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企業(yè)物資采購監(jiān)督與管理
企業(yè)物資采購監(jiān)督與管理【1】
摘 要 物資采購工作一直以來就是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的基礎，是企業(yè)降低生產(chǎn)成本、提高產(chǎn)品質量的重要保證。
本文從分析目前企業(yè)物資采購監(jiān)督與管理工作存在的主要問題入手，提出了提高監(jiān)管質量的意見建議。
關鍵詞 物資采購 監(jiān)督 管理
一、引言
物資采購監(jiān)督與管理一直以來就是企業(yè)內部控制的重要內容。
采購成本的高低、采購物質質量的好壞對企業(yè)產(chǎn)品的價格和質量具有重要的影響，直接關系企業(yè)的經(jīng)濟效益和生產(chǎn)發(fā)展。
但由于目前我國法制建設尚未完善，以及企業(yè)管理制度方面還存在著不少漏洞，導致在企業(yè)物資采購過程中，依然存在暗箱操作、謀私、以次充好、弄虛作假等問題，給企業(yè)的發(fā)展帶來了不良的影響，擾亂了市場經(jīng)濟秩序，因此必須加強企業(yè)物質采購工作的監(jiān)督與管理，切實提高工作質量，確保采購工作的高效高質量完成。
二、企業(yè)物資采購監(jiān)督與管理存在的主要問題
(一)采購計劃不科學
企業(yè)采購計劃的制定是根據(jù)企業(yè)實際生產(chǎn)需要和自身資金等因素所共同決定的，因此確保物質采購計劃的科學對企業(yè)生產(chǎn)活動具有保障作用。
但從現(xiàn)實去看，企業(yè)在制定采購計劃時，往往不能依據(jù)企業(yè)生產(chǎn)的實際需求，盲目貪多求全，造成采購計劃要么不能滿足需要，要么造成極大的浪費，形成物資積壓，降低了資金周轉率，加大了生產(chǎn)成本。
(二)采購流程不規(guī)范
《公司法》、《招投標法》、《合同法》等相關的法律法規(guī)對企業(yè)物資采購流程等相關內容進行的嚴格的規(guī)范，提出了具體的要求，但有不少企業(yè)特別是一些中小型企業(yè)由于自身管理制度的缺失，在采購過程中存在制度執(zhí)行不嚴、隨意性大等問題，一些企業(yè)在采購流程上存在先采購后報批的問題，一些企業(yè)則采取化整為零的方法規(guī)避公開招標，使得企業(yè)招標存在暗箱操作、收受回扣等違法違紀行為。
(三)采購信息不透明
一方面，企業(yè)對采購物資的公示不規(guī)范，相關信息不公開，使得一些有實力的企業(yè)難以了解的相關信息，喪失了公平競爭的機會。
另一方面，少數(shù)企業(yè)缺乏監(jiān)管平臺，物資采購的.監(jiān)督與管理脫節(jié)，監(jiān)督管理部門不能準確了解采購部門的實際情況，兩者之間信息共享、互通不及時，造成監(jiān)管不力。
(四)采購人員不過硬
采購人員作為物資采購工作的組織者和實施者，對采購工作質量的高低具有決定作用。
但在一些企業(yè)中由于采購人員自身素質的不過硬往往給企業(yè)造成了巨大損失。
一方面，是在專業(yè)技能方面有欠缺，既不能對企業(yè)所需物資的具體要求、物資質量鑒別進行準確的了解，也不能對供應商信息、市場信息進行準確的把握，造成企業(yè)采購工作質量不高;另一方面，則是由于人員在職業(yè)道德方面不能嚴以律己，甚至與供應商沆瀣一氣，收受回扣，導致采購物質的質量不高或是價格虛高的問題發(fā)生，給企業(yè)造成損失。
(五)采購監(jiān)督不嚴格
一是在監(jiān)督流程方面不健全，大多數(shù)企業(yè)的采購監(jiān)督多是在招投標階段而忽視采購計劃制定以及采購物質交付兩個階段，影響物資采購工作監(jiān)督的全面性;二是在監(jiān)督對象的選擇上，往往將采購人員作為監(jiān)管的唯一重點，忽視對評標專家以及企業(yè)相關管理人員的監(jiān)督，造成了企業(yè)采購工作的漏洞;三是在監(jiān)督信息的采集上，不能與采購部門以及企業(yè)其他相關部門進行信息的互聯(lián)互通，影響監(jiān)督工作的開展。
三、提高企業(yè)物資采購監(jiān)督管理質量對策研究
(一)加強制度建設，確保物質采購全過程管理
一是加強物資采購流程制度規(guī)范。
在物資采購的計劃制定、審批、招標、簽約、驗收、付款的整個流程都建立完善的制度規(guī)范，在物資采購初期，企業(yè)要切實對采購物資的數(shù)質量要求進行認真的核對，確保物資采購的科學合理;在采購過程中，要提高對供應商的管理、招投標工作的規(guī)范性管理質量，確保物資采購的科學規(guī)范;在采購后期，加強對采購物質的驗收以及相關環(huán)境的監(jiān)督，確保物資采購的高質量。
二是提高物資采購工作透明性。
要重視相關信息的披露和招投標工作的宣傳開展工作，使更多實力強、信譽好的供應商參與到招標活動中來，提高招投標工作質量。
三是加強企業(yè)部門之間協(xié)調。
物資采購內容的復雜性，要求企業(yè)相關部門能夠加強協(xié)調配合，生產(chǎn)部門要為采購部門提供詳細準確的采購計劃，人力資源部門要加強對相關人員的培訓和管理，財務部門要加強對采購資金分配使用的監(jiān)督。
(二)加強人員培養(yǎng)，確保物資采購規(guī)范化管理
一方面，要加強對采購人員專業(yè)技能的訓練。
要讓工作人員深入企業(yè)生產(chǎn)一線，了解采購物資的具體質量要求，形成直觀的印象，提高工作的效益;要把企業(yè)生產(chǎn)一線的人員吸納到采購工作中來，有效利用其工作經(jīng)驗;通過堅持不懈的培訓和提高，提升人員的自身素質。
另一方面，要加強對采購人員職業(yè)道德培養(yǎng)。
要加強法律法規(guī)的學習，提高個人的自律性，能夠自覺抵制各種誘惑;要加強對采購人員的獎懲力度，通過有效的績效考核評估工作，真正激發(fā)工作人員的積極性，筑牢其職業(yè)道德防線。
(三)加強配套體系建設，確保物資采購標準化監(jiān)督
一是加強信息化建設。
加強監(jiān)管工作的信息化水平，能夠使其隨時了解企業(yè)物資采購工作的進展情況和相關信息，實現(xiàn)信息的共享，便于及時發(fā)現(xiàn)問題，防范暗箱操作。
二是實行崗位輪換制。
對采購工作相關人員進行崗位輪換。
使更多具備一線工作經(jīng)驗的人員加入到采購工作中去，提高采購工作的針對性;豐富采購工作人員的經(jīng)歷，提升自身能力;避免因長期從事采購工作，導致與供應商等發(fā)生違紀違規(guī)問題。
三是尊重工作獨立性。
企業(yè)管理層，各部門要尊重監(jiān)督管理工作的獨立性，不干涉、阻撓其履行自身職責，建立對企業(yè)董事會負責制，切實擺脫人為因素的干擾，提高監(jiān)督管理工作質量。
參考文獻：
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[2]劉愛春.淺談物資采購的監(jiān)管.中國新技術新產(chǎn)品.2010(10).
企業(yè)物資采購監(jiān)督與管理【2】
摘 要：物資采購是企業(yè)重要的經(jīng)濟活動，對企業(yè)降低降低經(jīng)營成本具有十分重要的作用。
從分析企業(yè)物資采購存在的主要問題入手，從三個方面提出了提高企業(yè)物資采購質量的意見建議。
關鍵詞：企業(yè);物資采購;監(jiān)督;管理
1 引言
隨著我國石油石化企業(yè)逐步進入國際化市場和國外石化企業(yè)逐步進入我國市場，石化市場的競爭日趨激烈，使得企業(yè)對降低成本的渴望更為迫切，因此降低成本已經(jīng)成為了大多數(shù)石化企業(yè)都十分關注的課題。
據(jù)相關數(shù)據(jù)顯示，生產(chǎn)型的企業(yè)至少要銷售額的50%來進行原材料、零部件的采購，而中國的工業(yè)企業(yè)中，各種物料的采購成本更是高達企業(yè)銷售額的70%。
顯而易見，采購絕對是企業(yè)成本管理中“最有價值”的部分。
尤其對于石化企業(yè)而言，其工藝流程相對復雜，對各類原材料和設備的需求量十分巨大，按照石油工業(yè)物資分類和代碼劃分，各類物資共60個大類，609個種類和2802個小類，面對如此眾多的物資采購種類，只有在物資采購監(jiān)督與管理方面下大力氣，花大工夫，才能確保企業(yè)物資采購工作順利、圓滿地進行。
2 目前我國企業(yè)物資采購監(jiān)督與管理方面存在的主要問題
通常意義上講，企業(yè)物資采購主要是指企業(yè)對生產(chǎn)經(jīng)營所需的各類物資器材的購買、管理等方面的行為，但在實際的工作中其包含內容不僅僅如此，還應有對采購物資的保管、使用等內容。
但由于企業(yè)一直在物資采購方面重購買、輕管理等因素的影響，導致企業(yè)在物資采購管理和監(jiān)督工作方面還有很多的問題，亟待解決。
2.1 企業(yè)物資采購流程不規(guī)范
企業(yè)物資采購流程從所涉及的工作內容來看，主要包括有物資使用單位提供需求、物資采購計劃編制、物資采購計劃審核、目標市場調研、物資供應商的確定與選擇、物資運輸保管、物資使用等方面。
但從筆者多年的工作實踐經(jīng)驗，在企業(yè)物資采購流程方面還存在著以下幾個方面的內容，一是企業(yè)物資采購計劃編制不合理。
在企業(yè)物資采購計劃編制的過程中片面依靠物資使用單位的需求，而沒有針對其實際物資消耗和使用情況進行有效的調查和分析，導致物資采購計劃往往與實際需求不一致;二是物資供應商的確定與選擇階段，對相關制度遵守不嚴格，存在人為因素影響供應商確定的問題，運行不規(guī)范、監(jiān)督不到位，使得企業(yè)在物資采購方面人為的加大的采購成本;三是物資采購后的管理和使用不嚴格。
工作中重采購輕管理、重使用請保管的問題十分嚴重，使得物資采購成本提高，浪費現(xiàn)象嚴重，導致企業(yè)資金流失。
2.2 企業(yè)物資采購模式不科學
根據(jù)相關的研究顯示，企業(yè)物資采購模式的選擇與確定對企業(yè)采購成本會產(chǎn)生一定的影響。
從目前企業(yè)采購的模式看通常包括有集中采購和分散采購兩種不同的模式。
尤其石化企業(yè)自身的特點，使得企業(yè)在進行物資采購時多采取分散采購的模式，導致了企業(yè)物資采購渠道分散，特別是由于采購物資種類繁多難以對產(chǎn)品供應商的服務水平、商業(yè)信譽等方面進行全面的調查核實，導致企業(yè)存在著物資采購的風險。
同時部分企業(yè)還應用傳統(tǒng)的買賣談判或訂貨等方式，網(wǎng)上訂單、電子商務以及先進的招投標采購方式?jīng)]有得到廣泛的使用，也對企業(yè)物資采購活動造成了一定的不利影響。
2.3 企業(yè)物資采購庫存管理有弊端
物資采購活動是一個連續(xù)的企業(yè)活動，不能僅將其看做是物資的購買這一單一的工作，更應當將物資采購后的運輸、保管、分發(fā)等工作納入到物資采購的整體活動范疇之中。
但在現(xiàn)實的工作中，往往由于傳統(tǒng)觀念的影響，企業(yè)管理者往往將注意力放在的物資采購的單一階段上，忽視了對采購物資產(chǎn)品的使用、保管、分配等方面的內容，而由于石化企業(yè)工作涉及范圍廣，情況變化快，因此，往往某些物資采購計劃與現(xiàn)實需要存在著一定的差別，而如何在最大限度的范圍內使采購的物資發(fā)揮最大的效能，才是物資采購活動的重要目的，而現(xiàn)實中企業(yè)只是依據(jù)計劃編制進行落實，并沒有進一步核實現(xiàn)實的情況需要，往往出現(xiàn)一些急需的單位無法使用，
不急需的單位則存在不少庫存的現(xiàn)象，給企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營成本帶來不利的影響。
2.4 企業(yè)物資采購人員素質有待提高
企業(yè)物資采購人員的'素質決定著物資采購工作能否順利進行，影響著企業(yè)下一階段生產(chǎn)經(jīng)營能否順利完成。
而受到長期計劃經(jīng)濟的影響，企業(yè)在物資采購人員的選拔和使用上通常存在著“重思想輕技能”、“重使用輕監(jiān)督”的問題。
“重思想輕技能”就是對物資采購人員往往過分看重其職業(yè)道德素質水平，忽視其對企業(yè)生產(chǎn)所需物資設備的技能的培養(yǎng)，雖然隨著法制建設和企業(yè)管理制度的逐步完善，物資采購活動日趨“陽光化”，但在物資能否確實滿足企業(yè)生產(chǎn)需要方面卻還有許多工作要做。
“重使用輕監(jiān)督”，就是過分依賴物資采購人員自身的思想道德的影響，而忽視在監(jiān)督管理制度方面的制約作用，許多監(jiān)督管理制度只停留在了文字上，而忽視在實際工作中的落實。
3 提高企業(yè)物資采購監(jiān)督與管理質量的意見建議
3.1 大力提倡集中采購模式下的物資采購活動
集中采購是大型企業(yè)降低采購成本，提高企業(yè)利潤的一項重要轉變，是企業(yè)物資采購活動的發(fā)展趨勢，這種將“無計劃隨意采購”變?yōu)椤邦A算約束內采購”、“多個人跑市場”變?yōu)椤皩I(yè)人員為主跑市場”、“各個部門搞采購”變?yōu)椤皩I(yè)機構為主搞采購”、“依靠人的監(jiān)督”變?yōu)椤耙揽砍绦虮O(jiān)督”的轉變能夠建立統(tǒng)一管理、分工明確、有效監(jiān)督、順暢高效的采購管理體系。
具體來講主要從四個方面做好工作：一是要統(tǒng)一招標采購。
由企業(yè)決策部門牽頭，全面了解各部門需求情況，直接面向生產(chǎn)廠家招標，減少流通環(huán)節(jié)。
采購遵循公開、公平、公正和效益優(yōu)先的原則，實行比價采購，優(yōu)中選廉。
二是統(tǒng)一購銷價格。
同實行統(tǒng)一的質量要求和采購價格、銷售價格，同時將相關信息在網(wǎng)絡和企業(yè)內部進行公布，主動接受監(jiān)督。
三是統(tǒng)一直接配送。
供貨合同要規(guī)定供貨商責任，對供貨不及時、質量和數(shù)量不符合要求的行為，明確處罰辦法，并有相應的應急配套措施保證物資及時供應，維護監(jiān)所安全穩(wěn)定。
四是統(tǒng)一支付。
由企業(yè)總部出具的物資采購中標通知書、采購合同、采購物資驗收報告和原始發(fā)票，各部門或分公司對總部相關費用進行統(tǒng)一支付。
3.2 大力加強物資采購制度建設
全面落實相關物資采購制度的落實。
一是要對各企業(yè)提出的采購計劃進行認真核實，確保采購計劃的合理科學，物資采購部門要對上報的計劃進行現(xiàn)場核實，多方了解調查，同時采取備案登記等方式，長期了解企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營情況，避免出現(xiàn)誤報、亂報等現(xiàn)象的發(fā)生;二是要多方協(xié)調形成合力。
理順采購管理關系，完善采購運行機制，擴大集中采購范圍，夯實采購建設基礎，加強采購工作指導，統(tǒng)籌調度、配置、使用各種采購保障資源，使采購管理的籌劃、組織實施、績效考評、監(jiān)督管理等，做到“不缺位”、“不越位”，防止動作程序上的脫節(jié)，搞好工作的銜接，形成最大整體合力，保證采購工作順暢高效運轉。
三是要加強對采購物資的使用情況的跟蹤登記，加強對物資的管理。
特別是對已經(jīng)采購的物資，從管理、保管、使用方面加強登記備案，提高物資的使用率和經(jīng)濟效益，降低企業(yè)經(jīng)營成本。
3.3 大力提高物資采購人員的自身素質
物資采購不僅僅要求采購人員具有過硬的思想，更要其有著豐富的經(jīng)驗，能夠熟悉企業(yè)相關生產(chǎn)經(jīng)營活動。
因此，一方面要加強對現(xiàn)有人員的培養(yǎng)，從人員選拔、使用、培訓方面加大力度，讓其充分了解企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的實際情況，從而確保物資采購工作的順利進行;另一方面，要注重在企業(yè)一線人員的選拔，將那些熟悉企業(yè)生產(chǎn)實際、了解企業(yè)所需的人員充實到企業(yè)物資采購活動中，提高物資采購的針對性。
同時要加大對相關人員的監(jiān)督管理，通過制度落實、獎懲措施等方式，提高監(jiān)督管理的力度，確保物資采購工作的高質量。
參考文獻
[1]崔文新.淺談企業(yè)的物資采購的成本管理[J].民營科技，2009，(1).
[2]王艷.企業(yè)物資采購活動中的會計風險控制[J].會計之友，2010，(7).
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