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會計(jì)信息化環(huán)境的會計(jì)科目設(shè)置
會計(jì)信息化環(huán)境的會計(jì)科目設(shè)置
【摘要】文章通過對企業(yè)會計(jì)信息化環(huán)境的會計(jì)科目設(shè)置問題進(jìn)行分析，提出企業(yè)基于會計(jì)信息化環(huán)境的會計(jì)科目設(shè)置改進(jìn)方法，以期規(guī)范、科學(xué)、合理設(shè)置企業(yè)會計(jì)科目，優(yōu)化完善企業(yè)會計(jì)信息化建設(shè)，提高企業(yè)會計(jì)核算與賬務(wù)處理準(zhǔn)確性，提高企業(yè)會計(jì)信息質(zhì)量。
【關(guān)鍵詞】信息化 會計(jì)科目 設(shè)置 改進(jìn)
2006年10月30日，財(cái)政部發(fā)布財(cái)會[2006]18號文《關(guān)于印發(fā)〈企業(yè)會計(jì)準(zhǔn)則――應(yīng)用指南〉的通知》，財(cái)會[2006]18號文的附錄《會計(jì)科目和主要賬務(wù)處理》，對我國資產(chǎn)類、負(fù)債類、共同類、所有者權(quán)益類、成本類、損益類等六大類會計(jì)科目予以了規(guī)范，并對會計(jì)科目的主要賬務(wù)處理進(jìn)行了詳細(xì)解釋和規(guī)范。
企業(yè)對會計(jì)科目的設(shè)置，依據(jù)財(cái)會[2006]18號文，在不違反會計(jì)準(zhǔn)則相關(guān)規(guī)定的前提下，可以結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，進(jìn)行會計(jì)科目的調(diào)整設(shè)置。
會計(jì)信息化環(huán)境下，企業(yè)會計(jì)科目設(shè)置存在科目編碼層級過長、科目創(chuàng)建維護(hù)統(tǒng)一性弱化、輔助核算項(xiàng)目維度復(fù)雜、合并報(bào)表層抵銷數(shù)據(jù)查詢統(tǒng)計(jì)不規(guī)范、成本費(fèi)用及損益類科目設(shè)置冗余等諸多問題，企業(yè)會計(jì)科目設(shè)置是否規(guī)范、科學(xué)、合理，對企業(yè)會計(jì)信息化環(huán)境建設(shè)、會計(jì)核算與賬務(wù)處理準(zhǔn)確性、企業(yè)會計(jì)信息質(zhì)量至關(guān)重要。
一、會計(jì)信息化環(huán)境的會計(jì)科目設(shè)置問題
(一)會計(jì)科目編碼層級過長
企業(yè)會計(jì)信息編碼體系按層級劃分有一級科目、二級科目、三級科目等等，相應(yīng)的會計(jì)科目編號也依據(jù)會計(jì)科目層級進(jìn)行順序順延劃分。
例如，資產(chǎn)類“貨幣資金”為一級科目，二級科目依據(jù)幣種(人民幣、美元、港幣、英鎊、歐元、日元等)進(jìn)行二級會計(jì)科目細(xì)分，相應(yīng)的“貨幣資金”一級科目編號為1001，二級科目編號為100101、100102、100103……順序順延;費(fèi)用類“管理費(fèi)用”為一級科目，二級科目依據(jù)費(fèi)用發(fā)生項(xiàng)目，如職工薪酬、辦公費(fèi)、差旅費(fèi)、交通費(fèi)、會議費(fèi)等進(jìn)行二級科目細(xì)分，二級科目中辦公費(fèi)等再進(jìn)行郵電費(fèi)、電話費(fèi)、復(fù)印費(fèi)、辦公用品等三級科目細(xì)分，相應(yīng)的會計(jì)科目編號依次順延。
資產(chǎn)類、負(fù)債類、共同類、所有者權(quán)益類、成本類、損益類等六大類會計(jì)科目均按照會計(jì)科目編碼層級進(jìn)行詳細(xì)劃分，造成企業(yè)在信息化環(huán)境下，會計(jì)科目編碼層級過長。
(二)會計(jì)科目創(chuàng)建維護(hù)的統(tǒng)一性弱化
企業(yè)會計(jì)科目維護(hù)分散于集團(tuán)層、公司層兩個(gè)層次，集團(tuán)層一級科目、二級科目按照會計(jì)準(zhǔn)則等相關(guān)規(guī)定，由集團(tuán)創(chuàng)建后，各公司層的會計(jì)科目，依據(jù)各公司管理需求，進(jìn)行三級及以下級次會計(jì)科目的創(chuàng)建與維護(hù)，以保證會計(jì)核算及會計(jì)科目體系的統(tǒng)一完整。
會計(jì)信息化環(huán)境下，以會計(jì)科目編碼層級方式創(chuàng)建維護(hù)會計(jì)科目，分散于集團(tuán)層科目、公司層科目兩個(gè)層次，會計(jì)科目體系的統(tǒng)一性相對較弱化。
(三)輔助核算項(xiàng)目維度設(shè)置過于復(fù)雜
企業(yè)為滿足經(jīng)營管理需要，通過會計(jì)科目設(shè)置眾多復(fù)雜的輔助核算項(xiàng)目方式，實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營與管理決策數(shù)據(jù)需求。
會計(jì)科目設(shè)置的輔助核算項(xiàng)目包括：客商、存貨分類、部門、人員、項(xiàng)目、現(xiàn)金流量項(xiàng)目、資金賬戶、在建工程項(xiàng)目、集團(tuán)內(nèi)外、來源、歸屬等。
會計(jì)信息化環(huán)境下，企業(yè)會計(jì)管理軟件基于B/S架構(gòu)，由于用戶訪問的用戶數(shù)及訪問數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)量龐大，會因輔助核算項(xiàng)目維度設(shè)置復(fù)雜而引發(fā)信息化系統(tǒng)運(yùn)行速度變慢，影響運(yùn)行效率和工作效率。
(四)合并報(bào)表層抵銷數(shù)據(jù)查詢統(tǒng)計(jì)不規(guī)范
在個(gè)別報(bào)表層面，企業(yè)內(nèi)部往來、采購與銷售、現(xiàn)金流等數(shù)據(jù)查詢統(tǒng)計(jì)，通過查詢相關(guān)會計(jì)科目輔助核算客商等方式予以實(shí)現(xiàn)，數(shù)據(jù)查詢依賴于會計(jì)人員經(jīng)驗(yàn)與操作規(guī)范性。
在基礎(chǔ)核算數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、操作人員不熟悉而誤操作等情況下，會造成企業(yè)個(gè)別報(bào)表層面查詢內(nèi)部往來、采購與銷售、現(xiàn)金流等數(shù)據(jù)時(shí)不準(zhǔn)確，發(fā)生遺漏數(shù)據(jù)等現(xiàn)象，進(jìn)而導(dǎo)致企業(yè)在合并報(bào)表層面的抵銷分錄、抵銷底稿出現(xiàn)抵銷不凈的情況，極大影響企業(yè)會計(jì)報(bào)表編制質(zhì)量，影響企業(yè)會計(jì)信息質(zhì)量。
(五)成本費(fèi)用及損益類科目設(shè)置冗余
企業(yè)成本費(fèi)用及損益類會計(jì)科目設(shè)置是按照生產(chǎn)成本、制造費(fèi)用、銷售費(fèi)用、管理費(fèi)用等會計(jì)科目進(jìn)行詳細(xì)劃分。
例如，職工薪酬、差旅費(fèi)、辦公費(fèi)、水電費(fèi)、交通費(fèi)、折舊費(fèi)等會計(jì)科目，既存在于銷售費(fèi)用會計(jì)科目中，又存在于管理費(fèi)用會計(jì)科目中，會計(jì)科目設(shè)置較冗余，不利于進(jìn)行準(zhǔn)確會計(jì)核算管理，而且，財(cái)務(wù)人員的人工干預(yù)工作量大，對會計(jì)信息化環(huán)境下的報(bào)表自動(dòng)生成的準(zhǔn)確性有一定影響。
二、會計(jì)信息化環(huán)境的會計(jì)科目設(shè)置改進(jìn)
在會計(jì)信息化環(huán)境下，企業(yè)需要進(jìn)一步針對會計(jì)科目設(shè)置的問題，查找原因，以信息化手段加以改進(jìn)，不斷優(yōu)化設(shè)計(jì)，建立企業(yè)規(guī)范、科學(xué)、合理的會計(jì)科目管理體系。
(一)以編碼段區(qū)分會計(jì)科目層級，加強(qiáng)會計(jì)科目層級體系管理
在會計(jì)信息化環(huán)境下，企業(yè)應(yīng)根據(jù)財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)的核算及管理需求，對會計(jì)科目進(jìn)行全面梳理，確定哪些會計(jì)科目需要繼續(xù)使用，哪些會計(jì)科目需要增減，哪些會計(jì)科目不需要再使用，建立會計(jì)科目信息收集管理維護(hù)模板。
對明細(xì)會計(jì)科目，采取替代方式體現(xiàn)。
比如，其他應(yīng)收款中離退休經(jīng)費(fèi)、水費(fèi)、電費(fèi)等明細(xì)會計(jì)科目，通過建立財(cái)務(wù)類供應(yīng)商方式，滿足會計(jì)核算及管理需求。
會計(jì)科目編碼不區(qū)分會計(jì)科目編碼層級，所有會計(jì)科目編碼為長度10位的平級會計(jì)科目編碼，以會計(jì)科目編碼中的編碼段進(jìn)行區(qū)分會計(jì)科目層級關(guān)系，進(jìn)一步強(qiáng)化會計(jì)科目層級體系統(tǒng)一管理。
(二)加強(qiáng)會計(jì)科目統(tǒng)一創(chuàng)建與維護(hù)管理
企業(yè)應(yīng)充分了解會計(jì)科目統(tǒng)一規(guī)范設(shè)置的重要性，企業(yè)應(yīng)建立會計(jì)科目維護(hù)管理制度，明確集團(tuán)及公司層面會計(jì)科目編碼維護(hù)專崗職責(zé)，從集團(tuán)層會計(jì)科目及公司層會計(jì)科目兩個(gè)層次雙向管理。
按照信息化規(guī)范流程，對會計(jì)科目進(jìn)行集團(tuán)統(tǒng)一維護(hù)管理。
在會計(jì)信息化環(huán)境下，會計(jì)科目表層主數(shù)據(jù)由集團(tuán)創(chuàng)建，并下發(fā)各科目的核算內(nèi)容規(guī)范;公司代碼層沒有創(chuàng)建會計(jì)科目的權(quán)限，由各公司在集團(tuán)會計(jì)科目表層主數(shù)據(jù)中引用，信息系統(tǒng)中所有公司層，均可引用集團(tuán)層會計(jì)科目并維護(hù)為本公司會計(jì)科目。
集團(tuán)層面，新建會計(jì)科目表層主數(shù)據(jù)后，在集團(tuán)范圍內(nèi)以郵件、網(wǎng)站等方式進(jìn)行公示并征求意見，詳細(xì)披露展示會計(jì)科目的編碼、名稱、核算內(nèi)容和使用注意事項(xiàng)等內(nèi)容。
集團(tuán)層面，應(yīng)嚴(yán)格按照會計(jì)科目創(chuàng)建維護(hù)流程制度，執(zhí)行會計(jì)科目創(chuàng)建后續(xù)檢查和配置工作。
(三)加強(qiáng)會計(jì)科目字段狀態(tài)組功能
因輔助核算項(xiàng)目維度設(shè)置過于復(fù)雜，而引發(fā)信息化系統(tǒng)運(yùn)行效率問題，在會計(jì)信息化環(huán)境下的會計(jì)科目設(shè)置上，應(yīng)根據(jù)企業(yè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)實(shí)際核算與管理需求，考慮個(gè)性化輔助核算維度需求，對會計(jì)科目設(shè)置的輔助核算維度項(xiàng)目進(jìn)行全面梳理，確定哪些輔助核算項(xiàng)目繼續(xù)保留使用，哪些不再使用。
對輔助核算維度包含的客商、存貨分類、部門、人員、項(xiàng)目、現(xiàn)金流量項(xiàng)目、資金賬戶、在建工程項(xiàng)目、集團(tuán)內(nèi)外、來源、歸屬等輔助核算維度進(jìn)行精簡處理。
集團(tuán)層通過轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)方式的處理方法，在會計(jì)科目上增加“字段狀態(tài)組”加以實(shí)現(xiàn)，改善系統(tǒng)運(yùn)行效率問題。
“字段狀態(tài)組”由集團(tuán)層維護(hù)管理，公司成員層維護(hù)代碼層主數(shù)據(jù)時(shí)，加以選擇使用。
(四)強(qiáng)化報(bào)表合并層編報(bào)設(shè)計(jì)
在企業(yè)合并會計(jì)報(bào)表層面，為滿足編制合并會計(jì)報(bào)表需要，需進(jìn)行集團(tuán)內(nèi)部往來、內(nèi)部采購銷售、內(nèi)部現(xiàn)金流量等抵銷數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，并對應(yīng)收應(yīng)付、預(yù)收預(yù)付等往來會計(jì)科目進(jìn)行往來重分類、對沖調(diào)整，工作量大且容易遺漏數(shù)據(jù)，出錯(cuò)概率極高，影響合并會計(jì)報(bào)表編報(bào)質(zhì)量。
在會計(jì)信息化環(huán)境下，通過會計(jì)科目表，對涉及內(nèi)部交易的往來類科目、壞賬準(zhǔn)備、長期股權(quán)投資、短期借款、主營業(yè)務(wù)收入(成本)、其他業(yè)務(wù)收入(成本)、投資收益、財(cái)務(wù)費(fèi)用、資產(chǎn)減值損失、成本費(fèi)用類等會計(jì)科目進(jìn)行集團(tuán)內(nèi)外拆分，通過貿(mào)易伙伴字段，對集團(tuán)內(nèi)所有發(fā)生的業(yè)務(wù)進(jìn)行財(cái)務(wù)賬務(wù)處理，指定對應(yīng)的集團(tuán)內(nèi)往來單位，用于集團(tuán)內(nèi)部交易的明細(xì)管理及對賬。
期末，通過系統(tǒng)重分類程序，按照客戶供應(yīng)商對往來會計(jì)科目，自動(dòng)進(jìn)行重分類、對沖調(diào)整及外幣處理。
在會計(jì)信息化環(huán)境下，會計(jì)科目表中集團(tuán)內(nèi)外的科學(xué)合理設(shè)置，強(qiáng)化合并報(bào)表層面編報(bào)設(shè)計(jì)管理。
(五)簡化成本費(fèi)用及損益類會計(jì)科目
在會計(jì)信息化環(huán)境下，企業(yè)應(yīng)對成本費(fèi)用及損益類會計(jì)科目中，現(xiàn)行使用的共用類會計(jì)科目進(jìn)行重新組織歸類，進(jìn)行會計(jì)科目的簡化。
對成本費(fèi)用類會計(jì)科目中共用的職工薪酬、差旅費(fèi)、辦公費(fèi)、水電費(fèi)、交通費(fèi)、折舊費(fèi)等，不再按照生產(chǎn)成本、制造費(fèi)用、銷售費(fèi)用、管理費(fèi)用等進(jìn)行會計(jì)科目的細(xì)分，而是按照成本費(fèi)用的功能特征，作為共用會計(jì)科目，進(jìn)行會計(jì)科目表的設(shè)置。
在會計(jì)核算過程中，首先合理確定核算內(nèi)容與需要使用的“功能范圍”，在信息化系統(tǒng)中，通過“功能范圍”來具體確定財(cái)務(wù)入賬會計(jì)屬性，由信息化系統(tǒng)通過從財(cái)務(wù)主數(shù)據(jù)推導(dǎo)的方式，自動(dòng)過入至生產(chǎn)成本、制造費(fèi)用、銷售費(fèi)用、管理費(fèi)用等會計(jì)科目。
在企業(yè)信息化環(huán)境下，共用類會計(jì)科目的設(shè)置，不僅大大減少財(cái)務(wù)人員人工干預(yù)的工作量，提高了工作效率，而且信息化系統(tǒng)依據(jù)簡化的會計(jì)科目設(shè)置，準(zhǔn)確生成期間費(fèi)用表與利潤表等報(bào)表，有效提升會計(jì)信息質(zhì)量。
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