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會議紀要規(guī)范性寫法
會議紀要怎么寫?會議紀要可能是各種公文文體中最為常用的一種，很多人從事公文寫作，都是從會議紀要開始的，下面我們一起學習吧!
一、概述和分類
會議紀要是黨政軍機關、社會團體和企事業(yè)單位經(jīng)常使用的一種公文，主要用途是記載、反映會議情況和議定事項，是貫徹落實會議精神、指導工作、解決問題、交流經(jīng)驗的重要工具，是傳達會議信息的主要媒介之一。
從名稱上看，紀要的“紀”是記錄，“要”是要點，連起來就是記錄要點的意思，也就是說，它是在會議記錄基礎上圍繞會議主題整理形成的一種概要性文字材料，通過記載會議基本情況、會議成果、會議議定事項等，綜合概括地反映會議精神。
會議紀要的行文對象是多向的。
向上級機關呈報，用以匯報會議情況，以便得到上級機關對工作的指導;向同級機關發(fā)送，用以通報會議情況，以便得到同級機關的支持配合;向下級機關發(fā)送，用以傳達會議精神，以便統(tǒng)一認識，貫徹執(zhí)行。
但通常情況下，會議紀要只印發(fā)到與會單位，視情抄送有關單位。
根據(jù)會議情況和用途的不同，會議紀要可以劃分為三種類型：
1、決議性會議紀要，主要記載和反映會議作出的重要決策事項，作為傳達會議精神和部署工作的重要依據(jù)，對今后工作具有直接的指導作用，常用于各級領導機關的辦公會，工作例會，專項工作會議等。
2、協(xié)議性會議紀要，主要記載雙邊或多邊會議有關內容及其達成的協(xié)議等情況，作為會后貫徹執(zhí)行的基本依據(jù)，對協(xié)議各方今后工作具有一定的約束作用，常用于領導機關主持召開的多部門協(xié)調會或不同單位共同召開的聯(lián)席辦公會等。
3、研討性會議紀要，主要記載和反映經(jīng)驗交流會議、各種專業(yè)會議或學術性會議的研討情況，因是研討性會議，自然會有不同的意見，所以只要把各方意見寫明即可，主要用于職能部門或學術研究機構召開的專業(yè)會議、學術研討會議等，一般不具有約束性。
二、總體要求：要言不煩
會議紀要的關鍵是真實、準確、明白，如實反映會議基本情況，傳達議定事項和形成的決議。
用最簡短的語言概括會議紀要的要求，就是四個字：要言不煩。
“要言不煩”出自《三國志·魏書·管輅(lu)傳》。
三國時的魏國冀州(今河北冀縣一帶)刺史裴徽部下文學從事管輅，是個很有才學的人。
他精通《周易》，全國出名。
正始九年(公元248年)十二月間，吏部尚書何晏宴請管輅，想聽他談談《周易》，同時特邀請尚書鄧揚相陪，以示重視。
可是，管輅在開始的交談中，卻不談《周易》的事。
鄧揚就問管輅：“君見謂善《易》，而語初不及《易》中辭義，何故也?”管輅回答說：“夫善《易》者不論《易》也。”對這個回答，何晏甚為贊賞，笑著說道：“可謂要言不煩也”。
這就是“要言不煩”的來歷。
從字面上理解，要言不煩就是說，緊要的、關鍵的言說不能煩瑣，要簡約清晰。
它的近義詞是言簡意賅、簡明扼要，反義詞是長篇大論、洋洋灑灑、拖泥帶水。
管輅學富五車，所以要言簡易而平易，何晏也是有學問的人，所以一聽就明白。
大學問家，最大的特征是化繁為簡，深入淺出，用家常話講大道理，當然，大政治家更應該是化繁為易之高手。
古今中外，好的制度和政策，從來都是簡約清晰的。
商鞅變法也不過十個字：廢井田，開阡陌，獎勵軍功。
毛主席鬧革命，口號就是打土豪分田地，即便是不識字的百姓，也能一聽就明白。
會議紀要是開會討論事情之后形成的，要議決事項，拿出措施，推行政策，所以對有水平的領導來說，對起草會議紀要的工作人員來說，也應該追求簡約清晰，要言不煩，推行好政策、提出好思路，生怕執(zhí)行的人不能理解，生怕老百姓聽不明白。
如果舍易取煩，故意把話說的不清晰，不明白，那要么是沒水平，要么是有難言之隱，不想把話說明白，所謂煩言必奸。
所以會議紀要要做到要言不煩，是會議紀要這種文體特點和功能內在決定的，也是當前追求短、實、新文風的現(xiàn)實要求。
具體來說，紀要內容要真實可信，準確無誤，不能含糊不清，更不允許出現(xiàn)錯誤。
語言要準確簡要、表述明白、界定清晰、不留死角、便于執(zhí)行。
會議紀要不同與會議記錄的地方就在于，會議記錄只需要保持會議的“原汁原味”，而會議紀要要圍繞會議精神和會議主題對會議記錄、會議背景、會議材料等進行分類、篩選、提煉，做到脈絡清晰，層次分明，內容集中，使人從中能夠獲取會議情況，領會會議精神，明確會議要求。
會議紀要切忌冗長繁瑣，事無巨細，主次不分，寫成了會議記錄的縮略版。
三、內容結構
一般說來，會議紀要通常由標題、正文和文尾三部分組成。
會議紀要的標題形式主要有三種：
1、一是“會議名稱+紀要”，如《全國農村工作會議紀要》《辦公會紀要》等，這類標題最為常見，“紀要”有時也用“議定事項”“議決事項”代替。
2、二是“發(fā)文機關名稱+議題+紀要”。
如《國務院關于加強金融市場監(jiān)管工作會議紀要》。
這類標題省去發(fā)文機關名稱，就變成了“議題+紀要”的形式。
3、三是由“正標題+副標題”構成，又叫雙標題。
正標題提出觀點或揭示會議主旨，副標題多為“會議名稱+紀要”。
如《加強素質教育勢在必行——xx市教育工作研討會紀要》。
這種標題常見于報刊發(fā)表的會議紀要。
會議紀要的正文—般包括開頭、主體和結尾三部分。
開頭，主要用于概述會議的基本情況，包括會議名稱、時間、地點、主持人、參加人、會議議程和主要成果等，然后用“現(xiàn)將會議主要精神紀要如下”或“現(xiàn)將這次會議研討的幾個問題紀要如下”等過渡句轉入下文，文字一般都比較簡練。
開頭常見的寫法有兩種：一是列項式，即將會議名稱、時間、地點等要素依次列出，各占一行，使人一目了然。
這種寫法多用于辦公會議紀要。
二是概述式，即將會議的基本要素用一段文字作簡要敘述，使人看后對會議情況和基本精神有個大致了解。
會議紀要的主體部分，主要指會議的精神和議定事項，一般包括會議研究的問題、討論的意見、作出的決定和提出的措施辦法等。
辦公會、日常工作例會的紀要，一般包括會議內容、議定事項，有的還可概述議定事項的意義。
工作會議、專業(yè)會議和座談會的紀要，往往還要寫出成績、經(jīng)驗、做法、今后工作的意見、措施和要求。
有的紀要還要寫對會議的總結、領導的要求、提出的要求等。
主體部分它是會議紀要的核心，是各有關單位貫徹執(zhí)行會議精神的基本依據(jù)，這部分內容表述得是否得當、到位，是決定會議紀要質量高低的關鍵。
會議紀要的結尾寫法多種多樣：有的補充相關背景信息和次要信息;有的向有關單位和人員提出為實現(xiàn)會議目標和任務而奮斗的號召或希望;有的就會議議定的有關問題，向上級有關部門提出意見建議;有的向有關單位和人員提出貫徹落實的具體要求;有的則對會議意義和收獲進行評價等。
會議紀要一般也有文頭或者文尾，與其他文件類同，主要是會議紀要的印發(fā)機關、成文日期、發(fā)送單位等內容。
會議紀要一般沒有附件。
四、五種寫法
根據(jù)會議性質、規(guī)模、議題等不同，正文大致可以有以下五種寫法：
1、一是條款羅列法。
就是把會議議定的事項用條款方式加以簡要說明，分別冠以一二三四的標號，一條寫一個事項。
這樣表述簡明扼要，適用于部署工作的會議或辦公會議，也適用于工作協(xié)調會等。
2、二是集中概述法。
這種寫法是把會議的基本情況，討論研究的主要問題，與會人員的認識、議定的有關事項包括解決問題的措施、辦法和要求等，用概括敘述的方法，進行整體的闡述和說明。
這種寫法多用于召開小型會議，一般是一會一事，而且討論的問題比較集中單一，意見比較統(tǒng)一，容易貫徹操作，寫的篇幅相對短小。
3、三是分項綜合法。
召開大中型會議或議題較多的會議，一般要采取分項敘述的辦法，即把會議的主要內容分成幾個大的部分，每個部分集中談一個方面的問題，然后再用次級小標題，分項來寫。
這種寫法側重于橫向分析闡述，內容相對全面，問題也說得比較細，常常包括對目的、意義、現(xiàn)狀的分析，以及目標、任務、政策措施等的闡述。
這種紀要一般用于較復雜的工作會議或經(jīng)驗交流會議，或者需要基層全面領會、深入貫徹的會議。
4、四是整理提煉法。
這種寫法是把會上具有典型性、代表性的發(fā)言加以整理，提煉出內容要點和精神實質，然后按照發(fā)言順序或不同內容，分別加以闡述說明。
這種寫法能比較如實地反映與會人員的意見。
某些根據(jù)上級機關布置，需要了解與會人員不同意見的會議紀要，可采用這種寫法。
5、五是發(fā)言摘記法。
就是按會議發(fā)言順序記錄每個人的發(fā)言要點，根據(jù)各人提出問題的不同角度，整理成幾個問題，并署上發(fā)言人姓名、職務，有時還要加上小標題。
這種方法類似于會議記錄，但不是照搬會議記錄，因為它要對與會者的發(fā)言進行剪裁和加工，使主題更加精練。
一些重要的座談會紀要，以及學術研討會，務虛討論會等，經(jīng)常采用這種寫法。
不同形式的紀要，寫法不盡相同，但基本格式和語言風格是一致的。
措辭一般要用“會議認為”、“會議指出”、“會議決定”、“會議要求”、“會議號召”等，把會議的主要精神高度概括，準確無誤地反映出來。
寫作的基本要求也是一致的，就是從會議具體內容出發(fā)，抓中心，抓要點。
抓中心就是抓住會議中心思想、中心問題、中心工作;所謂要點，就是會議主要內容和主要決議、主要措施。
不管哪種寫法，有些基本要素都是不能缺少的，包括四個方面：一是會議議題、依據(jù)或者背景、會議目的。
二是會議時間、地點、主持人等概況。
三是會議議定事項。
四是會議出席人、請假人、列席人名單;五是分送單位、抄送單位等。
五、基本特點
一是真實準確。
會議紀要，重在紀實，必須真實準確地反映會議的情況和精神，既不能隨意增減，也不能擅自篡改，這是會議紀要寫作的第一要求，也是最基本的要求。
紀要內容必須真實，是會上產(chǎn)生的，不能是憑空、無中生有的，也不能是別處移植來的。
要特別注意的是，不能根據(jù)個人意圖進行“演繹式”“推理式”“編造式”紀要，凡是會議沒有涉及的內容，不能寫入紀要，更不能隨意改動會議上達成的共識和形成的決定，也不能對會議內容進行評論，摻雜個人見解，把個人觀點強加于人。
不真實的情況之所以出現(xiàn)，可能是內容未加核實，可能是記錄不完整導致記憶混淆，或者是理解偏差，或者是表述不當，因此要在業(yè)務能力和工作態(tài)度各方面加強，克服這些情況。
還要注意的是，會議在研究問題時如果意見不一致，應寫多數(shù)人的意見，或者少數(shù)人但是正確的意見。
如果是明顯偏頗或者有違于政策法規(guī)或者常理的意見，完全可以置之不理，不能照聞必錄，成了照相式的客觀主義。
二是精練概括。
會議紀要是經(jīng)過提煉、整理而形成的公文，它集中地反映會議的要點和精神實質，具有高度的概括性。
精練概括與詳盡細致，是會議紀要與會議記錄最重要的區(qū)別。
具體來說，從三個方面加以注意，在語言文字簡練準確、樸實無華、通俗明白，認識性文字力求簡略，結論性文字力求明確，防止產(chǎn)生歧義和前后自相矛盾，注意把口頭語轉化為書面語;在內容上要點突出，抓中心、抓要點，擇其要而紀之，切忌面面俱到，堆砌材料;在邏輯上條理清楚，層次清晰，同一層級的內容邏輯要匹配，不要大小失當。
三是清楚明白。
會議紀要必須要有明確結論，以便執(zhí)行，是還是否，辦還是不辦，什么時候辦、怎么辦都要言之鑿鑿，不得含糊。
特別是對于涉及責任劃分、經(jīng)費額度、完成時限等敏感信息時，更要確保全面、準確、清晰記錄。
如果籠統(tǒng)、含糊、缺漏，就可能造成會后相關方不好操作，無法依據(jù)執(zhí)行，甚至相互推諉扯皮。
會議上對某些問題進行討論，有時意見會有分歧，甚至截然相反。
因此，起草會議紀要應根據(jù)會議確定的宗旨，對各種觀點進行恰當?shù)娜∩�，善于正確集中會議討論的意見。
一般采用以下方法：凡符合會議宗旨的多數(shù)人的一致意見，會議紀要都應集中反映;對少數(shù)人的意見，如果是正確的，也要予以反映;如果討論中意見確有分歧，難以取得統(tǒng)一，一般不應寫入紀要，但研討性會議紀要除外。
要特別留意會議主持人發(fā)表的意見，特別是總結性發(fā)言和結論性意見，并在紀要中充分體現(xiàn)。
總之，要經(jīng)過一番去偽存真、去粗取精、由此及彼、由表及里的加工提煉。
四是法定約束。
會議紀要寫完后，經(jīng)主管領導過目，同意簽發(fā)，加蓋公章，形成文件。
會議記錄一經(jīng)下發(fā)，便要求與會單位和有關人員遵守、執(zhí)行。
在這一點上，與決議基本一致，只不過比決議的規(guī)定性、嚴肅性程序低些。
會議紀要起草有“四字訣”：一是求“快”，時效性是會議紀要的最大特點。
會議紀要的撰寫、報批、印發(fā)一定要迅速，一般會議三至五天內印發(fā)紀要，重要緊急會議當天印發(fā)或隔天印發(fā)。
二是求“準”，準確性是會議紀要的基本要求。
內容、用語、記錄都要準。
三是求“實”，會議紀要只要求如實記錄會議召開情況和議定事項，文字要盡可能清晰簡練、準確平實，不能摻雜個人感情和看法。
四是求“全”，要突出完整性，對會議進行全面的記錄，最忌丟項落項或多項。
為便于撰寫和查閱，應當按照一事一標題或一段的格式撰寫，順序應按議題的重要程度和類別進行排列。
六、方法和訣竅
會議紀要屬于記錄性文體，應該說，本身的寫作要求并不高。
寫作的挑戰(zhàn)主要在于對于會議討論議題的了解和熟悉，以及對會議討論中蕪雜意見的準確理解和概括能力。
一次會議下來，有時感覺脈絡清晰，有時感覺很混沌，抓不住要點。
我個人覺得可以運用“二八法則”，這體現(xiàn)在幾個方面：
首先，從程序上，一般是介紹工作情況，討論，領導總結等。
這里面可能介紹的時間長，也可能討論時間長，但總體上說，討論和總結部分風重要，會議的主要觀點和意見都集中在這部分。
其次，在議題上，每個會議有中心議題和主要任務，但也有時會夾雜其他議題，重點是把握核心議題，其他的都是旁枝末節(jié)。
再次，在人員上，重要的是把握在場的位階最高的領導的主要觀點和意見，這是話語權和決策權分配的自然結果。
畢竟領導掌握的信息更多，承擔的責任更大，他綜合各方面的意見提出的觀點和要求，最具有權威性和指導性。
不要認為這是官僚主義或者拍馬屁。
掌握二八法則，把握這幾個方面，抓住重點，突出中心，就能綱舉目張。
另外還有幾點要注意：
一是學會“聽”。
把握話外之音，所謂聽弦歌而知雅意。
有些事情領導其實有態(tài)度的，但出于各方面原因，沒有當面表態(tài)，要學會聽懂領導話語背后的含義，這就需要對所在單位情況、領導風格、思路和以往決策譜系的了解。
二是學會“轉”。
就是轉換和補充，包括把口語轉化為規(guī)范書面語;領導說得簡略的，要把握完整意思，補充完整;過于生僻的專業(yè)術語適當轉化為通俗的。
三是學會“借”，在使用資料上要敢借、會借。
一般來說，對于順利通過的議題，會議材料的請示事項就可以借用為會議紀要的決定事項，領導講話的主要提綱可以借用為會議紀要的強調內容。
四要學會“改”，所謂改，就是對部分材料進行再加工，這就需要紀要撰寫人員不斷提升理論功底和文字水平。
五要學會“報”，會議紀要初稿寫成后，對于不能確定或者存疑的地方，為了避免出現(xiàn)方向性錯誤，應該向事項匯報部門、涉及部門征求意見。
完成這些基礎工作后，再逐級上報領導審批。
六要學會“用”，會議紀要批準后，要特別注意發(fā)揮其作用。
正確確定報送范圍，參會人員和單位都要報送，再視會議內容，報送有關部門閱知或在一定范圍內公開。
七、寫作步驟和要點
一是認真做好會議記錄。
做好會議記錄是寫好會議紀要的基礎，會議紀要是從會議記錄的基礎上加工提煉而來的。
會前，要認真閱讀議題，查閱相關背景資料，把握會議主旨。
會中，要專心做好會議記錄，文字要準確，段落要清楚，記錄要全面，會議的決定和主持人的總結及結論性意見要記錄清楚。
會后，要整理會議記錄，吃透會議精神，盡快進行會議紀要的起草。
二是圍繞主題選擇布局。
前面例舉了會議紀要的五種寫法，在選擇布局時，就是根據(jù)會議的特點、性質和目的，選擇合適的寫法，量體裁衣。
總的來說，會議需要解決的主要問題，就是紀要的中心。
單個議題的會議，一般采用概括式的布局，將會議內容、觀點和成果歸納成幾個方面。
多個議題的會議，常見于單位領導班子研究一系列問題、部署一攬子工作的會議，一般采用條款式的布局，分別圍繞各個議題進行，做到條理分明。
三是正確處理層級結構。
前面說過，會議紀要的正文一般由前言、主體和結尾三個部分組成。
主體部分是核心內容，主體部分按照邏輯關系可以分成三塊，一是會議精神，一般由“會議認為”等導語開頭，寫工作的總體情況分析、工作的重要意義和主要原則等，既要詳盡細致又要提煉概括，做到簡潔明快、詳略得當;二是會議成果，一般由“會議明確”“會議決定”“會議指出”等導語開頭，寫會議對問題怎么辦、工作怎么干等總體上的決策和部署;三是會議要求，一般由“會議要求”“會議強調”等導語開頭，寫具體的工作安排和各部門要承擔的具體任務等。
這三塊內容要分層次敘述，做到邏輯分明、條理清晰。
八、小貼士
為了更好更快地記錄，最后有自己的速記方法，比如一些自己習慣的符號、記號、簡寫等，提高記錄的準確性和速度。
紀要人必須在會議現(xiàn)場，如果萬一出現(xiàn)需要代擬紀要的情況，需向在場人員了解核實情況，或者聽錄音回放。
會議紀要要與督辦工作做好銜接，由相關人員將紀要中有關任務梳理成待辦事項進行督辦。
做好紀要的存檔工作，便于日后查閱，需要注意的是紀要在報送的過程中可能會由相關部門、領導進行多次修改，一定要存檔領導簽字確認的最終版本。
充分利用信息化手段提高效率，在網(wǎng)絡發(fā)布會議紀要的同時，也要注意保密，準確界定不同機要的發(fā)送方式和范圍。
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