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數(shù)字檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)途徑分析論文
摘要：數(shù)字檔案信息化管理是發(fā)揮檔案價(jià)值，滿足用戶使用檔案需求重要手段。應(yīng)當(dāng)在現(xiàn)代信息技術(shù)的支撐下，創(chuàng)新數(shù)字檔案管理工作方式，豐富數(shù)字檔案管理渠道，形成數(shù)字檔案管理體系，提高數(shù)字檔案管理有效性。
關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案 信息化管理 智能化 管理體系
數(shù)字檔案信息化管理體現(xiàn)著檔案事業(yè)發(fā)展方向，本文在分析數(shù)字檔案信息化管理過(guò)程中存在問(wèn)題的基礎(chǔ)上，找準(zhǔn)數(shù)字檔案信息化管理的具體路徑，總結(jié)數(shù)字檔案信息化管理的基本原則，全面提高數(shù)字檔案管理有效性。
1 數(shù)字檔案信息化管理的價(jià)值
1.1提升信息服務(wù)價(jià)值
現(xiàn)代數(shù)字檔案管理工作是以服務(wù)用戶為宗旨的檔案管理體系，數(shù)字檔案管理體系的建設(shè)不僅僅著眼于提高檔案管理質(zhì)量，而且還要開(kāi)發(fā)滿足用戶檔案使用需求的系統(tǒng)，強(qiáng)調(diào)發(fā)揮出檔案的價(jià)值，切實(shí)把數(shù)字檔案信息服務(wù)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展建設(shè)，進(jìn)一步滿足社會(huì)對(duì)數(shù)字檔案的使用需求。
1.2減輕檔案管理壓力
現(xiàn)代數(shù)字檔案管理工作面臨著海量的數(shù)據(jù)，豐富的信息源與多樣化的數(shù)據(jù)類型，只有實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的信息化管理，才能建立起穩(wěn)定的數(shù)字檔案管理運(yùn)行體系，不斷挖掘數(shù)字檔案的使用價(jià)值，解決數(shù)字檔案管理中的實(shí)際問(wèn)題，減輕工作人員的壓力，并且更好實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案管理目標(biāo)。
2 數(shù)字檔案信息化管理的特征
2.1數(shù)字檔案管理特征
數(shù)字檔案是依靠現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展起來(lái)的檔案管理形式，數(shù)字檔案不僅可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)信息的獲取，而且具有保存時(shí)間長(zhǎng)，占有空間小，傳輸速度快，可以隨時(shí)使用與智能化讀取的功能。數(shù)字檔案依靠電子計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)取得快速發(fā)展。現(xiàn)代數(shù)字檔案已經(jīng)從傳統(tǒng)的存儲(chǔ)管理功能向著智能開(kāi)發(fā)的方向快速發(fā)展。數(shù)字檔案管理已經(jīng)從被動(dòng)管理向主動(dòng)服務(wù)的方向邁進(jìn)，大數(shù)據(jù)與云計(jì)算支撐數(shù)字化檔案管理工作快速發(fā)展，極大發(fā)揮出數(shù)字檔案的應(yīng)用價(jià)值，可以為企事業(yè)單位決策、管理、日常工作分析提供必要數(shù)據(jù)支撐，有效發(fā)揮了檔案的應(yīng)用價(jià)值。
2.2數(shù)字檔案管理模式
目前數(shù)字檔案管理工作模式是在計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)的輔助支撐下開(kāi)展的具體檔案管理工作。在數(shù)字化檔案管理的過(guò)程中更注重電子文件數(shù)據(jù)信息的收集，強(qiáng)調(diào)做好具體的保存與數(shù)字檔案的歸檔工作，要求確保數(shù)據(jù)信息的齊全與完整，在數(shù)字檔案管理模式下更強(qiáng)調(diào)使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行智能化的管理，要求開(kāi)發(fā)出簡(jiǎn)易的數(shù)字化檔案管理工作程序，強(qiáng)調(diào)運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理操作方式對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)歸檔并且提高檔案運(yùn)行效率。數(shù)字檔案使得人們對(duì)數(shù)據(jù)信息的需求量不斷增加，而且實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)信息的安全共享，可以滿足人們使用的需求，進(jìn)一步提高檔案管理工作效率，解決了檔案管理工作的難題。
3 數(shù)字檔案信息化管理的問(wèn)題
3.1歸檔保護(hù)困境
目前數(shù)字化檔案推廣使用過(guò)程中主要面臨著歸檔與檔案安全保護(hù)方面的問(wèn)題。例如，各級(jí)機(jī)構(gòu)都在自主拓展辦公智能化功能，各相關(guān)單位之間大多數(shù)都在開(kāi)發(fā)針對(duì)自己實(shí)際情況的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，這使得相關(guān)單位間的數(shù)據(jù)信息傳遞存在著兼容性差，運(yùn)行系統(tǒng)版本多樣和文件格式不統(tǒng)一的問(wèn)題。軟件的個(gè)性化雖然提高了基層各單位的實(shí)際辦公效率，但是不利于相關(guān)數(shù)據(jù)信息的傳遞工作，也給數(shù)字檔案信息的歸檔帶來(lái)了較大的挑戰(zhàn)，由于數(shù)據(jù)檔案的版本不同、標(biāo)準(zhǔn)不同與運(yùn)行方式多樣，直接造成了檔案數(shù)據(jù)冗余或者數(shù)字檔案錯(cuò)誤問(wèn)題，提高了數(shù)字檔案的存儲(chǔ)難度。而且在不兼容的環(huán)境下導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)信息傳遞的困難，有些數(shù)據(jù)信息無(wú)法實(shí)現(xiàn)即時(shí)轉(zhuǎn)換，而且可能在轉(zhuǎn)換的過(guò)程中存在著數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，以及難以歸檔保存的問(wèn)題，這給數(shù)字檔案使用帶來(lái)較大困難。而且兼容性不足的檔案面臨著更大的安全隱患，有可能被系統(tǒng)誤認(rèn)為錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)信息被刪除或損毀，因此給檔案安全管理帶來(lái)一定困擾。
3.2重復(fù)建設(shè)弊端
數(shù)字檔案建設(shè)雖然取得較快發(fā)展，但是紙制檔案資源仍未退出歷史舞臺(tái)。當(dāng)前普遍存在著紙制檔案與數(shù)字檔案的雙重管理機(jī)制，這使得當(dāng)前檔案管理部門(mén)存在著較大的工作重疊問(wèn)題，而且嚴(yán)重地浪費(fèi)了檔案管理工作資源，影響了檔案管理工作質(zhì)量，同時(shí)還增加了人力工作成本。目前電子檔案在制作過(guò)程中還要考慮紙制檔案加工處理，還需要考慮紙制檔案的存儲(chǔ)方式，需要運(yùn)用先進(jìn)的數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)來(lái)考慮紙制檔案的保存方式方法問(wèn)題，因此極大地影響了數(shù)字檔案的傳遞使用效率，給檔案糾錯(cuò)與管理帶來(lái)較大考驗(yàn)，影響檔案數(shù)字化的質(zhì)量和進(jìn)程。
3.3人員素質(zhì)困擾
目前數(shù)字檔案信息化管理工作的水平有限主要與缺乏專業(yè)信息管理人才有關(guān)�；鶎訂挝坏臋n案數(shù)字化還處于起步階段，目前各級(jí)檔案管理部門(mén)普遍的缺乏信息管理人才，現(xiàn)有檔案管理人員的信息化檔案管理理念匱乏，檔案管理效率低，因此影響數(shù)字化檔案管理工作的質(zhì)量與效果。還有的人員沒(méi)能經(jīng)過(guò)必要的數(shù)字信息技術(shù)培訓(xùn)，現(xiàn)有的數(shù)字檔案管理知識(shí)不足以應(yīng)對(duì)數(shù)字檔案的傳遞、信息挖掘與智能化服務(wù)管理工作的需求。而且基層單位之間與內(nèi)部未能有效的配置專職與兼職數(shù)字檔案管理人員，導(dǎo)致數(shù)字檔案管理工作制度與責(zé)任難以在基層單位有效落實(shí)，因此影響檔案管理工作的效率，降低了數(shù)字檔案管理工作質(zhì)量。
4 數(shù)字檔案信息化管理的原則
4.1規(guī)范性原則
實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的信息化管理，必須面向互聯(lián)網(wǎng)提高數(shù)字檔案的運(yùn)行質(zhì)量，解決數(shù)字檔案?jìng)鬟f使用中的不規(guī)范的現(xiàn)象，形成規(guī)范的數(shù)字檔案運(yùn)行體系。首先，要求所有數(shù)字檔案都按照規(guī)范化的格式進(jìn)行制作與存儲(chǔ)傳遞，要在統(tǒng)一模式下進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)字檔案管理工作。其次，采用科學(xué)的方式對(duì)網(wǎng)絡(luò)檔案資源進(jìn)行管理，劃分各級(jí)各類檔案管理與使用人員的權(quán)限，引導(dǎo)檔案管理人員與使用人員在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中合理使用，切實(shí)減少因?yàn)闄n案管理軟件與存儲(chǔ)格式方面存在的實(shí)際問(wèn)題。第三，還要有效地防止資源浪費(fèi)的問(wèn)題，全面提高數(shù)字檔案的使用傳輸規(guī)范性，獲得數(shù)字檔案使用的最佳效率，全面提高數(shù)字檔案的管理工作質(zhì)量。
4.2可靠性原則
只有檔案信息化管理安全可靠，才能體現(xiàn)出數(shù)字檔案管理工作的價(jià)值，解決數(shù)字檔案建設(shè)過(guò)程中的實(shí)際問(wèn)題，全面提高數(shù)字檔案管理工作有效性。由于數(shù)字檔案管理依靠信息技術(shù)，而信息技術(shù)在檔案管理使用過(guò)程中過(guò)于復(fù)雜，可能存在著各種錯(cuò)誤程序、錯(cuò)誤操作對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息造成的影響，因此必須提高數(shù)字檔案信息管理的安全性與可靠性。首先，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)相關(guān)制度建設(shè)，形成數(shù)字檔案管理的規(guī)范，解決檔案管理操作隨意的問(wèn)題。其次，阻塞數(shù)字檔案管理漏洞，提高數(shù)字檔案管理的嚴(yán)密性，防止未經(jīng)授權(quán)單位或個(gè)人使用檔案。第三，加強(qiáng)數(shù)字檔案鑒定工作，對(duì)數(shù)字檔案的各個(gè)流程進(jìn)行管理，有效防止數(shù)字檔案信息的丟失，全面提高數(shù)字檔案的可靠性，加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案的備份工作。
4.3高效率原則
數(shù)字檔案信息化管理往往面臨著海量的數(shù)據(jù)信息，只有提高數(shù)字檔案管理工作的效率，才能提高數(shù)字檔案管理工作有效性，解決數(shù)字檔案管理中的實(shí)際問(wèn)題。首先，選擇最優(yōu)的數(shù)字檔案管理方案，加強(qiáng)在數(shù)字檔案信息化管理過(guò)程中的計(jì)算性，圍繞著數(shù)字檔案的運(yùn)行傳遞體系加強(qiáng)相關(guān)建設(shè)工作。其次，提高硬件與軟件水平，加強(qiáng)具體的數(shù)字檔案的運(yùn)行平臺(tái)建設(shè)工作。第三，提高數(shù)字檔案的運(yùn)行速度，加強(qiáng)數(shù)字檔案的兼容性，解決數(shù)字檔案建設(shè)不規(guī)范問(wèn)題，進(jìn)一步提升數(shù)字檔案管理有效性。
5 數(shù)字檔案信息化管理的路徑
5.1建立完善的管理體系
提高數(shù)字檔案信息化管理水平，必須建立起完善的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)支撐數(shù)字化檔案的高效運(yùn)行。首先，建立起主動(dòng)智能化的檔案管理系統(tǒng)，面向基層收集檔案數(shù)據(jù)信息同時(shí)能夠加強(qiáng)數(shù)字檔案的主動(dòng)服務(wù)水平，在仔細(xì)分析數(shù)字檔案資料的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字檔案信息的分類管理。其次，嚴(yán)把檔案質(zhì)量關(guān)，提高數(shù)字檔案的服務(wù)質(zhì)量，在形成完善公開(kāi)檔案體系的基礎(chǔ)上，提高數(shù)字檔案保密與安全工作水平，防止檔案數(shù)據(jù)信息外泄，形成科學(xué)的以優(yōu)質(zhì)硬件為基礎(chǔ)的檔案存儲(chǔ)體系，保證電子文檔長(zhǎng)久保存。
5.2建立智能化軟件系統(tǒng)
提高數(shù)字檔案信息化管理水平，必須依靠?jī)?yōu)質(zhì)的檔案管理工作系統(tǒng)，要針對(duì)不同專業(yè)檔案的使用與傳輸需求，開(kāi)發(fā)智能型的數(shù)字檔案應(yīng)用管理系統(tǒng)。首先，根據(jù)數(shù)字檔案管理工作的獨(dú)特性和用戶對(duì)數(shù)字檔案的使用需求，開(kāi)發(fā)針對(duì)域內(nèi)用戶為主體的數(shù)字檔案信息服務(wù)管理系統(tǒng)，一方面運(yùn)用該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的收集，另一方面提高檔案數(shù)據(jù)信息的智能化推送能力。其次，依靠檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)提高現(xiàn)有數(shù)字檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)水平，不僅要依靠智能系統(tǒng)對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行規(guī)范建設(shè)，而且要開(kāi)發(fā)出強(qiáng)大的糾錯(cuò)功能，保證數(shù)字信息可以精確高效運(yùn)行，減少使用過(guò)程中的問(wèn)題。
5.3加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度
只有加強(qiáng)數(shù)字檔案運(yùn)行的軟硬件建設(shè)工作，才能保證數(shù)字檔案信息化管理的不斷發(fā)展，切實(shí)滿足用戶對(duì)數(shù)字檔案管理中問(wèn)題，全面提高數(shù)字檔案管理工作效率。首先，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的集成化管理，建立起門(mén)的數(shù)字檔案管理部門(mén)，形成獨(dú)立的數(shù)字檔案管理工作機(jī)構(gòu)，在單位各業(yè)務(wù)部門(mén)與各分支機(jī)構(gòu)中形成必要的聯(lián)絡(luò)保障機(jī)制，促進(jìn)數(shù)字檔案的高效傳遞。其次，在開(kāi)發(fā)互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)的同時(shí)還要建立起涉密檔案信息的局域網(wǎng)，提高相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的核心檔案?jìng)鬟f的安全性，在實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案共享的同時(shí)進(jìn)一步提高檔案的安全性。
實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息化管理要完善數(shù)字檔案運(yùn)行體系，豐富數(shù)字檔案管理手段，提高數(shù)字檔案管理工作效率，運(yùn)行智能化、系統(tǒng)化與規(guī)范的手段加強(qiáng)數(shù)字檔案管理，全面提高數(shù)字檔案管理工作的質(zhì)量與水平。
參考文獻(xiàn)：
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[2] 劉玲.從檔案管理到檔案信息管理—實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)意義上的檔案館到數(shù)字檔案館的轉(zhuǎn)變[J].云南檔案，2012（1）：10- 11.
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