公文寫(xiě)作培訓(xùn)

時(shí)間：2025-05-19 17:06:10 銀鳳學(xué)習(xí)方法我要投稿

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公文寫(xiě)作培訓(xùn)

　　公文寫(xiě)作較之于一般文章的寫(xiě)作，從選材立意、結(jié)構(gòu)安排、語(yǔ)言表述到寫(xiě)作文風(fēng)、行文格式以及時(shí)間和數(shù)字用法等都有其特殊要求，應(yīng)遵循特定的規(guī)范。寫(xiě)作者應(yīng)了解公文寫(xiě)作的一般知識(shí)，熟悉其行文格式，把握寫(xiě)作要領(lǐng)及規(guī)律，練好基本功。

公文寫(xiě)作培訓(xùn)

　　公文寫(xiě)作培訓(xùn)

　　重點(diǎn)應(yīng)把握如下六個(gè)方面：

　　一、領(lǐng)會(huì)意圖

　　公文寫(xiě)作是遵“令”而作，也就是要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)的意圖行文。

　　因而，寫(xiě)作公文首要的是要準(zhǔn)確了解、把握領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)交擬文稿的意圖，明確行文的目的、要求、中心內(nèi)容以及發(fā)送和閱讀對(duì)象等，即明了為什么寫(xiě)、寫(xiě)給誰(shuí)、寫(xiě)什么、使用什么文種等。

　　只有意圖明確，才能確立正確的寫(xiě)作思路、采取正確的寫(xiě)作方法，寫(xiě)出的公文才能對(duì)路。

　　在把握行文意圖及相關(guān)要求的基礎(chǔ)上，還要有針對(duì)性地熟悉和了解有關(guān)政策法規(guī)，明確與寫(xiě)作內(nèi)容有關(guān)的工作指導(dǎo)方針和政策界限等，作為行文的指導(dǎo);同時(shí)，收集有關(guān)資料，對(duì)起草文稿相關(guān)的問(wèn)題進(jìn)行必要的了解和調(diào)查，也就是要充分占有材料、分析研究問(wèn)題，提出可供選擇的措施和意見(jiàn)等，即提煉觀點(diǎn)。

　　總之，領(lǐng)會(huì)意圖的過(guò)程，也是確立寫(xiě)作思路的過(guò)程，它是公文寫(xiě)作的基礎(chǔ)和首要環(huán)節(jié)。

　　二、準(zhǔn)確立意

　　公文“立意”，一是要正確。

　　這是由公文具有權(quán)威性和約束作用所要求的。

　　只有立意正確，才能寫(xiě)出符合黨和國(guó)家路線、方針、政策，準(zhǔn)確體現(xiàn)行文意圖的公文，寫(xiě)出的公文才對(duì)工作有指導(dǎo)作用，從而發(fā)揮其應(yīng)有的效用。

　　二是要清晰。

　　公文無(wú)論是提出問(wèn)題、解決問(wèn)題，還是表明觀點(diǎn)、提出要求，都應(yīng)表述明確。

　　只有立意清晰，寫(xiě)作思路才清楚，表述才充分達(dá)意，公文才具有適用性。

　　三是要集中。

　　立意集中，要求一篇公文一般只突出表達(dá)某一基本思想，溝通某一主要情況，提出和解決某一主要問(wèn)題，也就是說(shuō)要緊緊圍繞中心、突出中心，以此統(tǒng)帥全文。

　　四是要有新意。

　　根據(jù)新的形勢(shì)、任務(wù)和時(shí)代特點(diǎn)，提出新觀點(diǎn)、新思路，拿出新的措施和辦法，以增強(qiáng)公文的感召力、針對(duì)性和指導(dǎo)性。

　　三、準(zhǔn)確擬題

　　一個(gè)完整的公文標(biāo)題，一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、事由和文種三部分組成。

　　擬定一個(gè)好的標(biāo)題，一是公文的事由要精確達(dá)意，準(zhǔn)確體現(xiàn)公文的基本內(nèi)容。

　　二是要根據(jù)公文內(nèi)容準(zhǔn)確選用文種，對(duì)號(hào)入座，達(dá)到內(nèi)容、形式和文種的統(tǒng)一。

　　三是文字要力求精練。

　　公文標(biāo)題要簡(jiǎn)短通順，一般的標(biāo)題應(yīng)提倡寫(xiě)一句話(huà)，用幾個(gè)字、十幾個(gè)字高度概括。

　　精練文字，除了在事由部分盡量壓縮外，遇到內(nèi)容較多、情節(jié)繁雜的公文，可用“有關(guān)問(wèn)題”“若干問(wèn)題”一類(lèi)的詞語(yǔ)來(lái)概括。

　　四是要精明文義。

　　公文的標(biāo)題要開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，精明醒目，在標(biāo)題的含義上要精明扼要，突出重點(diǎn)，高度概括;在邏輯關(guān)系上要做到概念準(zhǔn)確，立意新穎，觀點(diǎn)和材料相統(tǒng)一;在用語(yǔ)上要合乎語(yǔ)法要求，用詞準(zhǔn)確。

　　四、精于謀篇

　　公文謀篇主要應(yīng)從三個(gè)方面下功夫：一是正確反映公務(wù)活動(dòng)的發(fā)展規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系。

　　公務(wù)活動(dòng)與其他社會(huì)活動(dòng)一樣，有其自身的發(fā)展過(guò)程和內(nèi)在聯(lián)系。

　　盡管公文的篇章結(jié)構(gòu)可以有不同的變化，但總是以反映公務(wù)活動(dòng)發(fā)展規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系為依據(jù)的。

　　二是公文謀篇要為更好地表達(dá)立意服務(wù)。

　　謀篇的根本目的在于更好地表達(dá)立意。

　　謀篇是形式，立意是內(nèi)容，形式要為內(nèi)容服務(wù)。

　　因此，公文謀篇必須適應(yīng)立意所包含的內(nèi)容的需要，尋求好的表達(dá)形式，怎樣有利于表達(dá)好立意，就怎樣謀篇。

　　三是謀篇應(yīng)適合不同種類(lèi)公文的寫(xiě)作要求。

　　各種公文的篇章結(jié)構(gòu)盡管有所不同，但同一種公文大體上有比較固定的寫(xiě)法。

　　這就要求寫(xiě)作者應(yīng)較全面地熟悉和掌握各種公文的寫(xiě)作知識(shí)，在謀篇上盡可能符合不同公文的一般邏輯思維要求及其在結(jié)構(gòu)安排上的約定俗成的表現(xiàn)形式。

　　五、文風(fēng)鮮明

　　公文寫(xiě)作文風(fēng)的基本特征，主要體現(xiàn)在準(zhǔn)確性、鮮明性、生動(dòng)性三個(gè)方面。

　　準(zhǔn)確性是對(duì)公文寫(xiě)作文風(fēng)的首要的、基本的要求。

　　公文寫(xiě)作力求準(zhǔn)確，要求寫(xiě)出的公文情況真實(shí)、觀點(diǎn)正確、合乎邏輯、表述精確以及標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用、引文表述等準(zhǔn)確規(guī)范。

　　鮮明性是體現(xiàn)公文質(zhì)量與水平的重要標(biāo)志。

　　一是觀點(diǎn)要鮮明。

　　主張什么、贊成什么、提倡什么、反對(duì)什么、要求什么、注意什么等，都要旗幟鮮明、毫不含糊。

　　二是寫(xiě)法要鮮明。

　　做到行文立意鮮明，高度體現(xiàn)行文意圖;觀點(diǎn)鮮明，合乎邏輯，論證充分，論點(diǎn)、論據(jù)、論證融為一體;謀篇布局重點(diǎn)突出，層次安排清楚，首尾照應(yīng)，過(guò)渡段、過(guò)渡語(yǔ)使用得當(dāng)，背景交代清楚等。

　　生動(dòng)性在于增強(qiáng)公文的可讀性，提高宣傳效果。

　　通常請(qǐng)示、批復(fù)、告知類(lèi)公文要注意明確、簡(jiǎn)潔;法規(guī)、辦法、章程類(lèi)公文力求嚴(yán)謹(jǐn)、周密;而報(bào)告、講話(huà)稿等則可輔以使用號(hào)召性、鼓動(dòng)性等語(yǔ)言。

　　六、表述規(guī)范

　　公文除在語(yǔ)言表述上要求體現(xiàn)準(zhǔn)確性、生動(dòng)性、鮮明性外，在公文中的名稱(chēng)、數(shù)字、時(shí)間表述以及公文中的省略、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用上，也應(yīng)遵循其特定的規(guī)范要求。

　　——公文中的名稱(chēng)表述。

　　其一般要求是：文稿中第一次出現(xiàn)的人名(含職務(wù))、地名、組織機(jī)構(gòu)名稱(chēng)等應(yīng)寫(xiě)全稱(chēng)，除符合規(guī)定者外，慎用簡(jiǎn)稱(chēng);同一名稱(chēng)在文稿中多次出現(xiàn)時(shí)，前后要統(tǒng)一。

　　文中涉及若干人的職務(wù)時(shí)，要按有關(guān)規(guī)定正確排列次序，重量、長(zhǎng)度計(jì)量單位名稱(chēng)按國(guó)家規(guī)定書(shū)寫(xiě)，對(duì)有些明文規(guī)定不用的名詞，要使用新的提法。

　　正確使用專(zhuān)用術(shù)語(yǔ)，引用譯名以統(tǒng)一、通用的譯名為準(zhǔn)。

　　——公文中的數(shù)字表述。

　　其一般要求是：表示數(shù)量、長(zhǎng)度、高度、面積、體積、重量和百分比等，一般使用阿拉伯?dāng)?shù)字;表示若干萬(wàn)、若干億等的整數(shù)時(shí)，可以“萬(wàn)”“億”為單位與阿拉伯?dāng)?shù)字并用。

　　名詞、成語(yǔ)、分?jǐn)?shù)中的數(shù)詞，表示序數(shù)的序詞，以及“三四個(gè)”“七八十人”等數(shù)字，用漢字;“一年四季”“理由有二”等表述，其中的數(shù)字也用漢字。

　　引用法規(guī)中的章、節(jié)、條、款時(shí)，原來(lái)用漢字的套用漢字，原來(lái)用阿拉伯?dāng)?shù)字的，用阿拉伯?dāng)?shù)字。

　　公文中的標(biāo)題順序號(hào)可依次選用漢字、小寫(xiě)數(shù)字和阿拉伯?dāng)?shù)字。

　　通常情況下，一、二、三、四級(jí)標(biāo)題，依次選用漢字小寫(xiě)數(shù)字、漢字小寫(xiě)數(shù)字加括號(hào)、阿拉伯?dāng)?shù)字、阿拉伯?dāng)?shù)字加括號(hào)表述。

　　科技、財(cái)會(huì)、統(tǒng)計(jì)類(lèi)公文及報(bào)表等所用數(shù)字，應(yīng)根據(jù)國(guó)家規(guī)定和國(guó)際通用的方式表述。

　　——公文中的時(shí)間表述。

　　表述時(shí)間應(yīng)準(zhǔn)確、具體。

　　其一般要求是：避免使用一些不清楚的時(shí)間概念，如“前年”、“昨天”等等，而應(yīng)寫(xiě)明具體年、月、日，緊急文電還應(yīng)加注時(shí)、分。

　　公文中的年份一般用全數(shù)，不得省略。

　　公文中出現(xiàn)歷史朝代年號(hào)時(shí)應(yīng)加注公歷年份。

　　——公文中的省略。

　　公文中的省略應(yīng)以準(zhǔn)確、明白、不發(fā)生誤解為原則。

　　其一般要求是：公文中的姓名、地名、單位名、時(shí)間一般用全稱(chēng)書(shū)寫(xiě)，其中地名、單位名稱(chēng)也可使用規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。

　　公文中第一次出現(xiàn)的地名、單位名稱(chēng)等已使用全稱(chēng)，加說(shuō)明“以下簡(jiǎn)稱(chēng)為××××”，再次出現(xiàn)時(shí)可用簡(jiǎn)稱(chēng)，有些確已為普遍公認(rèn)、熟悉的事物和提法，可用簡(jiǎn)稱(chēng)。

　　時(shí)間名稱(chēng)一般不用時(shí)間代名詞，外國(guó)人的姓、名一般應(yīng)寫(xiě)全。

　　——公文中標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用。

　　公文中標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用與一般文章大致相同。

　　需引起注意的是，公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱(chēng)加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào);公文中表示次序單獨(dú)用漢字小寫(xiě)數(shù)字時(shí)，數(shù)字后使用頓號(hào)，數(shù)字加括號(hào)時(shí)不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，次序數(shù)“第×”后用逗號(hào)，整數(shù)和小數(shù)間的隔點(diǎn)，一般用圓黑點(diǎn)。

　　公文寫(xiě)作處理

　　一、公文處理的概念

　　公文處理是包括公文擬制、辦理、管理、立卷、歸檔在內(nèi)的一系列銜接有序的工作。

　　二、公文處理的作用

　　公文處理具有十分重要的作用。

　�。ㄒ唬┦歉骷�(jí)黨政機(jī)關(guān)實(shí)現(xiàn)管理職能的前提和基本方式。

　�。ǘ┦菄�(guó)家檔案事業(yè)的基礎(chǔ)。

　�。ㄈ┦菣C(jī)關(guān)聯(lián)系的紐帶。

　　三、公文處理的任務(wù)

　　行政公文處理的主要任務(wù)有：擬制、傳遞、辦理、管理。

　�。ㄒ唬┬姓牡臄M制

　　行政公文的擬制，是任何行政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企事業(yè)單位處理公務(wù)的必須工作。

　　擬制行政公文，首先，擬制者要認(rèn)真學(xué)習(xí)和深刻領(lǐng)會(huì)黨和國(guó)家的方針政策。其次，擬制者要熟悉本地區(qū)、本部門(mén)的客觀實(shí)際情況，將黨和國(guó)家的方針政策與本地區(qū)、本部門(mén)的實(shí)際結(jié)合起來(lái)。再次，擬制者要熟練地掌握公文寫(xiě)作的基本知識(shí)。

　�。ǘ┬姓牡膫鬟f

　　行政公文的傳遞，是行政公文處理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。因?yàn)槿魏喂闹挥型ㄟ^(guò)傳遞這一環(huán)節(jié)，才能送達(dá)受文機(jī)關(guān)，發(fā)揮公文的效用。

　　傳遞公文的要求，一要準(zhǔn)確，二要快速，三要保密。

　　傳遞公文的方法，一般采用外郵、內(nèi)傳和電傳三種。

　�。ㄈ┬姓牡霓k理

　　公文辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷(xiāo)毀等程序；發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷(xiāo)毀等程序。

　　（四）行政公文的管理

　　1.分發(fā)與閱讀。

　　分發(fā)的公文，要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的登記手續(xù)，一般只發(fā)組織，不發(fā)個(gè)人。要注意時(shí)限與密級(jí)。時(shí)限性強(qiáng)的公文，要及時(shí)分送；密級(jí)高的公文，要控制發(fā)送機(jī)關(guān)，并編號(hào)備查。

　　公文的閱讀有一定的范圍。要按有關(guān)規(guī)定辦事。不得自行擴(kuò)大閱讀和傳達(dá)范圍。對(duì)傳閱的公文要隨時(shí)了解公文去向，加強(qiáng)催閱、清退制度。

　　2.翻印與復(fù)制。

　　行政機(jī)關(guān)的文件，未經(jīng)制發(fā)機(jī)關(guān)的批準(zhǔn)或授權(quán)，不得自行翻印與復(fù)制。經(jīng)批準(zhǔn)翻印或復(fù)制時(shí)，要注明翻印或復(fù)制機(jī)關(guān)的名稱(chēng)、翻印或復(fù)制的時(shí)間及份數(shù)，并向原發(fā)文機(jī)關(guān)備案。秘密文件的復(fù)制，須按規(guī)定履行批準(zhǔn)手續(xù)，并建立嚴(yán)格的登記管理制度。復(fù)制的文件要有復(fù)制機(jī)關(guān)的標(biāo)記，并按原本文件樣子和要求管理。

　　3.利用與保管。

　　加強(qiáng)公文的管理，其根本目的是為了利用，充分發(fā)揮公文的效用。而公文的利用，又對(duì)公文保管工作提出了更高的要求。文秘人員要對(duì)本機(jī)關(guān)現(xiàn)有公文、存檔公文、余存和準(zhǔn)備銷(xiāo)毀的公文，分門(mén)別類(lèi)地妥加保管，不斷健全保管制度。機(jī)關(guān)撤、并，干部和文秘人員調(diào)動(dòng)時(shí)，有關(guān)公文都應(yīng)按規(guī)定保管和移交。

　　4.清退和銷(xiāo)毀。

　　行政機(jī)關(guān)文秘部門(mén)，都應(yīng)定期對(duì)收進(jìn)和發(fā)出的公文列出清單進(jìn)行清理和清退，并將清理和清退情況向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)告。應(yīng)清退的文件，要按規(guī)定和有關(guān)手續(xù)清退，不得自行處理。凡是不需要立卷和超過(guò)保管期限的文件，要定期銷(xiāo)毀，不得散失。銷(xiāo)毀秘密文件，必須履行登記手續(xù)，報(bào)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，并由二人以上監(jiān)銷(xiāo)。

　　四、公文處理的原則

　�。ㄒ唬﹫�(zhí)行政策

　�。ǘ⿲�(shí)事求是

　　（三）集中統(tǒng)一

　�。ㄋ模﹥�(yōu)質(zhì)精簡(jiǎn)

　　五、公文處理的管理機(jī)構(gòu)

　　《辦法》第七條規(guī)定：“各級(jí)行政機(jī)關(guān)的辦公廳(室)是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管本機(jī)關(guān)公文處理工作并指導(dǎo)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文處理工作�！�

　　公文的發(fā)問(wèn)辦理程序（略）

　　公文的收文辦理程序

　　收文辦理包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

　　一、簽收

　　簽收是公文發(fā)送方與接收方的交接手續(xù)。公文發(fā)送一般以信件形式套封送達(dá)。送出文件時(shí)，應(yīng)在公文送達(dá)簿上填寫(xiě)以下項(xiàng)目：發(fā)文單位、送達(dá)日期(月、日，急件需具體到時(shí)、分)、收件人(單位)、收文號(hào)、件數(shù)、密級(jí)等。收件人應(yīng)在公文送達(dá)簿上簽收。

　　二、登記

　　收文登記是公文進(jìn)入收文處置過(guò)程的重要環(huán)節(jié)。收到的公文經(jīng)過(guò)拆封、清點(diǎn)、分類(lèi)后，應(yīng)立即登記在《收文登記簿》上(用微機(jī)處理的公文也不例外)。登記的內(nèi)容包括：收文日期(月、日，急件需具體到時(shí)分)、來(lái)文字號(hào)、收文號(hào)(即順序號(hào))、來(lái)文單位、來(lái)文標(biāo)題、份數(shù)、密級(jí)、緊急程度、處置過(guò)程及結(jié)果等。還要在登記完畢文件首頁(yè)的固定位置(一般在右上方)蓋上本機(jī)關(guān)的收文章。收文章內(nèi)容有：機(jī)關(guān)名稱(chēng)、收文號(hào)和收文年、月、日三項(xiàng)。一份文件在《收文登記簿》上和收文章上的收文順序號(hào)、日期要一致，以方便日后查找。來(lái)文字號(hào)的登記，可以全登(包括機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào))，也可以只登序號(hào)。收文號(hào)為本機(jī)關(guān)收文登記的順序號(hào)，不應(yīng)有漏號(hào)或重號(hào)。收文號(hào)須同時(shí)登記在文件加蓋的收文章之內(nèi)。

　　來(lái)文登記注意的事項(xiàng)：一是隨到隨登，應(yīng)于收文當(dāng)日進(jìn)行登記。二是要準(zhǔn)確無(wú)誤，特別要防止隨意簡(jiǎn)化或省略，特別是使用計(jì)算機(jī)管理公文，這一點(diǎn)尤為重要。三是幾個(gè)部門(mén)聯(lián)合發(fā)的公文，可只登記主要部門(mén)和聯(lián)合發(fā)文的機(jī)關(guān)數(shù)。四是對(duì)沒(méi)有標(biāo)題的來(lái)文，可根據(jù)公文內(nèi)容自擬標(biāo)題，不應(yīng)只登記“通知”、“函”，這樣日后查找困難。對(duì)標(biāo)題太長(zhǎng)的，可做摘要式登記或使用主題詞。機(jī)密以上密級(jí)的公文，應(yīng)注明密級(jí)，保密期可不注。

　　登記以上內(nèi)容，應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確，用語(yǔ)簡(jiǎn)明扼要。

　　三、審核

　　審核的重點(diǎn)有以下幾點(diǎn)：一是先審核來(lái)文是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理，對(duì)不應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理的公文要選出，待下一步做退辦件處理。二是審核來(lái)文是否符合行文規(guī)則，如發(fā)現(xiàn)有越級(jí)請(qǐng)示、一文多事、報(bào)告中夾帶請(qǐng)示內(nèi)容的，視為違背規(guī)則之處，要予指出。三是審核來(lái)文是否符合國(guó)家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定，這項(xiàng)工作是審核中的重點(diǎn)和難點(diǎn)，應(yīng)十分謹(jǐn)慎。四是涉及其他部門(mén)和地區(qū)的事項(xiàng)是否經(jīng)過(guò)了協(xié)商和會(huì)簽。五是文種使用、公文格式是否規(guī)范。審核重點(diǎn)一般是“請(qǐng)示”、“意見(jiàn)”文種方面；格式上注意“簽發(fā)人”、“附注”等是否標(biāo)注齊全。

　　四、公文摘編

　　摘編是對(duì)重要公文在辦理前做的加工處理，目的是為節(jié)省辦理公文的時(shí)間提供便利條件。

　　文摘是公文內(nèi)容的摘要，它對(duì)篇幅較長(zhǎng)、內(nèi)容較復(fù)雜的公文，做了簡(jiǎn)單而精確的再表達(dá)。文摘應(yīng)該準(zhǔn)確地反映出原文的精神，不遺漏重要內(nèi)容，不能做補(bǔ)充解釋或評(píng)論，力求簡(jiǎn)要而明確，要使讀者不需看原文就能知道公文的重點(diǎn)內(nèi)容與概貌。

　　提要是公文的內(nèi)容提要，對(duì)公文內(nèi)容有簡(jiǎn)要介紹和評(píng)價(jià)，作用是向讀者概要提示公文內(nèi)容。編寫(xiě)提要時(shí)對(duì)內(nèi)容做出的分析和評(píng)價(jià)，要言之有據(jù)，客觀而準(zhǔn)確，篇幅簡(jiǎn)短。

　　綜述是針對(duì)某一問(wèn)題，對(duì)一段時(shí)間內(nèi)收到的有關(guān)公文進(jìn)行全面系統(tǒng)的歸納、整理、分析后編成的綜合材料。它一般不需要評(píng)論和提建議，只是客觀地綜合敘述各份公文中涉及的情況和問(wèn)題即可。

　　數(shù)據(jù)資料匯集是根據(jù)一定的需要和題目，對(duì)分散在多份公文中的有關(guān)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料加以匯編集合而成的系統(tǒng)材料。它的內(nèi)容可以是針對(duì)某一地區(qū)、系統(tǒng)、機(jī)關(guān)單位的全面情況，也可以是集中反映一個(gè)方面或一個(gè)具體問(wèn)題。其形式有文章式的、報(bào)表式的等多種。

　　文摘、提要可以附在公文上供有關(guān)人員閱處，還可刊登在《公文信》、《來(lái)文摘報(bào)》、《今日來(lái)文摘要》等刊物上。綜述、數(shù)據(jù)資料匯集一般是單獨(dú)成文，也可刊登在《信息快報(bào)》、《大事紀(jì)要》等刊物上。

　　五、擬辦

　　擬辦是公文的處理人員在對(duì)公文認(rèn)真閱讀和分析之后，提出自己的見(jiàn)解和建設(shè)性意見(jiàn)，供領(lǐng)導(dǎo)人審核決策。

　�。ㄒ唬┱獙�(xiě)“內(nèi)容提要”。對(duì)篇幅長(zhǎng)、內(nèi)容較復(fù)雜的公文，要用準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練的文字表達(dá)出來(lái)，為領(lǐng)導(dǎo)閱文提供便利。做好此點(diǎn)，首先要細(xì)讀全文，然后把核心內(nèi)容提煉出來(lái)加以“壓縮”，做到“言簡(jiǎn)意賅”。

　�。ǘ┨岢鼍唧w的處理意見(jiàn)，也稱(chēng)辦文預(yù)案。這是秘書(shū)人員在辦文中根據(jù)文件內(nèi)容和要求，預(yù)先為領(lǐng)導(dǎo)提出的辦理意見(jiàn)或設(shè)想的方案，并附上有關(guān)的背景材料，供領(lǐng)導(dǎo)人審批時(shí)選擇、參考，如果所提的方案有兩個(gè)或兩個(gè)以上時(shí)，應(yīng)將傾向性意見(jiàn)放在最前面。如果對(duì)公文中的問(wèn)題處理認(rèn)為有把握時(shí)，可以草擬出復(fù)文文稿一并供領(lǐng)導(dǎo)審核等。

　　（三）傳閱。傳閱是公文擬辦的一部分。在多種傳閱活動(dòng)中若想取得好的效果，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：一是科學(xué)合理地安排傳閱路線。二是適當(dāng)分流。一份公文的閱讀者有既閱又辦的，也有只閱不需要辦的。三是創(chuàng)新傳閱方式。如開(kāi)辟閱文室；設(shè)置內(nèi)部閱文欄窗；利用有關(guān)會(huì)議集中傳達(dá)文件；四是要有一套嚴(yán)格而又簡(jiǎn)便的傳閱登記管理制度，既使閱文者便于閱讀，又能?chē)?yán)格管理。

　　六、批辦

　　批辦就是將公文批交承辦部門(mén)辦理。

　　對(duì)上級(jí)來(lái)文需要遵照辦理和長(zhǎng)期執(zhí)行的，要明確主辦部門(mén)，轉(zhuǎn)請(qǐng)辦理。批辦意見(jiàn)要明確，不能只閱不批。請(qǐng)承辦部門(mén)如何辦理，是研究提出意見(jiàn)還是遵照?qǐng)?zhí)行，或是綜合協(xié)調(diào)；是正常辦還是限時(shí)急辦，都應(yīng)該有明確的意見(jiàn)，不能模棱兩可。涉及兩個(gè)以上部門(mén)共同承辦的，要確定主辦部門(mén)，這是為了明確承辦中的責(zé)任。

　　應(yīng)該注意的是，在公文送批時(shí)，文秘人員要嚴(yán)格按照程序辦理，那就是先將公文送分管領(lǐng)導(dǎo)閱批，然后才能送主要領(lǐng)導(dǎo)者閱批。如果把送批程序弄顛倒了，會(huì)帶來(lái)很多麻煩，甚至影響到工作。

　　七、承辦

　　公文批辦后到達(dá)承辦部門(mén)，即進(jìn)入了承辦過(guò)程。承辦部門(mén)收到交辦的公文后應(yīng)及時(shí)處理，不得延誤或推諉。緊急公文應(yīng)按時(shí)限要求辦理，確有困難的，要及時(shí)說(shuō)明情況。對(duì)不屬本單位或不宜本單位辦理的，要及時(shí)退回交辦部門(mén)并說(shuō)明理由。

　　八、催辦

　　催辦的方式有以下幾種：一是電話(huà)催辦。也是最為常用的一種方式，用電話(huà)詢(xún)問(wèn)公文辦理的情況方便快捷，可以反復(fù)使用多次，有利于隨時(shí)掌握新情況、新進(jìn)展。二是發(fā)催辦函(單、件)，此時(shí)需要對(duì)方按要求填寫(xiě)催辦內(nèi)容，這樣便于催辦方掌握日后有可查的資料。三是會(huì)議催辦，召開(kāi)專(zhuān)門(mén)會(huì)議催促和了解承辦方的辦理進(jìn)度及有關(guān)情況。對(duì)牽涉到諸多部門(mén)的事項(xiàng)，適宜采用會(huì)議催辦的方式。四是上門(mén)催辦，針對(duì)十分緊迫的重要事項(xiàng)，有關(guān)人員到承辦事項(xiàng)所在地現(xiàn)場(chǎng)催辦，這種方式較前幾種效果要好得多，但除非情況緊急時(shí)不宜過(guò)多使用上門(mén)催辦方式。

　　九、查辦

　　查辦是公文處理的管理機(jī)關(guān)或其他專(zhuān)門(mén)組織對(duì)一些重要公文實(shí)際執(zhí)行情況所進(jìn)行的核查協(xié)辦工作。查辦與催辦都帶有監(jiān)督性質(zhì)，但又有明顯區(qū)別：催辦是對(duì)承辦公文過(guò)程的監(jiān)督控制，重點(diǎn)在于使公文“按時(shí)”完畢；查辦不僅監(jiān)控公文的承辦過(guò)程，重點(diǎn)要管公文產(chǎn)生實(shí)效的全部過(guò)程，按時(shí)、按質(zhì)、按量地將有關(guān)事務(wù)辦畢。催辦是以一份公文展開(kāi)活動(dòng)；查辦則是以一類(lèi)事情展開(kāi)活動(dòng)。在若干份公文都反映同一類(lèi)事情的情況下，查辦往往針對(duì)這類(lèi)情況展開(kāi)活動(dòng)。

　　十、注辦

　　由公文的承辦人在承辦公文的過(guò)程中，將承辦活動(dòng)中的情況記錄在《文件處理單》上，其主要內(nèi)容有：是否辦復(fù)，復(fù)文號(hào)和日期，召開(kāi)會(huì)議的名稱(chēng)和與會(huì)人員，決議和結(jié)果，電話(huà)聯(lián)系時(shí)受話(huà)人姓名和通話(huà)內(nèi)容，現(xiàn)場(chǎng)辦公的人員、解決問(wèn)題的方法和結(jié)果，主要閱卷人、簽注日期等。

　　辦畢公文的處置

　　一、清退

　　清退即經(jīng)過(guò)清理將有關(guān)辦畢的收文按期退歸原發(fā)文機(jī)關(guān)或由其指定的有關(guān)單位。需要清退的公文包括：絕密公文、有重大錯(cuò)漏的公文，被明令撤消的公文，僅供征求意見(jiàn)或?qū)忛喌墓模恍┪唇?jīng)領(lǐng)導(dǎo)本人審閱的講話(huà)稿，其他發(fā)文機(jī)關(guān)指定需要清退的公文。清退公文的辦法，或按規(guī)定成批定期進(jìn)行，或隨時(shí)清退。但不論以何種方式清退，都應(yīng)該辦理一定的手續(xù)。對(duì)要清退的公文，任何人不允許私自摘錄或復(fù)制。

　　二、銷(xiāo)毀

　　銷(xiāo)毀即對(duì)沒(méi)有保存價(jià)值和可能性的辦畢公文所做的毀滅性處理。需要銷(xiāo)毀的公文主要包括：所有沒(méi)有留存價(jià)值的公文，沒(méi)有留存必要的重份公文，不立即銷(xiāo)毀有可能造成失密或樣子損壞的公文，一般性的沒(méi)有保存價(jià)值的草稿，印制公文中形成的校樣、印版等。銷(xiāo)毀的方式有：焚毀、變成紙漿、粉碎、清洗消磁等。但對(duì)要銷(xiāo)毀的文件必須按照規(guī)定履行有關(guān)手續(xù)，個(gè)人不得私自銷(xiāo)毀文件。

　　三、暫存

　　以不屬于上述范圍的公文暫時(shí)予以妥善保存。

　　四、立卷與歸檔

　　標(biāo)準(zhǔn)：

　　1. 紙張規(guī)格

　　公文需要使用A4紙尺寸，這是為了保證方式統(tǒng)一，并且便于存檔。

　　2. 字體要求

　　一般來(lái)說(shuō)，公文需要使用宋體、黑體、楷體等常用字體。在字號(hào)方面，標(biāo)題一般為小三號(hào)，正文常用小四號(hào)，已經(jīng)整理的日期、編號(hào)等需要更小的字號(hào)展示。

　　3. 標(biāo)題

　　公文的標(biāo)題一般放在稿紙的上方中央，字號(hào)要稍微大一些。一般按照具體公文的種類(lèi)來(lái)進(jìn)行命名。

　　4. 公文編號(hào)

　　公文編號(hào)一般位于日期之后，用空格隔開(kāi)。公文編號(hào)格式一般為 xxx字〔yyyy〕zzz號(hào)，在正文的左上角處展示。