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辦公室秘書的電話禮儀常識(shí)
在日常工作中，掌握了接聽電話的禮儀，讓對方在您親切的話語中心平氣和地談事情，通話結(jié)束后，對方會(huì)對您公司有極佳的印象，以下是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的關(guān)于辦公室秘書的電話禮儀，供大家參考!
接電話技巧：
■用左手接聽電話，右手邊準(zhǔn)備紙筆，便于隨時(shí)記錄有用信息。
聽到電話鈴響若是嘴里在吃東西應(yīng)該停止，若是在與同事打鬧嬉戲也應(yīng)等情緒平穩(wěn)后再接電話，不要邊吃東西邊打電話，應(yīng)該停止一切不必要的動(dòng)作，電話鈴響三聲之內(nèi)必須接聽。
在接到電話時(shí)首先要問候，如果接聽電話晚了應(yīng)該向客人道歉，問候時(shí)聲音要有精神。
然后自報(bào)家門，外線報(bào)哪個(gè)公司，內(nèi)線報(bào)哪個(gè)部門，電話交談時(shí)要配合肢體動(dòng)作如微笑、點(diǎn)頭;講話的聲音不要過大，聲調(diào)不要太高，話筒離口的距離不要過近，注意傾聽，并時(shí)不時(shí)的說些“嗯”、“是”、“對”、“好”之類的短語。
■通話時(shí)聲音不宜太大，讓對方聽得清楚就可以，否則對方會(huì)感覺不舒服，而且也會(huì)影響到辦公室里其他人的工作。
■接起電話時(shí)首先應(yīng)自報(bào)單位名稱及所屬部門。
■接聽電話時(shí)，要詢問對方單位名稱及所屬部門，接轉(zhuǎn)電話時(shí)為指定受話人提供便利。
■當(dāng)你正在通電話，又碰上客人來訪時(shí)，原則上應(yīng)先招待來訪客人，此時(shí)應(yīng)盡快和通話對方致歉，得到許可后掛斷電話。
不過，電話內(nèi)容很重要而不能馬上掛斷時(shí)，應(yīng)告知來訪的客人稍等，然后繼續(xù)通話。
■當(dāng)對方要找的人不在時(shí)，在不了解對方的動(dòng)機(jī)、目的是什么時(shí)，請不要隨便傳話。
未授權(quán)的情況下不要說出指定受話人的行蹤。
■在電話中傳達(dá)事情時(shí)，應(yīng)重復(fù)要點(diǎn)，對于數(shù)字、日期、時(shí)間等，應(yīng)再次確認(rèn)以免出錯(cuò)。
■要轉(zhuǎn)告正在接待客人的人有電話時(shí)，最好不要口頭轉(zhuǎn)達(dá)，可利用紙條傳遞口信，這樣不僅可以避免泄露秘密，也可以避免由于打岔引起的尷尬和不悅。
■聽不清楚對方說話的內(nèi)容時(shí)，最好不要猶豫，應(yīng)立即將狀況明確告知對方，請對方給予改善。
■如果對方?jīng)]有報(bào)上自己的姓名，而直接詢問上司的去向，此時(shí)應(yīng)客氣而禮貌地詢問："對不起，請問您是哪位?"
■如果電話突然發(fā)生故障導(dǎo)致通話中斷，此時(shí)務(wù)必?fù)Q另外的電話再撥給對方，向?qū)Ψ浇忉屒宄?/p>
■掛斷電話前的禮貌不可忽視，要確定對方已掛斷電話，才能放下聽筒。
電話禮儀之留言技巧
致：即給誰的留言
發(fā)自：誰想要留言
日期：最好也包括具體時(shí)間
記錄者簽名：有助于尋找線索，或弄清不明白的地方
內(nèi)容：簡單技巧
如果接到的電話是找你的上級(jí)時(shí)，不要直接回答在還是不在，要詢問清楚對方的姓名和大概意圖，然后說幫您找一下。
將所了解的情況告訴你的上級(jí)，由他判斷是否接電話。
打電話時(shí)，列出要點(diǎn)，避免浪費(fèi)時(shí)間。
在打電話之前，要準(zhǔn)備好筆和紙，不要吃東西、喝水或抽煙，要保持正確的姿勢。
如果你找的人不在，可以問一下對方什么時(shí)間可以再打電話或請其回電話，同時(shí)，要將自己的電話號(hào)碼和回電時(shí)間告訴對方。
在給其他部門打電話時(shí)，要先報(bào)部門和姓名，這樣可以避免對方因?yàn)樵儐柲愕那闆r而浪費(fèi)時(shí)間。
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