如何提高交際活動的效率

　　社交的本質(zhì)是人與人的相互利用，每一方都要為他人提供價值。一個人能夠在社交中得到什么，首先就取決于他能夠付出什么。下面和小編一起來談?wù)勅绾翁岣呓浑H活動的效率吧!

　　如何提高交際活動的效率

　　1、準時開始交往活動。

　　如果你是去拜訪，一定要準時到達。

　　遲到的弊病在前邊已講過。

　　而且，由于雙方的時間都有限，你耽誤的時間被扣除后，用于正式交往的時間會減少，有些事情可能談不完或不透，甚至還要重新約會，多花時間。

　　如果你是主人，宴請多位客人，對遲到者可以不必多等候，應(yīng)按時開宴。

　　如為禮貌起見，略等個二三十分鐘也可，但不可過久等候。

　　遲到者來時也不必埋怨。

　　2、周密安排，提高交往質(zhì)量。

　　做好交往前的準備，首先事前要明確這次交往的目的，應(yīng)該交談的問題，交談的方式，可能遇到的問題，以及是否要有物質(zhì)上的準備等等。

　　其次要提前與對方約定好聚會時間。

　　貿(mào)然登門多有不便，甚至會吃“閉門羹”，白浪費時間，使對方感到不愉快。

　　3、掌握交際時間的最佳度。

　　有話則長，無話則短。

　　每個人的精力都是有限的，只能在一定的時間范圍內(nèi)集中精力，這時頭腦清晰，注意力集中，反應(yīng)靈活，效率最高。

　　超出了一定的時間范圍，便會精疲力盡，效率下降。

　　美國著名管理學家彼德·F·杜拉克在給一家大銀行擔任顧問時，銀行的總裁規(guī)定，每月約他交談一次該銀行的管理問題，每次交談時間為一個半小時。

　　時間一到，總裁便握手告別。

　　為什么要以一個半小時為限呢?這位總裁說：“原因很簡單，我的注意力只能維持一個半小時，研究任何問題，超過了這個限度，我就會重重復復。

　　而且，如果時間太短，時間便不夠，我恐怕會掌握不住問題的重點。

　　這位總裁是很善于把握交談時間的。

　　他的作法很值得借鑒。

　　當然，也有另外一種情況，雙方故意拖延時間，把對方搞疲勞，以便乘機取得有利于自己的效果，這在一些討價還價的交易場合不難見到，有的邊吃邊談一直耗到深夜才拍板成交。

　　這是以造成對方疲勞來確定交往時間，對此也應(yīng)有所了解，避免使自己陷入被動。

　　4、不過多地寒暄，而應(yīng)及時轉(zhuǎn)入正題。

　　見面時簡單的問候寒暄，是必要的，但太多則會令人感到乏味，耽誤時間。

　　談話過程中要注意緊扣目標，不要跑題。

　　當然如果氣氛過于緊張，說幾句幽默輕松的題外話活躍一下氣氛也是必要的，但要注意及時收攏話題。

　　5、及時結(jié)束交際活動。

　　當客人告辭時，不必為了顯示熱情而拼命挽留對方。

　　否則，如果對方不好意思立即告辭又坐了下來，再開始的談話只能是純應(yīng)酬了，很難涉及實質(zhì)性問題。

　　如果你是客人，要適時結(jié)束拜訪。

　　如果對方是你所了解的“黏屁股鬼”，你最好到他家“登門拜訪”，而不是約他“光臨寒舍”，這樣可以掌握結(jié)束交際的主動權(quán)。

　　6、充分利用現(xiàn)代交往工具。

　　在現(xiàn)有的條件下，能夠打電話完成交際內(nèi)容的，便不必親自面談，特別是對于不太重要的事務(wù)性內(nèi)容更是這樣。

　　如果時間不是很緊迫，通過書信交往既免去了距離障礙，又可省去路途往返時間。

　　當然，如果屬于需要面談來滿足的感情交流，自然不在此例。

　　解決交往與時間的矛盾，有些人采取另一種辦法，即注意掌握交際活動的節(jié)奏，做到有張有弛。

　　7、運用同時與多人交際的技巧，濃縮交往活動。

　　為了高效率地利用交往時間，有時可以按同一交往內(nèi)容把幾個交往對象約在同一時間相聚，而不必一一分頭交往，這等于把交往活動“濃縮”了。

　　而且，幾個人聚在一起，談話互相引發(fā)，容易使氣氛活躍，話題廣泛，提高效率。

　　不過，這樣會給主人接待增加難度。

　　因此要求有一定的準備，以避免手忙腳亂，顧此失彼，招待不周。

　　據(jù)載，著名影劇雜家黃宗江的“待客三法”，就是這種濃縮交際時間的妙。

　　一是“以客待客法”。

　　四方客到，不風急火忙周旋八面，而是奉上清茶一杯，聽憑客人自由組合，或細品，或縱談，各取所需。

　　二是“車輪戰(zhàn)術(shù)”。

　　如果客人同屬一系統(tǒng)，任你七嘴八舌，他一人把關(guān)。

　　看似回答甲，實則牽連到乙，你中有我，我中有你。

　　如果客人互不相識，先給客人們一些有關(guān)自己的文章去看。

　　然后回答他們的問題。

　　回答甲時，乙在旁聽，回答乙時甲可提問，他本人優(yōu)哉游哉。

　　既省時間，又不失熱情，皆大歡喜。

　　三是“狗不理”法。

　　如時值吃飯，離家不遠處有“狗不理”包子鋪，或請人代購，或集體親征，若干包子，一碗小粥，邊吃邊談，吃飽喝足，暢談興盡，實惠有效。

　　這三法使他以較少的時間完成了較大的交往量。

　　當然，這只是濃縮交往時間的一例。

　　每人都可以根據(jù)自己的情況和交際能力，創(chuàng)造有自己特色的交際濃縮法。

　　如何提高效率

　　1、為誰工作不清晰

　　搞不清為誰工作，認為多干活就是“自找苦吃”

　　認為自己是在為別人打工的人，對待工作不會有很高的要求，覺得工作做多做少、效率高低對自己的意義不大：“為別人打工，何必緊追緊趕把自己搞得那么辛苦？干快干慢都掙那么點兒錢！”這類職場人一旦發(fā)現(xiàn)自己的需求沒有得到滿足時，通常不找自己的問題，相反會抱怨企業(yè)、抱怨工作、抱怨領(lǐng)導，而且，怨氣越大，越不甘心付出太多的努力去工作，從而陷入“得過且過”的惡性循環(huán)之中。

　　2、凡事可以慢慢來

　　說到工作效率時，很多人認為“凡事可以慢慢來”，但是職場可以容忍“慢慢來”的沉穩(wěn)心態(tài)，絕不能容忍“慢慢來”的做事速度；職場允許縝密的思考，絕不允許拖沓的行為。

　　生活中我們提倡“慢活”是為了健康，職場中如果我們還提倡“凡事可以慢慢來”，只會被甩出職場的“快軌”。職場中需要“風”一樣的速度和效率，不管我們用風馳電掣的氣勢、風風火火的行動還是風雨無阻的堅持，我們必須保證“風和日麗”的結(jié)果，如果只想著追求舒適、休閑的生活，認為“慢工出細活”，最后我們得到的不一定是“細活”，而很可能要面對領(lǐng)導“風雨交加”的面孔和呵斥。

　　3、工作之前不準備

　　很多人在工作之前不善于準備和籌劃，沒有明確領(lǐng)導的要求，做事沒有格局，這也是他們效率低下的原因之一。“兵馬未動，糧草先行”，意思是要辦成一件時，一定不要盲目著手，而是先要進行一番籌劃、做好充分準備，創(chuàng)造完成工作的有利條件，這樣會大大提高辦事效率，“磨刀不誤砍柴工”。

　　4、進度總是往后拖

　　有人認為自己30天之內(nèi)可以做完一件事情，在前15天總覺得時間還很寬裕，不急于動手做，還剩下10天的時候仍然覺得“大不了提前5天的時候加加班”，直到最后只剩下2～3天時才恍然覺得時間緊迫，開始手忙腳亂起來。這時不僅沒有預想中的“急中生智”，反而因為壓力過大，容易急中出錯，或者因為對困難估計不足而將進度一拖再拖。

　　很多人患有頑固的“職場拖沓癥”，很重要的原因是他們沒有一次“刻骨銘心”的沉痛教訓，但凡有一次，他們也不會縱容自己的拖沓。但是我們不要做“事后諸葛”，應(yīng)該把拖沓的毛病消滅于出現(xiàn)重大失誤之前。

　　5、完成之后不總結(jié)

　　努力工作并沒有錯，但只顧做事、不善于總結(jié)的人不是聰明的職場人。做同樣的一件事情，第一次做我們可能會遇到很多意想不到的問題和“插曲”，如果不把這些東西及時記下來，第二次在遇到這種情況我們還是不知道怎么做，這就使得工作更沒效率了。

　　了解了工作效率低下的原因后，那么如何提高自己的工作效率呢？時間管理項目公認專家珍·葉格博士剛剛發(fā)布了《從零效率到高效率 ： 用20%時間完成80%工作》一書的最新版本。葉格在書中加入了賦予管理者競爭力的10個生產(chǎn)力原則，我們一起來分享一下吧。

　　1、很好的控制自己。

　　但不要試圖控制他人。你首先需要解決的關(guān)鍵問題是分心。這就是無休止郵件、電話和日常危機的痛苦，它妨礙了你取得真正重要的成就，像接觸客戶等等。成為一個良好典范就是要具有成效，但試圖對他人進行控制往往是徒勞的。

　　2、不要試圖去做每件事件，否則你可能只有小作為。

　　帕雷托法則指出，你80%的成就，來自于你20%的努力。找出值得你付出20%努力的工作，然后關(guān)注于這些工作。每天先開始做你當天需要做的高優(yōu)先級工作，將電子郵件和電話留在一天結(jié)束的時候來處理，如果你那時還有時間的話。

　　3、花時間對自己進行安排，這將會節(jié)省你的時間。

　　一個重要的生產(chǎn)力殺手就是混亂無序，以及浪費時間來尋找東西。用點時間來打造一個聯(lián)系人數(shù)據(jù)庫，并且構(gòu)建一個包含整個搜索能力的在線文件歸檔系統(tǒng)。如果需要，聘請一位專家，以便能自動執(zhí)行重復性的任務(wù)。

　　4、目標是達到卓越，但拒絕完美主義。

　　根據(jù)定義，沒有人或者業(yè)務(wù)是完美的，因此達到完美并不現(xiàn)實，并且注定要失敗。卓越的目標，讓人稱贊，但如果將其理解成完美，那么將弄巧成拙，毫無生產(chǎn)力可言。

　　5、理解和克服拖延問題。

　　擔心成功和害怕失敗是多數(shù)拖延行為的根源。心理學家認為，拖延者實際上是在破壞自己。他們在自己的道路上設(shè)置了障礙。他們實際選擇的道路，損害了他們的生產(chǎn)力，限制了他們在業(yè)務(wù)上的成功。避免出現(xiàn)這種問題。

　　6、掌握節(jié)奏，使你不是不停的工作。

　　休息讓你擁有足夠的生產(chǎn)力。擁有足夠的睡眠，能使你在整個白天以及晚上，保持活躍。在你的時間中安排出休息時間，像安排遠離你的辦公桌來吃午餐，以及每隔一段時間出去呼吸一下新鮮工作等等。

　　7、使用你的聆聽技巧來變得更加高效和有效。

　　通過聆聽團隊和客戶的需求，對癥下藥，來最大化你自己的生產(chǎn)力。但仍要擠出時間，來設(shè)定高層次的業(yè)務(wù)戰(zhàn)略和目標。

　　8、生產(chǎn)力是一個相對概念。

　　業(yè)務(wù)中的感知是真實的。最具生產(chǎn)力的團隊成員，是那些一直以來做的多的人，盡管這些人很少做出承諾。生產(chǎn)力是每單位時間的感知價值，與用于工作的具體時間或者工作強度無關(guān)。生產(chǎn)力是可量化的結(jié)果。

　　9、對于你的生產(chǎn)力，擁有明確的衡量尺度。

　　如果你不能或者不會衡量結(jié)果，那么你就不能管理任何活動，或者運營一項業(yè)務(wù)。一位企業(yè)家最終的工作是按照要求的結(jié)果，來定義成功。沒有了目標，也就沒有可以進行衡量的生產(chǎn)力。

　　10、委托工作，而不是關(guān)系。

　　將工作委托給能夠快速或者低價從事該工作的其他方，這是一個增加生產(chǎn)力的方法。但要與所有關(guān)鍵的相關(guān)方保持聯(lián)系。如果你你不能與關(guān)鍵客戶、消費者和賣家進行溝通，你就不會擁有管理生產(chǎn)力所需的關(guān)系。

　　對于企業(yè)家而言，除了想法外，成功主要看執(zhí)行。執(zhí)行的成功主要看生產(chǎn)力—更多的時間、更多的資金、更多的客戶，更多的滿意度。如果你發(fā)現(xiàn)自己的工作越來越多，興趣越來越低，并且完成的工作也越來越少的時候，是時候為了生產(chǎn)力，來執(zhí)行這些新咒語了。

　　提高員工工作效率，企業(yè)組織需要采取一種完全不同的方法。確實，技術(shù)是實現(xiàn)溝通、協(xié)作和獲取日益增多的信息的重要推動因素。但是，采用涉及更多技術(shù)的“最小公分母”法，已經(jīng)使所有人都收到收益遞減的效果。對于企業(yè)而言，技術(shù)的應(yīng)用也必須因人而異。 為了更好地獲取知識性工作的核心信息，有兩種截然不同的途徑。最常見的方法是讓知識型員工自由獲取種類繁多的工具和信息資源，該方法假定，這些員工將自行決定自己的工作流程和信息需求。

　　另一種是結(jié)構(gòu)化提供信息和知識的方法，它涉及在一個明確定義的任務(wù)框架和提供能力范圍內(nèi)，向知識型員工提供相關(guān)信息。計算機將一批工作發(fā)送給員工，并提供完成這些工作所需要的信息。自由獲取信息和結(jié)構(gòu)化提供信息這兩種方法都在廣泛使用，但它們對應(yīng)該如何從事知識性工作，以及如何提高其工作效率做出了截然不同的假設(shè)。 同樣重要的是，企業(yè)領(lǐng)導人必須在合適的精細化水平上尋求應(yīng)用IT和提高效率的機會。雖然認為某一種特定方法對整個組織都將非常有效的想法可能十分誘人，但現(xiàn)實情況卻很少會那么整齊劃一。最小分析單元應(yīng)該精確到工作崗位和任務(wù)——或至少精確到工作崗位和任務(wù)的特定類別。為了提高一個特定業(yè)務(wù)單元或職能部門的工作效率，僅僅在企業(yè)范圍內(nèi)推出一系列舉措，或依靠某一種軟件，是遠遠不夠的。

　　相反，知識型員工的領(lǐng)導人應(yīng)該了解員工之間的關(guān)鍵差異，并針對這些特點量身定制解決方案。 互聯(lián)網(wǎng)的興起、企業(yè)知識管理系統(tǒng)的建立，以及近來社交媒介的出現(xiàn)，為知識型員工提供了來自公共和私人來源的豐富信息。更側(cè)重于分析的知識型員工還可以利用結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫和各種定量分析工具。在這種模式中，知識型員工定義和整合自己的信息環(huán)境。一直以來，在具有高級專業(yè)知識和技能的自己管理型知識員工中，采用自由獲取信息的方法尤為常見。他們的業(yè)務(wù)活動被認為變數(shù)很大，甚至具有個人特質(zhì)，因此很難用一種明確定義的流程對其進行建�；蚪Y(jié)構(gòu)化。他們訪問IT來源——包括從互聯(lián)網(wǎng)到各種在線數(shù)據(jù)庫，從社交媒介到業(yè)務(wù)工具（如電子郵件、電子表格、演示工具，以及更復雜的商業(yè)智能分析工具）——的需求也被認為同樣是兼收并蓄和難以預測的。 隨著技術(shù)對個人生活與工作之間的壁壘進一步的滲透，經(jīng)常可以看到這些員工在家里從事領(lǐng)取薪酬的工作，以及在辦公室中處理自己的私人事務(wù)。自由獲取信息的模式假定，作為專家的知識型員工知道哪些信息可用，并且能夠自己搜索和管理這些信息。

　　它還假設(shè)，他們可以自己約束，以避免在工作時，把時間浪費在上網(wǎng)沖浪或者觀看色情、體育內(nèi)容或有趣的視頻上。當然，這些假設(shè)有時可能并不正確。知識型員工通常都很欣賞自由獲取信息的方式，在他們的工作流程中，以及如何使用信息的方式上，該方式提供了大量自主性。對于雇主來說，這種積極的感受可能有助于留住人才和使員工工作更投入。自由獲取信息的方式非常適合難以提前預測各種突發(fā)事件的工作。而結(jié)構(gòu)化流程技術(shù)則不足以應(yīng)對此類情況。自由獲取信息的方法使員工能創(chuàng)造性地應(yīng)對不確定性和模糊性。支持自由獲取模式的信息技術(shù)相對比較容易實現(xiàn)。任何人都能很容易地訪問互聯(lián)網(wǎng)和社交媒介，而且，利用任何Web瀏覽器都能訪問第三方數(shù)據(jù)庫——雖然封閉的企業(yè)文化有時會阻礙知識共享。大多數(shù)知識型員工都知道如何使用基本的辦公工具來提高工作效率，有的員工甚至非常精于此道。系統(tǒng)集成是次要的問題，因為知識型員工處于信息流的中心。 自由獲取信息存在的問題也相當明顯：雖然知識型員工可能知道如何使用技術(shù)工具，但他們可能并不擅長搜索、利用或共享知識。

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