項(xiàng)目工作計(jì)劃
項(xiàng)目的特殊性決定了項(xiàng)目中必然包含種種相互關(guān)聯(lián)的任務(wù)和不可預(yù)知的風(fēng)險(xiǎn)，所以項(xiàng)目的首要任務(wù)就是“計(jì)劃，計(jì)劃，計(jì)劃”。
項(xiàng)目計(jì)劃確定項(xiàng)目的范圍和實(shí)施路徑，其輸出結(jié)果是項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)，項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)包含項(xiàng)目WBS、項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃、任務(wù)分配表、項(xiàng)目里程碑的標(biāo)識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)標(biāo)識(shí)以及范圍變更管理流程。
一、制定項(xiàng)目計(jì)劃的步驟
１、明確目標(biāo)。
必須符合SMART原則，即目標(biāo)必須明確、可行、具體和可以度量。
２、制定項(xiàng)目工作范圍。
對(duì)照目標(biāo)，將需要完成的工作進(jìn)行分析和梳理，列出一份完成目標(biāo)所需要進(jìn)行的所有活動(dòng)一覽表，這就構(gòu)成了項(xiàng)目的工作范圍。
有兩種辦法：
◇對(duì)于較小的項(xiàng)目，利用“頭腦風(fēng)暴”。
◇對(duì)于稍大一些的項(xiàng)目，更好的方法是使用WBS來(lái)生成一份全面的清單。
�。场⒃陧�(xiàng)目組內(nèi)分配任務(wù)職責(zé)。
責(zé)任矩陣（ResponsibilityMatrix）是完成這一任務(wù)的最好選擇。
�。�、統(tǒng)籌規(guī)劃項(xiàng)目間活動(dòng)的關(guān)聯(lián)。
該步驟確定各項(xiàng)目活動(dòng)所需要的時(shí)間、人力、物力，明確各項(xiàng)活動(dòng)之間的先后邏輯關(guān)系，通常通過(guò)網(wǎng)絡(luò)圖工具來(lái)完成。
完成以上４個(gè)步驟后，項(xiàng)目經(jīng)理還可以為項(xiàng)目計(jì)劃添加一些支持性文檔以及備注等信息，所有這些信息將使得項(xiàng)目計(jì)劃成為項(xiàng)目的信息中心。
二、制定項(xiàng)目計(jì)劃的原則
�。�、不應(yīng)過(guò)分拘泥于細(xì)節(jié)，此階段的主要目的是制定出一份能夠獲得干系人批準(zhǔn)、總體結(jié)構(gòu)準(zhǔn)確且具有指導(dǎo)意義的項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)。計(jì)劃的完善是一項(xiàng)貫穿于整個(gè)項(xiàng)目生命周期的持續(xù)改進(jìn)過(guò)程。
２、短期計(jì)劃和長(zhǎng)期計(jì)劃相結(jié)合，短期計(jì)劃需要做出周密的規(guī)劃，長(zhǎng)期計(jì)劃只需要給出指導(dǎo)性規(guī)劃即可。
�。�、項(xiàng)目計(jì)劃的確定可以采用目標(biāo)管理法，強(qiáng)調(diào)上下交互來(lái)制定項(xiàng)目的目標(biāo)和任務(wù)，首先由項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)項(xiàng)目的章程把項(xiàng)目的整體計(jì)劃制定出來(lái)，然后由項(xiàng)目成員根據(jù)項(xiàng)目的整體計(jì)劃來(lái)指導(dǎo)個(gè)人任務(wù)的制定，通過(guò)協(xié)商式、小規(guī)模的群體討論來(lái)確定個(gè)人的任務(wù)。這種參與能夠增加團(tuán)隊(duì)成員的責(zé)任感，有利于項(xiàng)目工作的開(kāi)展。
不可忽視的重要信息：
�。�、組織架構(gòu)圖、各部門(mén)的職能、各關(guān)鍵部門(mén)的經(jīng)理和部分成員。項(xiàng)目經(jīng)理可以通過(guò)翻閱流程文件了解各個(gè)部門(mén)之間的業(yè)務(wù)依賴(lài)關(guān)系和配合方式。
�。�、歷時(shí)經(jīng)驗(yàn)。
�。场⒅萍s因素（包括成本制約，人力資源制約）。
�。�、項(xiàng)目實(shí)施中的假設(shè)信息。
項(xiàng)目干系人的要求在項(xiàng)目初期階段往往是模糊的，不同的干系人之間對(duì)項(xiàng)目的期望往往不盡相同甚至是相互矛盾的。作為項(xiàng)目經(jīng)理在制定項(xiàng)目計(jì)劃的時(shí)候要充分認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，從一開(kāi)始就要清晰地定義項(xiàng)目，并注意平衡不同的項(xiàng)目關(guān)鍵干系人之間的需求。制定的項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)一定要得到項(xiàng)目關(guān)鍵干系人的正式書(shū)面批準(zhǔn)。
三、項(xiàng)目計(jì)劃的工具－－工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）
WBS將項(xiàng)目的“交付物”自頂向下逐層分解到易于管理的若干元素，以此結(jié)構(gòu)化地組織和定義了項(xiàng)目的工作范圍。
工作細(xì)目（WORKITEM），工作包（WORKPACKAGE）
WBS的制定沒(méi)有固定的方法，但一般可以參考以下原則：
◇確保能把完成每個(gè)底層工作包的職責(zé)明確地賦予一個(gè)成員、一組成員或者一個(gè)組織單元，同時(shí)考慮盡量使一個(gè)工作細(xì)目容易讓具有相同技能的一類(lèi)人承擔(dān)。
◇根據(jù)８０小時(shí)的原則，工作包的時(shí)間跨度不要超過(guò)２周時(shí)間，否則會(huì)給項(xiàng)目控制帶來(lái)一些困難；同時(shí)控制的粒度不能太細(xì)，否則往往會(huì)影響項(xiàng)目成員的積極性。
◇可以將項(xiàng)目生命周期的各個(gè)階段做為第一層，將每個(gè)階段的交付物做為第二層。如果有的交付物組成復(fù)雜，則將交付物的組成元素放在第三曾。
◇分解時(shí)要考慮項(xiàng)目管理本身也是工作范圍的一部分，可以單獨(dú)做為一個(gè)細(xì)目�！髮�(duì)一些各個(gè)階段中都存在的共性工作可以提取出來(lái)，例如人員培訓(xùn)作為獨(dú)立的細(xì)目◇確保能夠進(jìn)行進(jìn)度和成本估算。
四、項(xiàng)目計(jì)劃的工具－－責(zé)任矩陣表
責(zé)任矩陣是以表格形式表示完成工作分解結(jié)構(gòu)中工作細(xì)目的個(gè)人責(zé)任方法。
從就餐座位看團(tuán)隊(duì)建設(shè)：
公司為員工提供兩頓正餐，但并沒(méi)有硬性規(guī)定每位員工的就餐座位，由大家自由搭配。有意思的是，時(shí)間長(zhǎng)了，每個(gè)人的座位就在無(wú)形中固定了下來(lái)，于是出現(xiàn)了以下幾種情況：當(dāng)出現(xiàn)同一個(gè)部門(mén)人員同桌時(shí)，是溝通和協(xié)調(diào)的最好時(shí)機(jī)，平時(shí)工作上無(wú)法處理的事情，可能在飯桌上就可輕易解決。有的時(shí)候，非正式溝通比正式溝通能更快達(dá)成共識(shí)；平時(shí)一些小矛盾，也可以借助飯桌上的輕松氣氛一一化解。但有一個(gè)缺陷就是始終拘束在一個(gè)小圈子內(nèi)，無(wú)法與其它部門(mén)同事進(jìn)行有效溝通，信息無(wú)法互通有無(wú)。
當(dāng)出現(xiàn)多部門(mén)人員同桌時(shí)，有兩種情況，一種是兩個(gè)部門(mén)人員同桌時(shí)，另一種是三個(gè)或三個(gè)以上部門(mén)人員同桌時(shí)。
兩個(gè)部門(mén)人員同桌時(shí)，如果是平時(shí)在工作上就已經(jīng)達(dá)成了良好合作伙伴關(guān)系的，這個(gè)時(shí)候是進(jìn)一步增進(jìn)感情的良機(jī)；如果是平時(shí)工作上有矛盾的，或者是態(tài)度觀點(diǎn)一直無(wú)法達(dá)成共識(shí)的，一種可能是利用工作之外的進(jìn)餐時(shí)間好好改善，促進(jìn)雙方的關(guān)系往好的方面發(fā)展；另一種可能就是繼續(xù)將矛盾激化，即使在飯桌上也寸步不讓。不過(guò)相信這種情況并比較少，畢竟坐在一張桌子上，還是能夠保持最起碼的禮貌的。但無(wú)法是哪種可能，這一桌的圈子已經(jīng)擴(kuò)大了一倍，了解到的信息也多了一倍。
出現(xiàn)三個(gè)或三個(gè)以上部門(mén)人員同桌這種情況時(shí)，一般每個(gè)部門(mén)人數(shù)都不多，甚至只有一個(gè)。這樣，相當(dāng)于每個(gè)人都是“孤膽英雄”，雖然部門(mén)最多，卻有可能得到的信息是最少的，或者是最片面的。或許每一個(gè)人都只是悶頭吃飯，或許說(shuō)些場(chǎng)面上的話(huà)互相應(yīng)酬一下，如果就一個(gè)話(huà)題談?wù)撈饋?lái)，恐怕各人有各人的理，攪了吃飯的興致。
在一個(gè)團(tuán)隊(duì)中，如果所有的團(tuán)隊(duì)成員的思維模式都是一樣的，那么他們一定能夠很平穩(wěn)、標(biāo)準(zhǔn)地完成任務(wù)；如果團(tuán)隊(duì)成員有多個(gè)思維模式，但每一個(gè)模式都與其它的模式有或多或少的沖突，如果最終不能達(dá)成共識(shí)的話(huà)，這個(gè)團(tuán)隊(duì)在無(wú)形中已經(jīng)解散了，根本無(wú)法完成任務(wù)；如果團(tuán)隊(duì)成員有多個(gè)思維模式，但是最終他們能夠意識(shí)到團(tuán)隊(duì)的最終目的，那么他們會(huì)將不同的思維模式按照需要進(jìn)行合理整合，用一種打破傳統(tǒng)的方法完成任務(wù)。相比之下，哪個(gè)更好呢？
我還注意到另外一個(gè)現(xiàn)象，當(dāng)有新人加入時(shí)，他可能會(huì)不小心坐錯(cuò)了他人的座位，這時(shí)可能有人會(huì)提醒他。
如果提醒的那個(gè)人是那個(gè)座位原來(lái)的主人，那么可以說(shuō)明，原主人是一個(gè)循規(guī)蹈矩的人，一個(gè)很認(rèn)真的人。這種人可以做一些原則性很強(qiáng)的工作，比如掌管公司各類(lèi)機(jī)密文件的機(jī)要人員；如果是財(cái)務(wù)人員的話(huà)，公司不用擔(dān)心賬目會(huì)出問(wèn)題；但是這類(lèi)人不適合需要團(tuán)隊(duì)合作的工作，因?yàn)樗痪邆浒菪摹?/p>
如果是另一個(gè)人提醒那位新人坐錯(cuò)了座位。那么可以這樣說(shuō)，現(xiàn)在這個(gè)團(tuán)隊(duì)已經(jīng)有了很強(qiáng)的凝聚力，每一個(gè)團(tuán)隊(duì)成員在他人眼里，都是獨(dú)一無(wú)二，不可替代的。
但在提醒之后，也會(huì)出現(xiàn)兩種情況，一種是提醒新人坐錯(cuò)了座位，然后大家擠出一個(gè)座位讓這位新人坐進(jìn)來(lái)，使其成為其中的一員。可以看出，這是一個(gè)活力十足的團(tuán)隊(duì)，他們懂得補(bǔ)充新鮮血液，懂得包容，并且熱情；另一種情況是提醒之后并不替新人做安排，完全將新人拒之千里。這是一個(gè)保守的團(tuán)隊(duì)，不愿意因?yàn)橥鈦?lái)的因素打破原有的狀態(tài)，雖然他們也會(huì)意識(shí)到接受一個(gè)新人可能會(huì)讓整個(gè)團(tuán)隊(duì)更臻完善，但是他們更害怕承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)。在工作上，這會(huì)是一個(gè)四平八穩(wěn)的團(tuán)隊(duì)，但有可能不具備創(chuàng)新精神。
新人被拒絕之后，大家也大多各就各位了，他可能會(huì)再選擇一張人數(shù)較少的桌子詢(xún)問(wèn)是否可以加入，如果不幸再一次被提示有人，或者干脆被拒絕，而此時(shí)他又發(fā)現(xiàn)一張空桌子時(shí)，那么他一定不會(huì)再繼續(xù)詢(xún)問(wèn)，而是選擇一個(gè)人就餐。
此后不斷有新人加入這張新桌子，漸漸地就又形成了一個(gè)新的團(tuán)隊(duì)，這個(gè)新團(tuán)隊(duì)的成員由于都曾經(jīng)受到冷落，所以團(tuán)隊(duì)內(nèi)部有更強(qiáng)的凝聚力，但是也有可能他們會(huì)成為一個(gè)孤立的團(tuán)隊(duì)，如何讓團(tuán)隊(duì)更強(qiáng)，是他們迫切需要解決的問(wèn)題。
他們也許會(huì)采取與其它團(tuán)隊(duì)合作的方式，與其它團(tuán)隊(duì)組成伙伴關(guān)系，但他們有很大可能不會(huì)與曾經(jīng)拒絕過(guò)他們的團(tuán)隊(duì)合作，而選擇他們不曾打過(guò)交道的團(tuán)隊(duì)。這樣無(wú)形中就會(huì)孤立了曾經(jīng)拒絕過(guò)這個(gè)新團(tuán)隊(duì)成員的那些團(tuán)隊(duì)。僅僅就進(jìn)餐而言，并無(wú)大礙，如果放在工作中，就值得思考了。
而對(duì)于這個(gè)新團(tuán)隊(duì)來(lái)說(shuō)，目前最重要的不是孤立其它團(tuán)隊(duì)，而是如何讓自己變得強(qiáng)大，所以更要注重團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的建設(shè)，提高團(tuán)隊(duì)中各個(gè)成員的戰(zhàn)斗力和合作精神。
團(tuán)隊(duì)是組織內(nèi)一個(gè)較為簡(jiǎn)單的群體，只有優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)才能組成優(yōu)秀的組織，所以，團(tuán)隊(duì)的產(chǎn)生和發(fā)展都是我們需要關(guān)注的問(wèn)題，認(rèn)真分析每一個(gè)團(tuán)隊(duì)是促進(jìn)團(tuán)隊(duì)發(fā)展的首要條件。
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