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大數(shù)據(jù)下企事業(yè)單位人事檔案信息管理設(shè)計(jì)論文
一、企事業(yè)單位日常人事檔案系統(tǒng)管理
實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作中對(duì)干部檔案、材料的收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、查閱等業(yè)務(wù)功能，主要由四大功能組成：檔案案卷管理、檔案材料管理、檔案審核以及系統(tǒng)維護(hù)。
1.企事業(yè)單位人事檔案管理系統(tǒng)�；诖髷�(shù)據(jù)的企事業(yè)單位人事檔案管理系統(tǒng)主要完成對(duì)紙質(zhì)檔案材料的數(shù)字化采集處理功能.系統(tǒng)提供了目錄整理、信息采集、數(shù)據(jù)審核三大功能，并利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)多人多客戶端，對(duì)多本檔案，不同材料同時(shí)采集功能，是一套高效、快捷檔案數(shù)字化采集系統(tǒng)。
2.數(shù)字化檔案網(wǎng)上查閱系統(tǒng)。數(shù)字化檔案查閱系統(tǒng)，是以企事業(yè)單位組織系統(tǒng)專用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，采用B/S(瀏覽器/服務(wù)器)模式架構(gòu)，在組織系統(tǒng)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)了本地及遠(yuǎn)程查檔、閱檔功能。系統(tǒng)在安全方面進(jìn)行了方考慮：可按日期、時(shí)間或長(zhǎng)期有效等多種方式，完成閱檔授權(quán);閱檔過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)的日志記錄;信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運(yùn)行更加安全可靠。
二、大數(shù)據(jù)時(shí)代下的企事業(yè)單位人事系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)
進(jìn)入信息化社會(huì)后，計(jì)算機(jī)使用日益普及，電子數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)不斷推陳出新，依托計(jì)算機(jī)技術(shù)管理、存儲(chǔ)、發(fā)布各類數(shù)字信息資源已成為全社會(huì)普遍使用的一種手段。企事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理與傳統(tǒng)檔案管理相比，有其無(wú)可比擬的先進(jìn)性和科學(xué)性，它將改變紙質(zhì)檔案的搜集方式、管理方式和利用方式，沖破紙質(zhì)檔案的局限性，發(fā)揮信息資源的優(yōu)越性，促進(jìn)檔案管理從紙質(zhì)檔案的保管、利用向信息采集、信息管理和信息服務(wù)的根本轉(zhuǎn)變。但在當(dāng)前檔案數(shù)字化過(guò)程中，通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)在企事業(yè)單位檔案數(shù)字化過(guò)程中還存在一些亟待解決的問(wèn)題，需要研究相應(yīng)的對(duì)策。企事業(yè)單位檔案數(shù)字化是利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，把紙質(zhì)文件材料、聲像文件材料等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件材料和歸檔保存的電子檔案材料，系統(tǒng)地組織成具有有序機(jī)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。紙質(zhì)檔案數(shù)字化是當(dāng)前以及未來(lái)企事業(yè)單位對(duì)檔案處理利用的重中之重，這不僅僅是豐富和改變企事業(yè)單位結(jié)構(gòu)的需要，更主要是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位檔案信息資源共享和提高了企事業(yè)單位檔案的保存效率和利用率。
三、企事業(yè)單位人事檔案系統(tǒng)的特點(diǎn)
1.檔案數(shù)字化利用情況。目前，企事業(yè)單位已經(jīng)建立了卷宗級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)、文件級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)、照片檔案數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)、聲像檔案數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)、磁性載體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)。檔案查詢范圍、種類包括個(gè)人檔案、現(xiàn)行文件、開(kāi)放文件庫(kù)、開(kāi)放案卷庫(kù)、轉(zhuǎn)發(fā)印發(fā)通知、老檔案、照片檔案、館藏資料等等。數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)我國(guó)的企事業(yè)單位中，應(yīng)用還不是很普遍。它與以往的檔案工作區(qū)別在于可以高效的完成對(duì)于紙質(zhì)檔案材料的數(shù)字化采集處理工作。這一數(shù)字化系統(tǒng)一般包括了以下三種功能：目錄整理、信息采集、數(shù)據(jù)審核等等，可以有效的提高檔案的工作效率，在此基礎(chǔ)上，綜合運(yùn)用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，達(dá)到應(yīng)用多人多客戶端的效果，實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案的全方位，系統(tǒng)化的整理，值得廣泛推廣。
2.紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作流程。紙質(zhì)檔案的數(shù)字化是檔案系統(tǒng)檔案數(shù)字化工作的重中之重。第一階段分四種情況下的工作流程：①無(wú)數(shù)字檔案、無(wú)電子目錄：鑒定—整理—掃描—建庫(kù)—質(zhì)檢—案卷整合;②無(wú)數(shù)字檔案、有電子目錄：鑒定—整理—掃描—質(zhì)檢—案卷整合;③有數(shù)字檔案、有電子目錄：掃描—質(zhì)檢— 圖像優(yōu)化;④有數(shù)字檔案、無(wú)電子目錄：建庫(kù)—質(zhì)檢。第二階段成批制作：OCR漢字識(shí)別(通過(guò)它可以識(shí)別文件中需要修改的字詞，以便字詞的真確)→PDF文件格式轉(zhuǎn)化(調(diào)閱人員可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)用Adobe Reader打開(kāi)，并能看到紙質(zhì)檔案通過(guò)掃描質(zhì)檢后的圖像文字)→DJVU彩色文件轉(zhuǎn)化(可選)→上傳至數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)字化成果以掃描圖象為主，但是光有圖象是不完整的，也不利于成果的管理、檢查與利用。所以館內(nèi)實(shí)行的《暫行辦法》對(duì)移交進(jìn)館的檔案，明確包含了三方面的內(nèi)容，即目錄數(shù)據(jù)、圖象數(shù)據(jù)和OCR 識(shí)別形成的文件。目錄數(shù)據(jù)、圖象數(shù)據(jù)和OCR 識(shí)別形成的文件還必須有機(jī)統(tǒng)一。所謂有機(jī)統(tǒng)一，就是三者之間必須是有機(jī)聯(lián)系的，一條目錄對(duì)應(yīng)一個(gè)多頁(yè)TIFF 文件和一個(gè)TXT 文件，聯(lián)系三者的紐帶就是檔號(hào); 一條目錄的檔號(hào)，即是相應(yīng)的這份TIFF 文件的文件名，又是相對(duì)應(yīng)的這份經(jīng)OCR 識(shí)別的TXT 文件的文件名。第三階段定期操作全文索引——全文掛接——定期備份：建立具有查看全文的檢索系統(tǒng)，通過(guò)大容量的光盤(pán)作為儲(chǔ)存介質(zhì)來(lái)與檢索系統(tǒng)相掛接。由于檔案案卷特別冗雜，為了儲(chǔ)存信息的安全可靠，所以必須定期進(jìn)行備份。企事業(yè)單位檔案系統(tǒng)的定期備份是通過(guò)專業(yè)人員操作，運(yùn)用獨(dú)立與其他計(jì)算機(jī)的電腦設(shè)備每周進(jìn)行一次。通過(guò)把每臺(tái)計(jì)算機(jī)中的檔案拷貝到超大容量的光盤(pán)中，再把光盤(pán)中的內(nèi)容統(tǒng)一備份到總服務(wù)器上。
3.影像和照片檔案數(shù)字化工作流程。①影像檔案數(shù)字化。企事業(yè)單位檔案系統(tǒng)采用了“佳影系統(tǒng)”進(jìn)行影像檔案的儲(chǔ)存、輸入、查閱等一條龍流程。其中，上一條線中在形成電子影像文件后的兩步處理是同時(shí)存入數(shù)據(jù)庫(kù)和服務(wù)器，對(duì)內(nèi)是儲(chǔ)存于數(shù)據(jù)庫(kù);對(duì)外是服務(wù)器服務(wù)。下一條線是針對(duì)客戶服務(wù)的，在這一流程中有一個(gè)至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，就是“用戶安全管理機(jī)制”。是要由專門的檔案管理人員對(duì)客戶進(jìn)行全程的權(quán)限管理，對(duì)客戶進(jìn)行監(jiān)督、服務(wù)，這是為了部分檔案的安全保密負(fù)責(zé)。這項(xiàng)工作對(duì)檔案管理人員的個(gè)人技能、素質(zhì)有著很高的要求。但據(jù)筆者了解，現(xiàn)在館內(nèi)并沒(méi)有專門負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作的人員，往往是一個(gè)技術(shù)員身兼多職，既要管理各部門電腦問(wèn)題，又要監(jiān)督網(wǎng)站客戶，還要維持網(wǎng)站安全。長(zhǎng)久下來(lái)，往往會(huì)顧此失彼，給檔案數(shù)字化工作帶來(lái)不利。②照片檔案數(shù)字化。在電子照片的數(shù)字化過(guò)程中必須把原先的紙質(zhì)照片和現(xiàn)有的數(shù)字照片分開(kāi)進(jìn)行數(shù)字化。原有的紙質(zhì)照片需要先進(jìn)行電子掃描，再進(jìn)行圖象清晰，最后對(duì)應(yīng)相應(yīng)文件名同時(shí)進(jìn)行電子入庫(kù);對(duì)于現(xiàn)有的數(shù)字照片相對(duì)就比較方便，可以直接進(jìn)行核對(duì)入庫(kù)。
四、企事業(yè)單位人事檔案系統(tǒng)的設(shè)計(jì)
1.基于 Web 的應(yīng)用系統(tǒng)開(kāi)發(fā)。(瀏覽器/服務(wù)器)本質(zhì)上 Web 與客戶/服務(wù)器屬于同一結(jié)構(gòu)體系。在目前的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，開(kāi)發(fā)出能適應(yīng)統(tǒng)計(jì)工作需要的應(yīng)用程序，能夠使更多的用戶通過(guò)瀏覽器方便地查詢統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，是我們下一步考慮的重點(diǎn)。
2.建立數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)。社會(huì)的需求和計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，人們開(kāi)始嘗試對(duì)原來(lái)數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行再加工，形成一個(gè)綜合的、面向分析的環(huán)境，以支持科學(xué)決策的產(chǎn)生。由此，數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)的思想、技術(shù)、產(chǎn)品逐漸開(kāi)始形成，并成為信息技術(shù)領(lǐng)域非常熱門的話題之一。隨著計(jì)算機(jī)的發(fā)展與普及，以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的擴(kuò)展，日常勞資人事管理必將實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，并且加入到招商局內(nèi)部的 Intranet 或者是 Internet 上去，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，這樣有利于勞資人事信息在單位內(nèi)部的查詢，提高了數(shù)據(jù)資源的利用，并且能及時(shí)的得到更新，不需要象過(guò)去那樣浪費(fèi)大量的人力物力去進(jìn)行抄寫(xiě)，提高工作的效率。本系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)連接與查詢是通過(guò) ADO.NET 技術(shù)實(shí)現(xiàn)的。ADO.NET 是一組向.NET 程序員公開(kāi)的數(shù)據(jù)訪問(wèn)服務(wù)類，它為創(chuàng)建分布式數(shù)據(jù)共享應(yīng)用程序提供了一組豐富的組件和方法，用于支持對(duì) Sql Server 等數(shù)據(jù)庫(kù)的訪問(wèn)。數(shù)據(jù)庫(kù)客服端應(yīng)用程序可以使用 ADO.NET 來(lái)連接到這些數(shù)據(jù)源，來(lái)查詢或修改所需的數(shù)據(jù)。本系統(tǒng)設(shè)計(jì)了 MyMeans 公共類。該類封裝了系統(tǒng)中所有與數(shù)據(jù)庫(kù)連接以及查詢和修改的方法。人事管理模塊中分人事檔案管理，人事檔案查詢，人事資料查詢。企事業(yè)員工檔案基本信息錄入界面。
五、結(jié)語(yǔ)
現(xiàn)在，大家的時(shí)間意識(shí)日益增強(qiáng)，決策者要求數(shù)據(jù)分毫不差;各職能部門工作查考要求準(zhǔn)確無(wú)誤;基礎(chǔ)工作者對(duì)于檔案的要求與日俱增，這就意味著檔案數(shù)字化建設(shè)需要加快速度，利用先進(jìn)技術(shù)來(lái)打造檔案數(shù)字化系統(tǒng)，滿足各類要求。
綜上所述，檔案數(shù)字化建設(shè)任重而道遠(yuǎn)，無(wú)法一蹴而就，需要我們腳踏實(shí)地，打好各項(xiàng)基礎(chǔ)。
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