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制藥企業(yè)ERP系統(tǒng)實施研究論文
制藥企業(yè)ERP系統(tǒng)實施研究論文【1】
【摘要】敘述ERP系統(tǒng)對于制藥企業(yè)順利發(fā)展的重要性。
簡單介紹ERP系統(tǒng)的構(gòu)成，著重介紹了實施ERP系統(tǒng)的方法步驟。
同時，根據(jù)制藥企業(yè)實施經(jīng)驗，提出了一些實施ERP系統(tǒng)的策略。
【關(guān)鍵詞】制藥企業(yè) ERP 系統(tǒng)實施 策略
企業(yè)資源計劃系統(tǒng)(ERP)是在制造資源計劃(MRPII)系統(tǒng)基礎(chǔ)上發(fā)展起來的集財務(wù)、人力資源、供應(yīng)鏈、生產(chǎn)制造等企業(yè)各業(yè)務(wù)部門管理為一體的大型集成化管理信息軟件系統(tǒng)，可通過提供一套完備的集成方案，使企業(yè)高效利用物力、人力和財力等資源。
隨著國內(nèi)制藥市場的成熟、制藥企業(yè)的迅速發(fā)展，ERP系統(tǒng)已成為制藥企業(yè)信息化管理的首選方案之一。
一、制藥企業(yè)實施ERP系統(tǒng)的必要性
(一)ERP實施已有較好的外部環(huán)境
從山東魯抗醫(yī)藥股份有限公司于1998年率先實施ERP開始，哈藥集團(tuán)有限公司、華北制藥集團(tuán)有限責(zé)任公司等我國大型制藥企業(yè)相繼實施ERP。
ERP在制藥行業(yè)已經(jīng)歷了10多年的發(fā)展歷程，而這個階段正好處于ERP在我國發(fā)展的成熟期，因此制藥行業(yè)實施ERP具有較好的外部環(huán)境。
(二)制藥企業(yè)自身的發(fā)展需要
制藥行業(yè)藥品種類繁多，不管是原料藥還是輔料，甚至是產(chǎn)成品，每一大類下又有若干小類，這種模式為企業(yè)的發(fā)展帶來一定的不便：
一是在手工管理操作下，遵循GMP要求的基礎(chǔ)上，就算有再精細(xì)的手工管理辦法，想要找出某一種產(chǎn)品，也要花費一定的時間和精力。
二是藥品和化學(xué)試劑作為一種特殊商品，時效性強(qiáng)，需要嚴(yán)格控制其有效期。
對批次的管理要求嚴(yán)格，而手工管理很難做到及時、準(zhǔn)確。
例如保稅區(qū)內(nèi)企業(yè)，原料藥進(jìn)口、出口都需要海關(guān)監(jiān)管，季度原料藥進(jìn)、出口數(shù)量之間的核銷要求嚴(yán)格，如果企業(yè)純手工記錄的話，核銷是提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)非常的困難。
三是由于產(chǎn)品品種多，造成業(yè)務(wù)量大。
手工進(jìn)行各項業(yè)務(wù)勞動效率極低，致使財務(wù)及管
理部門所需的各種經(jīng)營數(shù)據(jù)及經(jīng)營分析報表無法及時得到，就算及時提供，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性也較難保證。
另一方面，ERP系統(tǒng)能夠使制藥企業(yè)終端客戶的信息及時反饋，還能加強(qiáng)財務(wù)管理，有效提高企業(yè)財務(wù)績效，增強(qiáng)企業(yè)生存與發(fā)展的能力。
因此，從內(nèi)部看，制藥企業(yè)要想得到生存發(fā)展，也要實施 ERP。
二、ERP系統(tǒng)的構(gòu)成及實施步驟
(一)ERP系統(tǒng)的構(gòu)成
ERP系統(tǒng)主要功能包括：基礎(chǔ)信息模塊、供應(yīng)鏈管理模塊、財務(wù)管理模塊、管理會計模塊，人力資源管理模塊、生產(chǎn)制造管理模塊、質(zhì)量管理模塊等，每個大模塊下有若干功能模塊，各模塊之間信息共享。
由于每個企業(yè)需要的軟件功能不同，企業(yè)不僅要立足于當(dāng)前內(nèi)部實際情況，更要有長期發(fā)展的眼光，來選擇適合自己的功能模塊，有時候多余的功能不但起不到任何作用，還會造成在日常使用中不必要的麻煩。
大部分制藥企業(yè)都需要對ERP實施定制，使它更符合企業(yè)的實際情況，滿足企業(yè)流程的需要。
(二)內(nèi)部前期準(zhǔn)備工作
流程資料準(zhǔn)備。
制藥公司內(nèi)部流程復(fù)雜，公司應(yīng)當(dāng)事先準(zhǔn)備業(yè)務(wù)流程說明甚至包括公司的組織架構(gòu)。
軟件供貨商可以通過這些已有流程分析出公司的管理水平、權(quán)利分配情況，如果可以在實施之前，對公司流程進(jìn)行改造完善，完全可以使實施進(jìn)度大大加快。
全員參與。
ERP系統(tǒng)一般會應(yīng)用到各個部門，所有員工必須積極參與，而員工的參與度與高層領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度密不可分，因此高層領(lǐng)導(dǎo)的重視與全員參與是保證ERP成功實行的重要因素。
基礎(chǔ)數(shù)據(jù)規(guī)范。
ERP系統(tǒng)對前期的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)要求非常高，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是之后運行的基礎(chǔ)，因此必須按照規(guī)范、統(tǒng)一的格式提供數(shù)據(jù)，并且需要保證數(shù)據(jù)的及時性、準(zhǔn)確性及完整性。
(三)ERP系統(tǒng)的實施方法和步驟
1.硬件準(zhǔn)備。
企業(yè)需在已有信息化程度的基礎(chǔ)上，對使用人員的硬件設(shè)施進(jìn)行改造，包括對公司線路的改造，購買服務(wù)器等。
最好能夠安排較大的培訓(xùn)教室，在做系統(tǒng)培訓(xùn)的時候，可以集結(jié)不同部門的相關(guān)人員定期進(jìn)行測試、訓(xùn)練。
2.成立項目小組。
成立項目小組是ERP系統(tǒng)實施的重大環(huán)節(jié)，項目小組可以分成領(lǐng)導(dǎo)小組和實施小組，領(lǐng)導(dǎo)小組可以由公司高級管理人員及部門領(lǐng)導(dǎo)組成，負(fù)責(zé)政策的制定及宏觀方面的指導(dǎo)，可以有小組組長，這樣可以在必要時協(xié)調(diào)各部門領(lǐng)導(dǎo)的工作。
項目實施小組負(fù)責(zé)與實施顧問的對接，對部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，督促其進(jìn)行本部門的系統(tǒng)實施。
3.基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理。
任何企業(yè)ERP項目的運行，都是架構(gòu)在數(shù)據(jù)的堅實基礎(chǔ)上。
有了數(shù)據(jù)，ERP系統(tǒng)才能夠?qū)⑿畔鞑サ秸麄�企業(yè)，繼而在企業(yè)層次上去優(yōu)化各種業(yè)務(wù)工作，提高管理水平。
制藥企業(yè)對數(shù)據(jù)更加嚴(yán)格，特別是倉庫物料的數(shù)據(jù)，前期的數(shù)據(jù)正確性及規(guī)范化是保證ERP系統(tǒng)順利實施的基礎(chǔ)。
4.員工培訓(xùn)。
ERP系統(tǒng)結(jié)合了企業(yè)的管理知識及計算機(jī)技術(shù)知識，這就要求企業(yè)管理人員先具備較好的管理水平，其次才是對使用者進(jìn)行具體操作的培訓(xùn)，按照不同部門、不同職責(zé)分批培訓(xùn)，同時，對企業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行ERP原理、網(wǎng)絡(luò)知識、如何安裝與使用進(jìn)行培訓(xùn)。
5.模擬運行測試。
基礎(chǔ)數(shù)據(jù)導(dǎo)入及員工培訓(xùn)完成后，用企業(yè)的實際數(shù)據(jù)進(jìn)行運行模擬。
例如，可以將采購、倉庫、財務(wù)、銷售等人員集結(jié)到一起，進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的模擬運行，這樣可以最快的發(fā)現(xiàn)每個環(huán)節(jié)存在的問題。
模擬測試可以檢驗各類數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性及合理性，驗證各模塊的準(zhǔn)確度，協(xié)調(diào)各部門操作員之間的關(guān)系，避免在實際運行時出現(xiàn)摩擦。
當(dāng)模擬測試無問題后，可以將ERP系統(tǒng)與原有系統(tǒng)并行一段時間，一般是三個月，如果未發(fā)現(xiàn)什么異常，則可以將舊系統(tǒng)拋棄掉。
盡快適應(yīng)新ERP系統(tǒng)，才能更早的發(fā)揮該系統(tǒng)的作用，加速企業(yè)的發(fā)展。
三、制藥企業(yè)ERP成功實施的策略
ERP項目實施具有高風(fēng)險性，結(jié)合大部分制藥企業(yè)的實施經(jīng)驗及筆者自身的體會，筆者認(rèn)為在制藥企業(yè)引進(jìn)ERP項目的過程中可以注重以下幾個方面，以確保項目的順利實施。
(一)調(diào)查企業(yè)自身現(xiàn)狀及定位目標(biāo)
ERP實施是一項耗資較大的項目，在實施之前，企業(yè)必須對自身狀況進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查與分析，同時，還需要對企業(yè)將來的發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)有清晰的認(rèn)識，只有確立清晰的目標(biāo)并在實施過程中充分考慮該目標(biāo)，才能為后期的實施計劃做充分的準(zhǔn)備。
(二)正確選擇ERP軟件
ERP軟件的正確選擇是企業(yè)實施成功的關(guān)鍵。
不同的軟件企業(yè)有不同的擅長的領(lǐng)域。
對于制藥企業(yè)來說，選擇一個與多個制藥企業(yè)有著成功合作經(jīng)驗、制藥ERP模塊技術(shù)穩(wěn)定的軟件商非常重要。
企業(yè)在選擇軟件時，還應(yīng)該根據(jù)企業(yè)的實際經(jīng)濟(jì)狀況、業(yè)務(wù)狀況等方面的條件來選擇適合自己的軟件系統(tǒng)。
(三)最高層管理者的高度重視與支持
ERP項目一般持續(xù)時間較長，需要企業(yè)投入大量的資金和人力，并且在實施的過程中，因為變動較大，有的部分會持反對意見且不配合實施工作，此時就需要充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)層作用，灌輸正確的理念，發(fā)揮積極的領(lǐng)導(dǎo)作用。
(四)組建項目小組
ERP項目在實際運行之前需先組建一個內(nèi)部項目小組，以處理整個ERP項目周期內(nèi)的具體事務(wù)，在實施過程中涉及的具體問題較多，一個強(qiáng)有力的ERP小組是項目順利進(jìn)行的重要保證。
另外，內(nèi)部的信息技術(shù)人員和企業(yè)將來的ERP管理人員需全程參與ERP項目小組的工作，為該項目提供相應(yīng)的支持。
(五)制定項目預(yù)算和進(jìn)度表
ERP的實際投入與預(yù)期一般不會一樣，這種變動性很可能會影響到項目的實施進(jìn)度。
所以在項目啟動之前，應(yīng)當(dāng)充分了解整個項目的投入規(guī)模及潛在費用，充分考慮可能會影響項目進(jìn)度的因素，制定合理的預(yù)算及進(jìn)度表，并隨時跟蹤項目進(jìn)度。
(六)培養(yǎng)自己的ERP系統(tǒng)管理員及建立管理制度
企業(yè)應(yīng)當(dāng)綜合考慮ERP系統(tǒng)的管理及維護(hù)，一直依靠軟件商的實施顧問是有風(fēng)險的，企業(yè)在項目啟動之初就應(yīng)當(dāng)在企業(yè)的IT部門挑選一至兩名人員作為ERP系統(tǒng)的管理員。
管理員應(yīng)當(dāng)在項目開始啟動就加入到項目小組內(nèi)，全面參與到項目的建設(shè)的各階段，掌握整個系統(tǒng)的基本操作等一系列知識，以便在未來對各部門的使用者進(jìn)行指導(dǎo)，并處理日后的系統(tǒng)維護(hù)工作，確保ERP系統(tǒng)在企業(yè)的順利進(jìn)行。
同時，項目小組可以制定一套ERP系統(tǒng)管理機(jī)制，并通知各部門必須嚴(yán)格遵守。
四、結(jié)語
制藥行業(yè)的特殊性為制藥企業(yè)成功實施ERP增加了難度。
制藥企業(yè)在引進(jìn)該項目之前應(yīng)當(dāng)對自身的情況進(jìn)行細(xì)致、準(zhǔn)確的分析，在此基礎(chǔ)在選擇好的項目方案，積極做好項目過程中的各項工作，確保ERP項目能夠順利完成并發(fā)揮其最大的作用。
以上是筆者根據(jù)自身實施ERP系統(tǒng)的經(jīng)驗及相關(guān)資料，提出的一些對于制藥企業(yè)如何實施ERP系統(tǒng)的建議，不當(dāng)之處敬請指正。
參考文獻(xiàn)
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[2]焦強(qiáng).國內(nèi)制藥企業(yè)ERP建設(shè)和實施過程中的常見問題和解決方案.[J]藥學(xué)進(jìn)展-綜述與專論.2010(34).
企業(yè)ERP系統(tǒng)實施準(zhǔn)備【2】
[摘 要]ERP是一種管理思想,SAP作為一款優(yōu)秀的ERP軟件,是將其思想具體實際化、實施化,是集信息技術(shù)與先進(jìn)的管理思想于一身的一種工具,作者通過參與企業(yè)采用SAP軟件實施的ERP建設(shè)項目,總結(jié)出來企業(yè)ERP系統(tǒng)建設(shè)中財務(wù)模塊準(zhǔn)備、實施階段中需要注意的事項和問題。
[關(guān)鍵詞]ERP SAP 財務(wù)模塊 信息化
ERP系統(tǒng)是在物料需求計劃和制造資源計劃技術(shù)成熟之后,隨著企業(yè)管理模式和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的迅速發(fā)展而形成的一種新的企業(yè)信息化管理系統(tǒng)。
其功能覆蓋市場預(yù)測、供應(yīng)鏈管理、生產(chǎn)計劃管理、庫存管理、人力資源管理、設(shè)備管理、銷售管理以及相關(guān)財務(wù)管理的整個企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營全過程。
本人作為一名財務(wù)工作者,有幸參與了企業(yè)的ERP建設(shè)項目,這里僅以個人的粗淺認(rèn)識和參與企業(yè)的實際情況介紹一下企業(yè)ERP系統(tǒng)建設(shè)中財務(wù)模塊準(zhǔn)備、實施中的幾個問題。
一、ERP、SAP簡介及企業(yè)信息化戰(zhàn)略的定位
ERP即企業(yè)資源計劃系統(tǒng),是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上,以系統(tǒng)化的管理思想為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。
ERP作為一個在全公司范圍內(nèi)應(yīng)用的、高度集成的系統(tǒng),日益成為當(dāng)今時代企業(yè)內(nèi)部管理所必需的業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng),但同時企業(yè)的管理者也必須清楚地認(rèn)識到SAP只會為企業(yè)帶來一個ERP的“空架子”,它需要企業(yè)自身賦予其靈魂,讓它真正成為為企業(yè)“量身定做”的管理系統(tǒng)。
企業(yè)在決定ERP項目建設(shè)之初必須確立數(shù)字化建設(shè)在企業(yè)管理和發(fā)展中的地位和作用并且有一個具體實施目標(biāo)。
企業(yè)推行數(shù)字化建設(shè)的意義在于它是實現(xiàn)打造最具競爭力企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的一個重要支撐點;是促進(jìn)管理手段創(chuàng)新、提高企業(yè)管理水平的必由之路;是整合企業(yè)資源、提高工作效率、降低生產(chǎn)成本的客觀需要;是提高職工隊伍綜合素質(zhì)的重要推動力。
二、ERP財務(wù)模塊上線的需解決的問題
無論基于哪方面的原因,上ERP財務(wù)先行,可以說是“路人皆知”,而財務(wù)自身各方面的特點又造就了它的上線必定的任重道遠(yuǎn),因此我們?nèi)绾我虻刂埔说亟y(tǒng)籌規(guī)劃,充分認(rèn)識到方方面面的困難,是保證公司ERP財務(wù)模塊按時上線的關(guān)鍵。
1、公司決策層如何確定未來管理層次(組織架構(gòu)),管理模式
ERP上線后肯定是一級核算,但到底是一級管理,還是二級管理;是全部的一級核算,還是部分的一級核算;是固定現(xiàn)有機(jī)構(gòu)設(shè)置,還是有合并、分立舉措;無論從業(yè)務(wù)流程梳理、資產(chǎn)劃撥、安定人心、構(gòu)建技術(shù)平臺等各方面看,管理層次、管理模式的不確定性嚴(yán)重制約了其他工作的開展,而且很有可能造成大量不必要的重復(fù)無用工作。
2、如何發(fā)動全員參與
由于對創(chuàng)新的抵制,對打破原有固定模式的恐懼,對失去現(xiàn)在職位的危險,對并行階段超大工作量的厭惡,對操作界面不友好,不同于舊有習(xí)慣作業(yè),學(xué)習(xí)難度大等的“一知半解”,必然造成大多數(shù)的財務(wù)人員徹底、堅決、強(qiáng)烈地反對ERP的上線。
對此我們不僅要通過不斷的宣傳、培訓(xùn),通過“一把手”工程的強(qiáng)大公事,讓每名員工認(rèn)識到公司要走信息化道路,上ERP勢在必行,只有及時跟進(jìn)才不至于讓自沒有退路,還要盡早的明確未來的財務(wù)管理架構(gòu),“先安其心,在謀其事”。
3、如何梳理業(yè)務(wù)流程
使用SAP軟件的精髓就是要給企業(yè)帶來管理水平的提升,而提高管理水平的必由之路就是業(yè)務(wù)流程的梳理、優(yōu)化。
沒有特定的組織架構(gòu),業(yè)務(wù)流程無從梳理。
前已提及,財務(wù)自身的實際情況決定了它的流程必定瑣碎、繁雜、與各模塊頻繁接口,同時涉及眾多人員。
目前我們的業(yè)務(wù)流程,同一業(yè)務(wù)發(fā)生在不同的二級公司處理流程可能不同,同一業(yè)務(wù)不同時間發(fā)生處理流程可能不同,同一業(yè)務(wù)不同的人員來辦處理流程可能不同(比如一個差旅費報銷流程可能是審定事由→稅管人員審核發(fā)票→財務(wù)主管→廠領(lǐng)導(dǎo)→往來掛賬→資金預(yù)算→出納付款,也可能是其他各種流程)。
正因為如此,規(guī)范財務(wù)核算、管理中的各個流程、制度、內(nèi)控體制尤為重要。
另外,對現(xiàn)有軟件系統(tǒng)的去留,也應(yīng)盡早決則,否則將影響到流程的梳理(如固定資產(chǎn)管理軟件)。
另外,我們還需清楚地認(rèn)識到無論最后上線或擬上線的ERP財務(wù)模塊多么完美,必須為日后接口拓展保留足夠的余地;但過多的二次開發(fā)必定帶來系統(tǒng)維護(hù)、升級的困難。
三、ERP財務(wù)模塊上線希望實現(xiàn)的新突破
財務(wù)子系統(tǒng)要具備的功能應(yīng)該包括透明性、集成性、適用性、靈活性、開放性、可靠性等,這里僅對我個人想到的新功能闡述如下:
1、優(yōu)化、統(tǒng)一業(yè)務(wù)流程絕對是首當(dāng)其沖的,最大的突破。
我們目標(biāo)就是要梳理出一套即符合集團(tuán)統(tǒng)一設(shè)計,又體現(xiàn)行業(yè)特色的,能徹底糾正以前工作中的偏差的目前最優(yōu)流程。
2、對于有權(quán)使用人員來說,一切盡在掌握。
SAP能提供所有最小核算單位,所有協(xié)同部門的相關(guān)信息,這也是透明性的體現(xiàn)。
3、更好的與其他業(yè)務(wù)部門協(xié)同工作,更準(zhǔn)確清晰的劃分各自職責(zé)。
ERP上線,必然導(dǎo)致大量外來原始信息觸發(fā)財務(wù)憑證的自動生成(如固定資產(chǎn)系統(tǒng)自動生成折舊憑證,采購系統(tǒng)自動入庫、領(lǐng)料生成庫存增減憑證,生產(chǎn)系統(tǒng)自動計產(chǎn)、耗料生成成本費用憑證),從而減少財務(wù)人員的簡單重復(fù)勞動,減少傳遞過程中的錯誤,使會計信息更具集成性、實效性和真實性。
需要財務(wù)與其他業(yè)務(wù)部門做好協(xié)同工作。
4、實現(xiàn)編碼一體化,這也是集成性的體現(xiàn)。
一個層次是要實現(xiàn)會計科目、客戶、供應(yīng)商、項目(大修、維簡、安全生產(chǎn))、員工、部門,包括所有的物料、設(shè)備、固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)等所有編碼的統(tǒng)一。
任何一個會計核算中心(最后可能精確到機(jī)臺)使用的編碼都必須唯一,它使用的編碼可能只是全部編碼體系的一小部份,但它必須囊括在公司整體編碼的框架中,不允許例外存在。
如一個客戶、供應(yīng)商編碼,一個物料編碼必須明確唯一地指定一個客戶、供應(yīng)商或物料,不允許同一個外部單位對應(yīng)多個編碼、一碼多物、一物多碼現(xiàn)象存在。
第二個層次是要實現(xiàn)同一編碼下核算內(nèi)容的統(tǒng)一。
如一個會計科目只能對應(yīng)一項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),不能有歧義,必務(wù)使每名使用SAP的人員、與SAP有接口的所有人員了解真實意義。
5、成本精確還原:一級核算有可能帶來成本結(jié)轉(zhuǎn),但不利于分析考核,如果仍延用內(nèi)部價結(jié)轉(zhuǎn)則存在還原問題。
還原包括兩部份,內(nèi)銷利潤還原和分配公司制造、期間費用、稅金及附加。
6、產(chǎn)品成本歸集從制造成本上升為完全成本。
目前核算一般只歸集到制造成本,基于精細(xì)管理的思想應(yīng)擴(kuò)展到產(chǎn)品全部成本。
7、將標(biāo)準(zhǔn)成本引入SAP,實現(xiàn)初步系統(tǒng)自動分析。
8、現(xiàn)金預(yù)警功能。
9、實時報表的可行性,從月報表到日報表。
10、部分預(yù)算功能進(jìn)系統(tǒng):如年預(yù)算核定數(shù)、追加預(yù)算批準(zhǔn)數(shù)、比預(yù)算超降額。
11、單筆往來賬目逐筆清賬,此功能可實現(xiàn)資金的精準(zhǔn)控制。
12、財務(wù)風(fēng)險的控制。
13、員工整體素質(zhì)全部提升。
四、小結(jié)
一個公司為什么上ERP,不是裝門面,不僅限于謀求更好的運營水平,是要樹立新的管理理念,提高核心競爭力。
因此,對ERP工作及其理念要進(jìn)行積極的、全面的、整體的、系統(tǒng)的有效培訓(xùn),讓ERP理念深入人心,根深蒂固,進(jìn)而崩發(fā)出一股全體參與的、上下聯(lián)動式的巨大的合作力量,這樣有助于ERP工作的全面開展,有助于企業(yè)管理的徹底改造,更有助于業(yè)務(wù)流程的梳理和優(yōu)化再造。
參考文獻(xiàn):
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