及時制定相應(yīng)的對策措施，對因上網(wǎng)、貪玩、厭學(xué)等導(dǎo)致成績下降的學(xué)生，有針對性地進行個別教育疏導(dǎo)，以利于他們更好地完成學(xué)業(yè)。教務(wù)管理部門將學(xué)生成績分門別類進行對比分析，與教師和學(xué)生交流探討，師生互動，有利于教學(xué)質(zhì)量的提高，為教學(xué)管理工作不斷積累經(jīng)驗。
六、結(jié)語
高校學(xué)生檔案表面上看處于靜止的狀態(tài)，但它潛移默化地影響著學(xué)校的發(fā)展，對學(xué)生、學(xué)校、國家、社會等具有重要的價值。作為高校檔案工作者，應(yīng)樹立“以學(xué)生為本”的理念，收集全面反映學(xué)生德智體美等多方面素質(zhì)的綜合檔案材料，挖掘?qū)W生檔案的價值潛能，為學(xué)校檔案工作的全面發(fā)展不懈努力。
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