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淺談檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理論文
當(dāng)前，科學(xué)技術(shù)發(fā)展日新月異，檔案管理工作也隨之發(fā)生著翻天覆地的變化。尤其是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，使得檔案管理的重心由傳統(tǒng)的保存好檔案轉(zhuǎn)移到運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷完善與豐富檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，使檔案更好地服務(wù)社會(huì)，充分發(fā)揮檔案的功能，讓人們認(rèn)識(shí)到檔案在社會(huì)發(fā)展中的重要性。
一、網(wǎng)絡(luò)化管理是檔案管理的必然趨勢(shì)
1.檔案管理的現(xiàn)狀
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理的工作方式也有了一定的改變，一些檔案管理軟件也被運(yùn)用到檔案工作中，例如現(xiàn)在很多企事業(yè)單位在使用的永樂(lè)文檔一體化軟件。但是我們?cè)谑褂眠^(guò)程中不難發(fā)現(xiàn)，許多管理系統(tǒng)只是實(shí)現(xiàn)了單機(jī)管理，只能對(duì)檔案條目進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入、刪除、修改、存儲(chǔ)、檢索、報(bào)表、打印等實(shí)體的管理功能和數(shù)據(jù)備份、用戶(hù)權(quán)限等系統(tǒng)管理功能，對(duì)檔案管理和文書(shū)處理的銜接問(wèn)題、機(jī)關(guān)檔案室和檔案館的銜接問(wèn)題、不同類(lèi)型檔案管理問(wèn)題、目錄管理和全文管理等問(wèn)題考慮的都還不是很全面，而且大多數(shù)檔案管理系統(tǒng)僅是提供檔案管理人員使用，對(duì)管理者來(lái)說(shuō)，這種管理方式相對(duì)手工管理可以更快的查閱到利用者所需資料的位置，而對(duì)利用者來(lái)說(shuō)，這種管理方式與手工管理并無(wú)兩樣，檔案利用者還是要到檔案館來(lái)查詢(xún)檔案。由此可見(jiàn)這種單機(jī)版的管理軟件實(shí)用性并不強(qiáng)。要滿足利用者的需要，使檔案更好地服務(wù)社會(huì)，檔案管理人員應(yīng)該開(kāi)發(fā)一套網(wǎng)絡(luò)版的管理系統(tǒng)，使管理者能夠時(shí)時(shí)監(jiān)控各部門(mén)的檔案管理工作，提高工作效率；使利用者隨時(shí)隨地能夠查詢(xún)自己需要的檔案資料，提高檔案利用率。當(dāng)然，任何一套軟件系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)都要經(jīng)過(guò)細(xì)致的需求分析，并且在使用過(guò)程中不斷完善，檔案管理系統(tǒng)也不例外，它需要檔案專(zhuān)業(yè)人員和軟件開(kāi)發(fā)人員共同努力。
2.檔案管理網(wǎng)絡(luò)化具有無(wú)比的優(yōu)越性
檔案事業(yè)是人類(lèi)的記憶工程，體現(xiàn)其最終價(jià)值就是利用。如何能夠使人們更好地利用檔案，成了檔案管理人員工作中必須思考的問(wèn)題。
當(dāng)今社會(huì)，人們的生活方式、工作方式隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展而發(fā)生改變，網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)已形成產(chǎn)業(yè)。檔案管理部門(mén)應(yīng)充分利用這些技術(shù)，采用現(xiàn)代化的管理手段來(lái)提高檔案的管理水平和服務(wù)質(zhì)量，提高工作效率。開(kāi)發(fā)信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。論文發(fā)表。網(wǎng)絡(luò)化是檔案管理工作的必然要求。實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，可以減少所保存檔案的交叉重復(fù)，通過(guò)聯(lián)機(jī)操作，檔案部門(mén)可以時(shí)時(shí)監(jiān)督、檢查各部門(mén)的檔案工作，督促其將一些重要檔案及時(shí)歸檔，以免原件損壞和丟失，使檔案部門(mén)保存的檔案更加完整。
通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案管理部門(mén)能夠?yàn)楦髀毮懿块T(mén)提供“快、準(zhǔn)、精”的檔案服務(wù)。檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)各部門(mén)的資源共享，快速而有效的提供有關(guān)資源，提高工作效率。檔案管理人員的工作可以逐步從前臺(tái)轉(zhuǎn)移到后臺(tái)服務(wù)，及時(shí)地更新檔案信息資源庫(kù)，將最新的信息資源以最快的速度提供給利用者，以改變傳統(tǒng)的檔案工作方式“你來(lái)我借”；管理人員還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)管理，了解到哪些檔案的利用率最高，從而在以后管理工作中有重點(diǎn)，使檔案工作更具有主動(dòng)性；由于檔案網(wǎng)絡(luò)化軟件的開(kāi)發(fā)使用，檔案利用者可以隨時(shí)隨地查詢(xún)自己所需要的檔案，利用者可以根據(jù)自己的需要通過(guò)管理系統(tǒng)查閱自己的材料，這樣利用者獲得的資料將會(huì)是他自己最滿意的。
二、檔案管理網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)注意的問(wèn)題
1.安全保障
網(wǎng)絡(luò)化管理雖然有很多優(yōu)點(diǎn)，但也不能忽視它的不穩(wěn)定性和不安全性，網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)開(kāi)放的系統(tǒng)，網(wǎng)絡(luò)的不安全性已成為限制其發(fā)展的最大障礙。國(guó)家保密局規(guī)定，帶密級(jí)的文件、信息不能上網(wǎng)，檔案不同于其他信息資源，開(kāi)放利用必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審查。因此，在檔案文件信息上傳到網(wǎng)上前，要仔細(xì)區(qū)分普通檔案和密級(jí)檔案，確保密級(jí)檔案不能上網(wǎng)流傳。現(xiàn)在被許多企事業(yè)單位運(yùn)用的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，包含機(jī)關(guān)檔案信息化系統(tǒng)，涉及大量的國(guó)家機(jī)密，必須與互聯(lián)網(wǎng)等公共信息網(wǎng)實(shí)行物理隔離。從安全角度考慮，各單位應(yīng)盡可能建立檔案部門(mén)獨(dú)立的系統(tǒng)，采用電子身份驗(yàn)證、數(shù)據(jù)加密及加密傳輸、病毒防范等技術(shù)來(lái)增強(qiáng)安全性。各部門(mén)登記注冊(cè)合法用戶(hù)，根據(jù)權(quán)限不同上傳電子文件，查詢(xún)相關(guān)信息。管理人員還應(yīng)在網(wǎng)絡(luò)中心管理人員的協(xié)同下定期進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全檢查，有效監(jiān)督，配以相應(yīng)的技術(shù)手段，確保管理系統(tǒng)安全健康的運(yùn)行。檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的高投入的系統(tǒng)工程，各級(jí)各類(lèi)單位應(yīng)根據(jù)自身情況、條件不一樣，量力而為，分步實(shí)施，講求實(shí)效，不應(yīng)盲目跟風(fēng)，只有逐步建設(shè)，才能持續(xù)發(fā)展。論文發(fā)表。
2.培養(yǎng)人才，提高檔案從業(yè)人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和道德品質(zhì)
檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，包括總體設(shè)計(jì)、設(shè)備選型、軟件開(kāi)發(fā)、檔案整理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤(pán)備份、查詢(xún)管理、安全措施等工作，需要復(fù)合性人才，檔案部門(mén)應(yīng)積極吸納即掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)又懂檔案管理知識(shí)的工作人員。檔案部門(mén)要不斷增強(qiáng)檔案隊(duì)伍的現(xiàn)代化素質(zhì)，通過(guò)多種渠道，采取多種方式，加強(qiáng)對(duì)檔案工作者的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，提高工作人員的管理技能、計(jì)算機(jī)應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)，增設(shè)新的學(xué)科知識(shí)，培養(yǎng)出合格的現(xiàn)代化檔案管理復(fù)合型人才；重視檔案人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)的同時(shí)，我們還不能忽視工作人員職業(yè)道德和思想素質(zhì)的培養(yǎng)，檔案工作是一項(xiàng)特殊的工作，對(duì)管理人員的道德素質(zhì)有著很高的要求。每個(gè)檔案工作人員要把“甘為他人做嫁衣”的精神作為自己的美德，熱愛(ài)本職工作，正確對(duì)待名利，熱心服務(wù)，樹(shù)立檔案職業(yè)道德信念。在工作中要忠于職守，盡職盡責(zé)，實(shí)事求是，尊重和維護(hù)歷史的真實(shí)面貌。要遵守紀(jì)律，具備嚴(yán)格保密觀念和良好的保密習(xí)慣，維護(hù)國(guó)家和單位的利益。
人才隊(duì)伍建設(shè)是檔案信息化成功之本，是保證檔案信息化建設(shè)持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。技術(shù)再先進(jìn)，也要靠人去掌握和運(yùn)用。各級(jí)各類(lèi)檔案部門(mén)始終應(yīng)把培養(yǎng)人才、建設(shè)隊(duì)伍、提高人的素質(zhì)放在第一位。
3.制定法律、法規(guī)保障網(wǎng)絡(luò)化檔案管理工作
檔案工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅的工作，保證檔案價(jià)值的前提和基礎(chǔ)是檔案部門(mén)的權(quán)威性，必須建立相關(guān)的制度來(lái)規(guī)范檔案部門(mén)的工作流程，確保檔案的真實(shí)性。
從檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的基礎(chǔ)來(lái)講，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是它的重要基礎(chǔ)之一。論文發(fā)表。高速公路上車(chē)輛行駛要遵守交通規(guī)則，信息高速公路上的交通，同樣也需要遵守規(guī)范嚴(yán)密、科學(xué)合理的“交通規(guī)則”，這些“交通規(guī)則”就是我們所要構(gòu)建和遵守的檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，越來(lái)越多的社會(huì)生活和科技生產(chǎn)的記錄產(chǎn)生于電子工作環(huán)境，各種文件的生命都將有可能部分甚至全部以電子形式度過(guò)，未來(lái)館藏?cái)?shù)字檔案最主要的來(lái)源就是電子文件。于是，電子文件歸檔和電子檔案管理、電子檔案的查閱，檔案信息的資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢(xún)、交換、管理和使用等，都需要我們做系統(tǒng)的調(diào)研和論證，根據(jù)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)和通用規(guī)范，逐步制定出檔案網(wǎng)絡(luò)化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。
從檔案管理者應(yīng)該具有的素質(zhì)和法律知識(shí)上來(lái)看，檔案管理者要有強(qiáng)烈的依法辦事的意識(shí)，遵守檔案利用工作紀(jì)律，按照黨和國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行檔案的開(kāi)發(fā)、開(kāi)放、公布和利用。檔案部門(mén)還要建立完善的獎(jiǎng)懲制度和激勵(lì)機(jī)制，樹(shù)立典型，以調(diào)動(dòng)檔案工作者的工作積極性。
新的時(shí)期——以知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代為特征的21世紀(jì)，給檔案工作帶來(lái)了挑戰(zhàn)和壓力，同時(shí)也為我們帶來(lái)新的機(jī)遇，國(guó)內(nèi)有關(guān)計(jì)算機(jī)輔助檔案管理、電子文件管理、檔案網(wǎng)站建設(shè)、數(shù)字檔案館建設(shè)等方面研究成果的取得，為檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)積累了可貴的經(jīng)驗(yàn)，我們要抓住機(jī)遇，更新觀念，加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理意識(shí)，提高人員的技術(shù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，使檔案工作上新的臺(tái)階，更好地服務(wù)社會(huì)。
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